Mimo że przeprowadzenie tej analizy nie wynika z dyrektywy unijnej z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, polski ustawodawca uznał jednak za konieczne uszczegółowienie przepisów w tym zakresie. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu nowego Pzp: (…) zobowiązanie zamawiających do dokonywania analizy potrzeb służyć ma przede wszystkim zwiększeniu efektywności systemu zamówień publicznych oraz przyczyniać się do lepszego przygotowania procesu ich udzielania.
Ma stanowić również:
POLECAMY
- wyraz zwiększenia roli etapu przygotowania zamówienia jako bezpośrednio rzutującego na wszystkie etapy procesu zakupowego,
- instrument powiązania udzielanych zamówień z celami państwa oraz
- asumpt do odpowiedniego przygotowania się do zakupów zarówno na etapie postępowania, jak i realizacji samego zamówienia.
Zdaniem ustawodawcy
Analiza potrzeb zamawiającego ma za zadanie pełniejsze przestrzeganie zasad funkcjonujących na gruncie przepisów o dyscyplinie finansów publicznych, a w efekcie celowe, racjonalne i przemyślane wydatkowanie środków publicznych.
Stosowanie obowiązku przeprowadzenia analizy potrzeb:
1) nie będzie dotyczyć zamówień nieprzewyższających progów unijnych, zamówień sektorowych, zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, a także w przypadku zastosowania:
- trybu negocjacji bez ogłoszenia (w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia z przyczyn niewynikających po stronie zamawiającego, a których wcześniej nie można było przewidzieć i nie będzie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem vide art. 209 ust. 1 pkt 4 nowego Pzp),
- trybu zamówienia z wolnej ręki (w przypadku konieczności natychmiastowego wykonania zamówienia, ze względu na wyjątkową sytuację, której nie można było przewidzieć, a niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego i nie będzie można zachować terminów określonych dla innych trybów, vide art. 214 ust. 1 pkt 5 nowego Pzp);
2) jak wynika z art. 83 ust. 1 nowej ustawy Pzp – odnosi się on wyłącznie do zamawiających będących jednostkami sektora finansów publicznych, innych państwowych jednostek nieposiadających osobowości prawnej, związków tych podmiotów, a także tzw. podmiotów prawa publicznego (osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemającym charakteru przemysłowego ani handlowego).
Ważne
Nowe przepisy nie zawierają obligatoryjnej formy potwierdzenia przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań ani też sankcji za jej brak. Nie oznacza to jednak, że zamawiający nie będą musieli wykazać się jej przeprowadzeniem oraz pominąć wymagane elementy analizy, a opisane wprost w art. 83 ust. 2 i 3, do których należą:
Według art. 83 ust. 2:
1) badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych;
2) rozeznanie rynku;
3) w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb;
4) w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazania, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.
Według art. 83 ust. 3:
1) orientacyjna wartość zamówienia dla każdego z możliwych wariantów realizacji zamówienia;
2) możliwość podziału zamówienia na części;
3) przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
4) możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
6) ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
Jak widać, część ww. wymogów znajduje się również w obecnej ustawie Pzp, jak np. podział zamówienia na części czy należyte i właściwe szacowanie zamówienia.
Regulacje dialogu technicznego
Oddział 1, Rozdział I, Dział II nowej ustawy – Prawo zamówień publicznych, związany z analizą potrzeb zamawiającego, odzwierciedla również regulacje, obecnego w aktualnych przepisach, dialogu technicznego. Według art. 84 nowego Pzp zamawiający ma możliwość przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych, ale zdaniem autora, w nieco bardziej otwartym niż dotychczas charakterze. W szczególności w obszarze zakresu tych konsultacji, dla których – tak jak i obecnie – ograniczeniem będzie brak działań po stronie zamawiającego mogących prowadzić do zakłócenia konkurencji oraz naruszenia zasad traktowania wykonawców i przejrzystości.
Ważne
Przekładając wymóg nowego Pzp na usługę ubezpieczenia, z zadowoleniem przyjmuję fakt, iż będziemy mieli do czynienia niejako ze sformalizowaniem istniejącej już – w środowisku profesjonalnych brokerów – praktyki, polegającej na bardzo wnikliwiej i rzetelnej analizie potrzeb, prowadzonej w imieniu i na rzecz zamawiającego.
Na gruncie nowej ustawy o dystrybucji ubezpieczeń (Dz. U. z 2017 r., poz. 2486), na podstawie której działa broker, ustawodawca jeszcze bardziej podkreślił rolę analizy potrzeb poszukującego ochrony ubezpieczeniowej klienta i w sposób szczególny zobowiązał brokera do jej rzetelnej weryfikacji.
Zadania brokerów
Jako fachowi doradcy i pełnomocnicy reprezentujący interesy swojego klienta (zamawiającego – na gruncie usługi ubezpieczenia i Pzp), brokerzy będą kontynuować działania, zmierzające nie tylko do wypełnienia własnych obowiązków, nałożonych na pośredników finansowych ustawą o dystrybucji ubezpieczeń, ale również nałożonych na zamawiających nową ustawą – Prawo zamówień publicznych. Obowiązki te wpisują się bowiem w zamiar ustawodawcy związany ze świadomym dokonywaniem zakupów usług, dostaw czy robót budowlanych.
Ważne
Broker zobowiązany jest do określenia, na podstawie otrzymanych informacji, wymagań i potrzeb zamawiającego oraz zaproponowania produktów ubezpieczeniowych im odpowiadających. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia sformalizowanej procedury mającej na celu z jednej strony określenie wszystkich potencjalnych obszarów ryzyka zamawiającego, uzyskanie informacji na temat chęci i możliwości ich pokrycia, a następnie realizację tych potrzeb w postaci wykonania rekonesansu rynku oraz uzyskania adekwatnego produktu ubezpieczenia i doprowadzenia do zawarcia umowy ubezpieczenia na rzecz klienta.
Zakres tych czynności w przypadku przetargu publicznego musi zostać oczywiście dostosowany do charakteru zamówienia publicznego i przeprowadzony w ścisłej zgodności z przepisami Prawa zamówień publicznych. Niemniej kontynuowanie otwartości ustawodawcy w nowej Pzp na przeprowadzenie konsultacji rynkowych (vide art. 84 nowego Pzp), z punktu widzenia specyfiki ubezpieczeń, należy uznać za rzecz bardzo istotną.
Konsultacje rynkowe
Ryzyka ubezpieczeniowe w przypadku każdego klienta kształtują się inaczej i mają różny charakter czy wagę. Dlatego dialog techniczny z obecnej ustawy i otwarte konsultacje w ramach nowych przepisów dają brokerom formalne narzędzie do prowadzenia, w imieniu zamawiającego, nieskrępowanych rozmów z potencjalnymi wykonawcami na temat potencjalnego zamówienia. Po to, by w efekcie spowodować konkurencyjność ofert dla dobra i ochrony interesu zamawiającego. Szczególne znaczenie konsultacje rynkowe będą miały w przypadku ryzyk trudnych (np. wysoka szkodowość klienta, branże obarczone wyższym ryzykiem szkodowości, wielkość klienta i jego majątku itp.).
Dzięki pogłębionej analizie potrzeb i wymagań ubezpieczeniowych, dokonanej przez profesjonalnego doradcę – moim zdaniem – zamawiający będzie mógł bez przeszkód wylegitymować się przed organami kontroli spełnieniem wymogów nowego Pzp.
Za koniecznością przeprowadzenia analizy potrzeb klienta (APK) w obszarze usługi ubezpieczenia a kwestiami wynikającymi z obu wymienionych powyżej ustaw, kryją się te same cele, tj. dążenie do uświadomienia zamawiającemu jego własnych potrzeb, zweryfikowanie wszystkich potencjalnych rozwiązań w tym obszarze, a w efekcie świadome podejmowanie decyzji o zarządzaniu ryzykiem ubezpieczeniowym oraz przemyślane i racjonalne wydatkowanie środków publicznych.
Dążenie do maksymalnego wsparcia zamawiającego w spełnieniu wymogów ustawowych będzie wymagało choć niewielkiej, to jednak modyfikacji w dotychczasowej pracy brokera. Obok spełnienia wymogów ustawodawcy nałożonych na pośredników finansowych, a związanych z dokonaniem analizy potrzeb danego zamawiającego, zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń broker będzie zobowiązany przygotować szersze opracowanie (wyczerpujące elementy z art. 83 ust. 2 i 3 nowego Pzp zgodne z jego kompetencjami), w którym analiza potrzeb klienta z ustawy o dystrybucji ubezpieczeń będzie jedynie częścią.
Podsumowanie
Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego według nowego Pzp to element, dzięki któremu instytucja brokera ubezpieczeniowego zyska na znaczeniu. Szczególnie rosnąć będzie rola tych brokerów, którzy legitymować się będą wiedzą i kompetencjami zarówno w dziedzinie ubezpieczeń, jak i znajomości Prawa zamówień publicznych. Przy współpracy z takim podmiotem zamawiający nie będą musieli obawiać się o spełnienie przepisów nowego Pzp w zakresie zamówień na usługę ubezpieczenia równych lub przewyższających progi unijne.
