Konieczność wejścia przez zamawiającego w reżim Pzp przy udzielaniu zamówienia na materiały biurowe powoduje niekiedy trudności, zwłaszcza przy dokonywaniu opisu tego przedmiotu zamówienia. Obowiązuje bowiem – wynikający z art. 29 ust. 3 Pzp – generalny zakaz posługiwania się znakami towarowymi, chyba że uzasadnia to specyfika zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. Wówczas wskazaniom znaków towarowych towarzyszyć muszą wyrazy „lub równoważny”. Nie zmienia to faktu, że trzeba dokonać opisu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.
Jeżeli zamawiający opisuje artykuły biurowe bez wskazywania znaków towarowych (np. blok biurowy, klejony na krótszym boku, A5, 50 kartek, w kratkę), powinien zwrócić uwagę, aby nie dopisywać omyłkowo (co zdarza się, niestety, często) przy takich pozycjach asortymentu wyrazów „lub równoważny”. Wykonawca nie ma bowiem w takim przypadku możliwości zaoferowania produktu równoważnego. Może jedynie zaoferować produkt zgodny bądź niezgodny z wymaganiami zamawiającego.
POLECAMY
W aspekcie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia kluczowym elementem jest niewątpliwie rozeznanie materiałów biurowych oferowanych na rynku. Zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, powinien mieć wiedzę na temat dostępności towarów, które chce zamówić. Nie jest rzadkością, że w opisach znajdują się wymagania dostarczenia towarów, które np. nie są już produkowane, nie są dostępne w określonym formacie, materiale (np. linijki nie mogą być wykonane z PCV), kolorze (np. wycofano dziurkacze w kolorze niebieskim metalicznym). Rozeznanie rynku pozwala też uniknąć sytuacji zakupu przez zamawiającego nieprzydatnego towaru, a co gorsze – wątpliwej jakości.
Niezwykle istotna jest zatem precyzja opisu każdej pozycji asortymentowej (materiału biurowego). Przykładowo, dotyczy to wymagań co do gramatury oczekiwanego papieru, rodzaju markerów (np. z zaokrągloną, ściętą końcówką, rodzajem tuszu), długości linii długopisu, która informuje m.in. jak bardzo wydajny jest dany długopis, rodzaju zszywaczy (np. ile mają zszywać kartek, na jakie zszywki, czy mają mieć wbudowany rozszywacz). Mogłoby się wydawać, że takie detale nie mają wielkiego znaczenia. W biurach jednak używa się wielu artykułów biurowych i niejednokrotnie są one nabywane pod konkretne potrzeby zadań realizowanych przez zamawiających.
W praktyce zauważa się, że w przetargach na artykuły biurowe zamawiający wymagają, co należy uznać za działanie prawidłowe i zasadne, aby wykonawcy podali w wykazie asortymentowo-cenowym informacje jednoznacznie wskazujące na oferowany przez nich produkt, pozwalające na jego identyfikację. Chodzi tu przede wszystkim o nazwę handlową, symbol, model producenta lub importera/dystrybutora. Informacje te stanowią bowiem podstawowy element mechanizmu, służącego zbadaniu zgodności oferowanego przez wykonawcę przedmiotu z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego. Istotne jest bowiem, aby zamawiający już na etapie składania ofert uzyskał wiedzę o produktach, które w ramach później realizowanej umowy będzie dostarczał wybrany wykonawca.
Prawo opcji
W przypadku zamówienia na dostawę materiałów biurowych mamy najczęściej do czynienia z sytuacją, w której zamawiający chce zawrzeć umowę na czas określony
i na podstawie konkretnych zleceń odpowiadających aktualnemu zapotrzebowaniu zamawiać artykuły. Przy tego rodzaju zamówieniu warto rozważyć skorzystanie z prawa opcji. Wówczas w SIWZ powinno znaleźć się wyraźne i precyzyjne określenie tego zakresu zamówienia, który będzie realizowany na pewno (minimalny poziom zamówienia tzw. podstawowego) i jest gwarantowany przez zamawiającego oraz określenie dodatkowego zakresu (opcji), którego realizacja jest zależna od woli zamawiającego.
Przykład zapisu SIWZ:
Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, którym objęty jest cały zakres przedmiotu zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia (łącznie z prawem opcji). Gwarantowany (minimalny) zakres przedmiotu zamówienia, który zostanie zrealizowany wynosi ... % maksymalnej wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie pozostałych ... % w przypadku zwiększenia potrzeb w czasie trwania umowy.
Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez zamawiającego jednostronnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z tego prawa. Wykonawcy nie przysługuje prawo domagania się realizacji zamówienia w zakresie ponad ... % zakresu gwarantowanego oraz nie przysługują mu z tego tytułu żadne roszczenia wobec zamawiającego, jeżeli zamawiający nie skorzysta z uprawnienia do opcji w czasie realizacji umowy.
Jakich informacji żądać od wykonawcy?
Zasadne wydaje się, aby zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, wskazał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia „narzędzia”, za pomocą których dokona badania zgodności oferty z jego wymaganiami. Uwzględniając w konkretnym przypadku specyficzny charakter zamawianego przedmiotu, jakim są artykuły biurowe, może wymagać złożenia określonych dokumentów, które zwykle wydawane są tego rodzaju przedmiotowi (katalogi, ulotki, foldery, certyfikaty), a także próbek. Może także poprzestać na oświadczeniach wykonawców, zdając się wtedy na własną znajomość przedmiotu zamówienia czy też posiłkując się pomocą biegłego.
Przykład zapisu SIWZ:
W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, przedłoży katalog/wyciąg z katalogu, foldery, ulotki informacyjne lub inne dokumenty zawierający opis oferowanego produktu w języku polskim – dotyczy każdej pozycji asortymentowej wykazanej w załączniku nr ... do SIWZ (w dokumentach należy wskazać, której pozycji dotyczy opis). Ponadto w odniesieniu do pozycji ... zamawiający wymaga dodatkowo załączenia próbek, tj. jednej próbki do każdej pozycji.
Artykuły biurowe „pod przetarg”
Rzeczą naturalną w zamówieniach na artykuły biurowe jest – co potwierdza liczne orzecznictwo KIO – możliwość oferowania przez wykonawców materiałów biurowych odbiegających od standardowej oferty danego producenta (np. uwidocznionej na stronie internetowej, w ogólnodostępnych kartach katalogowych), a które czynią zadość wymaganiom stawianym przez zamawiającego
(zob. np. wyrok KIO z dnia 22 listopada 2012 r., sygn. akt: KIO 2396/12, KIO 2416/12).
To powoduje, że nie jest zasadne opieranie przekonania – jak to często czynią zwłaszcza konkurujący ze sobą wykonawcy, ale też zamawiający przy dokonywaniu oceny ofert – o zaoferowaniu materiałów niezgodnych z SIWZ wyłącznie na informacjach pochodzących ze wskazanych źródeł, że konkretny producent w swojej ofercie nie ma danego produktu albo że produkt jest w standardowej sprzedaży wyposażony w konkretne cechy oraz właściwości. Nie można bowiem wnioskować wyłącznie na podstawie standardowej oferty danego producenta o niemożliwości zaoferowania przez wykonawcę produktu spełniającego wymagania stawiane w danym postępowaniu o zamówienie publiczne.
Wyjaśnienia treści oferty
Zamawiający będący podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania powinien dołożyć należytej staranności, aby dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej.
W realiach konkretnej sprawy, zanim więc zamawiający podejmie decyzję o odrzuceniu oferty, jako niezgodnej z treścią SIWZ, zobowiązany jest wszechstronnie ją zbadać, bacząc, aby wyjaśnić w trybie opisanym w art. 87 ust. 1 Pzp stwierdzone nieprawidłowości i dokonać poprawy omyłek zgodnie z dyrektywami wyrażonymi w art. 87 ust. 2 pkt 1–3 Pzp. Dopiero wyczerpanie tej procedury uprawnia zamawiającego do ustalenia, że treść oferty nie odpowiada treści SIWZ, a w konsekwencji odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp. Opisane instytucje służą jak najwierniejszemu odtworzeniu intencji wykonawcy w zakresie złożonego zamawiającemu oświadczenia woli, odczytaniu jego treści. Podobnie jak dokumenty przedmiotowe, które mają potwierdzać „prawdziwość” danych, ale zawartych już w ofercie.
Przykład:
Zamawiający w ramach przysługujących mu w toku postępowania uprawnień, działając na podstawie art. 87 ust. 1 Pzp, zwrócił się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących oferowanego zszywacza. W treści pisma wskazał, że opisując przedmiot zamówienia, postawił jednoznaczny warunek, iż zaoferowany zszywacz musi mieć na obudowie trwale naniesione oznaczenie producenta, modelu i obsługiwanych zszywek. W odpowiedzi wykonawca podał, że zszywacz dedykowany do przedmiotowego postępowania jest standardowym zszywaczem, ma trwale naniesiony na obudowę dodatkowy opis informacyjny, zawierający oznaczenie producenta, modelu i obsługiwanych zszywek.
Jednocześnie podkreślił, że firma X, jako wyłączny dystrybutor zszywaczy, na zapytanie wykonawcy do tego przetargu na etapie przygotowywania oferty wyraziła zgodę na wykonanie opisu informacyjnego na obudowie zszywacza zawierającego oznaczenie producenta, modelu i obsługiwanych zszywek, a także oświadczyła, że zszywacz ten spełnia wszystkie parametry opisu przedmiotu zamówienia. Do przesłanej odpowiedzi wykonawca załączył pismo X poświadczające opisaną zgodność, datowane przed terminem składania ofert, co potwierdzało, że przedmiotowe ustalenia czynione były na etapie składania oferty przez wykonawcę.
Kryteria oceny ofert
W przypadku dostaw artykułów biurowych jako kryterium oceny ofert zamawiający chętnie przyjęliby tylko cenę z wagą 100%. Nie zawsze jest to rozwiązanie optymalne zarówno z punktu widzenia ograniczeń wynikających z art. 91ust. 2a Pzp, jak i ewentualnego niebezpieczeństwa dostarczenia asortymentu niedostatecznej jakości, choć odpowiadającego stworzonemu przez zamawiającego opisowi przedmiotu zamówienia. W związku z tym w zależności od potrzeb oraz wymagań zamawiający powinien zdecydować się także na inne kryteria niż cena. Przykładowo może ustalić kryterium: termin realizacji poszczególnych dostaw (w przypadku dostaw sukcesywnych) albo dostawy (w przypadku dostawy jednorazowej).
Przykład:
W kryterium: termin dostawy – od dnia złożenia zamówienia zamawiający będzie przyznawał punkty w zależności od oferowanego terminu dostawy częściowej, w następujący sposób:
- termin: 2 dni robocze od dnia złożenia zamówienia – 20 pkt;
- termin: 3 dni robocze od dnia złożenia zamówienia – 15 pkt;
- termin: 4 dni robocze od dnia złożenia zamówienia – 10 pkt;
- termin: 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia – 0 pkt.
W celu potwierdzenia spełniania tego kryterium w formularzu ofertowym należy wpisać oferowany termin dostawy częściowej. Terminem maksymalnym, wymaganym przez zamawiającego, jest pięć dni roboczych.
Warto podkreślić, że przy zamówieniach na materiały biurowe tzw. wartość dodaną może stanowić kryterium jakości oferowanych materiałów biurowych. Wymaga ono jednak od zamawiającego szczegółowego opisania,
w jaki sposób członkowie komisji przetargowej będą oceniać jakość oferowanych asortymentów. Wiąże się to z potrzebą zażądania próbek artykułów biurowych, niekoniecznie wszystkich, a co za tym idzie – określenia sposobu ich dostarczenia i oznaczenia. Żądając próbek, należy precyzyjnie określić w SIWZ, w jaki sposób oraz jaką metodą będzie weryfikowana próbka w odniesieniu do poszczególnych cech produktu.
Przykład:
Punkty w zakresie kryterium jakości zostaną przyznane na podstawie oceny próbek artykułów biurowych załączonych do oferty, wskazanych w SIWZ.
Próbki należy złożyć w opakowaniach, w których będą dostarczane, po jednej sztuce z każdej pozycji wskazanej w SIWZ.
Zamawiający wymaga opatrzenia każdej próbki numerem pozycji zgodnej z wyszczególnieniem w SIWZ, w celu identyfikacji asortymentu.
Pod pojęciem jakość zamawiający rozumie m.in. funkcjonalność oraz trwałość i estetykę wykonania produktu. Ocena zostanie dokonana przez członków komisji przetargowej indywidualnie na wspólnym posiedzeniu, przy zapewnieniu jednakowych warunków dokonywania oceny dla wszystkich ocenianych ofert.
Ocenie podlegać będzie każdy z produktów na podstawie cech podanych w SIWZ: opis sposobu dokonywania oceny próbek, na zasadzie zero-jedynkowej, tzn. 1 pkt – spełnia, 0 pkt – nie spełnia.
Komisja dokona w odniesieniu do każdej z ocenianych ofert oddzielenia sumowania liczby punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji dla danego produktu. Każdy produkt może otrzymać maksymalnie ... punkty. Maksymalna liczba punktów przyznana przez jednego członka komisji dla wszystkich ocenianych produktów w ramach jednej oferty wynosi...
Suma punktów przyznanych przez wszystkich członków komisji będzie podstawą do wyliczenia liczby punktów uzyskanych w kryterium: jakość i będzie liczona w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
Zamówienia o wartości do 30 000 euro
Wielu zamawiających, dokonując zakupu materiałów biurowych, nie musi stosować Pzp, ponieważ ich wartość nie przekracza 30 000 euro. Ustalenie wartości na takim poziomie wymaga od zamawiającego dołożenia należytej staranności, aby nie został postawiony ewentualny zarzut oszacowania poniżej progu ustawowego Pzp w celu uniknięcia stosowania jej przepisów.
Przykład:
Przed końcem roku (październik) kwota na zamówienie materiałów biurowych dochodzi do progu 30 000 euro. Zamawiający wie, że jeszcze będzie musiał zamawiać takie materiały i kwota ogólna prawdopodobnie przekroczy
30 000 euro. Zamówienie analogiczne w ubiegłych latach nie przekraczało tego progu. Jeżeli szacując wartość zamówienia, dochowano należytej staranności i nie można było przewidzieć, że w ciągu roku wartość zamawianych materiałów biurowych przekroczy 30 000 euro, można uznać, że zakup brakujących materiałów biurowych jest zamówieniem nieplanowanym. W takim przypadku zamawiający może traktować je jako odrębne zamówienie, oszacować wartość według jego zakresu i do jego udzielenia zastosować właściwe dla tej wartości zamówienia przepisy.
W przypadku zakupu materiałów biurowych bez stosowania Pzp zamawiający musi pamiętać o zasadach obowiązujących przy udzielaniu zamówień „bagatelnych”, tj. zagwarantowaniu wykonawcom niedyskryminacyjnego dostępu do zamówień publicznych, ograniczeniu ryzyka nieefektywnego wydatkowania środków publicznych oraz zapewnieniu przejrzystości postępowania i wyboru wykonawcy (zob. np. uchwała KIO z dnia 11 lutego 2016 r., sygn. akt: KIO/KD 14/16).
W przypadku zamówień o wartości do 30 000 euro nie stosuje się przepisów Pzp, a zatem także art. 29 Pzp, określającego sposób opisu przedmiotu zamówienia czy też art. 91 ust. 2a Pzp, z którego wynikają ograniczenia w stosowaniu kryterium cenowego. Oznacza to, że zamawiający ma możliwość stosowania nazw własnych oraz kupowania takiego towaru, jakiego dokładnie potrzebuje (np. artykułów biurowych konkretnej firmy). Może też wybrać dogodne dla siebie kryteria oceny ofert, np. kierować się tylko ceną. Takie „swobodne” reguły opisu przedmiotu zamówienia czy kryteriów oceny ofert są możliwe, pod warunkiem że co innego nie wynika np. z regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień do 30 000 euro lub wytycznych dotyczących wydatkowania środków unijnych. Jeżeli bowiem zamówienie jest udzielane przy współfinansowaniu środków unijnych, a w wytycznych zakazano używania np. znaków towarowych, zamawiający powinien zastosować się bezwzględnie do tych wymogów. Dotyczy to zwłaszcza zamówień, które mają być udzielane zgodnie z zasadą konkurencyjności, gdy wartość zamówienia jest większa niż 50 000 zł, a nie przekracza 30 000 euro.
