Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zdaniem eksperta

9 marca 2020

NR 182 (Marzec 2020)

Komunikacja elektroniczna – co wiemy, czego trzeba się nauczyć

134

Mamy za sobą ponad rok obowiązkowej elektronicznej komunikacji w zamówieniach publicznych. Na razie tylko w zamówieniach o wartości powyżej progu unijnego. Przed nami kolejne zmiany wynikające z uchwalonej w dniu 11 września 2019 r. ustawy – Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U., poz. 2019), której wejście w życie zaplanowane jest na 1 stycznia 2021 r.

Pozostał zatem niecały rok na przygotowanie się do wdrożenia nowych przepisów. Tymczasem wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 stycznia 2020 r. nakazujący zamawiającemu Skarbowi Państwa – Urzędowi Zamówień Publicznych w Warszawie – unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty i powtórzenie czynności badania i oceny ofert w sprawie elektronizacji zamówień publicznych spowodował, że pytanie, czy zaskoczą nas zmiany w sferze elektronicznej, jest nadal aktualne.

Elektronizacja 2019 – podsumowanie

Jak sobie radzą zamawiający i wykonawcy? Bardzo różnie, w zależności od skali i częstotliwości stosowania elektro-
nicznych procedur. Tam, gdzie przetarg z zastosowaniem komunikacji elektronicznej dla jednych i drugich jest pojedyńczym wydarzeniem w skali roku, nie jest dobrze. 
Przykład z jednego ze szkoleń na temat elektronicznej dokumentacji w postępowaniu o zamówienie publiczne. Uczestnik (wykonawca) prosi o opinię na temat niedawno złożonej oferty, oczywiście chodzi o przygotowanie elektronicznych plików. Wykładowca, po analizie dokumentów, odpowiada: Niestety, źle przygotowane dokumenty, wygląda na to, że zamawiający wykluczy wykonawcę. Uczestnik szkolenia: Zamawiający nie ma o tym zielonego pojęcia. Wykładowca: No to konkurencja podważy tę ofertę. Uczestnik szkolenia: Ale to jest jedyna oferta. Wykładowca: 
To chyba ma pan szczęście.
To nie jest przypadek odosobniony. Wiedza o procedurach elektronicznych jest raczej słaba, a liczba popełnianych błędów i „wypadków przy pracy” z plikami przekracza wcześniejsze przewidywania. Problemy pojawiają się w trzech obszarach:

  • przygotowania ofert i dokumentów przez wykonawców,
  • przekazywania ofert i dokumentów do zamawiającego (platforma),
  • odczytywania i interpretacji ofert i dokumentów przez zamawiającego.

W pierwszym i trzecim punkcie mamy do czynienia z niewiedzą na temat podpisów elektronicznych i zasad ich stosowania oraz z niewiedzą dotyczącą sposobu prawidłowego przygotowania dokumentów (oryginały, kopie, potwierdzenia za zgodność w zależności od postaci dokumentu pierwotnego – papierowej lub elektronicznej, elektroniczne potwierdzenia notarialne).

W punkcie drugim zamawiający i wykonawcy zmagają się z konsekwencjami wyboru platformy do komunikacji. Warto przypomnieć, że: 
 

Ważne

powszechnie używane słowo „elektronizacja” (zamówień publicznych) wprowadza nieco w błąd. Dyrektywa UE oraz ustawa Pzp mówią jedynie o elektronicznym komunikowaniu się zamawiającego i wykonawcy. 


Wybór platformy

Jeżeli zamawiający zdecyduje się na platformę oferującą dużo więcej niż tylko komunikacja elektroniczna, musi liczyć się z tym, że wdrożenie takiej platformy będzie bardziej skomplikowane i czasochłonne, choć wszyscy operatorzy zapewniają o prostocie swojego narzędzia. 
Pierwszym testem złożoności może być np. długość koniecznego szkolenia z obsługi systemu. Jeżeli trwałoby ono ponad dwie godziny, to nie będzie łatwo w przyszłości. Złożoność narzędzia nie powinna zanadto przerastać użycia znanej nam poczty elektronicznej. Różne też są techniki przekazywania ofert w zależności od wyboru platformy. Ci, którzy korzystają z miniPortalu UZP opartego na platformie ePUAP, muszą liczyć się z kaprysami tej ostatniej, np. zniknięciem pliku oferty na pewien czas, mimo że system zarejestrował jej przyjęcie lub niemożnością zalogowania się do systemu. Pojawiają się też problemy z odczytaniem ofert.

Planowane zmiany

Czy nowe Prawo zamówień publicznych zmieni coś w tym obrazie od roku 2021? Czy pojawią się zapowiadane ułatwienia dla wykonawców? A może łatwiej będzie zamawiającym?

Zacznijmy od ogólnych zasad komunikacji elektronicznej. Tu nie ma żadnych zmian, bo przecież obowiązuje cały czas ta sama dyrektywa 2014/24/UE, a więc i zasady nie mogą się zmienić. 
 

Ważne

Zgodnie z dyrektywą (art. 22) wszelka komunikacja między wykonawcą a zamawiającym ma odbywać się za pomocą określonych środków komunikacji elektronicznej. 


Z jakiego narzędzia komunikacji mają zatem korzystać zamawiający? Nowe prawo zamówień publicznych podtrzymało koncepcję braku centralnego narzędzia UZP wpisanego wprost do ustawy. Dzięki temu UZP nie musi się tłumaczyć z braku platformy e-Zamówienia, bo nie ma obowiązku jej prowadzić. Można się jednak spodziewać, że ten stan się zmieni, gdy przygotowywana obecnie platforma UZP zostanie wdrożona i sprawdzona w działaniu. 

Mamy na razie w przepisach nowej ustawy – Prawo zamówień publicznych tylko „recepturę” na komunikację elektroniczną zapisaną w rozdziale 7 art. 61–70, z odniesieniem do przyszłego rozporządzenia o środkach komunikacji – art. 70. 

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U., poz. 2517) jest kontynuacją poprzedniego aktu. Jak będzie wyglądać nowe rozporządzenie obowiązujące od stycznia 2021 r., zobaczymy najprawdopodobniej pod koniec roku 2020. Pewne ważne sformułowania z aktualnego rozporządzenia zostały jednak przeniesione do nowej ustawy Pzp. Na przykład art. 67 ustawy przenosi dotychczasowy (obowiązujący do 31 grudnia 2019 r.) § 2 rozporządzenia. 

Art. 67. Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkursu lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. 

Również art. 68 jest nawiązaniem do § 3 ust. 2 aktualnego rozporządzenia:

Art. 68. Przekazywanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3, oraz prac konkursowych odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

Ale prawdziwa rewolucja jest wcześniej, w art. 63. 

Art. 63 ust. 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
 

Ważne

Artykuł 63 ust. 1 nowego Pzp powiela dotychczasową zasadę, że oferta, wniosek, JEDZ mają być podpisane, pod rygorem nieważności, podpisem kwalifikowanym, ale tylko w postępowaniach unijnych. 


Odnotujmy też, że dotychczasowe słowo „sporządza” zostało zastąpione słowem „składa”, co ostatecznie usuwa wątpliwości interpretacyjne, które były przedmiotem rozbieżnych orzeczeń KIO – chodziło o to, czy można zeskanować papierową ofertę i opatrzyć podpisem kwalifikowanym. Zawsze było można, ale teraz postawiono kropkę nad „i”.

Za to róg obfitości otwiera się w art. 63 ust. 2: 

Art. 63 ust. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Znajdujemy tu dwa zupełnie nowe w zamówieniach publicznych narzędzia: podpis zaufany i podpis osobisty. W postępowaniach poniżej progu unijnego ustawodawca rozszerza zatem katalog narzędzi służących do identyfikacji podpisującego, i do znanego nam już podpisu kwalifikowanego dochodzą teraz dwa nowe podpisy niekwalifikowane.
 

Ważne

Podpis zaufany to nic innego jak podpis, który można zrealizować za pomocą profilu zaufanego na platformie ePUAP. 


Każdy posiadacz profilu zaufanego na ePUAP może podpisać dowolne pismo, nawet niekoniecznie związane z zamówieniami publicznymi, za pomocą tego profilu. Tak podpisane pismo przesłane dowolną metodą elektroniczną do odbiorcy może zostać zweryfikowane za pomocą tego samego narzędzia (ePUAP). Nie trzeba posiadać żadnego dodatkowego urządzenia czy oprogramowania ani do podpisu, ani do sprawdzenia podpisu. Operacja jest wykonywana na serwerach ePUAP. Kto może się tak podpisać? Każdy posiadacz profilu zaufanego na platformie ePUAP.

Po 1 stycznia 2021 r. dowolny plik (oferta, oświadczenie, skan referencji, skan zaświadczenia ZUS itp.) może zostać podpisany w ten sposób i przesłany następnie dowolnym kanałem do komunikacji elektronicznej (wcale nie musi być to platforma miniPortal) do zamawiającego.
 

Ważne

Drugie rozwiązanie proponowane w art. 63 to podpis osobisty. Zupełnie nowy rodzaj podpisu, który pojawił się wraz z nowym dowodem osobistym od marca 2019 r. 


Nowy dowód osobisty

Czym e-dowód różni się od dotychczasowego dowodu osobistego? Po pierwsze to nie jest dowód mobilny, dowód w smartfonie ani tzw. mTożsamość. Z wyglądu elektroniczny dowód osobisty będzie podobny do starego analogowego. Nowym elementem jest zamieszczony na awersie numer CAN. Ma on zabezpieczać przed nieautoryzowanym odczytaniem danych z karty (żeby połączyć się z czytnikiem dowodu, trzeba wpisać dodatkowy numer autoryzujący – właśnie CAN). 

Najważniejsza różnica między starym a nowym typem dowodu osobistego wiąże się z elektroniczną zawartością tego drugiego. Między warstwami tworzywa w e-dowodzie zatopiony jest chip, który przechowuje nasze dane i certyfikaty, oraz antena, dzięki której dokument może działać bezstykowo. Aby odczytać zawartość naszego profilu osobistego lub skorzystać z podpisu elektronicznego, wystarczy przyłożyć dowód do czytnika i wprowadzić kod weryfikujący.

Jakie dane zawiera e-dowód?

W e-dowodzie znajdują się następujące dane osobowe: imię lub imiona i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, płeć, zdjęcie, numer PESEL, obywatelstwo. E-dowód zawiera także informacje na temat samego dokumentu, czyli serię i numer, datę wydania, datę ważności, podmiot, który dowód wydał, i numer CAN. Ponadto w warstwie elektronicznej e-dowód zawiera dane, których nie było w starym, analogowym dowodzie. Są to:

  • powtórzone dane osobowe i dane dowodu w formie elektronicznej,
  • certyfikaty,
  • miejsce na certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego,
  • aplikacja ICAO, która pozwala odprawić się automatycznie przy przekraczaniu granicy państwa.

Certyfikaty w e-dowodzie pozwalają m.in. na uwierzytelnianie się w usługach online (np. przy logowaniu do ePUAP), podpisanie elektronicznie dokumentów podpisem osobistym czy potwierdzenie swojej obecności. Są wydawane i weryfikowane przez ministra spraw wewnętrznych i administracji. Istnieją cztery certyfikaty:

  • certyfikat umożliwiający uwierzytelnienie w usługach online – aby z niego korzystać, niezbędny jest czterocyfrowy kod PIN1;
  • certyfikat, który pozwala podpisać elektronicznie dokumenty podpisem osobistym (podpis osobisty – zaawansowany podpis elektroniczny umieszczany w e-dowodzie, który w kontakcie z urzędem jest tak samo ważny jak podpis własnoręczny, można go także używać do załatwiania innych spraw – z firmami lub osobami, jeśli zgodzą się na to obie strony) – aby korzystać z tego certyfikatu, niezbędny jest sześciocyfrowy kod PIN2;
  • certyfikat potwierdzania obecności – znajduje się w każdym e-dowodzie i nie wymaga żadnego kodu PIN;
  • certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego – można kupić go dodatkowo u dostawcy komercyjnego i umieścić w swoim e-dowodzie.

Korzyści z e-dowodu

Użycie podpisu osobistego (podpisu elektronicznego) będzie wywoływało dla podmiotów prywatnych i publicznych taki sam skutek jak podpis własnoręczny. Używając podpisu osobistego, będzie można podpisać każdy dokument elektroniczny wysyłany do urzędu. E-dowód zapewnia także miejsce na kwalifikowany podpis elektroniczny, jeśli właściciel dokumentu taki podpis posiada lub chciałby nabyć (na zasadach rynkowych). Jedna karta pozwoli wówczas na przechowywanie i korzystanie z obu rodzajów podpisów.

Dowód osobisty jest także dokumentem podróży. E-dowód zawiera aplikację ICAO (Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego). Zapisanie w jego chipie danych osobowych i fotografii posiadacza dowodu w formie zdjęcia biometrycznego pozwoli na korzystanie z automatycznych bramek granicznych, a co za tym idzie – umożliwi szybszą i sprawniejszą obsługę na lotnisku.

Dowody osobiste z warstwą elektroniczną funkcjonują już w Austrii, Belgii, Chorwacji, Portugalii, Estonii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Niemczech, Szwecji, Włoszech, na Litwie i na Węgrzech. Są wykorzystywane zazwyczaj do identyfikacji,...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy