Zmiana ogłoszenia poniżej i powyżej progów unijnych

Zmiana ogłoszenia o zamówieniu

Zanalizy przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm.), wynika, że sfera dopuszczalnych modyfikacji ogłoszenia o zamówieniu zależna jest po pierwsze od tego, czy zmiana dotyczy ogłoszenia o zamówieniu poniżej progu unijnego, czy też odnosi się do zamówienia o wartości równej lub przekraczającej próg unijny. Po drugie uprawnienie do zmiany ogłoszenia o zamówieniu zależne jest od „istotności” zmian charakteru zamówienia w stosunku do pierwotnie określonych w ogłoszeniu.

Ogłoszenia w postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne

W zamówieniach poniżej progu unijnego ogłoszenia, o których mowa w dziale III¹, zamieszczane są w Biuletynie Zamówień Publicznych, udostępnianym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Katalog rodzajów ogłoszeń określił ustawodawca w art. 267 ust. 2 Pzp wśród których, dla analizy przedstawionego na wstępie problemu, istotne jest:

1. ogłoszenie o zamówieniu oraz
2. ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.

Podobnie jak w zamówieniach unijnych, tak i w przypadku postępowań poniżej progu unijnego, zamawiający jest obowiązany udokumentować zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych i przechowywać dowód jego zamieszczenia.

Zakres uprawnienia zamawiającego do zmiany ogłoszenia o zamówieniu

W przypadku postępowań poniżej progu unijnego, stosownie do treści art. 271 ust. 1 Pzp, zamawiający może zmienić ogłoszenie, zamieszczając w BZP ogłoszenie o zmianie ogłoszenia. Ustawodawca nie uzależnił korzystania z tego uprawnienia od określonych przesłanek.

Jeżeli zmiana, o której mowa w art. 271 ust. 2 Pzp, jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, zamawiający przedłuża termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie lub wprowadzenie zmian we wnioskach albo ofertach.

Jeżeli zamawiający skorzystał z uprawnienia wynikającego z art. 270 ust. 1 i 2 Pzp, tj. opublikował ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie internetowej lub przekazał ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE, niezwłocznie po zamieszczeniu zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu w BZP, udostępnia lub przekazuje ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w tym miejscu. 

Jeżeli zamawiający skorzystał z uprawnienia wynikającegoz art. 270 ust. 1 i 2 Pzp, tj. opublikował ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie internetowej lub przekazał ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE, niezwłocznie po zamieszczeniu zmiany treści ogłoszenia o zamówieniuw BZP, udostępnia lub przekazuje ogłoszenie o zmianie ogłoszeniaw tym miejscu. 

Analizując zakres dopuszczalnych zmian ogłoszenia o zamówieniu w postępowaniach poniżej progu unijnego, należy mieć na uwadze to, że: zgodnie z wolą ustawodawcy wyrażoną w art. 266 Pzp wyłączono w postępowaniach o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne, prowadzonych przez zamawiających publicznych, stosowanie przepisów między innymi art. 88–90 Pzp, wśród których jest norma zakazująca dokonywania niektórych zmian w ogłoszeniu o zamówieniu².

Zakres informacji w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia

Na podstawie art. 272 ust. 2 Pzp zostało wydane rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2439). W Załączniku nr 9 wskazano zakres informacji zawartych w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia. Ogłoszenie to zawierać powinno podstawowe informacje, w tym:

1. rodzaj ogłoszenia,
2. przedmiot zamówienia – nazwa zamówienia nadana przez zamawiającego,
3. numer ogłoszenia w BZP (nadawany automatycznie przez system) oraz
4. datę zamieszczenia ogłoszenia (nadawaną automatycznie przez system).

Ponadto ogłoszenie powinno zawierać takie dane zamawiającego, jak:

1. nazwa (firma) zamawiającego, w tym, jeżeli dotyczy, oddział zamawiającego;
2. krajowy numer identyfikacyjny (w przypadku polskich zamawiających – numer REGON lub NIP);
3. adres zamawiającego, w tym ulica, miejscowość, kod pocztowy, województwo, kraj;
4. lokalizację adresu zamawiającego określona zgodnie ze słownikiem klasyfikacji NUTS ³;
5. numer telefonu lub faksu zamawiającego;
6. adres poczty elektronicznej zamawiającego;
7. adres strony internetowej zamawiającego;
8. rodzaj zamawiającego określony zgodnie z Pzp oraz 
9. przedmiot działalności zamawiającego.

Następnie należy podać informacje dotyczące zmienianego ogłoszenia, to jest:

1. rodzaj zmienianego ogłoszenia wskazany zgodnie z art. 267 ust. 2 ustawy;
2. numer zmienianego ogłoszenia w BZP;
3. identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia.

W końcowej części załącznika określono sposób dokonania zmiany ogłoszenia poprzez wskazanie:

1. informacji o punkcie zmienianego ogłoszenia, w którym znajduje się zmieniana lub dodawana informacja oraz
2. opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić.

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia może także zawierać informacje dodatkowe (jeżeli zamawiający podaje takie informacje).

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia e-zamówienia – mechanizm dokonywania zmiany

Dokonanie zmiany ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w BZP wymaga zalogowania się zamawiającego na Platformie e-Zamówienia. W celu wyświetlenia listy ogłoszeń zamawiający pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl po zalogowaniu kliknięciem kafelka „Moje ogłoszenia” uzyskuje dostęp do swoich ogłoszeń. Widok „Moje ogłoszenia” prezentuje listę ogłoszeń zalogowanego zamawiającego w podziale na:

• Ogłoszenia w przygotowaniu – lista ogłoszeń roboczych oraz zatwierdzonych.
• Ogłoszenia opublikowane – lista ogłoszeń opublikowanych⁴.

Mechanizm dokonania zmiany ogłoszenia na Platformie e-Zamówienia jest specyficzny. W katalogu wyświetlanych rodzajów ogłoszeń zamawiającemu nie zostanie udostępniony formularz ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu, modyfikacji tego ogłoszenia będzie musiał dokonać na pierwotnym ogłoszeniu o zamówieniu. W tym celu zamawiający wybiera w zakładce „Moje ogłoszenia” to ogłoszenie, które chce następnie zmienić. Po wyświetleniu ogłoszenia pojawia się zakładka „Zmień ogłoszenie”. Dokonanie zmiany, np. ogłoszenia o zamówieniu, odbywa się poprzez edytowanie tego ogłoszenia. Jest to mechanizm ułatwiający pracę zamawiającym, zamiast bowiem wpisywać do formularza ogłoszenia o zmianie ogłoszenia numery i oznaczenia zmienianych sekcji oraz punktów, w których dokonywane są zmiany, zamawiający na zmienianym ogłoszeniu dokonuje modyfikacji jego postanowień.

Wbrew temu, co mogłoby wynikać z wykładni przepisów działu III Pzp, na Platformie e-Zamówienia nie wszystkie zakładki zawarte w zmienianym ogłoszeniu są aktywne i nie wszystkie pola (rubryki) umożliwiają zmianę ich treści. O ile niektóre z tych pozycji nie mogą być zmienione ze względów obiektywnych, np. identyfikator postępowania – który jest nadawany automatycznie przez system, o tyle na przykład zmiana trybu podstawowego z wariantu, o którym mowa w art. 275 pkt 2 Pzp (tzw. tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami), na np. wariant, o którym mowa w art. 275 pkt 1 Pzp (tryb podstawowy bez negocjacji) nie był możliwy⁵.

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia o zamówieniu, które będzie zamieszczone w BZP, jest sporządzane przez zamawiającego na wersji pierwotnej ogłoszenia o zamówieniu. Zamawiający, nadając nową treść albo nowe brzmienie poszczególnym postanowieniom pierwotnego ogłoszenia o zamówieniu, dokonuje jego modyfikacji. Na ekranie wyświetla się informacja ogólna w górnym lewym rogu ekranu https://ezamowienia.gov.pl 

<Edycja ogłoszenia. – EZamówienia>, w górnej poziomej belce zaś ukazuje się komunikat <Uzupełniasz Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia>, dalej zaś wskazany jest numeru zmienianej sekcji.

Układ sekcji i treści formularza wypełnianego ogłoszenia o zmianie ogłoszenia zamieszczanego w BZP w trakcie jego wypełniania odzwierciedla układ pierwotnego ogłoszenia o zamówieniu. Jednakże ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych obejmuje swoją strukturą następujące elementy:

1. Podstawowe informacje, w tym:
   • numer ogłoszenia (nadawany automatycznie) i data zamieszczenia ogłoszenia (nadawana automatycznie),
   • przedmiot zamówienia – nazwa zamówienia nadana przez zamawiającego;
2. Zamawiający, w tym dane teleadresowe zamawiającego;
3. Informacje dotyczące zmienianego ogłoszenia w tym:
   • rodzaj ogłoszenia,
   • numer zmienianego ogłoszenia,
   • wersja zmienianego ogłoszenia;
4. Informacje dodatkowe.

Po wypełnieniu właściwych rubryk lub zaznaczeniu określonych kafli udostępnionych przez system, zamawiający kończy uzupełnienie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia zaznaczeniem ikony „Zapisz i zakończ” znajdującej się w górnym prawym rogu ekranu. Zamawiający może także zaznaczyć ikonę „Zapisz” i wrócić do uzupełnienia ogłoszenia o zmianie ogłoszenia później. W praktyce system wyświetli zmienione ogłoszenie w ten sposób, że w danej sekcji, np. w Sekcji IV – „Przedmiot zamówienia”, pokazana zostanie informacja dotycząca <Identyfikator zmienianego pola> np. „4.2.2.”, następnie <Nazwa zmienionego pola>, np. „Krótki opis przedmiotu zamówienia”, a dalej wyodrębnienie rubryki <Poprzednia wartość zmienianego pola>, gdzie prezentowana będzie treść ogłoszenia przed zmianą oraz wyodrębniona zostanie rubryka <Aktualna wartość zmienianego pola>, gdzie prezentowana będzie treść ogłoszenia po zmianie.

Po zapisaniu i zakończeniu procesu uzupełniania ogłoszenia o zmianie ogłoszenia zamawiający zamieszcza wyżej wymienione ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wygenerowana przez Platformę e-Zamówienia struktura i treść ogłoszenia o zmianie ogłoszenia (np. ogłoszenia o zamówieniu) ma nieco inny wygląd niż ten, który zamawiający widział, wypełniając to ogłoszenie. Przykładowo ogłoszenie po zmianach będzie miało następującą strukturę i układ treści:

1.Podstawowe informacje w tym:

a) numer ogłoszenia (nadawany automatycznie) i data zamieszczenia ogłoszenia (nadawana automatycznie)
b) przedmiot zamówienia – nazwa zamówienia nadana przez zamawiającego;

2.Sekcja I – Zamawiający, w tym dane teleadresowe oraz inne dotyczące zamawiającego:

1.1)  nazwa zamawiającego
1.2)  oddział zamawiającego
1.3)  krajowy numer identyfikacyjny
1.4)  dane adresowe zamawiającego obejmujące:
1.4.1)  ulicę
1.4.2)  miejscowość
1.4.3)  kod pocztowy
1.4.4)  województwo
1.4.5)  kraj
1.4.6)  lokalizację NUTS 3
1.4.7)  numer telefonu
1.4.8)  numer faxu
1.4.9)  adres poczty elektronicznej
1.4.10)  adres strony internetowej
1.5)  rodzaj zamawiającego
1.6)  przedmiot działalności zamawiającego;

3.     Sekcja II – Informacje podstawowe, w tym:

2.1)  numer ogłoszenia
2.2)  data ogłoszenia;

4.    Sekcja III – Zmiana ogłoszenia

3.1)     nazwa zmienianego ogłoszenia: np. ogłoszenie o zamówieniu (ze względu na temat artykułu)
3.2)     numer zmienianego ogłoszenia
3.3)     identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia
3.4)     identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia Np. Sekcja VIII – Procedura
3.4.1) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić: Np. 8.1. Termin składania ofert: przed zmianą 
np. 2021-09-07 12.00, po zmianie np. 2021-09-15 12.00
3.4.1)     Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:
8.3.     Termin otwarcia ofert: przed zmianą np. 2021-09-07 12.15, po zmianie np. 2021-09-15 12.15
3.4.1)     Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:
8.4.     Termin związania ofertą: przed zmianą np. 2021-10-04, po zmianie np. 2021-10-13.

O zakresie dokonanych zmian zawartych w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia dowiedzą się wykonawcy z chwilą zamieszczenia ogłoszenia w BZP.
 

Progi unijne – zamówienia publiczne i ogłoszenia

Zgodnie z art. 86 Pzp ogłoszenia, o których mowa w dziale II5 przekazywane są przez zamawiającego Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej i publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zarówno ogłoszenie o zamówieniu, jak i zamówienie o zmianie ogłoszenia oraz inne ogłoszenia, w myśl art. 87 Pzp, zamawiający przygotowuje zgodnie ze wzorami standardowych formularzy, określonymi w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/1986 z dnia 11 listopada 2015 r. ustanawiającym standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylającym rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 842/2011 (Dz. Urz. UEL 296 12 listopada 2015 r.,str. 1, z późn. zm.) i przekazuje zgodnie z formatem i procedurami elektronicznego przesyłania ogłoszeń, ustanowionymi przez Komisję Europejską, dostępnymi na stronie internetowej, o której mowa w ust. 3 załącznika VIII do dyrektywy 2014/24/UE.

Ustawodawca wymaga od zamawiających, aby udokumentowali datę przekazania ogłoszenia, w szczególności przechowywali dowód przekazania tego ogłoszenia.

W odniesieniu do postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, stosownie do treści art. 90 Pzp, zamawiający może zmienić ogłoszenie, przekazując Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej sprostowanie, ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji. Przepisy art. 87 i art. 88 Pzp stosuje się, tj. w myśl art. 90 ust. 2 Pzp, w przypadku gdy zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są istotne dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, zamawiający przedłuża odpowiednio termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.

O ile jednak w przypadku zamówień poniżej progu unijnego obszar zmian treści ogłoszenia o zamówieniu zamieszczanego w BZP jest bardzo szeroki, o tyle w postępowaniach unijnych możliwy zakres zmiany ogłoszenia został przez ustawodawcę znacząco ograniczony. 

Jest to nawiązanie do motywu 81 zawartego w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz. U. UE. L.2014.94.65 z dnia 28 marca 2015 r.), zgodnie z którym:

(81) "[…] Trzeba również uściślić, że w takiej sytuacji istotne zmiany należy rozumieć jako obejmujące zmiany, w szczególności w specyfikacjach technicznych, w odniesieniu do których wykonawcy potrzebowaliby dodatkowego czasu na ich zrozumienie i odpowiednią reakcję. Należy również wyjaśnić, że zmiany te nie powinny być na tyle istotne, by umożliwić dopuszczenie innych kandydatów niż kandydaci pierwotnie zakwalifikowani lub by zainteresować postępowaniem o udzielenie zamówienia dodatkowych uczestników. Taki przypadek wystąpiłby w sytuacji, gdy wprowadzane modyfikacje istotnie zmieniają charakter zamówienia lub umowy ramowej w porównaniu z charakterem pierwotnie określonym w dokumentach zamówienia."

Zmiana ogłoszenia o zamówieniu

Zmiany ogłoszenia o zamówieniu, które zostało przekazane do UPUE celem opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, odbywają się poprzez przygotowanie i przekazanie sprostowania ogłoszenia zmian lub dodatkowych informacji, zwanego dalej „sprostowaniem ogłoszenia”, zgodnie ze wzorem standardowym formularza, określonym w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/1986 z dnia 11 listopada 2015 r., ustanawiającym standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylającym rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 842/2011, zwane dalej rozporządzeniem KE ws. ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych. Informacje i formularz on-line dostępne są na: http://simap.ted.europa.eu.

Sprostowanie ogłoszenia zmian lub dodatkowych informacji stanowi suplement do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Wzór standardowego formularza sprostowania ogłoszenia, stanowiący Załącznik XI do rozporządzenia KE ws. ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych zawiera szereg wskazówek, ułatwiających jego przygotowanie. Istotną informacją, zawartą we wprowadzeniu sprostowania ogłoszenia zmian lub dodatkowych informacji jest uwaga, że: Jeżeli sprostowanie lub modyfikacja ogłoszeń prowadzi do znaczącej zmiany warunków konkurencji, konieczne jest przedłużenie początkowo przewidzianych terminów lub wszczęcie nowego postępowania.

Koresponduje to z cytowanym wyżej motywem 81 dyrektywy 2014/24/UE, zgodnie z którym: (81) Należy doprecyzować, że potrzeba zapewnienia wykonawcom czasu wystarczającego na sporządzenie dopuszczalnych ofert może spowodować konieczność wydłużenia pierwotnie ustalonych terminów. Tak byłoby w szczególności w przypadku wprowadzenia istotnych zmian w dokumentach zamówienia.

W praktyce, aby dokonać zmiany w ogłoszeniu przesłanym do publikacji w DUUE, należy po zalogowaniu się użytkownika do Systemu EU Login na stronie TED eNotice (https://enotices.ted.europa.eu/), po wyborze w > Menu użytkownika > Twoje głoszenia, wyszukać ogłoszenie, które chcemy zmienić. Następnie po zaznaczeniu tego ogłoszenia (pole wyboru po lewej stronie od daty ogłoszenia) kliknąć kafelek „Utwórz ogłoszenie o sprostowaniu”. System przejdzie do karty „Sprostowanie”, gdzie należy uzupełnić wymagane informacje, tj. w pkt VII.1) Informacje do zmiany lub dodania VII.1.1) Przyczyna zmiany, gdzie do wyboru mamy dwie możliwości:

• modyfikacja pierwotnej informacji przekazanej przez instytucję zamawiającą,
• publikacja w witrynie TED niezgodna z pierwotną informacją przekazaną przez instytucję zamawiającą.

Najczęściej zaznaczaną przyczyną zmian w ogłoszeniu będzie opcja pierwsza, odnosząca się do zmian, które dotyczą modyfikacji informacji, które zamawiający wprowadził w pierwotnym ogłoszeniu. Konieczność wprowadzenia zmian może wynikać np. z podania błędnych danych w ogłoszeniu, konieczności uzupełnienia danych, modyfikacji SWZ prowadzącej do zmiany ogłoszenia czy w wyniku uwzględnienia przez zamawiającego odwołania wykonawcy. Opcja druga będzie wykorzystywana jedynie w sytuacji, kiedy opublikowane informacje będą odmienne od tych, które zamawiający przekazał do publikacji.

Kolejne pole wyboru w pkt VII.1.2) Tekst, który należy poprawić w pierwotnym ogłoszeniu, dotyczy zmian kodów CPV w pierwotnym ogłoszeniu. Po zaznaczeniu okienka system rozwinie 
wszystkie kody CPV wprowadzone w pierwotnym ogłoszeniu wraz z podaniem sekcji, w której się znajdują. System automatycznie w miejscu „Zamiast” oraz w miejscu „Powinno być” podaje wprowadzone pierwotnie kody CPV, użytkownik ma możliwość modyfikacji kodów jedynie w obszarze „Powinno być” poprzez usunięcie błędnego kodu i wprowadzenie nowego. W przypadku braku konieczności dokonywania zmian ogłoszenia w tym zakresie – należy okienko wyboru zostawić puste.

Następne okno VII.1.2) Tekst, który należy poprawić w pierwotnym ogłoszeniu (proszę podać odpowiedni numer sekcji i akapitu pierwotnego ogłoszenia) przeznaczone jest do wprowadzania zmian w tekście ogłoszenia. Tutaj zamawiający także ma do wyboru dwie opcje: zmianę daty lub szerszego tekstu w ogłoszeniu. Z listy rozwijanej należy wybrać numer sekcji, której dotyczy zmiana, numer części oraz określić miejsce, w którym znajduje się tekst/data do modyfikacji.

Następnie w polu „zamiast” należy wprowadzić (najlepiej skopiować) treść z pierwotnego ogłoszenia, która podlega zmianie, a w polu „powinno być” zmodyfikowaną wersję tekstu (Uwaga! Każde z pól ma ograniczenie do 4000 znaków).

W formularzu sprostowania jest jeszcze miejsce na inne dodatkowe informacje, gdzie w razie potrzeby zamawiający może przy ograniczeniu do 4000 znaków wprowadzić dane w celu powiadomienia o wprowadzeniu zmian w dokumentacji przetargowej.

Należy pamiętać, że zamawiający jest obowiązany udokumentować datę przekazania sprostowania ogłoszenia, w szczególności przechowywać dowód przekazania tego ogłoszenia.

Jak zmienić ogłoszenie o zamówieniu na e-zamówienia i zamówienia – podsumowanie

Dopuszczalny zakres możliwych zmian w ogłoszeniu o zamówieniu jest węższy w przypadku zamówienia o wartości równej lub przekraczającej próg unijny i znacząco szerszy w przypadku postępowań o udzielenie zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne. Odmienny jest też mechanizm dokonywania zmiany ogłoszeń o zamówieniu zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz zmiany ogłoszeń o zamówieniu publikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przez UP UE. Wymaga to ze strony zamawiającego podjęcia odpowiednich działań, w celu przygotowania osób wykonujących wyżej wymienione czynności.