Faktoring zamówieniowy czy zaliczka z Pzp? Jak sfinansować wygrany przetarg

Faktoring zamówieniowy, nazywany też kontraktowym, to finansowanie wypłacane na podstawie podpisanej umowy lub zamówienia, zanim wykonawca wystawi pierwszą fakturę. W zamówieniach publicznych odpowiada na konkretny problem: ryzyko, że zamawiający nie zapłaci, jest niewielkie, za to droga do pierwszego przelewu bywa długa. Ten tekst przyda się wykonawcom robót budowlanych, dostaw i usług, firmom produkcyjnym i handlowym oraz ich podwykonawcom, którzy po wygranym przetargu muszą sfinansować start kontraktu z własnych pieniędzy i przy tym utrzymać płynność finansową. Artykuł omawia kolejno: gdzie kontrakt zamraża gotówkę, co dają zaliczki i płatności częściowe z ustawy Prawo zamówień publicznych, jak działa faktoring zamówieniowy i ile kosztuje.

Problemem jest czas, a nie wypłacalność zamawiającego

Sektor publiczny płaci w Polsce terminowo. W badaniu SAFE Komisji Europejskiej i Europejskiego Banku Centralnego (sierpień–październik 2025 r.) 81,8% firm nie zgłosiło żadnych problemów z płatnościami od podmiotów publicznych, wobec 34,2% w relacjach z kontrahentami prywatnymi. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza termin zapłaty podmiotu publicznego do 30 dni od doręczenia faktury, a podmiotu leczniczego do 60 dni.

Te 30 dni liczy się jednak od faktury, a faktura powstaje po odbiorze części albo całości prac. Zanim to nastąpi, gotówka wykonawcy jest zamrożona w kilku miejscach naraz.

Zabezpieczenie wnosi się przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, chyba że ustawa stanowi inaczej albo zamawiający określi inny termin w dokumentach zamówienia. Przy realizacji dłuższej niż rok zamawiający może zgodzić się, by zabezpieczenie powstawało z potrąceń z należności za częściowo wykonane prace, ale w dniu zawarcia umowy wykonawca i tak wnosi co najmniej 30% jego kwoty (art. 452 ust. 4–5).

Najmocniej odczuwają to mniejsze firmy. W badaniu Cashy i UCE Research „Płynność MŚP w budownictwie 2025” (212 firm) 8 na 10 podwykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw wskazało brak środków własnych jako barierę w bieżącej działalności, a z finansowania bankowego korzystało 31% z nich. Według BIG InfoMonitor zaległe zadłużenie firm robót budowlanych specjalistycznych (PKD 43, głównie podwykonawców) wzrosło w 2025 r. o 23%, do prawie 2 mld zł. Zatory płatnicze w budownictwie uderzają dziś najmocniej właśnie w podwykonawców.

Zasady udzielania zaliczek w zamówieniach publicznych (art. 442 Pzp)

Pierwszym źródłem finansowania kontraktu jest sam zamawiający. Prawo zamówień publicznych pozwala mu wypłacić zaliczkę, ale go do tego nie zobowiązuje:

Z tego przepisu wynikają trzy praktyczne wnioski dla wykonawcy:

•      Zaliczka musi być zapisana w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Jeśli jej tam nie ma, wykonawca nie wynegocjuje jej po wyborze oferty.

•      Kolejne zaliczki zależą od postępu prac. Zamawiający może udzielić kolejnych zaliczek, gdy wykonawca wykaże, że wykonał zamówienie w zakresie wartości poprzednio udzielonych zaliczek (art. 442 ust. 2).

•      Zaliczka wymaga zabezpieczenia. Zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia zaliczki, a gdy przewidywana wartość zaliczek przekracza 20% wynagrodzenia wykonawcy, musi go żądać (art. 442 ust. 4). Ten obowiązek nie obejmuje wszystkich kategorii zamawiających (art. 442 ust. 6).

Formy zabezpieczenia zaliczki wymienia art. 442 ust. 3: poręczenia bankowe lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe, poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, weksle z poręczeniem wekslowym banku lub SKOK, ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego oraz ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów. Pieniądza na tej liście nie ma, inaczej niż przy zabezpieczeniu należytego wykonania umowy (art. 450 ust. 1). Innymi słowy, wykonawca, który chce dostać zaliczkę, potrzebuje gwaranta albo majątku pod zastaw, a koszt zabezpieczenia zaliczki powinien uwzględnić w cenie oferty. W przypadku żądania wniesienia zabezpieczenia zaliczki umowa określa jego formę, wysokość oraz sposób wniesienia i zwrotu (art. 442 ust. 5).

Kiedy zamawiający musi płacić w częściach: art. 443 i 447 Pzp

Obowiązek pojawia się przy dłuższych kontraktach. Gdy umowę zawarto na okres dłuższy niż 12 miesięcy, zamawiający płaci wynagrodzenie w częściach, po wykonaniu części umowy, albo udziela zaliczki (art. 443 ust. 1). Ostatnia część wynagrodzenia nie może przekraczać 50% wynagrodzenia należnego wykonawcy, a zaliczka nie może być mniejsza niż 5% (art. 443 ust. 2–3).

Przy robotach budowlanych trwających dłużej niż 12 miesięcy dochodzi warunek związany z podwykonawcami (art. 447):

•      gdy umowa przewiduje płatności w częściach, zapłata drugiej i kolejnych części wymaga dowodów zapłaty wymagalnego wynagrodzenia podwykonawcom i dalszym podwykonawcom;

•      gdy całe wynagrodzenie ma być zapłacone po wykonaniu wszystkich robót, zamawiający musi przewidzieć udzielanie zaliczek, a kolejne wypłaca dopiero po przedstawieniu takich dowodów;

•      brak dowodów wstrzymuje płatność albo kolejną zaliczkę w części równej kwotom, których wykonawca nie udokumentował.

W umowie trwającej do 12 miesięcy, bez zaliczki w dokumentach zamówienia, ustawa nie gwarantuje wykonawcy żadnej płatności przed odbiorem. W takich kontraktach luka finansowa jest największa.

Podwykonawcy: płynność wykonawcy to także ich problem

W zamówieniach publicznych na roboty budowlane termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy nie może być dłuższy niż 30 dni od doręczenia faktury lub rachunku, a zamawiający zgłasza zastrzeżenia do projektu umowy o podwykonawstwo, która przewiduje dłuższy termin (art. 464 ust. 2 i ust. 3 pkt 2). Wykonawca płaci więc podwykonawcom często wcześniej, niż sam dostaje pieniądze od zamawiającego.

Gdy wykonawca uchyla się od zapłaty, zamawiający płaci podwykonawcy bezpośrednio, bez odsetek, i potrąca tę kwotę z wynagrodzenia wykonawcy (art. 465 ust. 1, 3 i 6). Konieczność wielokrotnych bezpośrednich zapłat albo zapłat na sumę większą niż 5% wartości umowy może być podstawą odstąpienia od umowy (art. 465 ust. 7). Brak gotówki u generalnego wykonawcy może go więc kosztować cały kontrakt.

Podwykonawca ma przy tym własne narzędzie: fakturę wystawioną wykonawcy może sprzedać faktorowi i nie czekać na przelew.

Faktoring zamówieniowy: jak działa finansowanie przed wystawieniem faktury

Klasyczny faktoring w tej luce nie pomoże, bo faktor kupuje wierzytelność z faktury, a faktury jeszcze nie ma. Faktoring zamówieniowy przesuwa wypłatę na wcześniejszy moment. Dagmara Zuzek (2013) opisuje go jako połączenie pożyczki i faktoringu zaliczkowego: faktor udostępnia środki na potrzeby realizacji zamówienia już na etapie jego złożenia, z reguły do 50% wartości brutto zamówienia, a po dostarczeniu towaru i wystawieniu faktury dopłaca resztę do 80% wartości wierzytelności. Od tego momentu transakcja przechodzi w zwykły faktoring. Mniejsza firma może więc przyjąć kontrakt większy, niż pozwalałyby jej własne środki obrotowe.

Na rynku działają dziś dwa mechanizmy:

1.    Wypłata dla wykonawcy w dwóch krokach. Tak opisuje swój produkt AOW Faktoring: najpierw do 50% wartości zamówienia, a po realizacji i wystawieniu faktury kolejne 30%, łącznie do 80% wartości faktury. Firma wymaga zabezpieczenia hipotecznego.

2.    Zapłata dostawcom i podwykonawcom. INDOS finansuje zamówienie mechanizmem faktoringu zakupowego, czyli odwrotnego: płaci za materiały pod realizowany kontrakt, a termin spłaty zobowiązania wiąże z terminem jego zakończenia, na przykład 150 dni. Gdy kontrakt zostaje przedłużony aneksem, firma aneksuje także termin spłaty. Przy kontraktach, w tym z zamówień publicznych, wymaga zabezpieczenia na środkach trwałych albo zabezpieczenia łączonego: środki trwałe plus cesja z kontraktu. Samej cesji z kontraktu nie finansuje.

W obu wariantach faktor ocenia wiarygodność zamawiającego, ale też zdolność wykonawczą firmy: jej majątek, doświadczenie i to, czy kontrakt da się dokończyć w terminie. Dlatego w opisanych ofertach pojawia się hipoteka albo zastaw na środkach trwałych, a nie sama cesja wierzytelności.

Faktoring a zamówienia publiczne ma jeszcze jeden punkt kontrolny: przelew wierzytelności z umowy w sprawie zamówienia publicznego. Urząd Zamówień Publicznych wyjaśnia, że ustawa Prawo zamówień publicznych nie reguluje cesji, a przelew ocenia się według Kodeksu cywilnego. Co do zasady nie wymaga on zgody zamawiającego, ale dokumenty zamówienia mogą uzależnić go od takiej zgody albo go wyłączyć. Takie ograniczenie wykonawca, który planuje finansowanie, powinien wychwycić w projektowanych postanowieniach umowy jeszcze przed złożeniem oferty.

Ile kosztuje faktoring kontraktowy

Z bazy niezależnej, bezpłatnej porównywarki faktoringu Faktomi (stan na październik 2026 r.) wynika, że spośród 36 firm faktoringowych finansowanie zamówienia albo kontraktu przed wystawieniem faktury deklaruje pięć, wszystkie pozabankowe: AOW Faktoring, eFaktor, INDOS, Smart Faktor i SMEO. Każda z nich liczy koszt inaczej.

Stawek nie da się porównać wprost: jedne firmy liczą prowizję za dzień, inne od faktury, a do tego dochodzą opłaty za przyznanie limitu. Pełne warunki, z limitami i wymaganymi zabezpieczeniami, zbiera ranking ofert faktoringu zamówieniowego w Faktomi, gdzie oferty stoją obok siebie z datą aktualizacji danych.

Dla porównania: w całej bazie, wśród 32 ofert z opublikowaną stawką wyjściową, osiem na dziesięć mieści się w przedziale 1–3% wartości faktury za 30 dni finansowania. Deklaracja AOW o 3–4% miesięcznie pokazuje, że finansowanie przed fakturą potrafi kosztować więcej niż klasyczny faktoring. Prowizja zależy od ryzyka i czasu finansowania, a tu faktor bierze na siebie także ryzyko, że kontrakt nie zostanie wykonany. Sama firma zaznacza, że usługa opłaca się przy marży brutto rzędu 15–20%. Na cenę wpływa też podział ryzyka: w faktoringu niepełnym niezapłacona faktura wraca do wykonawcy, a faktoring pełny przenosi to ryzyko na faktora i może kosztować więcej. Na płatności od zamawiających publicznych skarży się niewiele firm, co pokazują przytoczone dane SAFE.

W prostym przykładzie kontrakt jest wart 500 000 zł netto, a marża brutto wynosi 15%, czyli 75 000 zł. Wykonawca finansuje 200 000 zł przez trzy miesiące realizacji i oczekiwania na zapłatę. Przykład zakłada, że koszt liczy się od wypłaconej kwoty.

Przy marży poniżej 15% droższy wariant może pochłonąć znaczną część zysku z kontraktu. Dlatego koszt finansowania warto policzyć przed złożeniem oferty, a nie po podpisaniu umowy.

Przy wyborze faktora liczy się też to, czy limit firmy pasuje do skali kontraktu. Katalog, w którym zebrano firmy faktoringowe w Polsce razem z limitami, zaliczką, czasem wypłaty i wymaganiami, pozwala to sprawdzić przed pierwszą rozmową.

Jak wykonawca może zabezpieczyć płynność finansową kontraktu

Rozsądna kolejność działań wygląda tak:

1.    Przed złożeniem oferty sprawdzić w ogłoszeniu i dokumentach zamówienia, czy zamawiający przewidział zaliczki lub płatności częściowe i jakiego zabezpieczenia zaliczki żąda.

2.    Policzyć, ile gotówki kontrakt zamrozi: zabezpieczenie należytego wykonania umowy (z terminem zwrotu dopiero po odbiorze), materiały, wynagrodzenia i faktury podwykonawców płatne w 30 dni.

3.    Wliczyć koszt finansowania w cenę oferty, czyli prowizje faktora albo koszt zabezpieczenia zaliczki. To koszt wykonania zamówienia jak każdy inny.

4.    Rozmowę z faktorem zacząć przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, bo analiza kontraktu i ustanowienie zabezpieczeń wymagają czasu. Przy okazji sprawdzić, czy umowa nie ogranicza przelewu wierzytelności.

5.    Po odbiorze i wystawieniu faktury finansowanie może przejść w zwykły faktoring, a rozliczenia biegną już od wierzytelności wobec zamawiającego.

Zanim wykonawca podpisze umowę z faktorem, powinien zestawić kilka ofert w Faktomi, niezależnej porównywarce faktoringu dla firm, bo przy finansowaniu przed fakturą różnice w cenie, limicie i wymaganym zabezpieczeniu są duże.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamawiający musi udzielić zaliczki wykonawcy?

Nie zawsze. Ustawa nie nakłada obowiązku udzielania zaliczek w każdym zamówieniu. Art. 442 ustawy Prawo zamówień publicznych pozwala udzielić zaliczki, jeżeli przewidziano ją w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Obowiązek powstaje przy umowach zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, w których zamawiający płaci w częściach albo udziela zaliczki (art. 443), oraz przy robotach budowlanych dłuższych niż 12 miesięcy rozliczanych po wykonaniu całości (art. 447 ust. 1 pkt 2).

Ile wynosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy i kiedy wraca?

Do 5% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, a gdy uzasadnia to przedmiot zamówienia lub ryzyko opisane w dokumentach zamówienia, do 10%. Zamawiający zwraca je w ciągu 30 dni od uznania zamówienia za należycie wykonane. Może jednak zatrzymać do 30% kwoty na roszczenia z rękojmi lub gwarancji i zwrócić ją nie później niż 15. dnia po upływie ich okresu.

Czym faktoring zamówieniowy różni się od zaliczki od zamawiającego?

Zaliczkę wypłaca zamawiający w ramach umowy, a wykonawca ponosi głównie koszt zabezpieczenia zaliczki. Faktoring zamówieniowy to osobna umowa z faktorem: wykonawca płaci prowizję i często daje zabezpieczenie majątkowe, a w zamian dostaje pieniądze także wtedy, gdy zamawiający zaliczek nie przewidział.