Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

25 czerwca 2018

NR 163 (Maj 2018)

Materiały biurowe według wartości

0 340

Materiały biurowe (np. segregatory, koperty, teczki, materiały do pisania, dziurkacze, zszywacze, spinacze, linijki, korektory, nożyczki) to przedmiot zamówienia, który nabywają praktycznie wszyscy zamawiający. Niektórzy dokonują takich zakupów z zastosowaniem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.), a niektórzy z jej wyłączeniem z uwagi na wartość nieprzekraczającą 30 000 euro.

Konieczność wejścia przez zamawiającego w reżim Pzp przy udzielaniu zamówienia na materiały biurowe powoduje niekiedy trudności, zwłaszcza przy dokonywaniu opisu tego przedmiotu zamówienia. Obowiązuje bowiem – wynikający z art. 29 ust. 3 Pzp – generalny zakaz posługiwania się znakami towarowymi, chyba że uzasadnia to specyfika zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. Wówczas wskazaniom znaków towarowych towarzyszyć muszą wyrazy „lub równoważny”. Nie zmienia to faktu, że trzeba dokonać opisu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. 
Jeżeli zamawiający opisuje artykuły biurowe bez wskazywania znaków towarowych (np. blok biurowy, klejony na krótszym boku, A5, 50 kartek, w kratkę), powinien zwrócić uwagę, aby nie dopisywać omyłkowo (co zdarza się, niestety, często) przy takich pozycjach asortymentu wyrazów „lub równoważny”. Wykonawca nie ma bowiem w takim przypadku możliwości zaoferowania produktu równoważnego. Może jedynie zaoferować produkt zgodny bądź niezgodny z wymaganiami zamawiającego.

W aspekcie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia kluczowym elementem jest niewątpliwie rozeznanie materiałów biurowych oferowanych na rynku. Zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, powinien mieć wiedzę na temat dostępności towarów, które chce zamówić. Nie jest rzadkością, że w opisach znajdują się wymagania dostarczenia towarów, które np. nie są już produkowane, nie są dostępne w określonym formacie, materiale (np. linijki nie mogą być wykonane z PCV), kolorze (np. wycofano dziurkacze w kolorze niebieskim metalicznym). Rozeznanie rynku pozwala też uniknąć sytuacji zakupu przez zamawiającego nieprzydatnego towaru, a co gorsze – wątpliwej jakości. 

Niezwykle istotna jest zatem precyzja opisu każdej pozycji asortymentowej (materiału biurowego). Przykładowo, dotyczy to wymagań co do gramatury oczekiwanego papieru, rodzaju markerów (np. z zaokrągloną, ściętą końcówką, rodzajem tuszu), długości linii długopisu, która informuje m.in. jak bardzo wydajny jest dany długopis, rodzaju zszywaczy (np. ile mają zszywać kartek, na jakie zszywki, czy mają mieć wbudowany rozszywacz). Mogłoby się wydawać, że takie detale nie mają wielkiego znaczenia. W biurach jednak używa się wielu artykułów biurowych i niejednokrotnie są one nabywane pod konkretne potrzeby zadań realizowanych przez zamawiających. 

W praktyce zauważa się, że w przetargach na artykuły biurowe zamawiający wymagają, co należy uznać za działanie prawidłowe i zasadne, aby wykonawcy podali w wykazie asortymentowo-cenowym informacje jednoznacznie wskazujące na oferowany przez nich produkt, pozwalające na jego identyfikację. Chodzi tu przede wszystkim o nazwę handlową, symbol, model producenta lub importera/dystrybutora. Informacje te stanowią bowiem podstawowy element mechanizmu, służącego zbadaniu zgodności oferowanego przez wykonawcę przedmiotu z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego. Istotne jest bowiem, aby zamawiający już na etapie składania ofert uzyskał wiedzę o produktach, które w ramach później realizowanej umowy będzie dostarczał wybrany wykonawca. 

Prawo opcji

W przypadku zamówienia na dostawę materiałów biurowych mamy najczęściej do czynienia z sytuacją, w której zamawiający chce zawrzeć umowę na czas określony 
i na podstawie konkretnych zleceń odpowiadających aktualnemu zapotrzebowaniu zamawiać artykuły. Przy tego rodzaju zamówieniu warto rozważyć skorzystanie z prawa opcji. Wówczas w SIWZ powinno znaleźć się wyraźne i precyzyjne określenie tego zakresu zamówienia, który będzie realizowany na pewno (minimalny poziom zamówienia tzw. podstawowego) i jest gwarantowany przez zamawiającego oraz określenie dodatkowego zakresu (opcji), którego realizacja jest zależna od woli zamawiającego. 

Przykład zapisu SIWZ:

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, którym objęty jest cały zakres przedmiotu zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia (łącznie z prawem opcji). Gwarantowany (minimalny) zakres przedmiotu zamówienia, który zostanie zrealizowany wynosi ... % maksymalnej wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie pozostałych ... % w przypadku zwiększenia potrzeb w czasie trwania umowy. 

Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez zamawiającego jednostronnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z tego prawa. Wykonawcy nie przysługuje prawo domagania się realizacji zamówienia w zakresie ponad ... % zakresu gwarantowanego oraz nie przysługują mu z tego tytułu żadne roszczenia wobec zamawiającego, jeżeli zamawiający nie skorzysta z uprawnienia do opcji w czasie realizacji umowy. 

Jakich informacji żądać od wykonawcy?

Zasadne wydaje się, aby zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, wskazał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia „narzędzia”, za pomocą których dokona badania zgodności oferty z jego wymaganiami. Uwzględniając w konkretnym przypadku specyficzny charakter zamawianego przedmiotu, jakim są artykuły biurowe, może wymagać złożenia określonych dokumentów, które zwykle wydawane są tego rodzaju przedmiotowi (katalogi, ulotki, foldery, certyfikaty), a także próbek. Może także poprzestać na oświadczeniach wykonawców, zdając się wtedy na własną znajomość przedmiotu zamówienia czy też posiłkując się pomocą biegłego.

Przykład zapisu SIWZ:

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, przedłoży katalog/wyciąg z katalogu, foldery, ulotki informacyjne lub inne dokumenty zawierający opis oferowanego produktu w języku polskim – dotyczy każdej pozycji asortymentowej wykazanej w załączniku nr ... do SIWZ (w dokumentach należy wskazać, której pozycji dotyczy opis). Ponadto w odniesieniu do pozycji ... zamawiający wymaga dodatkowo załączenia próbek, tj. jednej próbki do każdej pozycji. 

Artykuły biurowe „pod przetarg”

Rzeczą naturalną w zamówieniach na artykuły biurowe jest – co potwierdza liczne orzecznictwo KIO – możliwość oferowania przez wykonawców materiałów biurowych odbiegających od standardowej oferty danego producenta (np. uwidocznionej na stronie internetowej, w ogólnodostępnych kartach katalogowych), a które czynią zadość wymaganiom stawianym przez zamawiającego 
(zob. np. wyrok KIO z dnia 22 listopada 2012 r., sygn. akt: KIO 2396/12, KIO 2416/12). 

To powoduje, że nie jest zasadne opieranie przekonania – jak to często czynią zwłaszcza konkurujący ze sobą wykonawcy, ale też zamawiający przy dokonywaniu oceny ofert – o zaoferowaniu materiałów niezgodnych z SIWZ wyłącznie na informacjach pochodzących ze wskazanych źródeł, że konkretny producent w swojej ofercie nie ma danego produktu albo że produkt jest w standardowej sprzedaży wyposażony w konkretne cechy oraz właściwości. Nie można bowiem wnioskować wyłącznie na podstawie standardowej oferty danego producenta o niemożliwości zaoferowania przez wykonawcę produktu spełniającego wymagania stawiane w danym postępowaniu o zamówienie publiczne. 

Wyjaśnienia treści oferty

Zamawiający będący podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania powinien dołożyć należytej staranności, aby dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej. 

W realiach konkretnej sprawy, zanim więc zamawiający podejmie decyzję o odrzuceniu oferty, jako niezgodnej z treścią SIWZ, zobowiązany jest wszechstronnie ją zbadać, bacząc, aby wyjaśnić w trybie opisanym w art. 87 ust. 1 Pzp stwierdzone nieprawidłowości i dokonać poprawy omyłek zgodnie z dyrektywami wyrażonymi w art. 87 ust. 2 pkt 1–3 Pzp. Dopiero wyczerpanie tej procedury uprawnia zamawiającego do ustalenia, że treść oferty nie odpowiada treści SIWZ, a w konsekwencji odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp. Opisane instytucje służą jak najwierniejszemu odtworzeniu intencji wykonawcy w zakresie złożonego zamawiającemu oświadczenia woli, odczytaniu jego treści. Podobnie jak dokumenty przedmiotowe, które mają potwierdzać „prawdziwość” danych, ale zawartych już w ofercie. 

Przykład:
Zamawiający w ramach przysługujących mu w toku postępowania uprawnień, działając na podstawie art. 87 ust. 1 Pzp, zwrócił się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących oferowanego zszywacza. W treści pisma wskazał, że opisując przedmiot zamówienia, postawił jednoznaczny warunek, iż zaoferowany zszywacz musi mieć na obudowie trwale naniesione oznaczenie producenta, modelu i obsługiwanych zszywek. W odpowiedzi wykonawca podał, że zszywacz dedykowany do przedmiotowego postępowania jest standardowym zszywaczem, ma trwale naniesiony...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy