Korzystanie z procedur ochronnych wprowadzonych przez zamawiającego regulaminami wewnętrznymi lub innymi regulacjami podobnego typu nie może powodować zwolnienia zamawiającego ze stosowania powszechnie obowiązującego prawa. Byłoby to możliwe jedynie w przypadku, gdyby ustawodawca zobowiązał zamawiającego do podjęcia określonych środków ochronnych, jednocześnie zwalniając go z innych powinności wynikających z innych przepisów (w tym Pzp), których nie jest w stanie spełnić w związku z wykonywaniem nowych obowiązków.
POLECAMY
Ważne
Norma z art. 86 ust. 2 ustawy Pzp stanowiąca, iż otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia, jest normą bezwzględnie obowiązującą (normą imperatywną). Ustanawia drogą nakazu jeden rodzaj powinnego zachowania i nie dopuszcza zachowania odmiennego. Jej zmianę lub zwolnienie z obowiązku stosowania można wprowadzić aktem tego samego lub wyższego rzędu.
Z tego względu nie jest możliwe zwolnienie zamawiającego z obowiązku stosowania art. 86 ust. 2 ustawy Pzp wskutek wprowadzenia przez niego wewnętrznych regulacji w swojej instytucji, dotyczących w tym przypadku tzw. kwarantanny ofert uniemożliwiających wypełnienie powyższego obowiązku.
Ustawa Pzp nie wyposaża także Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w instrumenty umożliwiające jednostkowe wyłączenie lub zmianę sposobu stosowania omawianego przepisu. Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, iż:
Ważne
wprowadzenie szczególnej procedury postępowania z korespondencją wpływającą w formie papierowej, która została zastosowana przez zamawiającego z własnej inicjatywy, nie zwalnia go z obowiązku stosowania normy wynikającej z art. 86 ust. 2 ustawy Pzp. Zamawiający zobowiązany jest więc do otwarcia wszystkich ofert bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, w dniu, w którym upływa ten termin.
Ustawodawca nie określił bowiem szczególnej procedury dotyczącej otwarcia ofert złożonych w postaci papierowej w czasie występowania stanu epidemii, której skutkiem jest zmiana lub wyłączenie stosowania art. 86 ust. 2 ustawy Pzp.
W związku z tym
Ważne
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zaleca, aby w obecnej sytuacji komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywała się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej niezależnie od wartości przedmiotu zamówienia.
Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w komunikacie pt. „Komunikacja elektroniczna w dobie zagrożenia epidemicznego”, zamieszczonym na stronie internetowej Urzędu (www.uzp.gov.pl, sekcja „Informacje”) w dniu 20 marca 2020 r.
W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego Urząd Zamówień Publicznych zachęca zamawiających do komunikowania się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych.
Urząd Zamówień Publicznych zaleca, aby komunikacją elektroniczną objąć wszelką korespondencję występującą w postępowaniu, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także dokumentów. Przypominamy jednak, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a Pzp, składane w postaci elektronicznej należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Urząd Zamówień Publicznych zwraca również uwagę na to, że zastosowanie komunikacji elektronicznej możliwe jest nie tylko przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale także w jego trakcie. Zamawiający bowiem uprawniony jest na gruncie art. 38 ust. 4 ustawy Pzp w uzasadnionych przypadkach – do których niewątpliwie należy obecna sytuacja zagrożenia epidemicznego – przed upływem terminu składania ofert do zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym sposobu komunikacji w postępowaniu.
Dokonaną zmianę treści specyfikacji zamawiający udostępnia na stronie internetowej, a także dokonuje zmiany ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zmiana sposobu komunikacji w postępowaniu powoduje, iż zamawiający wydłuża odpowiednio termin składania ofert, zapewniając tym samym wykonawcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowej sytuacji.
Podsumowanie
Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że wybór sposobu komunikacji przez zamawiającego nie powinien ograniczać uprawnień wykonawców. Tym samym w przypadku braku możliwości złożenia przez wykonawców ofert, wniosków i innych dokumentów w postaci elektronicznej zamawiający powinien umożliwić ich złożenie również w sposób tradycyjny.
