Krok po kroku

Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia

Podstawową wiedzę z zakresu zamówień publicznych muszą posiadać – poza specjalistami do spraw zamówień publicznych – również osoby przygotowujące opis przedmiotu zamówienia (OPZ), choć z oczywistych względów zazwyczaj będą to specjaliści dziedzinowi. Muszą jednak przynajmniej wiedzieć, że:

• język opisu przedmiotu zamówienia oraz sformułowania w nim użyte muszą być jasne i jednoznaczne dla fachowców z danej dziedziny;
• co do zasady w opisie przedmiotu zamówienia nie wolno używać znaków towarowych, a jeśli jest to niezbędne, konieczne staje się dopuszczenie równoważności ze wskazaniem jej kryteriów w postaci głównych cech przedmiotu zamówienia, jakie muszą być w ramach równoważności spełnione. Samo użycie sformułowania „lub równoważne” należy uznać za daleko niewystarczające;
• nie wolno opisywać przedmiotu zamówienia w sposób wskazujący na konkretny wyrób lub konkretnego wykonawcę, nawet jeśli wskazanie to wynika z użytej charakterystyki, a nie z zastosowania znaków towarowych. Mówiąc obrazowo, niedopuszczalne jest przepisywanie do opisu przedmiotu zamówienia treści folderów i kart katalogowych;
• w wypadku opisów technicznych parametry warto wskazywać z użyciem sformułowań „minimum”/„maksimum” lub zakresu „od – do”.

Ważne
Częstą pułapką dla twórców OPZ są ich wewnętrzne oczekiwania co do przedmiotu zamówienia. Wnioskodawcami i późniejszymi użytkownikami przedmiotu zamówienia są często „specjaliści dziedzinowi”, którym jednocześnie powierza się stworzenie opisu przedmiotu zamówienia. Z uwagi na zaangażowanie tych osób wiele istotnych elementów zamówienia często nie znajduje swojego odzwierciedlenia w OPZ, gdyż wydają się im one oczywiste. 

Trzeba jednak pamiętać, że na etapie realizacji przedmiotu zamówienia zamawiający może żądać od wykonawcy świadczenia tylko w takim zakresie, w jakim wymagał go w postępowaniu, gdyż taki zakres jest przez wykonawcę wyceniony w ofercie.  

Doradzając zamawiającym, często proponuję autorom OPZ, aby czytając opis, wcielili się w osobę, której intencją jest dać jak najmniej – tyle tylko, ile wprost wynika z treści opisu przedmiotu zamówienia. Wówczas mamy większą pewność, że przedmiot zamówienia zostanie opisany z wystarczającą dokładnością, a jego rezultat będzie w maksymalnym stopniu spełniał oczekiwania użytkownika.

Szacowanie wartości zamówienia 

Należy pamiętać...