Ogłoszenie – specyfikacja – opis przedmiotu zamówienia

Reguluje to art. 37 ustawy z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019). Artykuł ten określa obowiązki leżące po stronie zamawiających, stanowiące w znacznej części kontynuację aktualnych obowiązków zamawiającego, w zakresie przygotowania ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji warunków zamówienia (obecnej SIWZ) oraz opisu przedmiotu zamówienia. Dotyczy to w szczególności opracowania dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Ogłoszenie o zamówieniu 

Sporządzenie ogłoszenia o zamówieniu oraz jego opublikowanie, w formie i w sposób przewidziany ustawą, analogicznie jak dotychczas, stanowić będzie, także na gruncie nowego Pzp, jeden z elementarnych i podstawowych obowiązków spoczywających na zamawiającym jako organizatorze postępowania o zamówienie publiczne. Sposób i miejsce zamieszczenia ogłoszenia będzie uzależnione, jak dotychczas, od wartości zamówienia. Nowe Pzp określa reguły publikacji ogłoszeń dla postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, tzn. dla zamówień unijnych oraz dla zamówień o wartości niższej niż progi unijne, tzn. dla zamówień krajowych.

Zamówienie klasyczne powyżej progów unijnych

W zakresie postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne nowe Prawo zamówień publicznych stosować będzie regulacje unijne. 
 

Nowe Pzp nie precyzuje treści ogłoszenia, zakresu zawieranych w nim informacji, a jedynie odsyła do rozporządzenia Komisji. Obowiązkiem zamawiających będzie udokumentowanie daty przekazania ogłoszenia do publikacji, w tym przechowywanie dowodu dokonania przedmiotowej czynności. Procedura przekazywania ogłoszeń przez zamawiających nie uległa zmianie, ogłoszenia przekazywane będą nadal zgodnie z formatem i procedurami elektronicznego przesyłania ogłoszeń ustanowionymi przez Komisję Europejską, dostępnymi na stronie internetowej, o której mowa w ust. 3 załącznika VIII do dyrektywy 2014/24/UE. 
Nowe Pzp w przypadku ogłoszeń o wartości równej lub przekraczającej progi unijne wprowadziło wymóg udostępniania ogłoszeń przez zamawiających na stronie internetowej prowadzonego postępowania (dotychczas zamawiający miał obowiązek umieszczania ogłoszenia w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej). Powyższe obowiązki nie wykluczają możliwości dodatkowego udostępnienia treści ogłoszenia w innych miejscach niż strona internetowa prowadzonego postępowania. Ogłoszenie opublikowane na stronie internetowej lub w innym miejscu musi być tożsame co do treści z ogłoszeniem publikowanym w Dzienniku Unii Europejskiej.

Udostępnienie ogłoszenia w sposób wskazany powyżej może nastąpić dopiero po publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, chyba że zamawiający nie otrzyma w terminie 48 godzin potwierdzenia przez Urząd Publikacji UE faktu otrzymania ogłoszenia. Zamawiający, udostępniając treść ogłoszenia na stronie internetowej prowadzonego postępowania lub w innym miejscu, zobowiązany będzie do oznaczenia daty przekazania ogłoszenia do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. 

Nowością w stosunku do obecnie obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 r., poz. 1843) jest wprowadzenie ograniczeń w zakresie dopuszczalnych zmian treści ogłoszenia o zamówieniu. Zmiana ogłoszenia o zamówieniu nie może powodować zmiany charakteru zamówienia w porównaniu do pierwotnie określonego w dokumentach zamówienia. Konsekwencje zmiany charakteru zamówienia, poprzez zmianę ogłoszenia, uregulowano w art. 90 ust. 3 n. Pzp, który wskazuje: (…) w przypadku, gdy zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu istotnie zmieniają charakter zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności znacznie zmieniają zakres zamówienia, zamawiający unieważnia postępowania na podstawie art. 256. Przedmiotowa regulacja wprowadza wprost przesłankę unieważnienia postępowania w sytuacji opisanej ustawą, nakłada na zamawiającego obowiązek podjęcia określonej czynności.
Formularze, których stosowanie stanowi obowiązek zamawiających, odnośnie do wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej znajdują się na stronie Urzędu Publikacji Unii Europejskiej (https://simap.ted.europa.eu/pl/standard-forms-for-publicprocurement). 

Terminy składania ofert 

Zamawiający jako organizator postępowania zobowiązany jest do jego prowadzenia z uwzględnieniem terminów ustalonych przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych. Terminy składania ofert od stycznia 2021 r., tak jak dotychczas, będą różne w zależności od trybu udzielenia zamówienia. Zamawiający, wyznaczając terminy składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zobligowani będą do uwzględnienia złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia, które determinują również czas niezbędny do przygotowania oferty. 
 

W wyjątkowych sytuacjach, tj. gdy doszło do opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego lub gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu jest uzasadnione, zamawiający może wyznaczyć termin nie krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu. 
Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, ale w przypadku, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, należycie uzasadniona przez zamawiającego, może on wyznaczyć krótszy termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jednak nie krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu.

W przypadku składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w trybie negocjacji z ogłoszeniem termin nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Ustawa nie przewiduje w tym trybie możliwości skrócenia terminu. 

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w trybie dialogu konkurencyjnym nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. W tym trybie ustawa również nie przewiduje skrócenia terminu. 

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w trybie partnerstwa innowacyjnego nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Brak jest możliwości skrócenia terminu. 

W przypadku wszczęcia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia zamawiający przekazuje wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zamawiający po wszczęciu postępowania może przekazać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy. 

Zamówienie z wolnej ręki to tryb, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Zamawiający po wszczęciu postępowania może przekazać do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy. 

W przypadku zamówień udzielanych na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 11–14 nowego Pzp (tzw. in-house) zamawiający po wszczęciu postępowania przekazuje do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy przed udzieleniem zamówienia. Zawarcie umowy możliwe jest nie wcześniej niż po upływie 14 dnia od daty zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie. W terminie 14 dni od daty zakończenia postępowania zamawiający zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania. 

Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne zostało określone w Dziale III nowego Pzp i dotyczy tzw. zamówień krajowych nieobjętych dyrektywą klasyczną. W sytuacji, gdy brak jest uregulowań w Dziale III nowego Pzp, należy sięgnąć do Działu II, który reguluje kwestie zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, z uwzględnieniem szeregu włączeń wskazanych w art. 266 nowego Pzp. 

W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne ogłoszenia o zamówieniach są zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z użyciem formularzy dostępnych na stronach portalu internetowego Urzędu. Zamawiający dodatkowo ma możliwość (tj. prawo, a nie obowiązek) umieszczania ogłoszeń w inny sposób oraz w innych miejscach, w tym również w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zamieszczenie ogłoszenia w ww. miejscach jest dopuszczalne po zamieszczeniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
W ogłoszeniu zamieszczanym w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający winien w szczególności wskazać swoje dane, tj. nazwę i adres oraz przedmiot zamówienia lub konkursu. Zakres informacji zawartych w ogłoszeniach zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych określany jest przez ministra właściwego do spraw gospodarki w drodze rozporządzenia. Formularze w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych można znaleźć po zalogowaniu do systemu BZP (https://bzp.uzp.gov.pl).

W świetle nowego Pzp zamawiający nadal zobligowani będą do stosowania ustalonych, jednolitych wzorów formularzy, mających zastosowanie do wszystkich podmiotów podlegających regułom nowego Pzp.
 

W przypadku postępowania w trybie podstawowym zamawiający wyznaczy termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, jednak termin ten w przypadku dostaw i usług nie będzie mógł być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku robót budowlanych nie będzie mógł być krótszy niż 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w trybie partnerstwa innowacyjnego nie będzie mógł być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

W przypadku wszczęcia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia zamawiający przekazuje wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zamawiający, po wszczęciu postępowania, będzie mógł przekazać informację o postępowaniu do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych. 
Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Zamawiający po wszczęciu postępowania będzie mógł przekazać do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy. 

Opis przedmiotu zamówienia

Właściwy, precyzyjny opis przedmiotu zamówienia to podstawowy obowiązek zamawiającego, mający istotne znaczenie dla prawidłowego przebiegu postępowania o zamówienie publiczne oraz właściwej wyceny ofert. Nowe Pzp reguluje to w artykułach 99–103. Co do zasady ustawodawca utrzymał w regulacji obowiązującej od stycznia 2021 r. dotychczasową terminologię i instytucje odnoszące się do opisu przedmiotu zamówienia. Nadal zamawiający, opracowując zakres zamówienia, będą zobowiązani do przestrzegania zasady uczciwej konkurencji oraz dbałości o otwarcie postępowania na szeroki krąg wykonawców. 
Ustawodawca doprecyzował w nowym Pzp m.in. reguły co do sposobu dokonywania opisu zamówienia, utrzymał zakaz dokonywania opisu przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję (również przy użyciu nazw własnych), jak też obowiązek oznakowania i uwzględnienia w opisie potrzeb osób niepełnosprawnych. 

Tak jak poprzednio, nowe Pzp wskazuje, iż opis przedmiotu zamówienia nie powinien utrudniać uczciwej konkurencji w szczególności poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. 
 

Nowe Pzp nie zmieniło sposobów dokonywania opisu przedmiotu zamówienia, tym samym dopuszczalny będzie nadal opis funkcjonalny oraz opis sporządzony na podstawie norm, jak też opis mieszany, czyli łączący cechy obu modeli. Mówiąc o opisie z zastosowaniem norm, należy rozumieć określenie wymaganych cech materiałów, produktów czy usług. Co więcej, zamawiający będzie miał możliwość odesłania w opisie przedmiotu zamówienia do istniejących opracowań, np. Polskie Normy, normy innych państw członkowskich, europejskich ocen technicznych, specyfikacji technicznych itp., które stanowić będą dokumenty zamówienia. 
Przedmiot zamówienia w nowym Pzp można opisać poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, w sytuacji, jeśli zamawiający nie ma możliwości dokonania opisu przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, a takiemu opisowi towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Stosując jednakże powyżej omówiony sposób opisu przedmiotu zamówienia, zamawiający ma obowiązek opisać kryteria stosowane w celu oceny ich równoważności. Ponadto zamawiający może określić w opisie przedmiotu zamówienia konieczność przeniesienia praw własności intelektualnej lub udzielenia licencji. 

Warto również wskazać, iż nowe Pzp zachowuje dotychczas obowiązującą regulację w zakresie zamówienia publicznego na roboty budowlane. Oznacza to, że przedmiot ww. rodzaju zamówienia zamawiający nadal będzie opisywał za pomocą dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych, a gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. Szczegółowy zakres wymienionych dokumentów określany jest przez ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa. 

Warunki opisu przedmiotu zamówienia określone w Dziale II, Rozdziału 1, Oddziału 4 nowego Pzp, który dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, stosuje się odpowiednio do postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne. 

Specyfikacja warunków zamówienia 

W świetle nowego Pzp zamawiający zobowiązani będą do opracowania specyfikacji warunków zamówienia, który to dokument zastąpi dotychczasową SIWZ. Ustawodawca zrezygnował z ogólnej regulacji dotyczącej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która miała odpowiednie zastosowanie do wszystkich trybów postępowania, którym towarzyszył obowiązek sporządzenia SIWZ (art. 36 Pzp). 

Według nowego Pzp zamawiający będą sporządzać specyfikację warunków zamówienia w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego i ograniczonego, w postępowaniach prowadzonych w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, w trybie partnerstwa innowacyjnego będzie funkcjonował dokument pod nazwą opis potrzeb i wymagań. 
 

W praktyce dokumenty zamówienia są pisemnym oświadczeniem zamawiającego, które wraz z ogłoszeniem o zamówieniu – według nowego Pzp – wyznaczają całokształt warunków zamówienia. Oznacza to, że jako dokumenty zamówienia należy rozumieć nie tylko to, co wytworzył sam zamawiający, ale również dokumenty, które zostały przygotowane przez podmioty zewnętrzne na zlecenie zamawiającego, a niezbędne do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 

Nowe Pzp reguluje odrębnie dla każdego trybu postępowania warunki, jakie spełniać ma odpowiednio specyfikacja warunków zamówienia i opis potrzeb i wymagań. Oznacza to, że ustawodawca dostosował warunki zamówienia konkretnie do danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający zobowiązani będą więc do sporządzania specyfikacji warunków zamówienia o treści i zakresie przewidzianym dla danego trybu postępowania. Na uwagę zasługuje obowiązek wynikający dla zamawiających z art. 135 i 284 nowego Pzp, którzy – tak jak dotychczas – będą zobligowani do udzielania wyjaśnień wobec treści SWZ. 
Ustawodawca wskazuje wprost, iż w postępowaniach unijnych: Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, o którym mowa w art. 138
ust. 2 pkt 2 [skrócenie terminu składania ofert z 35 do 15 dni – przyp. aut.], pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert. 

Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminach, o których mowa w ust. 2 (przytoczony powyżej), przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami potrzebnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert.

Obowiązkiem zamawiającego jest zamieszczanie na stronie internetowej prowadzonego postępowania treści pytań i wyjaśnień.

W przypadku postępowań krajowych termin na wyjaśnienie specyfikacji warunków zamówienia dla zamawiającego został ustalony jako: nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert, o ile wniosek o wyjaśnienia wpłynął „nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert”. Obowiązek wydłużenia terminu składania ofert w sytuacji zaniechania udzielenia wyjaśnień w ww. terminie jest aktualny także w postępowaniach poniżej progów unijnych.

Analogicznie do aktualnie oboowiązującego stanu prawnego, od stycznia 2021 r. zamawiający będzie miał możliwość zmiany specyfikacji warunków zamówienia przed upływem terminu składania ofert. Zmiany SWZ będą musiały być zamieszczane na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Jeżeli zmiana specyfikacji będzie prowadziła do zmiany ogłoszenia o zamówienia, zamawiający, w postępowaniach unijnych, zgodnie z wymaganiami art. 90 nowego Pzp będzie zobowiązany do przekazania do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej stosownego ogłoszenia zmian, a w przypadku postępowań krajowych, na mocy art. 287 nowego Pzp będzie zobowiązany do zamieszczenia stosownego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej.