Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zdaniem eksperta

10 lutego 2021

NR 189 (Luty 2021)

Elektronizacja zamówień publicznych – wyzwania

14

Od dnia 1 stycznia 2021 r. wprowadzona została pełna elektronizacja zamówień publicznych. Dla wielu zamawiających i wykonawców to prawdziwa rewolucja technologiczna. Biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia, można się spodziewać, że zmiana modelu prowadzenia postępowania nie przebiegnie bezproblemowo.

Nowa platforma – nowe wyzwania

Pomimo planowanego na dzień 1 stycznia 2021 r. wejścia w życie nowej ustawy – Prawo zamówień publicznych, do końca 2020 r. nie została oddana do użytku zapowiadana od lat platforma e-Zamówienia. Kluczowy dla zamawiających i wykonawców moduł składania i otwarcia ofert ma zostać przygotowany – zgodnie z harmonogramem – dopiero w marcu 2021 r. Do tego czasu Urząd Zamówień Publicznych udostępnił dla uczestników rynku zamówień publicznych nową wersję miniPortalu używanego dotychczas w tzw. zamówieniach powyżej progów unijnych – miniPortal BIS. Ma on działać do zakończenia prac nad modułem składania ofert na platformie e-Zamówienia.

Zamawiający nie są jednak zobowiązani do korzystania z portalu miniPortal BIS czy też później platformy e-Zamówienia. Wykonawcy muszą się więc przygotować na różne funkcjonalności systemów oraz różnice w sposobie składania oferty w postępowaniu. Przedsiębiorcy będą musieli zatem każdorazowo szczegółowo zapoznać się z systemem, zanim znajdą odpowiednią ścieżkę dla danego postępowania – w zależności od tego, czy jest ono prowadzone przy użyciu tzw. miniPortalu BIS, czy innego rozwiązania komercyjnego. Można jednak przypuszczać, że większość zamawiających, szczególnie tych, którzy nie mają doświadczenia z elektronicznymi postępowaniami przetargowymi, korzystać będzie z publicznego portalu miniPortal BIS.

POLECAMY

Kilka słów o zmianach

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Komisję Europejską, wprowadzenie elektronicznego procesu udzielania zamówień wygeneruje oszczędności po stronie instytucji zamawiających sięgające nawet 20% dotychczasowych wydatków. Elektronizacja obniży koszty prowadzenia postępowań po stronie zamawiających w związku z brakiem konieczności drukowania i przechowywania dokumentacji w postaci papierowej. Dzięki obowiązkowi przyjmowania przez zamawiających dokumentów w wersji elektronicznej zmniejszą się także koszty udziału w postępowaniu wykonawców.

Ze zmianą tą łączy się jednak konieczność zmodyfikowania sposobu podejścia do dokumentów postępowania. Rewolucja w zakresie elektronizacji zamówień publicznych dotknie najbardziej uczestników rynku, którzy do tej pory nie byli zobowiązani do stosowania elektronicznych postępowań o udzielenie zamówienia. Zmiany odczują w szczególności przedsiębiorcy, którzy uczestniczą w mniejszych przetargach, poniżej tzw. progów unijnych (gdzie do tej pory nie obowiązywały przepisy dotyczące elektronicznych postępowań), ale także rynek usług społecznych. 

Według regulacji nowej ustawy Pzp, która obowiązuje od dnia 1 stycznia 2021 r., procedura wyboru wykonawcy na usługi społeczne i inne szczególne usługi została zasadniczo zrównana z procedurą udzielenia zamówienia właściwą dla zamówień klasycznych poniżej progów unijnych i odpowiednio powyżej tychże progów (art. 359 nowej ustawy Pzp). W tego typu postępowaniach obowiązuje zasada składania ofert w formie elektronicznej.

Istotnym problemem, z jakim mogą się spotkać wykonawcy do tej pory niebiorący udziału w postępowaniach elektronicznych, jest konieczność tworzenia oryginalnych dokumentów od razu w postaci elektronicznej. Przy czym należy pamiętać, że nie tylko oświadczenia podmiotu ubiegającego się o zamówienie są składane w oryginale, ale także dokumenty uzyskane od innych podmiotów, jak np. ZUS, KRK. Analogiczna sytuacja może dotyczyć wadium – w przypadku wniesienia go w innej formie niż pieniężna konieczne może być uzyskanie np. elektronicznej gwarancji bankowej.

Ważne jest także uzbrojenie się w narzędzie umożliwiające podpisywanie ofert. Zgodnie bowiem z art. 63 nowej ustawy Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, pod rygorem nieważności. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę składa się natomiast, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym (chodzi tu o podpis przynależny do profilu zaufanego na platformie ePUAP) lub podpisem osobistym (zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia eIDAS, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego, czyli poświadczenia elektronicznego, które przyporządkowuje dane służące do walidacji podpisu osobistego do posiadacza dowodu osobistego, potwierdzające dane tego posiadacza).

Cofnijmy się do roku 2018

Nie sposób pisać o problemach, jakie czekają branżę zamówieniową w związku z pełną elektronizacją zamówień publicznych, bez sięgnięcia do niedalekiej przeszłości. W październiku 2018 r., kiedy wprowadzona została elektronizacja zamówień publicznych dla postępowań powyżej progów unijnych, uczestnicy rynku zamówień publicznych mieli szereg obaw. Jedną z nich była konieczność nauczenia się przez wykonawców posługiwania się różnymi systemami wykorzystywanymi przez zamawiających do udzielania zamówień publicznych. Apelowano wówczas do zamawiających o stosowanie dobrej polityki informacyjnej, tj. wskazywanie w dokumentacji postępowania, z jakiej platformy korzysta zamawiający, oraz w którym miejscu znajdują się wszelkie wymagane dalsze informacje, niezbędne do udziału w postępowaniu. 
 

Ważne

Korzystającym z miniPortalu Urząd Zamówień Publicznych radził udostępnianie na stronie z dokumentacją postępowania zarówno klucza publicznego służącego do szyfrowania oferty, jak i identyfikatora postępowania. Na rynku zamówień publicznych słychać było głosy, jak ważne jest staranne i jasne przygotowywanie dokumentów zamówienia, tak aby zawierały one wszelkie możliwe wymogi, wyjaśnienia i wskazówki dla wykonawców.


Wykonawcy obawiali się niedoskonałości rozwiązań informatycznych i ryzyka utraty terminu do dokonania czynności z powodu awarii ich systemu. Przedsiębiorcom doradzano wnikliwe przestudiowanie instrukcji obsługi systemu, z którego korzysta dany zamawiający. Zalecano także nie składać oferty w ostatniej chwili, aby mieć czas na jej złożenie w razie powstania problemów technicznych.

Powyższe obawy znajdują odzwierciedlenie w dzisiejszej rzeczywistości. Aktualne zostają też wszystkie rekomendacje zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. W myśl zasady, że „nowe jest wrogiem starego”, uczestnicy rynku zamówień publicznych powinni przede wszystkim poświęcić czas na naukę (często niestety metodą prób i błędów) nowego systemu.

Jak pokazuje doświadczenie uczestników rynku zamówień publicznych, dokładne czytanie instrukcji składania ofert w postępowaniach elektronicznych ma ogromne znaczenie dla skutecznego składania ofert. W ostatnich dwóch latach funkcjonowania elektronicznych postępowań przetargowych wielokrotnie zdarzało się, że oferty wykonawców były odrzucane z powodu błędów technicznych. Zdarzało się na przykład, że wykonawcy byli odrzucani z postępowania z uwagi na zapisanie oferty w rozszerzeniu zip.xml, podczas gdy Instrukcja użytkownika miniPortalu wyraźnie wskazywała na konieczność pojedynczego szyfrowania pliku. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku, kiedy wykonawca korzystał z innych przeglądarek niż dopuszczone przez regulamin systemu do składania ofert i z uwagi na nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu w danej przeglądarce, nie złożył oferty.

Z czym zderzył się rynek?

Dzięki wprowadzeniu pełnej elektronizacji zamówień publicznych przestanie istnieć wiele problemów od lat funkcjonujących w procedurach przetargowych, jak chociażby kwestie związane z ważnością dokumentów papierowych. Jednocześnie jednak powstaną zupełnie nowe zagadnienia sporne, nieznane do tej pory stronom.

Przez ponaddwuletni okres prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia w formie elektronicznej udało się już rozstrzygnąć wiele niejasności. Poniżej prezentujemy poglądy judykatury na kilka kluczowych pytań, które obecnie mogą zadawać sobie nowi uczestnicy elektronicznych postępowań o udzielenie zamówienia.

Czym jest oferta elektroniczna?

Zgodnie z poglądem judykatury, oferta uznana bę...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy