We wszystkich postępowaniach o wartości przekraczającej progi unijne, wszczynanych od tej daty1, wykonawcy są zobowiązani składać elektroniczne oferty, a zamawiający je przyjmować. Złożenie oferty w formie pisemnej (papierowej) jest niedopuszczalne. Nie będę omawiał technicznych aspektów przygotowania i złożenia oferty, skupię się natomiast na czynności otwarcia elektronicznych ofert. Istotę czynności w postępowaniu, jaką jest otwarcie ofert, trafnie ujęto w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 grudnia 2016 r., KIO 2303/16:
POLECAMY
Ważne!
Otwarcie ofert stanowi rodzaj kamienia milowego w postępowaniu, co do którego zachowane winny być warunki jawności i przejrzystości, tak aby wyniki podejmowanych w toku oceny ofert czynności nie budziły wątpliwości co do ich prawidłowości (źródło //szukio.pl/fragmenty/2362, fraza wyszukiwania: „art. 86 ust. 2”)
Krok po kroku
Zasady przeprowadzania otwarcia ofert regulują przepisy art. 86 ust. 1–4 Pzp. Należy zauważyć, że ustawodawca (pomimo rewolucyjnej zmiany co do formy i sposobu składania ofert/wniosków) ww. przepisów nie zmienił. Jak zatem stosować je w praktyce?
- Z zawartością ofert elektronicznych nie można zapoznać się przed terminem otwarcia ofert. Oznacza to, że system teleinformatyczny (niezależnie czy wykorzystywane będzie rozwiązanie komercyjne, czy publicznie dostępny MiniPortal2) musi gwarantować poufność ofert do czasu upływu terminu ich otwarcia.
- Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
Jawność oznacza, że wykonawcy (i wszyscy inni zainteresowani) będą mogli uczestniczyć w sesji otwarcia elektronicznych ofert, a będą one musiały zostać otwarte tego samego dnia, w którym upłynął termin ich składania. W tym zakresie aktualny pozostaje pogląd wyrażony np. w Wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 kwietnia 2011 r., KIO 619/11, KIO 620/11, iż niedokonanie przez zamawiającego otwarcia wszystkich prawidłowo złożonych ofert tego samego dnia, powoduje wadę postępowania skutkującą jego unieważnieniem:
Tym samym brak jest podstaw do uznania, iż nakazanie przez Izbę i wykonanie takiego nakazu przez zamawiającego, tj. powtórzenia czynności otwarcia ofert w odniesieniu do ofert złożonych przez dwóch wykonawców stanowiłoby realizację normy prawnej wyrażonej w art. 86 ust. 2 Pzp. Należy w tym zakresie wskazać jednoznacznie, iż działanie takie stanowiłoby działanie contra legem. Biorąc pod uwagę powyższe, brak jest prawnych podstaw do nakazania zamawiającemu powtórzenia czynności otwarcia ofert. W tym stanie rzeczy, biorąc pod uwagę powagę naruszonych przez zamawiającego norm prawnych, jak również biorąc pod uwagę treść art. 86 ust. 2 Pzp konieczne jest unieważnienia przez zama-
wiającego przedmiotowego postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 Pzp (źródło: //szukio.pl/fragmenty/2365, fraza wyszukiwania: „art. 86 ust. 2”).
- Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Również w tym zakresie nie przewidziano żadnych zmian. Podanie kwoty na sfinansowanie zamówienia bezpośrednio przed otwarciem ofert jest realizacją zasady jawności i ma zabezpieczyć przed arbitralną możliwością unieważnienia postępowania przez zamawiającego na podstawie o art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp.
- Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
Największe novum czeka zmawiających właśnie na tym etapie. Do tej pory upoważniony pracownik zamawiającego rozcinał koperty zawierające złożone oferty i odczytywał dane wykonawcy, zaoferowaną cenę, a także inne wymagane informacje. Aby odnaleźć się w elektronicznej rzeczywistości, musimy zmienić sposób myślenia o otwieraniu ofert. Tak naprawdę sedno elektronicznego otwarcia ofert to zamiana nożyczek na myszkę komputerową. Teraz ofertę będziemy otwierali, klikając na ekranie komputera kolejne kroki umożliwiające jej pobranie i odszyfrowanie. Po odszyfrowaniu odczytamy informacje z monitora, tak jak niegdyś z oferty papierowej. Oferty są, co prawda, jawne od momentu ich otwarcia, jednak odradzałbym stosowanie urządzeń umożliwiających bieżące śledzenie czynności zamawiającego, np. rzutników multimedialnych. Oferty mogą np. zawierać informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeżeli oferta nie będzie zawierała zastrzeżonych informacji, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przesłać ją wnioskującemu o udostępnienie wykonawcy.
Podsumowanie
Oryginałów elektronicznej oferty może być nieskończenie wiele. Jak to możliwe? Wykonawca przygotowuje ofertę, opatruje ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie za pomocą systemu teleinformatycznego przekazuje zamawiającemu. Jednak z jego komputera „oryginał” oferty nie znika – mamy już więc co najmniej 2 oryginały oferty, jeden u wykonawcy i jeden u zamawiającego. Ale może być ich znacznie więcej.
Plik elektroniczny to nic innego jak zestaw informacji zapisanych w postaci zer i jedynek w systemie binarnym (dwójkowym). Dopóki zduplikowany zestaw zer i jedynek, czyli przesłana oferta, jest identyczny z wytworzonym pierwotnie, to jest on oryginałem. Jeśli zatem w otrzymanej od wykonawcy ofercie nie dokonamy jakichkolwiek zmian, to możemy ten plik duplikować nieskończoną ilość razy i każdy z tych duplikatów będzie oryginałem. Oznacza to, że oryginał oferty możemy przesłać zarówno do innych wykonawców, do członków komisji, jak i do KIO, jeśli niezbędne będzie przesłanie dokumentacji po wniesieniu odwołania. Również organy kontrolne otrzymają od nas oryginał oferty.
