Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zdaniem eksperta

6 kwietnia 2021

NR 191 (Kwiecień 2021)

Forma i sposób sporządzania i przekazywania dokumentów

0 235

Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.) zaczęły obowiązywać nowe akty wykonawcze. Jednym z nich jest, wydane na podstawie art. 70 Pzp, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452)1.

Zastępuje ono rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1261). Reguluje niezwykle istotną kwestię związaną z tym, w jaki sposób należy sporządzić i przekazać zamawiającemu dokumenty składane w toku przetargu publicznego.

Jest to o tyle istotne, że niezależnie od treści merytorycznej dokumentu, sporządzenie go lub przekazanie zamawiającemu w niewłaściwej formie, niezgodnej z nowym rozporządzeniem, może skutkować odrzuceniem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też oferty. Na pierwszy rzut oka rozporządzenie sprawia wrażenie dokumentu trudnego i nieczytelnego. Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie tej regulacji, tak by łatwiej można było stosować ją w praktyce.

POLECAMY

Kwestie regulowane nowym rozporządzeniem

Nowe rozporządzenie pozwala znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

  1. w jaki sposób sporządzić oraz w jaki sposób przekazać zamawiającemu:
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • wnioski składane w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
  • ofertę,
  • pracę konkursową,
  • oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 nowego Prawa zamówień publicznych (w tzw. przetargach unijnych, tj. o wartości równej lub większej niż progi unijne dokument ten jest składany w formie JEDZ – jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia),
  • podmiotowe środki dowodowe,
  • przedmiotowe środki dowodowe,
  • inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, lub w konkursie;
  1. jakie są wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych, o których mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257, str. 73), zwanych dalej „dokumentami elektronicznymi”, zawierających:
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • wnioski składane w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
  • oferty,
  • prace konkursowe,
  • oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 n. Pzp,
  • podmiotowe środki dowodowe,
  • przedmiotowe środki dowodowe,
  • inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie;
  1. jakie są wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych, o których mowa w pkt 2.
     

Ważne

Przez dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, należy rozumieć każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.


W jakiej postaci i formie składa się dokumenty w postępowaniu?

Nowe rozporządzenie stanowi, że co do zasady dokumenty przekazywane zamawiającemu w toku postępowania, takie jak:

  • wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • wnioski o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
  • oferty (w tym również ofertę wstępną, ofertę podlegającą negocjacjom, ofertę ostateczną, ofertę wariantową oraz ofertę częściową),
  • prace konkursowe,
  • oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 nowego Prawa zamówień publicznych,
  • podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 nowego Prawa zamówień publicznych (tj. oświadczenie składane przez każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonują poszczególni wykonawcy),
  • zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 nowego Prawa zamówień publicznych,
  • przedmiotowe środki dowodowe,
  • pełnomocnictwo,
  • dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy (tj. dokumenty dotyczące specjalnego statusu wykonawcy jako np. zakładu pracy chronionej),

przekazuje się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 2247; patrz: tabela 1).
 

Tabela 1. Dokumenty w postaci elektronicznej
W przetargach unijnych, tj. o wartości równej 
lub przekraczającej progi unijne
W przetargach krajowych, tj. o wartości mniejszej 
niż progi unijne
  • ofertę,
  • wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
  • wniosek o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • wniosek o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców w zamówieniach sektorowych,
  • oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1,

składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

Forma elektroniczna to oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego).

Wyjątek: w zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa wymienione dokumenty składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w formie elektronicznej.

  • ofertę,
  • wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
  • wniosek o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 nowego Prawa zamówień publicznych,
składa się, pod rygorem nieważności:
a)  w formie elektronicznej lub
b)  w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
c)  podpisem osobistym.

Podpis osobisty – to nie podpis „osobisty” w potocznym rozumieniu, tylko zaawansowany podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą certyfikatu osobistego (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, Dz. U. z 2010 r., Nr 167, poz. 1131 ze zm.).

Każda z powyższych form będzie prawidłowa i skuteczna. Wykonawca decyduje, w jakiej formie złoży ww. dokumenty. Wykonawca może przekazać dokumenty w ramach jednego postępowania w różnych formach, przykładowo ofertę może złożyć w formie elektronicznej, 
a oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 n. Prawa Zamówień Publicznych z podpisem osobistym. 


Inne niż ww. informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w takiej formie jak powyżej (postać elektroniczna) lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych przez zamawiającego w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia wszczynających postępowanie.
 

Ważne

Zamawiający tylko w przypadkach wyraźnie wskazanych w n. Pzp może w całości lub w części odstąpić od wymogu użycia w trakcie postępowania środków komunikacji elektronicznej. Wówczas dokumenty przekazywane w toku postępowania mogą być sporządzone w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny, model w skali lub próbki, w sposób i w zakresie określonym przez zamawiającego.


Wyjątkiem od powyższej reguły są zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, w których używanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu zależy wyłącznie od decyzji zamawiającego.
Warto zwrócić szczególną uwagę na wadium. W przypadku gdy jest ono wnoszone w formie gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej lub poręczenia, wykonawca jest zobowiązany przekazać zamawiającemu oryginał ww. gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej.

Jak przekazać zamawiającemu dokumenty elektroniczne?

Dokumenty elektroniczne przekazuje się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs, lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia. Co do zasady będzie to platforma zakupowa, z której korzysta zamawiający lub adres poczty elektronicznej wskazany do kontaktów z zamawiającym.

Jeżeli zamawiający w całości lub części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, wówczas dokumenty w postępowaniu przekazuje się:

  • na adres wskazany przez zamawiającego, zgodnie z wyborem zamawiającego, czyli:
    –    za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 1041),
    –    osobiście lub
  •  za pośrednictwem posłańca na informatycznym nośniku danych (tj. zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – jest to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej) lub
  • w postaci innej niż elektroniczna.

Zastrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa w przekazywanych dokumentach

Wykonawca, aby skutecznie zastrzec informacje zawarte w dokumentach przekazywanych zamawiającemu, nie tylko musi w momencie ich przekazywania zastrzec, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1913) i wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, lecz także przekazać je w prawidłowy sposób.
 

Ważne

Wykonawca, aby utrzymać poufność informacji w dokumentach elektronicznych przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zobowiązany jest informacje te przekazać w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku.


W przypadku, w którym zamawiający odstąpił od użycia środków komunikacji elektronicznej w celu utrzymania w poufności powyższych informacji, wykonawca przekazuje je wydzielone i odpowiednio oznaczone, zgodnie z wyborem zamawiającego, w pliku lub w postaci papierowej.

Czy dokumenty sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski?

Zasadą jest, że dokumenty sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zamawiający dopuścił w danym postępowaniu możliwość złożenia dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Należy pamiętać o jeszcze jednym przypadku, w którym zamawiający może żądać tłumaczenia dokumentów na język polski.
 

Ważne

Jeżeli wykonawca wskaże dostępność podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie danej osoby do działania w imieniu wykonawcy, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający będzie mógł żądać od wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez zamawiającego 
ww. dokumentów.


W jakiej formie należy przekazać dokumenty w toku postępowania?

Nowe rozporządzenie szczegółowo opisuje, w jakiej formie powinny być złożone zamawiającemu dokumenty, uzależniając to od tego, kto wydał dany dokument oraz w jakiej postaci (tj. czy został on sporządzony w postaci elektronicznej czy też papierowej). W tym zakresie niezbędna jest dwuetapowa weryfikacja każdego dokumentu, który ma być przedłożony zamawiającemu.

ETAP I

Na etapie I należy ustalić, czy dany dokument został wystawiony przez tzw. upoważniony podmiot czy też został wystawiony przez podmiot inny. Dokument wystawiony przez upoważniony podmiot to, zgodnie z definicją zawartą w nowym rozporządzeniu, dokument wystawiony przez upoważniony do wystawienia wskazanego dokumentu podmiot inny niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o zamówienie, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca. Do tej kategorii będą się zaliczały np. dokumenty pochodzące z: Krajowego Rejestru Karnego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego. Innymi słowy, dokument wystawiony przez podmiot upoważniony to dokument pochodzący od organu czy też podmiotu niebędącego uczestnikiem postępowania. Dokumenty te w dals...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy