Dołącz do czytelników
Brak wyników

Warto skorzystać

18 listopada 2022

NR 207 (Listopad 2022)

Zamówienia podprogowe z uwzględnieniem centralnego rejestru umów

0 35

Na rynku wydawniczym ukazało się niedawno drugie wydanie książki Arkadiusza Szyszkowskiego „Zamówienia podprogowe z uwzględnieniem centralnego rejestru umów”. Wydawca – C.H. Beck. Książka jest przewodnikiem po zamówieniach podprogowych. Zawiera informacje, które pozwalają zamawiającemu bezbłędnie przygotować postępowanie o zamówienie publiczne, a wykonawcy ułatwiają prawidłowe przygotowanie oferty. W książce Arkadiusza Szyszkowskiego zamawiający znajdą pełną informację prawną o zamówieniach podprogowych, taką jak np. podstawy prawne dla zamówień podprogowych, zasady i tryby udzielania, regulaminy, sposób przygotowania postępowania. Wykonawcy natomiast będą mogli skorzystać ze wskazówek, jak przygotować ofertę i po jakie uprawnienia mogą sięgnąć przy badaniu ofert. W książce omówione zostały również problemy związane z rejestrem umów. Autor przedstawił także następujące wzory dokumentów: wzór regulaminu (poniżej 130 tysięcy zł), wzór oferty oaz wzór rejestru zamówień podprogowych. Z tej publikacji warto skorzystać.

Regulamin postępowania podprogowego

Podstawa prawna: art. 214 ust. 1 ustawy Pzp, art. 44 ust. 3 pkt 1, art. 68 ustawy o finansach publicznych (uofp). Elementem, który należy w pierwszej kolejności rozważyć, przystępując do prowadzenia postępowań podprogowych, jest przyjęcie właściwym aktem wewnętrznym regulaminu udzielania tego typu zamówień. 

POLECAMY

 

Ważne

Posiadanie takiego regulaminu, z formalnego punktu widzenia, nie jest obowiązkowe, jednak jego brak może stanowić problem natury zarówno formalnej, jak i praktycznej. 

 

Formalnie z powodu braku regulaminu udzielania zamówień podprogowych zamawiającemu nie można postawić żadnego zarzutu, ponieważ nie ma obowiązku posiadania takiego regulaminu. Jednak w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas udzielania zamówień podprogowych (np. w obszarze art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp) na ogół towarzyszy mu dodatkowy aspekt dotyczący niedostatecznego dopełnienia obowiązków z zakresu kontroli zarządczej (art. 68 uofp). Okoliczności praktyczne również wskazują na pozytywny aspekt posiadania odpowiedniego regulaminu. Pozwala to na usystematyzowane i konsekwentne podejście do wszystkich postępowań podprogowych u danego zamawiającego oraz wykorzystanie wszystkich dostępnych możliwości uelastyczniania tego typu postępowań.

Zamawiający mogą oczywiście zrezygnować z wprowadzenia regulaminu postępowań podprogowych. Użyteczność posiadania regulaminu jest wprost proporcjonalna do liczby i wartości zamówień podprogowych. Zarządzanie procesem udzielania zamówień podprogowych, ze wszystkimi jego złożonymi aspektami, dla niektórych zamawiających może się okazać znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe bez jego formalnego usystematyzowania. Z kolei wielu zamawiających, którzy ani nie wydatkują większych kwot przez zamówienia podprogowe, ani nie prowadzą zbyt wielu tego typu postępowań, może obyć się bez takiego regulaminu bez najmniejszego uszczerbku, opierając się wyłącznie na wypracowanych dobrych praktykach administracyjnych.
 

Ważne

Jeżeli zamówieniami podprogowymi zainteresują się instytucje kontrolne, to pierwszym badanym dokumentem jest regulamin udzielania zamówień podprogowych. Jest to o tyle zrozumiałe, że podstawowy brak jasno sprecyzowanych norm postępowania najczęściej nie pozwala na stawianie konkretnych zarzutów w wypadku wykrycia czegoś, co instytucje te mogłyby uważać za naruszenia. W związku z tym stanowi to przyczynę częstego wykazywania w dokumentach pokontrolnych naruszenia regulacji wewnętrznych, ponieważ na ogół zawierają one czytelne normy, których brakuje przepisom powszechnym. 


Poniżej typowe ustalenie dotyczące stosowania regulaminów wewnętrznych: Stwierdzono również, że jedna trzecia ze skontrolowanych jednostek, udzielając zamówień i realizując wydatki do 30 000 euro, naruszała procedury wewnętrzne. Najistotniejsze z tych naruszeń dotyczyły zastosowania niewłaściwego trybu wyboru wykonawcy, nieskierowania zapytań ofertowych do wymaganej liczby oferentów, braku publikacji ogłoszeń o zamówieniu, nieudokumentowania lub nierzetelnego dokumentowania czynności związanych z ustaleniem wartości zamówień[1].

Jeżeli zamawiający decydują się na wprowadzenie regulaminów udzielania zamówień podprogowych, to powinni ich przestrzegać. Z dwóch rozwiązań – wprowadzić regulamin i go naruszać albo nie wprowadzić – zdecydowanie mniejsze ryzyko prawne dotyczy tej drugiej sytuacji. 

Treść regulaminu

Nie istnieje jeden obowiązujący wzorzec regulaminu postępowań podprogowych. Każdy zamawiający sam decyduje, co w regulaminie umieścić. W znacznym stopniu treść regulaminu stanowi pochodną zadań, do jakich został powołany dany zamawiający. Inne kwestie (inne rodzaje wydatków) wiążą się z funkcjonowaniem szkoły, inne z funkcjonowaniem instytucji kultury, a jeszcze inne z funkcjonowaniem gminy, choć z pewnością znaczna część z nich się pokrywa. Treść regulaminów obejmuje na ogół:

  1. wskazanie uczestników procesu zakupowego i ich odpowiedzialności,
  2. zasady obiegu dokumentacji zakupowej (często stanowiąc część obiegu dokumentacji finansowo-księgowej),
  3. wewnętrzne progi finansowe,
  4. tryby udzielania zamówień podprogowych (w tym przede wszystkim zasady upubliczniania informacji o postępowaniu),
  5. zasady postępowania z ofertami (kryteria oceny ofert, ewentualnie warunki udziału, zasady wyboru oferty, negocjacje),
  6. zasady zawierania umów podprogowych,
  7. wyłączenia spod zasad ogólnych (w tym zakresie najczęściej ujawniają się różnice między regulaminami „branżowymi”),
  8. wzory stosowanych dokumentów (wniosek o wszczęcie postępowania, zapytanie ofertowe, niekiedy umowa, protokół odbioru).

Niektórzy zamawiający poruszają w regulaminie dodatkowe kwestie – planowanie zamówień podprogowych czy prowadzenie rejestru.

Na pytanie, jaki powinien być regulamin zamówień podprogowych, można odpowiedzieć, wskazując dwie kwestie: dopasowany oraz elastyczny.

Dopasowany oznacza „uszyty na miarę” dla danego zamawiającego, zgodny z jego wielkością, liczbą i rodzajem postępowań, ale przede wszystkim nadający się do praktycznego stosowania. Niektórzy zamawiający, kierowani – jak można się domyślać – chęcią właściwego zabezpieczenia interesu publicznego i nie do końca właściwie rozumianej konkurencyjności, przepisują do regulaminów całe obszerne fragmenty ustawy – Prawo zamówień publicznych. Trudność polega na tym, że regulacje ustawy Pzp w znacznej mierze nie są projektowane dla prowadzenia postępowań o niewielkiej wartości i zamiast ułatwiać prowadzenie postępowań podprogowych, stanowią często nieprzekraczalną przeszkodę. Jako przykład można wskazać kopiowanie w całości przesłanek odrzucenia oferty, zasad obliczania wartości zamówienia (wraz z przeliczaniem na euro), rozbudowany protokół z postępowania, zasady aneksowania umów.

Elastyczny regulamin to taki, który pozwala zamawiającemu reagować adekwatnie do zmieniających się okoliczności. Na przykład wprowadzenie do regulaminu przesłanki nakazującej odrzucenie oferty niepodpisanej (bez możliwości uzupełnienia tego braku dodatkowym oświadczeniem woli osoby uprawnionej) w sytuacji, gdy ta oferta jest zdecydowanie korzystniejsza od pozostałych i jedyna mieści się w środkach zamawiającego, jest nieracjonalne i całkowicie nieelastyczne. Zakazy znane z ustawy Pzp, dające sztywne i niekiedy konieczne ramy poruszania się uczestników postępowania, nie muszą i często nie powinny być przenoszone do zamówień podprogowych.

Progi wewnętrzne

Elementem wskazanym w przypadku stosowania regulaminu udzielania zamówień podprogowych jest właściwe ustalenie wewnętrznych progów finansowych. Inne obowiązki powinny wiązać się z wydatkowaniem kwot skrajnie niskich, a inne w wypadku wartości zbliżonych do progu stosowania przepisów ustawy Pzp. Nie ma jednego wzorca, który wskazywałby jedyną właściwą liczbę progów oraz ich wartość. 

 

Ważne

Podstawowym wyznacznikiem tej decyzji powinna być wysokość planu finansowego zamawiającego, czyli ile wydaje on w ramach zamówień podprogowych rocznie. 

 

Wprowadzenie progu, powyżej które...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy