Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

9 marca 2022

NR 200 (Marzec 2022)

Dlaczego nie lubimy zamówień publicznych?

0 244

Realizacja zakupów to jedno z podstawowych działań każdej jednostki, niezależnie od formy prawnej oraz sektora, w jakim działa. Mimo tego zadanie to realizowane jest z pewną niechęcią i wielkim niezrozumieniem. Choć to przecież nic innego jak zwyczajne robienie zakupów w każdym gospodarstwie domowym. A jednak – nie lubimy zamówień publicznych. Dlaczego?

Przyczyn jest wiele i każda z nich może występować równocześnie w danej jednostce organizacyjnej lub wszystkie w różnej konstelacji i natężeniu. Wśród nich należy wymienić m.in.:

POLECAMY

  1. Nieznajomość lub zupełny brak zrozumienia przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 tekst jedn. ze zm.).
  2. Ciągłe zmiany ustawy Pzp oraz aktów wykonawczych wymagające bieżącego śledzenia i weryfikacji działań objętych procesem udzielania zamówień publicznych.
  3. Istotne zmiany w procedurach udzielania zamówień publicznych wprowadzone elektronizacją związaną z komunikacją pomiędzy wykonawcą a zamawiającym, w tym proces składania ofert, wymagające nowego spojrzenia na zakupy, w tym proces planowania, przygotowywania i realizacji procedur.
  4. Trudne procedury związane z przygotowaniem postępowania, w tym niejasne lub sprzeczne przepisy dotyczące samej procedury udzielania zamówienia publicznego.
  5. Nieprawdziwe opinie o pracy działów zamówień publicznych, że:
    a) są hamulcowymi w wydatkowaniu środków publicznych, przysłowiowe „kule u nogi”;
    b) nie pozwalają kupić tego, co chcieliby kupić wnioskodawcy i prawdopodobnie to opisali w dokumentach itd.

Każdą z ww. przyczyn można pokonać i jednocześnie dojść do wniosku, że są to puste slogany powtarzane bez refleksji i zastanowienia.

Etapy zamówień

Zrozumienie zamówień i zasad ich udzielania wymaga zaangażowania i poświęcenia czasu. Jest to możliwe do osiągnięcia, a wystarczy porównać zwykłe zakupy realizowane przez przeciętnego obywatela do procesu udzielania zamówienia publicznego. Już na samym początku tej procedury dochodzimy do wniosku, iż proces dokonywania zakupów (udzielania zamówienia) składa się z kilku etapów. Wśród nich należy wymienić:

  1. Planowanie – rozumiane jako identyfikacja potrzeb.
  2. Określenie i opisanie przedmiotu zamówienia – czyli zidentyfikowanie i określenie istotnych cech zamówienia (towaru, usługi, roboty), które chcemy kupić.
  3. Oszacowanie wartości zakupu – czyli orientacyjne obliczenie, ile dany zakup (towar, produkt, usługa, robota) będzie nas kosztował.
  4. Przeprowadzenie procedury udzielania zamówienia – czyli przeprowadzenie procesu zakupowego, tj. dokonanie wyboru sposobu zakupu i jego realizacja w najlepszym wariancie dla kupującego.
  5. Udzielenie zamówienia – dokonanie płatności za zamówienie (towar, produkt, usługę czy robotę) i jego odbiór.

Każdy z nich jest niezbędny, by skutecznie i efektywnie dokonać zamierzonego zakupu. Pominięcie jednego z nich lub pobieżne potraktowanie tematu może skutkować brakiem zakupu lub wybraniem nie tego, co chciało się w rzeczywistości kupić. Zawsze przyczyna tkwi nie w procedurze, ale w niewłaściwym podejściu do danego etapu lub jego zlekceważeniu poprzez nierzetelne przygotowanie się do jego realizacji.

Po co planować?

Planowanie rozumiane jako identyfikacja potrzeb, czyli co potrzebujemy kupić i dlaczego? Z zasady realizacja zakupów wynika z konkretnej potrzeby, której sami nie możemy zaspokoić.

W sektorze finansów publicznych potrzeby wynikają z konieczności realizacji zadań jednostki, niezależnie od tego, czy są to zadania własne, czy zlecone. Ich identyfikacją zajmują się poszczególne komórki organizacyjne zwane: referatami, wydziałami, departamentami czy biurami, których nazewnictwo wynika ze statusu prawnego danej jednostki sektora finansów publicznych.

Ważne
Sama identyfikacja potrzeb nie wystarczy, by zrealizować zakup. Niezbędne jest określenie możliwości realizacji zadania samodzielnie lub za pomocą osób trzecich. W przypadku drugim – konieczny jest zakup i przeprowadzenie właściwej procedury. Przed przystąpieniem do zakupu właściwa komórka (ta, która realizuje dane zadanie) określa przedmiot zakupu (zamówienia).

Określenie i opisanie przedmiotu zamówienia

Określenie, czyli nazwanie tego, co chcemy kupić. Następnie zidentyfikowanie i opisanie istotnych cech zamówienia (towaru, usługi, roboty), które chcemy kupić w sposób jednoznaczny i zrozumiały dla każdej ze stron procesu zakupowego, tj. kupujący
– sprzedający. W sektorze finansów publicznych strony procesu zakupowego są nazwane odpowiednio zamawiający – wykonawca. Dla zamówień publicznych opis przedmiotu zamówienia winien być zgodny z art. 99–103 ustawy Pzp oraz aktami wykonawczymi do ww. ustawy.

Ważne
Niezależnie od tego, czy jest to jednostka sektora finansów publicznych, czy nie – precyzyjne określenie (opisanie) przedmiotu zamówienia jest kluczowym elementem procesu. Wymaga dokładności i skrupulatności, a jednocześnie jest bardzo praco- i czasochłonne.

W przypadku specjalistycznych usług czy dostaw opis winien być zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami co do jakości, certyfikacji, zgodności z normami itp. Zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. Program funkcjonalno-użytkowy obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne. Sporządzenie ww. dokumentacji dla robót budowlanych wymaga udziału osób z odpowiednimi uprawnieniami i pochłania wiele czasu oraz uzgodnień pomiędzy zamawiającym – projektantem, ale także innymi uczestnikami tego procesu, np. użytkowników końcowych, dla których projektowana jest dana inwestycja.

Od jakości tego elementu zależą kolejne etapy procesu zakupowego. Im staranniej będzie przygotowany i jednoznacznie opisany przedmiot zamówienia, tym łatwiej będzie dokonać zakupu. Ktoś zapyta dlaczego? – bo wiemy, czego chcemy, gdzie tego szukać, do kogo się udać, by zrobić zakupy. Bo sprzedający nie będzie musiał dodatkowo zadawać pytań co do modelu, marki, rozwiązań i zakresu funkcjonalności itp. danego produktu (towaru), by ostatecznie ustalić, po co przyszliśmy i co chcemy kupić.

Dla zamawiających z sektora finansów publicznych jest to etap istotny, bo z jednej strony nie może ograniczać konkurencji, a z drugiej oznacza, że procedura będzie krótsza, bo: nie będzie zbędnych pytań, konieczności wyjaśniania, co zamawiający miał na myśli i co chce kupić, nie będzie zmiany dokumentacji zamówienia i konieczności zmiany terminu składania ofert, co nie wpłynie na przesunięcie terminu realizacji zamówienia.

Oszacowanie wartości zakupu

Po ustaleniu ostatecznego zakresu zamówienia – czyli wiemy już dokładnie, co chcemy kupić, konieczne jest ustalenie, ile nas dany zakup będzie kosztować. Innymi słowy, ile zapłacimy za dany zakup, biorąc pod uwagę cały jego zakres, czas trwania i inne elementy ceno- lub kosztotwórcze.
Z reguły informacje o cenie danego produktu czerpiemy z internetu, gdzie później ostatecznie dokonujemy zakupu. Nadal aktualne są rozeznania rynkowe w internecie, wśród znajomych, gdzie kupili, za ile oraz czy jest to ten sam model, jaki planujemy kupić. Tak można powiedzieć w skrócie. W przypadku zamówień publicznych metody szacowania i jego sposoby oraz ich aktualność określają przepisy art. 28–36 ustawy Pzp. Szacunek jest ustalany w wartości netto – bez podatku od towarów i usług, celem określenia właściwej procedury, w której będzie przeprowadzony dalszy proces udzielania zamówienia publicznego. Metodyka związana z szacowaniem wartości zamówienia jest istotnym elementem, który wpływa na:

  • wybór procedury – krajowa, unijna;
  • wybór trybu, w jakim zostanie przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego;
  • czas trwania procesu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.

Jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
W przypadku, gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
Wyżej wymienione regulacje w zakresie łącznego szacowania wartości zamówienia nie dotyczą sektora prywatnego, ale idea rzetelnego szacowania i określania jego wartości pozostaje taka sama dla obu sektorów.

Przeprowadzenie procedury udzielania zamówienia

Proces udzielenia zamówienia jest związany z przeprowadzeniem procesu zakupowego, tj. dokonanie wyboru sposobu zakupu i jego realizacja w najlepszym wariancie dla kupującego. Dla sektora prywatnego oznacza to m.in. zakup internetowy lub specjalne platformy zakupowe u danego wykonawcy. Choć zakup internetowy nie oznacza pominięcia procedur zakupowych 
– nawet zakup przez internet wymaga zachowania pewnych procedur wynikających choćby z obsługi danej strony. Z reguły prywatne zakupy osób obejmują zakupy internetowe na konkretnych platformach zakupowych. Z zasady żadna osoba prywatna nie zastanawia się nad regułami prawnymi funkcjonowania tego rodzaju zakupów, które mają swoje regulacje odpowiednio m.in. w przepisach Kodeksu cywilnego, w ustawie o ochronie konkurencji i konsumentów. W przypadku większych kupujących w sektorze prywatnym proces zakupowy odbywa się przez działy zakupów na platformach zakupowych tych jednostek, czy też w inny wewnętrznie uregulowany sposób. Zatem też w sposób bardziej lub mniej sformalizowany.

Dla podmiotów znajdujących się w sektorze finansów publicznych procedury udzielania zamówień publicznych oraz tryby, w jakich należy przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, określa ustawa Pzp. Z reguły te procedury przeprowadza wyodrębniona komórka zamawiającego
– wydział/biuro zamówień publicznych, która odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie postępowania według przepisów ww. ustawy.
Przepisy ustawy Pzp procedurę udzielania zamówienia różnicują w zależności od:

  • wartości zamówienia – unijna, krajowa;
  • rodzaju zamówienia – dostawa, usługa, usługa społeczna, robota budowlana;
  • charakteru działalności zamawiającego – zamówienia klasyczne, sektorowe, w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa.

Oznacza to, że im rzetelniej zostaną przygotowane dwa poprzednie etapy, tym łatwiej będzie można określić procedurę, w jakiej będzie prowadzone postępowanie. Jest to element istotny, ponieważ każda z tych procedur ma określony czas trwania, co wynika z terminów, m.in.: składania ofert, związania ofertą, możliwości zadawania pytań oraz udzielania na nie odpowiedzi, składania środków ochrony prawnej czy terminów zawarcia umów.
Aby nie było tak prosto, niektórych z ww. rozwiązań nie można zastosować, jeżeli nie zostaną spełnione ustawowe przesłanki umożliwiające zastosowanie danej procedury/trybu.
Dla każdej z ww. procedur konieczne jest sporządzenie właściwych dokumentów zamówienia, tj. specyfikacji warunków zamówienia lub opisu potrzeb i wymagań, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji itd.

Ważne
Proces ogłaszania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest sformalizowany i wymaga wielu dokumentów (nawet w dobie elektronizacji), dowodów publikacji, zamieszczania lub przekazywania informacji np. do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. W konsekwencji wymaga ni...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy