Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

8 czerwca 2021

NR 193 (Czerwiec 2021)

Negocjacje w trybie podstawowym

9

Tryb podstawowy przewiduje negocjacje w dwóch ścieżkach – fakultatywnej i obligatoryjnej. O prawdziwych negocjacjach – czyli procesie składającym się przynajmniej w teorii ze wzajemnych ustępstw stron – można mówić wyłącznie w tym drugim przypadku.

Fakultatywne lub obligatoryjne

Negocjacje w ścieżce fakultatywnej wprost zakazują, aby zamawiający mógł w jakimkolwiek obszarze negocjacji, czyli w którymkolwiek z negocjowanych kryteriów, zaakceptować gorszą propozycję niż pierwotnie wskazana w ofercie, nawet jeżeli w innym kryterium uzyskałby znacznie więcej (art. 296 ust. 2 Pzp).

Skorzystanie ze ścieżki negocjacji obligatoryjnych (art. 275 pkt 3 Pzp) jest zależne od swobodnej decyzji zamawiającego. Jeżeli jednak zamawiający się na tę ścieżkę zdecyduje, wówczas w trakcie postępowania nie może „się rozmyślić” i z przeprowadzenia negocjacji zrezygnować. Oprócz innych kwestii – oferta składana przez wykonawców w odpowiedzi na ogłoszenie nie ma cech oferty definitywnej, w związku z czym są oni przekonani, że jej treść ulegnie zmianie.
 

POLECAMY

Ważne

Celem prowadzonych negocjacji jest ulepszenie (treści) ofert (art. 275 pkt 3 Pzp). Lepszą ofertą jest taka, która po przeprowadzonych negocjacjach skuteczniej zaspokaja oczekiwania zamawiającego niż pierwotnie złożona.


W tej ścieżce dopuszcza się sytuację, w której pewne parametry oferty mogą ulec pogorszeniu w ramach jednego negocjowanego obszaru i polepszenia w ramach innego. Bezpośrednim celem negocjacji w trybie podstawowym nie jest zawarcie umowy, lecz złożenie lepszej, z punktu widzenia zamawiającego, oferty niż oferta złożona pierwotnie. Przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych nie wskazują jakiegoś określonego punktu, który pozwoliłby uznać ulepszenie za spełnione. Można przyjąć, że proces negocjacyjny to proces zobowiązujący strony do starannego działania, a nie osiągnięcia konkretnego rezultatu.
 

Ważne

Negocjacje mają charakter poufny, powinny być prowadzone z zachowaniem zasady równego traktowania wykonawców. Art. 290–293 Pzp stanowią przepisy szczególne względem kodeksowych regulacji dotyczących prowadzenia negocjacji (art. 72–721 k.c.).


Samo prowadzenie negocjacji obligatoryjnych może być w podstawowych aspektach zbieżne z negocjacjami fakultatywnymi. Istnieje możliwość zmniejszenia liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji (art. 288 Pzp), obowiązuje poufność negocjacji, jak i samych ofert podlegających negocjacjom (art. 291 ust. 2 Pzp) oraz obowiązek równego traktowania i równego dostępu do informacji (art. 290 Pzp).

Negocjacje obligatoryjne (art. 279 Pzp):

  1. nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia określonych w opisie potrzeb i wymagań;
  2. mogą dotyczyć warunków zamówienia w celu podniesienia jego efektywności.

Uprawnienia zamawiającego w sprawie negocjacji

Zamawiający nie może zmienić pewnego, z góry założonego i upublicznionego minimalnego zakresu. Może zaś wskutek negocjacji zmienić wszystko inne, wszystko, co Prawo zamówień publicznych określa jako „warunki zamówienia” (art. 7 pkt 29 Pzp), czyli warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.
 

Ważne

Przepisy ustawy Pzp nie narzucają obowiązku dokumentowania prowadzonych negocjacji, pozostawiając to do decyzji zamawiającego.


Co bardziej istotne, prowadzone negocjacje, nawet (a może przede wszystkim) obligatoryjne nie są wiążące dla stron. Wiążąca jest oferta ostateczna składana po zakończeniu negocjacji, więc same negocjacje nie mogą być wiążące.

W zakresie decyzji zamawiającego pozostaje wprowadzenie postanowienia – jakie dokumenty mogą być próbą związania (w ograniczonym zakresie) wykonawcy treścią podawanych informacji w trakcie negocjacji oraz obowiązkiem jego dwustronnego podpisania. Może nim być protokół ustaleń poczynionych w trakcie negocjacji. Jeżeli oferta ostateczna byłaby zaskakująco odmienna od danych podawanych w trakcie negocjacji, zamawiający mógłby zwrócić się do wykonawcy z zapytaniem o wyjaśnienie tej rozbieżności (art. 223 ust. 1 Pzp). Ponadto protokół ustaleń może być wskazówką co do zamiaru wykonawcy odnośnie do treści składanej oferty w przypadku zaistnienia konieczności poprawiania omyłek (art. 223 ust. 2 Pzp).
 

Ważne

Sama treść prowadzonych negocjacji jest poufna, ale zachowanie stron w ich trakcie już poufnością objęte nie jest. Mogą, a nawet powinny być szczegółowo udokumentowane przez zamawiającego. Są jawne i podlegają standardowym zasadom udostępniania, w szczególności, jeżeli są nieuczciwe albo sprzeczne z dobrymi obyczajami.


Negocjacje mogą być prowadzone w więcej niż jednym etapie, o ile przewidziano to w SWZ. Niezależnie od liczby etapów zamawiający ma obowiązek po zakończeniu negocjacji zaprosić wszystkich wykonawców, z którymi negocjował, do składania ofert ostatecznych.

Komunikacja w postępowaniu o zamówienie publiczne

Brak w ustawie Pzp narzucenia sposobu prowadzenia negocjacji z wykonawcami. Obecnie popularne, z przyczyn sanitarnych, prowadzenie negocjacji w sposób zdalny może być uznane w zasadzie za preferowane. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków elektronicznych. Z kolei art. 61 ust. 2 Pzp stanowi,...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy