Na pytania Czytelników odpowiada Józef E. Nowicki

Najważniejsze, kto zamawia

W związku ze scentralizowanym VAT-em od dnia 1 stycznia 2017 r. nabywcą paliw dla urzędu gminy, szkół, GOPS jest nasza gmina, a odbiorcą i płatnikiem – poszczególne jednostki organizacyjne. Czy w związku z tym gmina, szacując wartość zamówienia na zakup paliw, powinna dodać też wartość zakupionych paliw w jednostkach organizacyjnych?

Do tej pory zarówno w gminie, jak i w każdej z jednostek organizacyjnych, wartość zamówienia nie przekraczała 30 000 euro. Po zsumowaniu ww. zamówień z pewnością ich wartość będzie większa niż 30 000 euro. Czy w związku z tym do wartości zamówienia gminy należy dodać wartości zamówienia poszczególnych jednostek i ogłosić przetarg?

Zgodnie z art. 32 ust. 1 Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Z art. 32 ust. 1 Pzp wynika, że podmiotem obowiązanym do ustalania wartości zamówienia, zgodnie z art. 32–35 Pzp, jest zamawiający.

Zamawiającym jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zamówieniem publicznym jest natomiast umowa odpłatna, zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Do uznania umowy za zamówienie publiczne wystarczające jest zatem to, aby miała ona charakter odpłatny i została zawarta w formie pisemnej, nawet jeżeli jest to umowa na rzecz osoby trzeciej.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 1 oraz art. 41 pkt 1 Pzp odpowiednio w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w ogłoszeniu o zamówieniu wskazuje się nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego. Na podstawie art. 15 ust. 2 Pzp zamawiający może powierzyć pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. W takim przypadku własna jednostka organizacyjna lub osoba trzecia działają jako pełnomocnicy zamawiającego. Ustalanie wartości zamówienia jest natomiast czynnością związaną z przygotowaniem postępowania.

W przypadku wyodrębnionej jednostki organizacyjnej

Jeżeli wyodrębniona jednostka organizacyjna zamawiającego posiadająca samodzielność finansową udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością, wartość udzielanego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne tego zamawiającego posiadające samodzielność finansową.

Wyodrębnioną jednostką organizacyjną zamawiającego posiadającą samodzielność finansową będzie podmiot, który łącznie spełnia następujące warunki:

• jest jednostką organizacyjną wyodrębnioną ze struktury organizacyjnej zamawiającego;
• jest pracodawcą w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy i ma zdolność sądową w tym zakresie;
• jest podatnikiem w rozumieniu ustawy – Ordynacja podatkowa;
• ma prawo samodzielnego uchwalania planu finansowego lub wydatkowania środków na zadania realizowane przez nią wymienione przez akty wewnętrzne określające zadania, strukturę organizacyjną i sposób działania zamawiającego (np. statut).

Wyodrębnienie organizacyjne i funkcjonalne polega na przypisaniu podmiotowi uznanemu za wyodrębnioną jednostkę organizacyjną zamawiającego, posiadającą samodzielność finansową, struktury organizacyjnej i określonych zadań, a także wyposażeniu jej w środki niezbędne do ich wykonywania. Może ono wynikać z norm prawa powszechnie obowiązującego (np. ustawy), a także aktów niemających charakteru powszechnie obowiązującego, określających organizację i funkcjonowanie wyodrębnionej jednostki (np. statut, regulamin organizacyjny).

Cechą samodzielności finansowej jest prawo samodzielnego prowadzenia gospodarki finansowej w zakresie samodzielności uchwalania planu finansowego oraz wydatkowania środków na zadania realizowane przez taką jednostkę. Przeznaczanie przez zamawiającego środków finansowych na wykonywanie przez wyodrębnioną jednostkę organizacyjną zamawiającego zadań związanych z jej działalnością, wynikających z norm prawa powszechnie obowiązującego lub aktów wewnętrznych określających jej organizację i funkcjonowanie, nie wyklucza prawa samodzielności uchwalania planu finansowego przez tę jednostkę oraz samodzielności wydatkowania przez nią otrzymanych środków finansowych. Dla uznania jednostki organizacyjnej zamawiającego za jednostkę wyodrębnioną i posiadającą samodzielność finansową nie jest wymagane, by jednostka taka posiadała osobowość prawną.

Zdaniem UZP

W opinii „Samodzielność finansowa” wyodrębnionych jednostek organizacyjnych zamawiającego – art. 32 ust. 5 ustawy Pzp Urząd Zamówień Publicznych zwrócił uwagę, że udzielanie zamówienia związanego z jej własną działalnością oznacza, że: udzielane zamówienie służyć musi realizacji celów jednostki organizacyjnej określonych aktem o jej powołaniu. Za zamówienie związane z własną działalnością nie może być uznane zamówienie związane z realizacją zadania powierzonego do realizacji czy też zleconego przez inną jednostkę organizacyjną w drodze odrębnego aktu. (...) zasadniczą kwestią do rozstrzygnięcia jest to, czy samodzielność finansowa jednostki organizacyjnej winna mieć źródło ustawowe, czy też możliwe jest uznanie za samodzielną jednostkę, której gwarantem samodzielności finansowej są akty niemające charakteru powszechnie obowiązującego. Co do zasady, literatura przedmiotu, wyróżnia dwa aspekty samodzielności finansowej: samodzielność dochodową i wydatkową¹. Obok nich niekiedy wymienia się również samodzielność mieszaną². Cechą wspólną samodzielności finansowej jednostek organizacyjnych w świetle cyt. literatury jest konieczność zagwarantowania odpowiednich zasobów finansowych umożliwiających realizację zadań przez tę jednostkę, jak i prawo dysponowania zgromadzonymi zasobami. Powyższe nie oznacza konieczności samofinansowania jednostki czy też samowystarczalności jednostki, które oznaczają prowadzenie działalności opartej na własnych dochodach. Samodzielność finansowa może natomiast mieć miejsce również wtedy, gdy znaczna część zasobów zostaje przekazana do samodzielnej dyspozycji jednostek, nie stanowiąc ich dochodów własnych.

Pojęcie samodzielności finansowej Urząd Zamówień Publicznych odnosi do prawa samodzielnego prowadzenia gospodarki finansowej w zakresie określonym przez akty wewnętrzne w kwestii samodzielności uchwalania planu finansowego, a także samodzielności wydatkowania środków na zadania realizowane przez jednostkę. Jednocześnie UZP zwraca uwagę, że: samodzielność uchwalania planu finansowego czy też wydatkowania środków nie oznacza pełnej autonomii w gospodarowaniu środkami przyznawanymi np. przez jednostkę macierzystą lub inny podmiot. Tym samym przeznaczanie przez jednostkę macierzystą środków finansowych na realizację konkretnych zadań związanych z działalnością własną jednostki organizacyjnej nie wyklucza samodzielności uchwalania planu finansowego przez tę jednostkę oraz samodzielności wydatkowania środków.