Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zdaniem eksperta

30 maja 2022

NR 202 (Maj 2022)

Rejestr umów – instrukcja

0 1745

Jawność w jednostkach publicznych wchodzi już wkrótce na wyższy poziom. W dniu 1 lipca 2022 r. wejdzie bowiem w życie art. 34a ustawy o finansach publicznych, a wraz z nim obowiązek wprowadzania danych do centralnego rejestru umów.

Rejestr prowadzić będzie Minister Finansów (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych), ale za wprowadzanie do niego danych będzie odpowiadać kierownik danej jednostki. Za błędy w rejestrze przewidziane są surowe kary, dlatego warto zapoznać się z zasadami wprowadzania danych. 

POLECAMY

Art. 34b ustawy o finansach publicznych 

Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Ważne

Nie myślmy przy tym, że rejestrem możemy się zająć dopiero po 1 lipca. Dane do rejestru dotyczą umów zawieranych już od 1 stycznia 2022 r. Dlatego jest już najwyższy czas, aby zorganizować sposób zbierania danych do rejestru i zacząć gromadzić informacje o zawartych umowach. 


Prowadząc szkolenia na ten temat, cieszące się zresztą dużą popularnością, otrzymuję wiele pytań od uczestników. Okazuje się, że temat jest dla jednostek trudny, a wynika to nie tylko z samej materii, ale także z niejasnego zakresu przepisów regulujących prowadzenie rejestru umów. Odpowiedzmy zatem na najczęściej powtarzające się kluczowe pytania, co pomoże zapewne w poprawnym prowadzeniu rejestru umów.

Jak upewnić się, czy musimy prowadzić rejestr umów?

Pracujemy w sektorze publicznym. Ale czy na pewno musimy wprowadzać dane do rejestru umów?

Żeby dowiedzieć się, czy obejmuje nas obowiązek wprowadzania danych do rejestru, zajrzyjmy koniecznie do art. 9 ustawy o finansach publicznych. Nie odwołujmy się do przepisów ustawy Pzp, lecz właśnie do tego przepisu. Rejestr umów to nie rejestr zamówień publicznych.

Rejestr umów obejmować będzie dane dotyczące umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Są nimi:

  • organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały, inne państwowe jednostki budżetowe;
  • JST i ich związki, związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe i samorządowe jednostki budżetowe;
  • agencje wykonawcze i instytucje gospodarki budżetowej; 
  • państwowe fundusze celowe, ZUS, KRUS, NFZ; 
  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; 
  • uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez PAN jednostki organizacyjne; 
  • państwowe i samorządowe instytucje kultury; 
  • inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych – sektor finansów publicznych nie obejmuje przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego;
  • Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Nie ma przy tym znaczenia, czy dana jednostka jest zamawiającym publicznym, czy może zamawiającym sektorowym. Dla ujmowania danych w rejestrze nie ma też znaczenia źródło finansowania, takie jak dotacja czy działalność statutowa albo środki własne. Znaczenie ma jednak to, czy jednostka zawierająca umowę jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych.

Może być tak, że stroną umowy jest inny podmiot niż jednostka przykładem są ministerstwa. Stroną takiej umowy jest Skarb Państwa – ministerstwo reprezentuje Skarb Państwa jako tzw. statio fisci. Jednostką sektora finansów publicznych jest ministerstwo, zatem to ta jednostka będzie wprowadzać dane do rejestru.

Ważne

W poszczególnych jednostkach trzeba dokonać szczegółowej analizy tego, kto jest stroną umowy, jakie są jednostki reprezentujące tę stronę umowy – dopiero wtedy będziemy mogli przesądzić, kto odpowiada za wprowadzanie danych do rejestru umów. Nie zapominajmy o umowach zawieranych przez pełnomocnika lub w ramach grup zakupowych (zakupy wspólne czy zakupy centralne).


Kiedy powinniśmy zacząć zbierać dane do rejestru?

Mimo że przepisy wchodzą w życie 1 lipca 2022 r., to obowiązek dotyczyć będzie umów zawartych od 1 stycznia tego roku. Zatem już teraz każda jednostka powinna:

  • przeszkolić pracowników z zasad prowadzenia rejestru umów;
  • przeanalizować zawierane umowy;
  • określić wewnętrzne zasady wprowadzania danych do rejestru;
  • na bieżąco zbierać dane do rejestru umów.

Jest to bardzo ważne, bo rozpoczęcie pracy w lipcu praktycznie uniemożliwia zrealizowanie obowiązku wprowadzania danych do rejestru umów. Pamiętajmy o konsekwencjach – i nie odkładajmy tego tematu na później.

Czy w rejestrze znajdzie się cała umowa?

Nie, w rejestrze znajdą się wyłącznie określone dane. Wynikają one z art. 34a ust. 6–7 ustawy o finansach publicznych, a są to:

  • numer umowy – o ile taki nadano; 
  • data i miejsce zawarcia umowy; 
  • oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron; 
  • określenie przedmiotu umowy; 
  • wartość przedmiotu umowy; 
  • informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy (art. 34a ust. 6 ustawy o finansach publicznych);
  • informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu (art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych).

Nie mamy obowiązku publikowania z góry wszystkich zawartych umów w Biuletynie Informacji Publicznej czy w jakimkolwiek innym miejscu.

Pamiętajmy jednak, że rejestr ma obejmować te umowy, które mogą ulegać udostępnieniu w trybie dostępu do informacji publicznej (art. 34a ust 3 ustawy o finansach publicznych). Jeśli więc wpłynie do nas wniosek o udostępnienie umowy, która została ujęta w rejestrze, będziemy musieli taką umowę udostępnić właśnie na zasadach określonych w przepisach ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Ustawa przewiduje wyłączenia jawności takich umów – zgodnie z art. 34 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, art. 5 ust. 1–2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Co więcej, w rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych i art. 34 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

W prace nad rejestrem angażujemy osoby odpowiedzialne w naszej jednostce za odpowiadanie na wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Nie zapominajmy też o inspektorze danych osobowych, który ma do powiedzenia najwięcej, jeśli chodzi o zgodność naszych działań z przepisami RODO i regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Czy już teraz mamy publikować rejestr na naszej stronie internetowej?

Jeśli chcemy – nie ma przeszkód. Ustawodawca nie zabrania nam ujawniania informacji publicznych na stronach internetowych, znajdują się one zwykle w Biuletynie Informacji Publicznej danego urzędu czy danej jednostki. Ale rejestr umów jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 34a ust 2 ustawy o finansach publicznych). 

Ważne

Art. 34a ustawy o finansach publ...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy