Głowy pękają od problemów

Atu – jak zwykle wszystko na ostatnią chwilę! Do tego istotna zmiana: powszechna elektronizacja całego procesu komunikacji, obejmująca pełny zakres stosowania ustawy (o wyjątkach, bardzo nielicznych, nie będziemy tu mówić). Pożegnanie na zawsze z papierem i pieczątką! I odnoszę wrażenie, że to pożegnanie jest dla wielu największą traumą.

Porządkowanie pojęć

Słowo elektronizacja, choć powszechnie używane, jest trochę mylące. Kojarzy się z pełnym zelektronizowaniem procesu zakupowego, czyli od pomysłu, np. zakup komputerów, przez przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, jego szacowanie, zatwierdzenie, umieszczenie w planie zamówień i postępowań, wszczęcie, procedowanie aż do udzielenia zamówienia, podpisania umowy, odbioru i zapłacenia faktury. Tak dzieje się w wielu firmach ukierunkowanych na optymalizację procesów zakupowych poprzez ich zinformatyzowanie. Takiemu celowi m.in. służy także ustawa Pzp, choć nie tylko: jednym z jej priorytetów jest zapewnienie równego dostępu do zamówień wszystkim wykonawcom, a to nie zawsze oznacza optymalizację procesu zakupowego. Ustawa Pzp oparta na dyrektywie PE i RE 2014/24 UE nie mówi o elektronizacji całego procesu, tylko o obowiązku prowadzenia komunikacji między zamawiającym a wykonawcą poprzez narzędzie elektroniczne.

Artykuł 22 dyrektywy PE i RE 2014/24 UE
Państwa członkowskie zapewniają, że wszelka komunikacja i wymiana informacji odbywająca się na mocy niniejszej dyrektywy, w szczególności elektroniczne składanie ofert, przeprowadzane są z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji zgodnie z wymogami niniejszego artykułu. Narzędzia i urządzenia wykorzystywane do celów komunikacji za pomocą środków elektronicznych, jak rów-
nież ich właściwości techniczne, muszą być: niedyskryminujące, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami ICT, będącymi w powszechnym użyciu, oraz nie mogą ograniczać dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia.

To jest prawdziwe zrównanie szans wykonawców. Ten z Portugalii i ten z Otwocka mogą złożyć oferty zamawiającemu w Warszawie, w tej samej chwili, nieco przed upływem terminu składania ofert. Żeby nie było wątpliwości co do zakresu tej komunikacji, motyw 52 ww. dyrektywy wyjaśnia:

(…) Należy (…) sprecyzować, że obowiązkowe stosowanie elektronicznych środków komunikacji na mocy niniejszej dyrektywy nie powinno jednak zobowiązywać instytucji zamawiających do elektronicznego przetwarzania ofert, ani wprowadzać obowiązku elektronicznej oceny lub automatycznego przetwarzania. Ponadto zgodnie z niniejszą dyrektywą żaden element procesu zamówień publicznych po udzieleniu zamówienia nie powinien być objęty obowiązkiem stosowania elektronicznych środków komunikacji; obowiązek ten nie powinien też dotyczyć wewnętrznej komunikacji w obrębie instytucji zamawiającej.

Zamawiający zatem powinien skupić się na wdrożeniu systemu do komunikowania z wykonawcą od momentu wszczęcia postępowania do jego udzielenia. To jest jego priorytet ustawowy. Czy nasz ustawodawca gwarantuje zamawiającym jakieś rozwiązanie w tym zakresie? Nie gwarantuje – proponuje. Ustawodawca w art. 70 n. Pzp, poprzez odesłanie do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów1, daje wskazówkę – jak taki system ma działać oraz jak należy przygotowywać dokumenty elektroniczne. Nie ma tu ani jednego słowa o platformie e-Zamówienia zarządzanej przez UZP.

UZP doszedł jednak do wniosku, że warto taki system stworzyć. Jesteśmy teraz świadkami jego powstawania i uruchamiania – oceniając system z punktu widzenia zamawiających lub wykonawców.

Pierwszy z obszarów, dotyczący zamawiających i wykonawców, to komunikacja elektroniczna zadekretowana w art. 61 Pzp2.
Można ją przeprowadzić na każdej platformie spełniającej określone wymagania, do których odsyła art. 70 Pzp. Ale są też inne obszary. Na przykład elektroniczne przekazywanie ogłoszeń do BZP i DUUE – lub przekazywanie informacji, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych – wydane na podstawie art. 81 ust. 2 n. Pzp (Dz. U. z 2020 r., poz. 2406). Tu jasno mamy wskazany portal prowadzony przez UZP jako miejsce składania informacji.
 

Ale to już nie jest komunikacja elektroniczna w rozumieniu art. 22 dyrektywy i art. 61 ustawy n. Pzp. To są obowiązki narzucone zamawiającemu przez ustawodawcę, poprzez wskazanie odpowiednich formularzy, terminów ich składania i środków, za pomocą których te informacje trafią do portalu Urzędu. 
(Gdy piszę ten artykuł, rusza nowy BZP, są pierwsze problemy z logowaniem do platformy, zakładaniem konta, instrukcje są niekompletne. Wierzę, że te problemy zostaną rozwiązane szybko, gdyż w przeciwnym przypadku będzie po prostu paraliż. Muszę jednak przyznać, że portal prezentuje się interesująco, sam przeprowadziłem rejestrację bez problemu).

miniPORTAL

Wróćmy tymczasem do komunikacji elektronicznej, która przecież nie wymaga obligatoryjnego korzystania z platformy e-Zamówienia. Tę funkcjonalność platforma e-Zamówienia zaproponuje na koniec I kwartału 2021 r., ale nadal nie będzie ona obligatoryjna w sensie wyboru tego właśnie narzędzia – komunikacji elektronicznej.

Pierwsza opcja to miniPortal, który przeszedł modernizację i jest dostosowany do nowego Pzp, a jednocześnie pozwala na kontynuację postępowań wszczętych jeszcze pod rządami starej ustawy. Główna zmiana – to inny sposób szyfro...