Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

11 października 2022

NR 206 (Październik 2022)

Kwestionariusz oceny trybów negocjacyjnych

0 269

OBECNA SYTUACJA KRYZYSOWA OBLIGUJE NAS DO TEGO, ŻEBY W KAŻDEJ SFERZE ŻYCIA POSZUKIWAĆ ROZWIĄZAŃ NAPRAWCZYCH I KORYGUJĄCYCH, SŁOWEM: RATUJĄCYCH RZECZYWISTOŚĆ, W TYM TAKŻE ZAMÓWIENIOWĄ.

Nakreślona wyżej teza nie wymaga szerszego uzasadnienia, tylko poszukiwań nowych lub usprawniających mechanizmów w obszarze udzielania, a także kontroli i audytu zamówień publicznych. 
W trakcie implementacji nowej dyrektywy klasycznej w 2016 roku, a także procedowania ustawy – Prawo zamówień publicznych z 2019 roku, dużo mówiło się o znaczeniu trybów negocjacyjnych i o nowej roli kontroli zamówień publicznych oraz koniecznych zmianach w tych obszarach. Pomysł połączenia tych tematów ma więc także oparcie w intencjach ustawodawcy unijnego i krajowego, jak bowiem widać, już na etapie legislacyjnym zauważono w tym zakresie potrzeby wprowadzenia zmian i nowych rozwiązań.
Niemniej jednak to przede wszystkim użytkownicy ustawy przez swoją praktykę, na gruncie nowych przepisów, wyznaczają rzeczywisty kierunek koniecznych rozwiązań i akcentują potrzeby „zamówieniowe”, uwzględniając w tym dodatkowo obecne ekstremalne problemy związane z konsekwencjami pandemii i wojną w Ukrainie. Z mojej praktyki w audycie zamówień publicznych wynika przekonanie, że zarówno audyt, jak i kontrola powinny odgrywać rolę przede wszystkim prewencyjną.

POLECAMY

Ważne

Jeżeli zamawiający ma problem, popełnia błędy, które świadczą tylko o jego wadliwych nawykach i praktykach, a nie o złej woli czy świadomej tendencji – każda ocena jego działań powinna dać mu wskazówkę, jak inaczej lub optymalniej ma procedować czy organizować system udzielania zamówień publicznych.


Z kolei jeżeli faktem notoryjnym jest to, że wykonawca wnosi bezcenny wkład w proces udzielania zamówień publicznych, na etapie zarówno przygotowania postępowania, jak i jego realizacji, to edukacyjny okres nauki na najprostszych trybach na podstawie nowej ustawy Pzp, jaki przypadł na pierwszy i kolejny rok jej obowiązywania, powinien ewaluować w stronę wdrożenia trudniejszych procedur negocjacyjnych. Jest to zresztą proces uprawniony, bo ustawodawca zrezygnował przecież w ustawie Pzp z 2019 roku z prymatu procedur otwartych.
I o tym właśnie będzie traktować niniejszy artykuł – połączy dwa tematy: tryby negocjacyjne i ich prewencyjną ocenę w trakcie audytu lub kontroli. A wszystko po to, żeby pomóc cokolwiek zoptymalizować lub wskazać potrzebę rozwiązań w kierunku wsparcia procedur negocjacyjnych, także przez profesjonalną ocenę kontrolną z przydatną rekomendacją. 
Jeżeli zamawiający zgodzi się ze mną, że ma szansę na lepsze rozwiązania zakupowe w ramach procedur negocjacyjnych – w obecnych, bardzo trudnych realiach – to przekażę kilka wskazówek, jak może być oceniany ten obszar, żeby optymalniej, a jednocześnie bezpieczniej, mógł realizować procedury negocjacyjne. Przedstawię wybrane elementy stworzonego przeze mnie arkusza oceny trybów negocjacyjnych wraz z uzasadnieniem. Zwrócę w nim uwagę na te kwestie, które z mojej perspektywy mogą mieć duże znaczenie w edukacji w zakresie trybów negocjacyjnych, a następnie w ich procedowaniu.

ARKUSZ DO SAMOOCENY LUB KONTROLI 

OBSZAR: PRZYGOTOWANIE TRYBÓW NEGOCJACYJNYCH – WYBRANE ZAGADNIENIA
Pytania lub zagadnienia, na których podstawie w tym obszarze audytor może oceniać działania zamawiającego:

  • Czy i jakie określono zasady organizacji pracy w zakresie zaplanowania i przeprowadzania trybów negocjacyjnych w jednostce?
  • Czy wskazano osoby odpowiedzialne za przygotowanie i realizację procedury negocjacyjnej?
  • Zasady delegowania odpowiedzialności – czy je określono, a jeśli tak, to w jakiej mierze zasady te są transparentne i efektywne?
  • Kwalifikacje osób odpowiedzialnych za przygotowanie i przeprowadzenie negocjacji w poszczególnych trybach negocjacyjnych.
  • System szkoleń:
    –     Jak wygląda?
    –     Kto za niego odpowiada?
    –     Czy uwzględnia edukację w zakresie technik negocjacyjnych?
  • Jak wyglądają zasady współpracy osób opisujących przedmiot zamówienia z osobami, które zajmują się samą procedurą negocjacyjną?
  • Czy ewentualnie zlecany jest opis przedmiotu zamówienia lub przygotowania bądź wsparcia negocjacji?
  • Jak zlecany jest opis przedmiotu zamówienia lub przygotowania bądź wsparcia negocjacji?

Oceniając obszar przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w każdym trybie, nie można pominąć fundamentalnych kwestii warunkujących sprawną organizację systemu udzielania zamówień publicznych. 
Należą do nich kadry, szkolenia, kompetencje, zasady delegowania odpowiedzialności, organizacja, zasady współpracy. Potraktowanie powyższych spraw bez należytej staranności ma zawsze konsekwencje w samym procedowaniu, już w ramach określonej procedury i w jej rezultacie. Tym bardziej trudniejsze procedury negocjacyjne muszą być realizowane przez kompetentne, wykwalifikowane osoby. Ponadto poukładana musi być adekwatnie organizacja systemu udzielania zamówień publicznych. 
Koniecznie należy podkreślić, że optymalny efekt wykorzystania negocjacji dla właściwej realizacji zamówienia być może nie będzie możliwy do uzyskania, jeśli zamawiający rzeczywiście nie umie zastosować właściwych technik negocjacyjnych. Proces realizacji negocjacji musi być bowiem bardzo dobrze zaplanowany. Warto tu zacytować znany fragment publikacji Lecha Baczyńskiego Sekrety skutecznych negocjacji:
Początkujący negocjatorzy poświęcają 30% czasu na przygotowanie, a 70% na negocjacje. Doświadczeni czynią odwrotnie.
Jeżeli w jednostce nie ma kadry wykwalifikowanej w technikach negocjacyjnych lub nie zaplanowano w tym zakresie szkoleń, ponieważ wcześniej w zasadzie wszystko realizowano w ramach przetargu nieograniczonego lub trybu podstawowego bez negocjacji, to znaczy, że zamawiający po prostu nie doceniają samej czynności negocjacji, co będzie wiązać się zapewne z mniejszą skutecznością trybów negocjacyjnych. 
Nietrudno sobie wyobrazić w takim stanie rzeczy, jak mogą wyglądać i rozwlekać się czasowo negocjacje z wykonawcą, jeżeli ten stosuje np. technikę negocjacji zwaną „pozornym zwierzchnikiem”, a zamawiający jest zdeterminowany z różnych względów negocjować, lecz z braku wiedzy i doświadczenia takiej manipulacji nie zidentyfikuje.

Ważne

Pełnomocnik wykonawcy, zasłaniając się wtedy swoim częściowym upoważnieniem i koniecznością wszelkich uzgodnień z przełożonym, może przeciągać negocjacje, bo specyfiką tej techniki jest to, że żadne ustalenia nie są ostateczne do momentu, gdy nie zostaną potwierdzone przez zwierzchnika osoby, która negocjuje. 


Oczywiście sama czynność negocjacji doznaje pewnych ograniczeń na gruncie ustawy Pzp i każdy tryb wyznacza tu indywidualny reżim w jej zakresie, ale sama umiejętność prowadzenia negocjacji, żeby wejść na drogę procedur negocjacyjnych, jest konieczna. Wykonawcy uczą się negocjować systematycznie, bo są one ich chlebem powszednim w prowadzeniu biznesu. Nikogo nie trzeba przekonywać, że profesjonalnie przeprowadzone negocjacje niejednokrotnie warunkują wszystko. 
Inną kwestią jest zlecanie opisu przedmiotu zamówienia lub udział eksperta zapewniającego zamawiającemu wsparcie merytoryczne bądź techniczne w negocjacjach.

Ważne

Niejednokrotnie przy wielomilionowych kontraktach, a także newralgicznych zamówieniach o mniejszej wartości – co warto szczerze przyznać – zespołowi procedującemu określony tryb brakuje specjalistycznych kompetencji, żeby je samodzielnie realizować. Jeśli zespół ten nie może samodzielnie opisać przedmiotu zamówienia lub uczestniczyć w negocjacjach tak, żeby to rokowało spodziewany efekt, powinien się wtedy pojawić ekspert, który wesprze zamawiającego i zoptymalizuje jego starania. 


Sam sposób zatrudnienia eksperta lub biegłego oraz bezpieczna i obligująca go do właściwej realizacji zadań umowa determinują niejednokrotnie jego odpowiedzialność i skuteczność. Zatem i tego rodzaju aspekt przygotowania postępowania jest tu niezmiernie ważny. Warto się więc takim zleceniom ekspertów przynajmniej przyjrzeć: jak to wyglądało do tej pory w jednostce i jaki był tego efekt. W każdym razie na pewno powinien to zrobić audytor. 

Analiza potrzeb a tryby negocjacyjne

Pytania lub zagadnienia, na których podstawie w tym obszarze audytor może oceniać działania zamawiającego:

  • Jak określono zasady i organizację przygotowania oraz realizacji analizy potrzeb?
  • Kto dokonuje analizy potrzeb?
  • Jakie są kompetencje i kwalifikacje osób wykonujących analizę potrzeb?
  • Jak przydatna jest analiza potrzeb w ocenie osób opisujących opis przedmiotu zamówienia i realizujących tryby negocjacyjne?
  • W stosunku do jakich zamówień dokonuje się udokumentowanej analizy potrzeb?
  • Jakie aspekty lub uzasadnienie uwzględnia część analizy potrzeb poświęcona decyzji o zastosowaniu trybu negocjacyjnego?
  • Czy analiza potrzeb realizowana jest zgodnie z zasadą proporcjonalności?
  • Jak dokumentowana jest analiza potrzeb?
  • Zakres analizy potrzeb, inne pytania (inny tryb, inna specyfika) przedmiotu zamówienia.

Są to pytania i zagadnienia dotyczące obszarów związanych z analizą potrzeb, gdyż jest ona pierwszoplanowym etapem właściwego przygotowania każdego postępowania. Warto podkreślić, że duży błąd, moim zdaniem, popełniają zamawiający, jeżeli na pytanie „Kiedy realizujesz analizę potrzeb do określonego zamówienia?” odpowiadają: „Tylko w wypadku zamówień o wartości tzw. unijnej”.
Nigdy nie zaakceptuję takiej odpowiedzi. Zgodnie z art. 83 ustawy Pzp dokumentowanie analizy potrzeb jest obligatoryjne w odniesieniu do procedury tzw. unijnej. Faktem jest jednak, a przynajmniej powinno być, że przed dokonaniem każdego zakupu niezależnie od wartości powinniśmy się zastanowić, co mamy kupić lub zrealizować, w jaki sposób...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy