Dołącz do czytelników
Brak wyników

Nowe obowiązki zamawiających

Artykuły | 25 czerwca 2018 | NR 162
419

Od 18 kwietnia 2018 r. jednolity europejski dokument zamówienia musi być składany wyłącznie w postaci elektronicznej. I choć czynność ta odnosi się bezpośrednio do wykonawców, dla zamawiających oznacza to szereg nowych obowiązków. 

Pisaliśmy o nich szczegółowo w marcowym numerze „Monitora Zamówień Publicznych”, dla przypomnienia jednak, bo już od 18 kwietnia br. obowiązują nowe przepisy dotyczące JEDZ, a od 18 października br. – dotyczące oferty, zwracamy uwagę na nowe obowiązki zamawiających. 
Ministerstwo Cyfryzacji opracowało odpowiednią platformę, która będzie zapewniała elektronizację w podstawowym stopniu – jej zadaniem będzie przechowywanie i szyfrowanie ofert do czasu ich otwarcia. Po tym terminie oferty będą przekazywane do zamawiających wraz z kluczami wygenerowanymi przez wykonawców na platformie. Obowiązek archiwizacji ofert i dokumentów złożonych w postępowaniu będzie obciążał zamawiającego, który musi zabezpieczyć treści stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. 

POLECAMY

Wymagania wobec zamawiających

Większość zamawiających w praktyce będzie zmuszona do stosowania komercyjnych platform zapewniających elektronizację zamówień w szerszym zakresie. Decyzja w tej kwestii zależy w znacznej mierze od liczby postępowań realizowanych przez danego zamawiającego, zwłaszcza tych, których wartość jest równa kwotom określonym na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp (Dz. U. 2017 r., poz. 1579 ze zm.) lub wyższa. Zamawiający, którzy udzielają niewielu zamówień, do tego o niższej wartości (np. niektóre podmioty prawa publicznego lub jednostki organizacyjne gmin), mogą rozważyć przyłączenie się jako użytkownik do platformy innego zamawiającego. 
Najpopularniejszą formą komunikacji elektronicznej pozostanie, niewątpliwie, poczta e-mailowa. Obawy ekspertów w tym zakresie dotyczą m.in. ryzyka związanego z przesyłaniem oświadczeń dotyczących ceny bądź objętych przez wykonawcę tajemnicą przedsiębiorstwa oraz tego, że dostęp do poczty mogą mieć u zamawiającego osoby nieuprawnione. O zagrożeniach i dodatkowych obciążeniach pracowników zamawiającego mówi się też w przypadku korzystania z platform elektronicznych – przy braku gwarancji co do poprawności ich funkcjonowania.
Od obowiązku elektronizacji zamawiający może odstąpić tylko w szczególnych przypadkach, określonych w ustawie – Prawo zamówień publicznych. W pozostałych przypadkach zamawiający zobowiązany jest do wskazania w dokumentach (ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert itp.) niezbędnych informacji o formacie, parametrach wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych warunkach i specyfikacji połączenia dotyczących katalogu elektronicznego. Musi też zagwarantować niedyskryminujące i ogólnie dostępne narzędzia i urządzenia, które będą wykorzystywane do kontaktów z wykonawcami. 
W systemie wykorzystywanym przez zamawiającego w toku postępowania o zamówienie publiczne musi także być zapewnione funkcjonowanie narzędzia odnotowującego dostęp do ofert uzyskany przed ich publicznym otwarciem, wniosków przed upływem terminu na ich składanie, informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz dokumentów składanych w wyniku wezwania do uzupełnienia itp. 
System może dawać taki dostęp wyłącznie osobom uprawnionym do ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach oraz możliwość udostępniania osobom trzecim ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców. 
System musi też zapewnić możliwość usunięcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią – w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania albo zmiany przez wykonawcę. 
W przypadku korzystania z portalu usług elektronicznych przynajmniej kierownik zamawiającego i/lub osoba działająca z jego upoważnienia muszą posiadać podpis elektroniczny. Może także być konieczne, aby co najmniej dwóch członków komisji przetargowej lub zespołu, o którym mowa w art. 20a Pzp, takie podpisy i karty kryptograficzne posiadało, gdyż jest to konieczne dla rozszyfrowania i otwarcia ofert. 
Istotny obowiązek zamawiającego precyzuje § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa RM z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U z 2017 r., poz. 1320). Zgodnie z nim zamawiający sporządza, przechowuje, przekazuje, udostępnia oraz usuwa dokumenty elektroniczne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania odpowiadające łącznie wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 1...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy