Forma i sposób sporządzania i przekazywania dokumentów

Zastępuje ono rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1261). Reguluje niezwykle istotną kwestię związaną z tym, w jaki sposób należy sporządzić i przekazać zamawiającemu dokumenty składane w toku przetargu publicznego.

Jest to o tyle istotne, że niezależnie od treści merytorycznej dokumentu, sporządzenie go lub przekazanie zamawiającemu w niewłaściwej formie, niezgodnej z nowym rozporządzeniem, może skutkować odrzuceniem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też oferty. Na pierwszy rzut oka rozporządzenie sprawia wrażenie dokumentu trudnego i nieczytelnego. Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie tej regulacji, tak by łatwiej można było stosować ją w praktyce.

Kwestie regulowane nowym rozporządzeniem

Nowe rozporządzenie pozwala znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

1. w jaki sposób sporządzić oraz w jaki sposób przekazać zamawiającemu:

• wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
• wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,
• wnioski składane w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
• ofertę,
• pracę konkursową,
• oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 nowego Prawa zamówień publicznych (w tzw. przetargach unijnych, tj. o wartości równej lub większej niż progi unijne dokument ten jest składany w formie JEDZ – jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia),
• podmiotowe środki dowodowe,
• przedmiotowe środki dowodowe,
• inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, lub w konkursie;

2. jakie są wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych, o których mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257, str. 73), zwanych dalej „dokumentami elektronicznymi”, zawierających:

• wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
• wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,
• wnioski składane w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
• oferty,
• prace konkursowe,
• oświadczeni...