Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zdaniem eksperta

10 lutego 2021

NR 189 (Luty 2021)

Głowy pękają od problemów

14

W chwili, gdy piszę te słowa, głowy pękają od domysłów, teorii i pytań. Nowa ustawa Pzp sporo uporządkowała, ale w naszej tradycji nie mamy umiejętności pisania aktów prawnych perfekcyjnie lub prawie perfekcyjnie. Szkoda, bo takie długie vacatio legis pozwalało na oszlifowanie tego diamentu.

Atu – jak zwykle wszystko na ostatnią chwilę! Do tego istotna zmiana: powszechna elektronizacja całego procesu komunikacji, obejmująca pełny zakres stosowania ustawy (o wyjątkach, bardzo nielicznych, nie będziemy tu mówić). Pożegnanie na zawsze z papierem i pieczątką! I odnoszę wrażenie, że to pożegnanie jest dla wielu największą traumą.

POLECAMY

Porządkowanie pojęć

Słowo elektronizacja, choć powszechnie używane, jest trochę mylące. Kojarzy się z pełnym zelektronizowaniem procesu zakupowego, czyli od pomysłu, np. zakup komputerów, przez przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, jego szacowanie, zatwierdzenie, umieszczenie w planie zamówień i postępowań, wszczęcie, procedowanie aż do udzielenia zamówienia, podpisania umowy, odbioru i zapłacenia faktury. Tak dzieje się w wielu firmach ukierunkowanych na optymalizację procesów zakupowych poprzez ich zinformatyzowanie. Takiemu celowi m.in. służy także ustawa Pzp, choć nie tylko: jednym z jej priorytetów jest zapewnienie równego dostępu do zamówień wszystkim wykonawcom, a to nie zawsze oznacza optymalizację procesu zakupowego. Ustawa Pzp oparta na dyrektywie PE i RE 2014/24 UE nie mówi o elektronizacji całego procesu, tylko o obowiązku prowadzenia komunikacji między zamawiającym a wykonawcą poprzez narzędzie elektroniczne.

Artykuł 22 dyrektywy PE i RE 2014/24 UE
Państwa członkowskie zapewniają, że wszelka komunikacja i wymiana informacji odbywająca się na mocy niniejszej dyrektywy, w szczególności elektroniczne składanie ofert, przeprowadzane są z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji zgodnie z wymogami niniejszego artykułu. Narzędzia i urządzenia wykorzystywane do celów komunikacji za pomocą środków elektronicznych, jak rów-
nież ich właściwości techniczne, muszą być: niedyskryminujące, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami ICT, będącymi w powszechnym użyciu, oraz nie mogą ograniczać dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia.


To jest prawdziwe zrównanie szans wykonawców. Ten z Portugalii i ten z Otwocka mogą złożyć oferty zamawiającemu w Warszawie, w tej samej chwili, nieco przed upływem terminu składania ofert. Żeby nie było wątpliwości co do zakresu tej komunikacji, motyw 52 ww. dyrektywy wyjaśnia:

(…) Należy (…) sprecyzować, że obowiązkowe stosowanie elektronicznych środków komunikacji na mocy niniejszej dyrektywy nie powinno jednak zobowiązywać instytucji zamawiających do elektronicznego przetwarzania ofert, ani wprowadzać obowiązku elektronicznej oceny lub automatycznego przetwarzania. Ponadto zgodnie z niniejszą dyrektywą żaden element procesu zamówień publicznych po udzieleniu zamówienia nie powinien być objęty obowiązkiem stosowania elektronicznych środków komunikacji; obowiązek ten nie powinien też dotyczyć wewnętrznej komunikacji w obrębie instytucji zamawiającej.

Zamawiający zatem powinien skupić się na wdrożeniu systemu do komunikowania z wykonawcą od momentu wszczęcia postępowania do jego udzielenia. To jest jego priorytet ustawowy. Czy nasz ustawodawca gwarantuje zamawiającym jakieś rozwiązanie w tym zakresie? Nie gwarantuje – proponuje. Ustawodawca w art. 70 n. Pzp, poprzez odesłanie do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów1, daje wskazówkę – jak taki system ma działać oraz jak należy przygotowywać dokumenty elektroniczne. Nie ma tu ani jednego słowa o platformie e-Zamówienia zarządzanej przez UZP.

UZP doszedł jednak do wniosku, że warto taki system stworzyć. Jesteśmy teraz świadkami jego powstawania i uruchamiania – oceniając system z punktu widzenia zamawiających lub wykonawców.

Pierwszy z obszarów, dotyczący zamawiających i wykonawców, to komunikacja elektroniczna zadekretowana w art. 61 Pzp2.
Można ją przeprowadzić na każdej platformie spełniającej określone wymagania, do których odsyła art. 70 Pzp. Ale są też inne obszary. Na przykład elektroniczne przekazywanie ogłoszeń do BZP i DUUE – lub przekazywanie informacji, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych – wydane na podstawie art. 81 ust. 2 n. Pzp (Dz. U. z 2020 r., poz. 2406). Tu jasno mamy wskazany portal prowadzony przez UZP jako miejsce składania informacji.
 

Ważne

Trudno, żeby wydając kilkadziesiąt milionów PLN na platformę e-Zamowienia, Urząd zapomniał o własnych celach, czyli o zbieraniu i przetwarzaniu informacji o rynku zamówień publicznych. I właśnie to robi poprzez budowaną platformę e-Zamówienia, dzięki której w krótkim czasie będzie analizować rzeczywistą sytuację. 


Ale to już nie jest komunikacja elektroniczna w rozumieniu art. 22 dyrektywy i art. 61 ustawy n. Pzp. To są obowiązki narzucone zamawiającemu przez ustawodawcę, poprzez wskazanie odpowiednich formularzy, terminów ich składania i środków, za pomocą których te informacje trafią do portalu Urzędu. 
(Gdy piszę ten artykuł, rusza nowy BZP, są pierwsze problemy z logowaniem do platformy, zakładaniem konta, instrukcje są niekompletne. Wierzę, że te problemy zostaną rozwiązane szybko, gdyż w przeciwnym przypadku będzie po prostu paraliż. Muszę jednak przyznać, że portal prezentuje się interesująco, sam przeprowadziłem rejestrację bez problemu).

miniPORTAL

Wróćmy tymczasem do komunikacji elektronicznej, która przecież nie wymaga obligatoryjnego korzystania z platformy e-Zamówienia. Tę funkcjonalność platforma e-Zamówienia zaproponuje na koniec I kwartału 2021 r., ale nadal nie będzie ona obligatoryjna w sensie wyboru tego właśnie narzędzia – komunikacji elektronicznej.

Pierwsza opcja to miniPortal, który przeszedł modernizację i jest dostosowany do nowego Pzp, a jednocześnie pozwala na kontynuację postępowań wszczętych jeszcze pod rządami starej ustawy. Główna zmiana – to inny sposób szyfrowania oferty, dzięki któremu zostało wyeliminowane częste popełnianie błędów oraz usunięcie dyskryminacji posiadaczy systemów ze stajni Apple, które nie mogły korzystać z poprzedniej wersji szyfrowania ofert (kontrola i wystąpienie pokontrolne NIK, które wskazywało, że jest to poważna wada tego rozwiązania naruszająca bezwzględny zakaz dyskryminacji powszechnie używanych narzędzi ICT – patrz art. 22 dyrektywy).

Wada – miniPortal oparty jest na platformie ePUAP, a ta jest znana ze swojej zawodności. ePuap jest dla miniPortalu krwiobiegiem, a jeśli ten ma miażdżycę, to o zawał nietrudno. MiniPortal jest tylko protezą profesjonalnej platformy i zniknie po wdrożeniu systemu e-zamówienia. MiniPortal wykonany był szybko, by odpowiedzieć na potrzebę rynku. Krótko mówiąc, coś za coś. Chcesz mieć darmowe, doraźne rozwiązanie? To masz darmowy miniPortal z jego wszystkimi ryzykami, włącznie z tym, że postępowanie będzie unieważnione z powodu błędu po stronie systemu.

Druga opcja to platforma komercyjna, spełniająca określone wymogi opisane w rozporządzeniu „o środkach komunikacji elektronicznej” (vide przyp. 1). Tu jest jasne – zamawiający płaci, wykonawca musi mieć do tej platformy darmowy dostęp. Ile płaci? To zależy od stopnia złożoności platformy, liczby obsługiwanych procesów, liczby użytkowników w ramach jednostki i pomysłu biznesowego platformy. W skali roku od kilku tysięcy, przez kilkadziesiąt, po miliony za cały system.

Platformy różnią się między sobą funkcjonalnościami oraz „ergonomią”, czyli łatwością obsługi, intuicyjnością. Im więcej funkcji, tym większa złożoność i większa klikalność – czyli liczba kroków do wykonania, by osiągnąć założony cel. Jedne platformy oferują zelektronizowanie całego procesu zakupowego (niektóre z nich powstały dla sektora prywatnego i uczyły się Pzp po drodze), a inne od razu powstały z myślą o komunikacji w Pzp. W konsekwencji mamy z jednej strony rozwiązania bardzo bogate, pozwalające obsłużyć wiele funkcji i rozwiązania bardzo proste i łatwe w obsłudze.

W tych bardziej rozwiniętych platformach wychodzimy także poza obowiązkową komunikację elektroniczną, ale musimy w ten proces wciągnąć większą liczbę użytkowników i zaczynamy zależeć od ich pracy. Taki jest pewnie docelowy model, za kilka lat.

Teraz mamy przed sobą nowe Pzp i nowe problemy. Jakiego dokonać wyboru? Może lepiej coś prostego, tak by jedna osoba u zamawiającego była w stanie „ogarnąć” platformę w pół godziny na początku, a potem uruchomić postępowanie w 30 sekund, bez potrzeby 8-godzinnego szkolenia, po którym tylko boli głowa. To są obecne wybory zamawiającego, często pod wpływem perswazji dobrego handlowca, który chce sprzedać swoją platformę jak najlepiej. Często argumentem jest właśnie wielość funkcji i masa różnorakich opcji. Warto to wszystko jednak dobrze przeanalizować.
 

Ważne

Pamiętajmy, że obowiązkowa komunikacja elektroniczna obejmuje wymianę informacji od wszczęcia postępowania, czyli: pytania do SWZ, złożenie oferty, wniosku, pracy konkursowej, zaproszenie wykonawcy do postępowania w procedurze ograniczonej, wezwanie wykonawcy do wyjaśnień i złożenia wymaganych dokumentów, uzupełnień, złożenie przez wykonawcę wymaganych dokumentów i informacji, przekazanie wykonawcy informacji o wyborze oferty, udostępnianie ofert na wniosek, złożenie przez wykonawcę kopii odwołania do KIO. Słowem, wszelkie indywidualne wymiany informacji między zamawiającym a określonym wykonawcą. Nie ma w przepisach obsługi komisji przetargowej czy protokołu z postępowania.


Żeby dobrze zrozumieć, co zamawiający MUSI zapewnić w komunikacji elektronicznej, należy kierować się zapisami ustawy n. Pzp i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452 – vide przyp. 1). w sprawie komunikacji elektronicznej. Jest ono kluczowym aktem prawnym dla tego zagadnienia, gdyż podaje całą recepturę obsługi elektronicznego procesu.

Trzeba przy okazji przyznać, że dwa najczęściej stosowane rozporządzenia, czyli: w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. 2020 r., poz. 2415) i w sprawie komunikacji elektronicznej zostały uporządkowane. To pierwsze zajmuje się tylko określeniem kategorii dokumentów i wymagań formalnych dla tych dokumentów, niezbędnych w procesie zamówienia, a drugie zajmuje się tylko aspektem technicznym, czyli, jak te dokumenty mają być przygotowane i jak należy je przesyłać.

Analiza rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych

§ 1 Rozporządzenia określa 3 obszary regulacji – regulacja obejmuje wszelkie dokumenty, oświadczenia i informacje:

  1. sposób sporządzania oraz sposób przekazywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zwanym dalej „postępowaniem”, lub w konkursie;
  2. wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych, o których mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014, str. 73), zwanych dalej „dokumentami elektronicznymi”, zawierających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie;
  3. wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych, o których mowa w pkt 2.

§ 2 Rozporządzenia określa formaty dokumentów:
§ 2. 1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r., poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

Ten punkt mówi o konkretnej postaci elektronicznej wskazanych dokumentów i oświadczeń: mają one być sporządzone w formatach opisanych w tzw. rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI), załącznik nr 2 i 3. Przy czym załącznik nr 2 zawierający większość popularnych i znanych z codziennej pracy formatów plików to spis otwarty, „co najmniej”. Czyli zamawiający może obsłużyć także inne formaty, ale nie ma takiego obowiązku. Zamawiający może także napisać w SWZ, że nie obsłuży innych formatów niż te z KRI, lub może napisać, że dodatkowo obsłuży np. następujące formaty plików – podając ich listę. Dokładny i jednoznaczny opis wymagań technicznych jest niesłychanie istotny: złożenie oferty lub wniosku niezgodnie z tymi wymaganiami skutkuje odrzuceniem oferty na mocy art. 226 ust.1 pkt 6 n. Pzp.

Na uwagę zasługuje odniesienie do art. 66 ustawy n. Pzp: Art. 66. 1. Zamawiający może wymagać użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne (…) Jest tu mowa o inicjatywie zamawiającego, czyli o tym, że zamawiający „może wymagać” innych formatów, które nie są ogólnie dostępne, ale pod warunkiem, że zapewni do nich bezpłatny i nieograniczony dostęp.

2. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1.

W punkcie 2 § 2 jest mała pułapka dla tych, którzy już pobrali projekt rozporządzenia z pakietu uchwalonego w Parlamencie na początku grudnia 2020 r. wraz z ustawą. Ja też w nią wpadłem, bo uważałem, że jak coś jest uchwalone, to się nie zmieni. A tu proszę, jest inaczej.

O czym mówi ten zapis? Że wszystko inne niż dokumenty i oświadczenia wymienione w pkt 1. też muszą być sporządzone w formatach z KRI, ale dodatkowo jest dopuszczony tekst „z klawiatury” w jakimś środku komunikacji elektronicznej, np. w e-mailu (jeżeli jest dopuszczony, o czym będzie na końcu tego tekstu) lub komunikatorze w platformie komunikacji, np. w przypadku pytania do SWZ, które to pytanie nie musi posiadać określonej postaci, ani nie musi być podpisane. W pierwotnym projekcie zapis był prosty: …sporządza się w postaci elektronicznej.

Jakie są konsekwencje tej zmiany? Nie można zastosować tu formatów plików generowanych przez pakiety biurowe Apple. Nie ma ich wymienionych w KRI. Czyli zamawiający może je przyjąć, ale nie musi. Paradoks polega na tym, że został stoczony bój (kontrola i wystąpienie NIK), by z komputerów wyposażonych w system operacyjny Apple można było składać ofertę w miniPortalu, ale pliki z programu biurowego Apple już nie muszą być akceptowane. Oczywiście jest to do pogodzenia. Posiadacz systemu macOS nie musi zmieniać komputera, zainstaluje tylko pakiet Microsoftu lub jakiś darmowy LibreOffice i już bez problemu może brać udział w przetargu.

Przy okazji warto też zauważyć, że czym innym jest nakaz sporządzania plików w określonych formatach a czym innym zdolność platformy do przyjęcia każdego wskazanego pliku. Może się zdarzyć, że platforma nie obsługuje jakiegoś formatu, co nie oznacza, że jest niezgodna z wymaganiami. Wystarczy, że platforma obsługuje pliki archiwum .zip czy .7z.
Wtedy taki „nieobsługiwany” format wystarczy opakować w plik archiwum i przesłać do plaformy. Zamawiający pobierze i rozpakuje plik archiwum, otrzymując dostęp do wskazanego pliku w oryginalnym formacie.

I jeszcze jedna uwaga dotycząca pliku archiwum. Z doświadczenia okazuje się, że to dobre zabezpieczenie podpisanych plików przed uszkodzeniami w trakcie transferu od wykonawcy do zamawiającego, ważne jest jednak, by wykonawca nie szyfrował samodzielnie takiego pliku archiwum bez wyraźnego zalecenia zamawiającego3.

W § 2 pkt 3 mamy opis wyjątku od zasady pełnej elektronizacji w zakresie postaci dokumentów. To jest decyzja zamawiającego, a nigdy wykonawcy.

§ 3. Rozporządzenia określa drogę, sposób przekazania elektronicznych dokumentów i oświadczeń
§ 3. 1. Dokumenty elektroniczne przekazuje się w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego zgodnie z art. 67 ustawy.
To jest zapis oczywisty na podstawie nie mniej oczywistego art. 67 ustawy n. Pzp.4
2. W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy, w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazuje się zgodnie z art. 65 ust. 2 ustawy, na adres wskazany przez zamawiającego, zgodnie z wyborem zamawiającego, na informatycznym nośniku danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanym dalej „informatycznym nośnikiem danych”, lub w postaci innej niż elektroniczna.

Powyżej, w pkt 2 znowu pojawia się wyjątek od zasady, tym razem w zakresie sposobu przekazania dokumentu. Może to być postać elektroniczna, ale przekazana na nośniku (nośnik CD do koperty, koperta na pocztę albo do kuriera), a nie poprzez środek komunikacji elektronicznej. To jest decyzja zamawiającego, a nigdy wykonawcy.

§ 4 Rozporządzenia dotyczy tajemnicy przedsiębiorstwa
§ 4. 1. W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub konkursie, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r., poz. 1913), wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku.
 

Ważne

Nareszcie! Mamy jasny zapis nakładający na wykonawcę obowiązek wydzielenia pliku z tajemnicą przedsiębiorstwa. Optowałem za tym rozwiązaniem od czterech lat – warto było czekać. Jeżeli wykonawca przekaże tajemnicę w jednym pliku wraz z informacją jawną, to nie może liczyć, że zamawiający będzie o tę tajemnicę dbać, skoro sam wykonawca o to nie zadbał, podważając tym samym zasadność zachowania tajemnicy.


2. W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy, w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je wydzielone i odpowiednio oznaczone, zgodnie z wyborem zamawiającego, w pliku lub w postaci papierowej.

Tu jest powtórka poprzedniej zasady dla sytuacji rezygnacji ze środków komunikacji elektronicznej w przypadku przekazywania tajemnicy przedsiębiorstwa – wydzielenie obowiązuje także. Opuszczamy oczywisty § 5 (tłumaczenia na polski) i przechodzimy do:

§ 6 Rozporządzenia – czyli kto i jak sporządził określone dokumenty
6. 1. W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.

W tym paragrafie pojawia się pierwszy raz tajemnicze określenie „upoważniony podmiot” bez żadnego słowniczka i wyjaśnienia. Tak jakby w każdym akcie prawnym musiała być pułapka – zagadka. W pierwotnej wersji tego aktu nie było żadnego śladu naprowadzającego, więc interpretacja przypominała rozwikłanie proroctwa Pytii Delfickiej. Ale w ostatecznej wersji doczekaliśmy się wskazówki. Oto ona:

(…) upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”.
Co to oznacza w prostym języku? Jeżeli dokumenty elektroniczne nie są tworzone przez szeroko rozumiane grono wykonawców – uczestników postępowania, a pochodzą od innych podmiotów (ZUS, US, KRK, banki, wystawcy referencji, KRS, CEIDG itp.), to wykonawca się już do nich nie dotyka, nic nie podpisuje, nic nie poświadcza, tylko przekazuje te pliki w takiej postaci, w jakiej je dostał od „upoważnionych” podmiotów.


2. W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Tu pojawia się zasada digitalizacji pierwotnego dokumentu papierowego (np. oryginału papierowego zaświadczenia z ZUS czy KRK) w przypadku, gdy właśnie taki został wystawiony. Digitalizacja czy cyfrowe odwzorowanie to np. skan za pomocą klasycznego skanera lub aplikacji w telefonie. Warto pamiętać, by skan był zrobiony do formatu PDF w małej rozdzielności – ma to wpływ na wielkość pliku, a to z kolei może być wąskim gardłem w platformie. Skan do PDF umożliwia także skanowanie wielu różnych dokumentów, wielostronicowych do jednego dokumentu PDF, a jeden dokument to jeden podpis. Oczywiście takim odwzorowaniem może być też zdjęcie dokumentu, np. w formacie .jpg. 
Ale wtedy 40 stron to 40 zdjęć, a każde musi być podpisane (chyba że wrzucimy do .zip, o czym będzie dalej). Szkoda pracy, a dodatkowo sumarycznie duży rozmiar plików.

Odwzorowywanie cyfrowe to pierwszy krok. Drugim krokiem jest poświadczenie za zgodność. Ten punkt mówi także o tym, jakim podpisem poświadczamy: kwalifikowanym dla procedur unijnych, a kwalifikowanym lub zaufanym lub osobistym dla procedur krajowych.

Kto może poświadczać?

3. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:
1) podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania – odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą;
2) przedmiotowych środków dowodowych – odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;
3) innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy – odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.


Ten zapis wydaje się oczywisty – każdy poświadcza swoje dokumenty podmiotowe. W zakresie przedmiotowych środków dowodowych, czyli opisujących przedmiot zamówienia, oprócz wykonawcy poświadcza także ten wspólnie ubiegający się o zamówienie.

4. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, może dokonać również notariusz.

W każdej sytuacji może też zadziałać notariusz – oczywiście wyposażony w podpis elektroniczny.

W ostatnim ustępie § 6 mamy definicję cyfrowego odwzorowania:
5. Przez cyfrowe odwzorowanie, o którym mowa w ust. 2–4 oraz § 7 ust. 2–4, należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.

§ 7 Rozporządzenia – przypadek dokumentów niepochodzących od „upoważnionych podmiotów”

§ 7. 1. Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zasada jest taka, że każdy sporządzony przez (…) wykonawcę, wykonawcę wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawcę (…) plik w postaci elektronicznej, należący do grupy wymienionych oświadczeń i dokumentów, musi być podpisany odpowiednim podpisem elektronicznym. Dla krajowych procedur – trzy rodzaje podpisów, dla procedur unijnych tylko podpis kwalifikowany. Kwalifikowany, osobisty, zaufany – to dowolność wyboru: może być jeden z nich lub każdy inny na różnych dokumentach.

W kolejnym ustępie § 7 znajdujemy identyczną zasadę elektronicznego odwzorowania dokumentów i oświadczeń jak dla § 6:
2. W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Zasady poświadczania za zgodność
3. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:
1) podmiotowych środków dowodowych – odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;
2) przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby – odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;
3) pełnomocnictwa – mocodawca.


Tu pojawia się nowość – skan papierowego pełnomocnictwa może podpisać sam mocodawca. W poprzednim stanie prawnym takiej zasady nie było. Na koniec znowu ukłon w stronę notariusza, który może poświadczyć wszystkie rodzaje dokumentów i oświadczeń.

§ 8 Rozporządzenia – sposób podpisywania dokumentów

8. W przypadku przekazywania w postępowaniu lub konkursie dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

To jest rewolucja w przepisie, bo stan faktyczny (czyli aspekt informatyczny) jest i był dokładnie taki, jak jest opisany w przepisie: wszystko, co znajduje się w podpisanym pliku archiwum, jest podpisane. Ale...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy