Dołącz do czytelników
Brak wyników

Opinia UZP

18 stycznia 2019

NR 170 (Styczeń 2019)

Zamówienia w grupie

283

Wykonawcy występujący wspólnie w postępowaniach o uzyskanie intratnego zamówienia publicznego pod umownym mianem konsorcjum to zjawisko powszechne na rynku zamówieniowym. Znacznie rzadziej słyszymy o zamówieniach wspólnych – i znacznie mniej wiemy o specyfice towarzyszących im postępowań. Tym bardziej pożądane okazuje się upublicznione w ostatnich tygodniach przez Urząd Zamówień Publicznych obszerne opracowanie na ten temat.

Tę wyczerpującą analizę okoliczności umożliwiających zaistnienie zamówień wspólnych wieńczy nawet zamieszczony na stronach internetowych UZP wzór Porozumienia w zakresie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego wraz ze szczegółowymi wyjaśnieniami. Istotne jest jednak przybliżenie tych kwestii uczestnikom rynku zamówieniowego dla ułatwienia im stosowania prawidłowych procedur. 

Jak wskazuje art. 16 ust. 1 Pzp, zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Zamawiający mogą też przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia wspólnie z zamawiającymi posiadającymi siedzibę w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, o czym z kolei mówi art. 15e ust. 1 Pzp. 

Jak podkreślają eksperci UZP, ustawodawca przewidział sytuacje, w których zamawiający będzie dokonywał zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych, ale nie będzie prowadził postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie oznacza to jednak zwolnienia go z tego obowiązku, a jedynie przeniesienie go na inny podmiot. Dopuszczalne są więc różne sposoby łączenia, zastępstwa lub reprezentacji podmiotów dokonujących zakupów, w tym powstawanie różnego rodzaju grup zakupowych. 

Grupy zakupowe

Grupa zakupowa jest zrzeszeniem podmiotów agregujących swoje zakupy (popyt) i wspólnie je realizujących. Nie jest to pojęcie ustawowe, nie posiada definicji legalnej. W praktyce zamówieniowej znajduje zastosowanie jako określenie zamawiających wspólnie prowadzących postępowanie i udzielających zamówień publicznych (podobnie jak również niezdefiniowane oficjalnie określenie „konsorcjum” w odniesieniu do wspólnego działania wykonawców). 

Wprowadzenie regulacji zawartych w cytowanym wyżej art. 16 ust. 1 Pzp uzasadniane było korzyściami natury ekonomicznej. Utworzenie grupy zakupowej nie pozbawia zainteresowanych podmiotów statusu zamawiającego. Przypisywany jest on bowiem tym podmiotom ustawowo, a w konsekwencji utworzenia grupy przekazują one jedynie swoje prawa i obowiązki dotyczące konkretnego postępowania wskazanemu zamawiającemu. 

Jak podaje UZP, do podstawowych korzyści związanych z funkcjonowaniem grup zakupowych zalicza się:

  • ­­uzyskanie lepszych warunków zakupów, w tym przede wszystkim cen,
  • ­­zmniejszenie kosztów transakcyjnych (dla dostawcy bardziej opłacalne jest negocjowanie z grupą niż indywidualnymi przedsiębiorcami),
  • ­­osiąganie takiej koordynacji popytu, która prowadzi do wystąpienia korzyści skali,
  • ­­zintensyfikowanie konkurencji wśród dostawców,
  • ­­możliwość transferowania korzyści na ostatecznych odbiorców.

Stworzenie grupy zakupowej może mieć również negatywny wpływ na rynek, na którym będzie ona funkcjonować. W skrajnych przypadkach może być nawet mowa o naruszeniu równowagi na rynku. Przekroczenie odpowiednich dla konkretnego rynku przedmiotowych lub podmiotowych granic optymalnego zrzeszania się może przynieść skutki w postaci wyeliminowania z rynku określonych podmiotów po stronie podażowej (wykonawców). 

Granice przedmiotowe dotyczą rozmiaru przedmiotu zamówienia i należałoby je utożsamiać z taką wielkością, która zaczyna oddziaływać na funkcjonowanie rynku. 

Granice podmiotowe wskazują na uczestników rynku po stronie popytowej (zamawiających). 

Agregowanie popytu ma również pozytywny wpływ na poziom konkurencji (w rozumieniu ekonomicznym) pomiędzy wykonawcami. Rozmiar i zakres przedmiotu zamówienia przekłada się na zainteresowanie wykonawców zamówieniem, co prowadzi do możliwości uzyskania przez zamawiających korzyści ekonomicznych, w szczególności niższych cen zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych. Najczęściej podkreślane zalety tworzenia grup zakupowych wiążą się z osiąganiem korzyści skali.

Nie ulega wątpliwości, że pozytywne efekty tak dużych rozmiarów zamówienia nie będą osiągalne dla zdecydowanej większości zamawiających występujących samodzielnie. Należy jednak zwrócić uwagę, że zwiększanie rozmiaru czy zakresu zamówienia może nie przynieść zamawiającym oczekiwanych korzyści. 

Dotyczy to przedmiotów zamówienia, których realizacja wiąże się dla wykonawców z dużym ryzykiem, zwłaszcza zewnętrznym. Przykładowo można wskazać na duże zakupy sprzętu komputerowego rozłożone w czasie. Wtedy korzyści z efektu skali mogą okazać się mniejsze niż koszty ryzyka związanego np. z kursem waluty lub trudnościami dostawców związanymi z koniecznością zgromadzenia dużej ilości sprzętu. Nie chodzi tu o samo ryzyko niewykonania zamówienia – przed takim zamawiający mogą się zabezpieczyć w umowie – ale o to, że każde ryzyko wykonawcy znajduje swoje odzwierciedlenie w cenie.

Nie bez znaczenia są też korzyści natury organizacyjnej. Istnieją zamawiający, szczególnie niewielcy, którzy nie dysponują kadrą odpowiednio przygotowaną albo do udzielania zamówień publicznych w ogóle, albo do konkretnego zamówienia, ze względu na jego przedmiot, rozmiar czy zakres. Przystąpienie do porozumienia daje możliwość rozwiązania tego typu problemów w sposób najszybszy i najmniej kosztowny. W skrajnym przypadku oznacza skorzystanie z zasobów, infrastruktury, kadry, wiedzy i doświadczenia jednego zamawiającego przez innego. 

Koszty zamawiających

Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wiąże się z kosztami ponoszonymi przez zamawiających. Przykładowo można tu wymienić koszty pracownicze, koszty sprzętu i oprogramowania niezbędnych do zapewnienia formy elektronicznej, ewentualne koszty usług zewnętrznych realizowanych w ramach pomocniczych działań zakupowych. Dla większych zamawiających lub przeprowadzających większą liczbę postępowań będą to koszty o charakterze stałym, stosunkowo niewysokie w odniesieniu do jednostkowego postępowania. Obok kosztów stałych, wynikających z obowiązku stosowania ustawy Pzp, mogą pojawić się też koszty związane wyłącznie z konkretnym postępowaniem, np. koszty biegłych, koszty korzystania przez wykonawców ze środków ochrony prawnej itd. A te mogą zależeć zarówno od samego przedmiotu zamówienia (specyfiki, poziomu skomplikowania, powszechności dostępu), jak i jego rozmiaru lub zakresu. 

W niektórych przypadkach prowadzenie postępowania przez zamawiającego, wyznaczonego spomiędzy umawiających się zamawiających, nie będzie wiązać się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Jeżeli ten zamawiający i tak prowadziłby postępowanie na ten przedmiot zamówienia – i to o dużej wartości – to proste pomnożenie ilości nie spowoduje zmiany kosztów prowadzenia postępowania lub ryzyka ich pojawienia się. Jeżeli jednak – w przeciwnie skrajnym przypadku – dopiero przystąpienie do porozumienia spowoduje wystąpienie obowiązku stosowania ustawy, to wtedy wzrośnie ryzyko kosztów, np. związanych z wykorzystaniem środków ochrony prawnej.

Przede wszystkim jednak zamawiający muszą ponieść koszty przygotowania postępowania, w szczególności opisania przedmiotu zamówienia i oszacowania wartości oraz skorzystania z ewentualnych pomocniczych działań zakupowych. W praktyce zatem – przy wspólnym udzielaniu zamówień będą musieli uwzględnić trzy rodzaje kosztów: 

  • koszty stałe zamawiającego upoważnionego związane z wypełnianiem obowiązku stosowania ustawy Pzp;
  • koszty dotyczące bezpośrednio prowadzonego postępowania oraz 
  • koszty przygotowania postępowania. 

 

    Podział kosztów pomiędzy zamawiających działających wspólnie powinien zostać uzgodniony w zawieranym pomiędzy nimi porozumieniu. Jeżeli nawet uznać, że koszty ujęte w pierwszej grupie i tak zostałyby przez zamawiającego poniesione, to bez wątpienia te, które generowane są w wyniku zawarcia porozumienia, mogłyby zostać podzielone pomiędzy podmioty działające wspólnie. 

    Wyznaczenie upoważnionego 

    Możliwość skorzystania z dyspozycji art. 16 ust. 1 Pzp przez zamawiających nie została w żaden sposób ograniczona. W szczególności członkostwo w grupie zakupowej nie jest uzależnione od rodzaju zamawiającego, a zatem wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 Pzp mogą zdecydować się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia. W ustawie nie zawarto również jakichkolwiek przesłanek lub warunków odnośnie do podjęcia decyzji o wspólnym udzieleniu zamówienia. Stąd też zamawiający mogą skorzystać z tej możliwości w każdym przypadku, który zostanie uznany za uzasadniony. 

    Zamawiający mogą również wyznaczyć spośród siebie zamawiającego upoważnionego jedynie do przeprowadzenia postępowania. Wówczas w nastę...

    Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

    Co zyskasz, kupując prenumeratę?
    • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
    • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
    • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
    • Cykl szkoleń online
    • Indywidualne konsultacje
    • ...i wiele więcej!
    Sprawdź

    Przypisy