Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

10 czerwca 2022

NR 203 (Czerwiec 2022)

Krok po kroku

0 513

Każdy specjalista musi kiedyś zacząć swoją „zamówieniową drogę”, a początki bywają trudne. Niniejszy artykuł powstał z myślą o ich ułatwieniu. Poniżej przedstawiono poszczególne kroki udzielania zamówień publicznych – od zidentyfikowania potrzeb do podpisania umowy.

Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia

Podstawową wiedzę z zakresu zamówień publicznych muszą posiadać – poza specjalistami do spraw zamówień publicznych – również osoby przygotowujące opis przedmiotu zamówienia (OPZ), choć z oczywistych względów zazwyczaj będą to specjaliści dziedzinowi. Muszą jednak przynajmniej wiedzieć, że:

POLECAMY

  • język opisu przedmiotu zamówienia oraz sformułowania w nim użyte muszą być jasne i jednoznaczne dla fachowców z danej dziedziny;
  • co do zasady w opisie przedmiotu zamówienia nie wolno używać znaków towarowych, a jeśli jest to niezbędne, konieczne staje się dopuszczenie równoważności ze wskazaniem jej kryteriów w postaci głównych cech przedmiotu zamówienia, jakie muszą być w ramach równoważności spełnione. Samo użycie sformułowania „lub równoważne” należy uznać za daleko niewystarczające;
  • nie wolno opisywać przedmiotu zamówienia w sposób wskazujący na konkretny wyrób lub konkretnego wykonawcę, nawet jeśli wskazanie to wynika z użytej charakterystyki, a nie z zastosowania znaków towarowych. Mówiąc obrazowo, niedopuszczalne jest przepisywanie do opisu przedmiotu zamówienia treści folderów i kart katalogowych;
  • w wypadku opisów technicznych parametry warto wskazywać z użyciem sformułowań „minimum”/„maksimum” lub zakresu „od – do”.

Ważne
Częstą pułapką dla twórców OPZ są ich wewnętrzne oczekiwania co do przedmiotu zamówienia. Wnioskodawcami i późniejszymi użytkownikami przedmiotu zamówienia są często „specjaliści dziedzinowi”, którym jednocześnie powierza się stworzenie opisu przedmiotu zamówienia. Z uwagi na zaangażowanie tych osób wiele istotnych elementów zamówienia często nie znajduje swojego odzwierciedlenia w OPZ, gdyż wydają się im one oczywiste. 

Trzeba jednak pamiętać, że na etapie realizacji przedmiotu zamówienia zamawiający może żądać od wykonawcy świadczenia tylko w takim zakresie, w jakim wymagał go w postępowaniu, gdyż taki zakres jest przez wykonawcę wyceniony w ofercie.  

Doradzając zamawiającym, często proponuję autorom OPZ, aby czytając opis, wcielili się w osobę, której intencją jest dać jak najmniej – tyle tylko, ile wprost wynika z treści opisu przedmiotu zamówienia. Wówczas mamy większą pewność, że przedmiot zamówienia zostanie opisany z wystarczającą dokładnością, a jego rezultat będzie w maksymalnym stopniu spełniał oczekiwania użytkownika.

Szacowanie wartości zamówienia 

Należy pamiętać, że tylko rzetelnie przygotowany OPZ pozwala na dokonanie rzetelnego szacowania. Wycena przedmiotu zamówienia zależy w znacznej mierze od jego charakterystyki, a także od elementów takich jak: czas realizacji, wymagana długość gwarancji czy rękojmi, wysokość kar umownych lub wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Te dwa ostatnie elementy rzadko ujawniane są na etapie wyceny. Są one jednocześnie na tyle uniwersalne, że w miarę łatwo je doszacować. Kluczowy jest jednak dokładny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia. Oczywiście mamy prawo go dopracowywać do chwili wszczęcia postępowania, a nawet otwarcia ofert, ale im większych zmian dokonamy po oszacowaniu, tym większej rozbieżności między wartością szacunkową a ofertową możemy oczekiwać. 

Ważne
Szacowanie wartości zamówienia jest ważne trzy miesiące dla dostaw i usług oraz sześć miesięcy dla robót budowlanych. Warto jednak wziąć po uwagę również czynniki koszto- i cenotwórcze, które zaszły w tym czasie, o ile są one potencjalnie istotne.

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.) stanowi: 

Art. 28
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 

Art. 29

  1. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. 
  2. Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Ważne
Szacując wartość zamówienia, należy pamiętać o fundamentalnej zasadzie tożsamości czasu, przedmiotu i wykonawcy.

W praktyce oznacza to, że zamówienie podlega sumowaniu w celu szacowania z innymi zamówieniami wówczas, gdy w chwili szacowania wartości danego zamówienia, działając z zachowaniem należytej staranności, jesteśmy w stanie przewidzieć możliwość udzielenia innych podobnych przedmiotowo zamówień, które mogą być zrealizowane przez ten sam krąg wykonawców. Dla wspólnego szacowania wartości zamówienia wszystkie trzy tożsamości muszą wystąpić łącznie.

Ważne
Szacowanie wartości zamówienia na roboty budowlane odbywa się na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub programu funkcjonalno-użytkowego. Konieczne jest zatem ustalenie rodzaju zamówienia – dostaw, usług lub robót budowlanych. Jeśli przedmiot zamówienia obejmuje różne rodzaje, należy wybrać ten spośród nich, który jest dominujący wartościowo.

Wniosek o rozpoczęcie procedury 

Przygotowanie i przekazanie kierownikowi zamawiającego wniosku o rozpoczęcie procedury związanej z udzieleniem zamówienia, ze wskazaniem jego szacunkowej wartości netto podanej w PLN oraz w euro, rozpoczyna procedurę udzielenia zamówienia. Przelicznik PLN – euro to obecnie 4,4536. Wniosek powinien zawierać również proponowany tryb udzielenia zamówienia (zależny m.in. od wartości szacunkowej) wraz z jego uzasadnieniem. Uzasadnienie trybu nie jest konieczne, gdy zamówienie ma być realizowane w trybie podstawowym lub w trybie przetargu nieograniczonego.
Jeśli szacunkowa wartość zamówienia wskazana we wniosku jest równa lub wyższa niż 130 tysięcy PLN netto, razem z wnioskiem przygotowujemy projekt zarządzenia o powołaniu komisji przetargowej. Dla trybu podstawowego jej powołanie nie jest wymagane, stanowi jednak dobrą praktykę. Zarządzenie takie poza składem komisji zawiera zazwyczaj informacje o osobach:

  • dokonujących szacowania wartości zamówienia,
  • opisujących przedmiot zamówienia,
  • przygotowujących warunki udziału w postępowaniu,
  • przygotowujących kryteria oceny ofert.

Informacje o osobach pełniących powyższe funkcje w postępowaniu muszą być wskazane nawet wówczas, gdy nie powołujemy komisji. Dowolna jest oczywiście forma tego wskazania. Może się ono odbyć choćby przez treść maila, podpisy pod stosowną notatką. Powyższe osoby podpisują oświadczenie o niekaralności z art. 56 ust. 3 ustawy Pzp w chwili wykonania pierwszej czynności w postępowaniu. Członkowie komisji przetargowej zazwyczaj składają to oświadczenie z chwilą powołania ich w skład komisji, a jeśli tego dnia są nieobecni w pracy, składają je pierwszego dnia po powrocie do obowiązków. Oświadczenie takie składa również kierownik zamawiającego lub osoba wykonująca zastrzeżone dla niego obowiązki.

Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia 

Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) przygotowywana jest wraz z załącznikami, którymi są przede wszystkim formularz ofertowy, załącznik cenowy (opcjonalnie), wzory oświadczeń, wzór umowy, projekt ogłoszenia o zamówieniu oraz oczywiście opis przedmiotu zamówienia, którego rolę w wypadku robót budowlanych odgrywa projekt budowlany lub program funkcjonalno-użytkowy, jeśli udzielamy zamówienia w formule „zaprojektuj i wybuduj”. 

Ważne
W ramach SWZ należy przygotować informacje o możliwości składania ofert częściowych lub uzasadnienie braku podziału zamówienia na części, a dla przetargu nieograniczonego – również analizę potrzeb i wymagań, która jednakże nie podlega publikacji z dokumentacją
postępowania.

Po zatwierdzeniu SWZ wraz załącznikami przez kierownika zamawiającego dokonujemy publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (portal e-zamówienia) lub przesyłamy ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (DUUE). Po publikacji ogłoszenia w stosownym publikatorze publikujemy je wraz z SWZ i załącznikami na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Obecnie nie ma już obowiązku wywieszania ogłoszenia w siedzibie zamawiającego.

Ważne
Aby ogłosić postępowanie w trybie ustawy Pzp, zamawiający musi dysponować kontem na portalu e-zamówienia, a jeśli ogłasza postępowanie powyżej progów unijnych – również kontem w systemie elektronicznym umożliwiającym przesłanie ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (DUUE). 
Aby założyć konto w systemie e-zamówienia, kierownik zamawiającego musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którym opatrzy wygenerowany wniosek. Podpis kwalifikowany nie jest wymagany do założenia konta w DUUE, który umożliwia utworzenie takiego konta każdemu, również osobie fizycznej niebędącej zamawiającym. Musimy jednak pamiętać, że nawet jeśli ogłaszamy postępowanie w progach unijnych, będziemy musieli mieć konto na portalu e-zamówienia, gdzie również zobligowani jesteśmy zarejestrować postępowanie, a następnie za pośrednictwem portalu przesłać do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonych w postępowaniu ofertach.

Warto mieć te kwestie na względzie już na etapie przygotowywania postępowania. Dotyczy to szczególnie nowych zamawiających, gdyż nawet małe jednostki zazwyczaj mają już konto w portalu e-zamówienia ze względu na wymóg składania za jego pośrednictwem rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, także tych o wartości niższej niż 130 tysięcy PLN netto.

Kolejnym elementem nieodzownym do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest posiadanie platformy zakupowej. Można spróbować opierać się na MiniPortalu. Rekomenduję jednak skorzystanie z usług licznych na rynku platform komercyjnych. Ich obsługa jest intuicyjna, wybór duży, a koszty niewygórowane. Platformy komercyjne mogą być używane również do obsługi zamówień, których wartość plasuje się poniżej progu ustawy. Jest to rozwiązanie warte rozważenia szczególnie przez tych zamawiających, którzy udzielają relatywnie dużej liczby dość znacznych wartościowo zamówień, mieszczących się jednak poniżej progu ustawy. Ogłaszając postępowanie, należy pamiętać o podstawowych terminach:

  • na składanie ofert w trybie podstawowym nie mniej niż siedem dni dla dostaw i usług oraz nie mniej niż 14 dni dla robót budowlanych. Przy czym dochowanie siedmiodniowego terminu nie jest w praktyce możliwe w sytuacji, gdy wykonawcy zadadzą pytania do SWZ;
  • na składanie ofert w przetargu nieograniczonym nie mniej niż 35 dni od chwili wszczęcia postępowania (przekazania go do publikacji w DUUE), bez względu na rodzaj zamówienia. Przy czym zgodnie z dyspozycją art. 138 ust. 4 ustawy Pzp może on być skrócony do 30 dni, jeżeli składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej – w praktyce zatem w większości wypadków.

Pamiętajmy także, aby wskazać w dacie dziennej ostatni dzień terminu związania ofertą (TZO). Należy również pamiętać, że dokumentacja postępowania musi być upubliczniona na stronie internetowej co najmniej do chwili podpisania umowy.

Od publikacji postępowania na stronie do chwili upływu terminu składania ofert – w razie zaistnienia takiej konieczności – wykonujemy dodatkowe czynności, jak odpowiadanie na pytania wykonawców (tryb zadawania pytań oraz udzielania odpowiedzi na nie opisują art. 135 i art. 284 ustawy Pzp). Reagujemy również na ewentualne odwołanie na zapisy specyfikacji warunków zamówienia. W razie konieczności możemy również dokonywać zmian SWZ oraz zmian ogłoszenia o zamówieniu, z zachowaniem wskazanych w ustawie terminów na składanie ofert liczonych od dokonania zmiany.

Po upływie terminu składania ofert, lecz przed ich otwarciem, publikujemy informację o kwocie (brutto), jaką zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jeśli postępowanie podzielone jest na części, publikujemy informację w odniesieniu do każdej części. Niektóre platformy przetargowe oferują funkcjonalność pozwalającą na dodanie stosownej informacji już w chwili „zakładania” postępowania oraz automatyczne upublicznienie jej po upływie terminu składania ofert. Zawsze można równ...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy