Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp , Nowe obowiązki zamawiającego

7 czerwca 2021

NR 193 (Czerwiec 2021)

Jak wysłać informacje o ofertach i wnioskach

0 166

Nowym rozwiązaniem, wprowadzonym do systemu zamówień publicznych od dnia 1 stycznia 2021 roku, jest nałożenie na zamawiającego obowiązku zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o złożonych ofertach i wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Celem niniejszego artykułu jest omówienie obowiązujących w tym zakresie regulacji i przybliżenie praktycznych aspektów wykonania tego zobowiązania – wynikającego zarówno z ustawy Pzp, jak i aktów wykonawczych.

POLECAMY

Obowiązek informowania

Zgodnie z art. 81 ust. 1 Pzp: Zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych, lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania. 

Dla ujednolicenia udzielanych informacji o złożonych ofertach i wnioskach ustawodawca przyznał w art. 81 ust. 2 Pzp kompetencję właściwemu ministrowi do wydania rozporządzenia: Minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, zakres danych zawartych w informacji, o której mowa w ust. 1, jej wzór, sposób sporządzania oraz sposób i tryb jej przekazywania, w tym sposób liczenia terminu, o którym mowa w ust. 1, mając na względzie obowiązek Prezesa Urzędu dokonywania bieżącej analizy funkcjonowania systemu zamówień, w tym w szczególności w zakresie informacji dotyczących rodzajów zamawiających, rodzajów i wartości zamówień, liczby wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert i trybów postępowania o udzielenie zamówienia.

Stosownie do wyżej wymienionego uprawnienia określono zakres danych zawartych w informacji przekazywanej Prezesowi Urzędu w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 30 grudnia 2020 r. sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2406), zwanego dalej także „rozporządzeniem ws. informacji o złożonych ofertach i wnioskach”.

Termin przekazania informacji i adresat

Zamawiający przekazują informację o złożonych ofertach oraz wnioskach Prezesowi Urzędu, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych, lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania. Stosownie do dyspozycji art. 8 ust. 1 Pzp:

Do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje 
się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r., poz. 1145 i 1495), jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

W odniesieniu do art. 81 ust. 1 Pzp znajdą zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. W myśl art. 111 § 1 k.c. termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Przy czym stosownie do § 2 tego artykułu:

Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą (art. 115 k.c.).
 

Ważne

Przy liczeniu terminu, o którym mowa w art. 81 ust. 1 Pzp, zamawiający musi wziąć pod uwagę, że termin ten biegnie od dnia otwarcia ofert1, nie zaś od terminu składania ofert. Jest to o tyle istotne, że zgodnie z art. 222 ust. 1 Pzp otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.


Oznacza to, że termin składania ofert nie musi być jednocześnie dniem ich otwarcia. Ustawodawca przewidział w art. 222 ust. 2 Pzp, że jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. Ze względu na ogólną zasadę prowadzenia postępowań z użyciem środków komunikacji elektronicznej, która obowiązuje w systemie zamówień publicznych po dniu 1 stycznia 2021 roku, może się okazać, że często terminy te będą odmienne.
 

Ważne

Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania i od terminu otwarcia ofert materializuje się obowiązek poinformowania Prezesa Urzędu o złożonych wnioskach i ofertach, w zakresie określonym przez ustawodawcę.


Pewien problem może nastręczać zamawiającym kwestia ustalenia momentu, w którym konkretyzuje się obowiązek poinformowania Prezesa UZP o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mają zastosowanie w trybie: przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego czy sektorowych negocjacji z ogłoszeniem.

Ustawodawca w art. 81 ust. 1 Pzp nie wyznacza terminu 7 dni od dnia złożenia wniosków, lecz pierwszy termin 7-dniowy na złożenie informacji Prezesowi Urzędu o złożonych wnioskach wiąże z upływem terminu na składanie ofert2. Sprawia to, że np. w trybie przetargu ograniczonego w terminie 7 dni od otwarcia ofert, zamawiający będzie musiał poinformować o złożonych zarówno wnioskach, jak i ofertach. Gdyby w drugim etapie postępowania nie złożono ofert, wówczas w terminie 7 dni od dnia unieważnienia postępowania zamawiający jest zobowiązany poinformować o złożonych przez wykonawców wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Zakres informacji

W Pzp ustawodawca de facto pominął określenie zakresu informacji przekazywanych Prezesowi Urzędu. Za takowy nie sposób uznać art. 81 ust. 1 Pzp, w którym sformułowano ogólny obowiązek zamawiającego do przekazania informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych, lub ofert ostatecznych, albo unieważnienia postępowania. Jedynie w art. 81 ust. 2 Pzp, powierzając ministrowi właściwemu do spraw gospodarki określenie w drodze rozporządzenia zakresu informacji oraz innych elementów, które mają być ujęte w rozporządzeniu, upoważnił go do określenia:

  1. zakresu danych zawartych w informacji, o której mowa w art. 81 ust. 1 Pzp,
  2. wzoru informacji,
  3. sposobu sporządzania informacji oraz
  4. sposobu i trybu przekazywania informacji, w tym sposobu liczenia terminu, o którym mowa w ust. 1
    – mając na względzie obowiązek Prezesa Urzędu dokonywania bieżącej analizy funkcjonowania systemu zamówień, w tym w szczególności w zakresie informacji dotyczących rodzajów zamawiających, rodzajów i wartości zamówień, liczby wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert i trybów postępowania o udzielenie zamówienia. O zakresie informacji, które należy przekazać Prezesowi UZP, dowiedzą się zamawiający szczegółowo z aktu wykonawczego do ustawy.

Zakres informacji przekazywanych Prezesowi UZP

W rozporządzeniu ws. informacji o złożonych ofertach i wnioskach określono szeroki zakres danych zawartych w informacji przekazywanej Prezesowi UZP. Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia informacja do Prezesa UZP powinna zawierać dane dotyczące:

  1. zamawiającego lub zamawiających wspólnie prowadzących postępowanie, a w przypadku powierzenia przez zamawiającego lub zamawiających przeprowadzenia postępowania, dane podmiotu, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania;
  2. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub postępowania o zawarcie umowy ramowej, w tym dane dotyczące rodzaju zamówienia lub umowy ramowej, przedmiotu zamówienia lub umowy ramowej, trybu udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej, wszczęcia postępowania, współfinansowania zamówienia lub umowy ramowej ze środków Unii Europejskiej;
  3. kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub umowy ramowej;
  4. wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w przypadku trybu przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, sektorowych negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego;
  5. ofert wstępnych, w przypadku trybu negocjacji z ogłoszeniem lub partnerstwa innowacyjnego;
  6. ofert, w przypadku trybu przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, trybu podstawowego lub sektorowych negocjacji z ogłoszeniem;
  7. ofert ostatecznych, w przypadku trybu negocjacji z ogłoszeniem, trybu podstawowego, o którym mowa w art. 275 pkt 3 ustawy;
  8. ofert dodatkowych, w przypadku trybu podstawowego, o którym mowa w art. 275 pkt 2 ustawy;
  9. ofert obejmujących prace badawczo-rozwojowe, składanych po zakończeniu negocjacji, w przypadku trybu partnerstwa innowacyjnego;
  10. wykonawców, którzy złożyli odpowiednio wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, oferty wstępne, oferty ostateczne, oferty dodatkowe lub oferty obejmujące prace badawczo-rozwojowe oraz dane dotyczące cen lub kosztów zawartych w złożonych przez nich ofertach.

Uwarunkowania prawne, techniczne i organizacyjne

Rejestracja zamawiającego. Przekazanie informacji o złożonych wnioskach lub ofertach wymaga wcześniejszego zarejestrowania się przez zamawiającego na platformie e-Zamówienia3. Bez rejestracji zamawiającego niemożliwe jest zalogowanie się na platformie, a tym samym skuteczne podjęcie na niej jakichkolwiek działań.

Rejestracja postępowania. Po zalogowaniu się zamawiającego na platformie e-Zamówienia konieczne jest zarejestrowanie postępowania. Brak rejestracji postępowania uniemożliwia sporządzenie na platformie informacji dla Prezesa Urzędu o złożonych ofertach lub wnioskach, a w konsekwencji jego prawidłowe przekazanie. Jest to o tyle istotne, że „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP” jest udostępniany i przekazywany wyłącznie z użyciem środków komunikacji elektronicznej na ww. platformie. Wynika to z treści § 3 rozporządzenia ws. informacji o złożonych ofertach i wnioskach, zgodnie z którym:
 

Ważne

zamawiający sporządza informację w postaci elektronicznej i przekazuje ją Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych przy użyciu formularza umieszczonego i udostępnionego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnego ze wzorem informacji stanowiącym załącznik do rozporządzenia.


Konstrukcja formularza elektronicznego wymusza na użytkowniku wypełnienie odpowiednich pól obowiązkowych (oznaczonych czerwoną gwiazdką). W SEKCJI II formularza, dotyczącej danych postępowania o udzielenie zamówienia publicznego/postępowania o zawarcie umowy ramowej, zamawiający musi wprowadzić identyfikator postępowania, który należy skopiować z zarejestrowanego postępowania w zakładce „Informacje podstawowe” w „Podglądzie postępowania”.

Rejestrując postępowanie, po kliknięciu kafelka „Nowe postępowanie” na stronie głównej, wprowadzamy wymagane dane, tj. wskazujemy „Numer referencyjny” postępowania (pole nieobowiązkowe), a następnie wypełniamy rubrykę „Nazwa zamówienia”, a także rubrykę „Pozycja w planie postępowań”. Przy czym wypełnienie pola dotyczącego pozycji w planie postępowań nie jest wymagane. W przypadku braku opublikowanego planu postępowań zamawiający winien zaznaczyć pole wyboru przy treści „To postępowanie nie jest powiązane z żadną z pozycji planu”.

Następnie zamawiający w trakcie rejestracji postępowania będzie zobowiązany zaznaczyć w pozycji „Procedura” informację, czy jest to procedura , czy . Kolejna rubryka obejmuje informację „Tryb, w jakim prowadzone jest postępowanie”, gdzie z listy rozwijalnej należy wybrać odpowiedni tryb prowadzonego postępowania. Lista z możliwymi do wyboru trybami wraz z podstawą prawną ich zastosowania jest uzależniona od wcześniej oznaczonej procedury, tj. w przypadku procedury krajowej do wyboru będą jedynie tryby przewidziane dla postępowań o wartości poniżej progów unijnych, natomiast przy procedurze unijnej jedynie te przeznaczone dla postępowań unijnych.

W przypadku rejestracji postępowania, które jest podzielone na części, w końcowym fragmencie formularza rejestracyjnego należy zaznaczyć pole wyboru przy treści „To postępowanie jest podzielone na części”, a następnie wprowadzić wartość liczbową (nie mniejszą od 2) odpowiadającą liczbie części. Jeżeli zamówienie nie jest prowadzone z podziałem na części, okienko wyboru należy zostawić puste.

Całą procedurę kończy akcja „Zarejestruj postępowanie”. Zamawiającemu wyświetli się komunikat „Postępowanie zarejestrowano pomyślnie!” oraz wprowadzone informacje podstawowe i nadany przez system identyfikator postępowania, który będzie niezbędny przy przygotowaniu informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP.

Przygotowanie informacji o złożonych ofertach i wnioskach

Aby przygotować informację zgodnie z dyspozycją art. 81 Pzp po zalogowaniu na platformę e-Zamówienia, należy kliknąć kafelek „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP”.
Tryb. Po otwarciu formularza z listy rozwijanej należy wybrać odpowiedni tryb, w którym było prowadzone postępowanie. Trybami, które wyświetlą się na liście, są: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, dialog konkurencyjny, negocjacje bez ogłoszenia, tryb podstawowy – art. 275 pkt 1 ustawy, negocjacje z ogłoszeniem, sektorowe negocjacje z ogłoszeniem, partnerstwo innowacyjne i tryb podstawowy – art. 275 pkt 2 i 3 ustawy. W zależności od zaznaczonego trybu udzielenia zamówienia publicznego, który miał zastosowanie, uaktywniają się odpowiednie okienka do wypełnienia. Przy zaznaczeniu PO, DK, NZO, SNzO, PI4 – rozwija się SEKCJA III, która jest aktywna tylko w trybach wymagających składania wniosków.

Dane zamawiającego. Niestety, system nie pobiera automatycznie danych wprowadzonych przy rejestracji, w związku z czym w Sekcji I należy wprowadzić dane zamawiającego. Wśród wymaganych informacji są: nazwa, krajowy numer identyfikacyjny (NIP lub REGON), adres (miejscowość, kod pocztowy, województwo, kraj), adres strony internetowej prowadzonego postępowania, rodzaj zamawiającego i informacja dotycząca statusu zamawiającego prowadzącego dane postępowanie.

W okienku odnoszącym się do rodzaju zamawiającego można wybrać: zamawiający publiczny (z uszczegółowieniem zgodnie z art. 4 pkt 1 do 4), zamawiający sektorowy (z uszczegółowieniem zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 do 3), zamawiający subsydiowany, zamawiający publiczny udzielający zamówienia w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, zamawiający sektorowy udzielający zamówienia w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa.
W zakresie informacji dotyczącej statusu zamawiającego z listy rozwijanej należy wybrać odpowiednią informację w zależności od tego, czy zamawiający prowadził postępowanie:

  • samodzielnie,
  • jako podmiot, któremu zamawiający powierzył(-li) przeprowadzenie postępowania o udzielenie z...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy