Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

25 czerwca 2018

NR 163 (Maj 2018)

Materiały biurowe według wartości

0 13

Materiały biurowe (np. segregatory, koperty, teczki, materiały do pisania, dziurkacze, zszywacze, spinacze, linijki, korektory, nożyczki) to przedmiot zamówienia, który nabywają praktycznie wszyscy zamawiający. Niektórzy dokonują takich zakupów z zastosowaniem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.), a niektórzy z jej wyłączeniem z uwagi na wartość nieprzekraczającą 30 000 euro.

Konieczność wejścia przez zamawiającego w reżim Pzp przy udzielaniu zamówienia na materiały biurowe powoduje niekiedy trudności, zwłaszcza przy dokonywaniu opisu tego przedmiotu zamówienia. Obowiązuje bowiem – wynikający z art. 29 ust. 3 Pzp – generalny zakaz posługiwania się znakami towarowymi, chyba że uzasadnia to specyfika zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. Wówczas wskazaniom znaków towarowych towarzyszyć muszą wyrazy „lub równoważny”. Nie zmienia to faktu, że trzeba dokonać opisu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. 
Jeżeli zamawiający opisuje artykuły biurowe bez wskazywania znaków towarowych (np. blok biurowy, klejony na krótszym boku, A5, 50 kartek, w kratkę), powinien zwrócić uwagę, aby nie dopisywać omyłkowo (co zdarza się, niestety, często) przy takich pozycjach asortymentu wyrazów „lub równoważny”. Wykonawca nie ma bowiem w takim przypadku możliwości zaoferowania produktu równoważnego. Może jedynie zaoferować produkt zgodny bądź niezgodny z wymaganiami zamawiającego.

W aspekcie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia kluczowym elementem jest niewątpliwie rozeznanie materiałów biurowych oferowanych na rynku. Zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, powinien mieć wiedzę na temat dostępności towarów, które chce zamówić. Nie jest rzadkością, że w opisach znajdują się wymagania dostarczenia towarów, które np. nie są już produkowane, nie są dostępne w określonym formacie, materiale (np. linijki nie mogą być wykonane z PCV), kolorze (np. wycofano dziurkacze w kolorze niebieskim metalicznym). Rozeznanie rynku pozwala też uniknąć sytuacji zakupu przez zamawiającego nieprzydatnego towaru, a co gorsze – wątpliwej jakości. 

Niezwykle istotna jest zatem precyzja opisu każdej pozycji asortymentowej (materiału biurowego). Przykładowo, dotyczy to wymagań co do gramatury oczekiwanego papieru, rodzaju markerów (np. z zaokrągloną, ściętą końcówką, rodzajem tuszu), długości linii długopisu, która informuje m.in. jak bardzo wydajny jest dany długopis, rodzaju zszywaczy (np. ile mają zszywać kartek, na jakie zszywki, czy mają mieć wbudowany rozszywacz). Mogłoby się wydawać, że takie detale nie mają wielkiego znaczenia. W biurach jednak używa się wielu artykułów biurowych i niejednokrotnie są one nabywane pod konkretne potrzeby zadań realizowanych przez zamawiających. 

W praktyce zauważa się, że w przetargach na artykuły biurowe zamawiający wymagają, co należy uznać za działanie prawidłowe i zasadne, aby wykonawcy podali w wykazie asortymentowo-cenowym informacje jednoznacznie wskazujące na oferowany przez nich produkt, pozwalające na jego identyfikację. Chodzi tu przede wszystkim o nazwę handlową, symbol, model producenta lub importera/dystrybutora. Informacje te stanowią bowiem podstawowy element mechanizmu, służącego zbadaniu zgodności oferowanego przez wykonawcę przedmiotu z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego. Istotne jest bowiem, aby zamawiający już na etapie składania ofert uzyskał wiedzę o produktach, które w ramach później realizowanej umowy będzie dostarczał wybrany wykonawca. 

Prawo opcji

W przypadku zamówienia na dostawę materiałów biurowych mamy najczęściej do czynienia z sytuacją, w której zamawiający chce zawrzeć umowę na czas określony 
i na podstawie konkretnych zleceń odpowiadających aktualnemu zapotrzebowaniu zamawiać artykuły. Przy tego rodzaju zamówieniu warto rozważyć skorzystanie z prawa opcji. Wówczas w SIWZ powinno znaleźć się wyraźne i precyzyjne określenie tego zakresu zamówienia, który będzie realizowany na pewno (minimalny poziom zamówienia tzw. podstawowego) i jest gwarantowany przez zamawiającego oraz określenie dodatkowego zakresu (opcji), którego realizacja jest zależna od woli zamawiającego. 

Przykład zapisu SIWZ:

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, którym objęty jest cały zakres przedmiotu zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia (łącznie z prawem opcji). Gwarantowany (minimalny) zakres przedmiotu zamówienia, który zostanie zrealizowany wynosi ... % maksymalnej wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie pozostałych ... % w przypadku zwiększenia potrzeb w czasie trwania umowy. 

Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez zamawiającego jednostronnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z tego prawa. Wykonawcy nie przysługuje prawo domagania się realizacji zamówienia w zakresie ponad ... % zakresu gwarantowanego oraz nie przysługują mu z tego tytułu żadne roszczenia wobec zamawiającego, jeżeli zamawiający nie skorzysta z uprawnienia do opcji w czasie realizacji umowy. 

Jakich informacji żądać od wykonawcy?

Zasadne wydaje się, aby zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, wskazał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia „narzędzia”, za pomocą których dokona badania zgodności oferty z jego wymaganiami. Uwzględniając w konkretnym przypadku specyficzny charakter zamawianego przedmiotu, jakim są artykuły biurowe, może wymagać złożenia określonych dokumentów, które zwykle wydawane są tego rodzaju przedmiotowi (katalogi...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy