Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

24 maja 2021

NR 192 (Maj 2021)

Obowiązki o charakterze sprawozdawczym

0 134

Przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. (Dz. U., poz. 2019 ze zm.) nałożyły na zamawiającego wiele nowych obowiązków o charakterze sprawozdawczym. Jednym z nich jest obowiązek przekazania Prezesowi UZP, w ściśle określonym ustawowo terminie, informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach (art. 81 ust. 1 n. Pzp).

Jak każda nowość, wywołuje on wątpliwości zamawiających odnośnie do sposobu realizacji tego obowiązku, nie wspominając już o niezadowoleniu z mnożenia i tak licznych już czynności, które zamawiający musi wykonać.

W pierwszej kolejności niezbędne jest ustalenie źródła obowiązku przekazania Prezesowi UZP „Informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach”. Wynika on z art. 81 ust. 1 nowego Pzp oraz pozostaje – jak można przyjąć – w relacji z art. 469 pkt 4 nowego Pzp, który wymienia wśród obowiązków Prezesa UZP dokonywanie analiz funkcjonowania systemu zamówień publicznych.
Niestety, przepisy nowego Pzp w odniesieniu do omawianej informacji są dość ogólne. Szczegółowe natomiast reguły, w tym zakres danych zawartych w informacji, sposób sporządzania informacji oraz sposób i tryb jej przekazywania zostały określone w rozporządzeniu, wydanym na podstawie art. 81 ust. 2 nowego Pzp, Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (Dz. U., poz. 2406, dalej cyt. jako „rozporządzenie dotyczące informacji o ofertach”).

POLECAMY

Zobowiązanie zamawiających

Do przekazania „Informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach” zobowiązani są – jak wynika z rozporządzenia dotyczącego informacji o ofertach – wszyscy zamawiający w rozumieniu przepisów nowego Pzp, a więc zamawiający wymienieni w:

  • art. 4 pkt 1 nowego Pzp – zamawiający publiczni należący do jednostek sektora finansów publicznych (np. gminy, powiaty, urzędy centralne, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, agencje wykonawcze);
  • art. 4 pkt 2 nowego Pzp – inne niż określone w art. 4 pkt 1 nowego Pzp państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
  • art. 4 pkt 3 nowego Pzp – osoby prawne, o których mowa w art. 4 pkt 3 nowego Pzp (podmioty prawa publicznego);
  • art. 4 pkt 4 nowego Pzp – związki podmiotów, o których mowa w art. 4 pkt 1 lub 2 nowego Pzp, lub podmiotów, o których mowa w art. 4 pkt 3 nowego Pzp;
  • art. 5 ust. 1 pkt 1–3 nowego Pzp – zamawiający sektorowi;
  • art. 6 nowego Pzp – zamawiający subsydiowani;
  • art. 7 pkt 36 nowego Pzp – zamawiający publiczni udzielający zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;
  • art. 7 pkt 36 nowego Pzp – zamawiający sektorowi udzielający zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Podkreślić należy, że „Informacja o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach” ma zastosowanie w zakresie wszystkich rodzajów zamówień (tj. dostaw, usług, robót budowlanych), niezależnie od ich wartości, o ile dany zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia na podstawie przepisów nowego Pzp.  

Wynika to między innymi z faktu, że zamawiający wskazuje w informacji rodzaj zamówienia z następującej listy: zamówienia klasyczne (od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne albo o wartości równej lub przekraczającej progi unijne), zamówienia sektorowe, zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
 

Ważne

„Informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach” trzeba przekazać Prezesowi UZP zarówno w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, jak i postępowaniem o zawarcie umowy ramowej, z wyłączeniem trybu zamówienia z wolnej ręki, ponieważ w tym trybie nie ma ofert.


Zamawiający nie powinni utożsamiać – co niestety zdarza się w praktyce – przekazywanej Prezesowi UZP „Informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach” z zamieszczaną – na podstawie art. 222 ust. 5 nowego Pzp na stronie internetowej prowadzonego postępowania – informacją po otwarciu ofert. W związku z tym zamawiający nie powinien wysyłać do Prezesa UZP informacji z otwarcia ofert, nie stanowi to bowiem wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 81 nowego Pzp.

Jak przekazać Informację o ofertach Prezesowi UZP?

Zamawiający sporządza „Informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach” w postaci elektronicznej według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia dotyczącego informacji o ofertach.

Informację przekazuje się Prezesowi UZP – stosownie do § 3 rozporządzenia dotyczącego informacji o ofertach – przy użyciu formularza umieszczonego oraz udostępnionego na stronach portalu internetowego UZP. W rozumieniu powyższego przepisu narzędziem do tego służącym jest Platforma e-Zamówienia. Informacja ma w związku z tym postać aktywnego „Formularza informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP”, za pomocą którego odbywa się bezpośrednio na platformie e-Zamówienia przekazywanie tej informacji Prezesowi UZP. Niezbędna jest do tego rejestracja zamawiającego na platformie pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl.

W celu wysłania „Informacji do Prezesa UZP o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach”, zamawiający powinien wykonać następujące czynności:

  • krok I – zalogować się na platformie e-Zamówienia i po zalogowaniu wejść z poziomu Portalu Dostępowego w kafelek „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP”. W tym miejscu można przygotować i uzupełnić formularz na potrzeby przekazania informacji do Prezesa UZP”;
  • krok II – wypełnić formularz, a po jego wypełnieniu kliknąć „Pobierz informację, w celu przesłania jej przez Platformę e-Zamówienia”;
  • krok III – pobraną oraz zapisaną na dysku informację należy złożyć za pomocą formularza do komunikacji, dostępnego w zakładce „Podgląd postępowania”;
  • krok IV – po uzupełnieniu formularza Informacji do Prezesa UZP i dołączeniu pliku, należy kliknąć „Wyślij”;
  • krok V – w prawym górnym rogu pojawi się komunikat o treści „Wiadomość została wysłana”.

Warto zwrócić uwagę, że na adres e-mail podany podczas zakładania konta (rejestracji na Platformie e-Zamówienia), zamawiający otrzymuje potwierdzenie wysłania wiadomości na Platformie e-Zamówienia o treści „Wiadomość – Informacja o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP w dniu (…) została wysłana na Platformie e-Zamówienia”. Zasadne jest, aby takiego e-maila z potwierdzeniem zamawiający przechowywał w celu udokumentowania wypełnienia obowiązku z art. 81 ust. 1 nowego Pzp.

Zakres danych przekazywanych Prezesowi UZP

Zakres danych zawartych w „Informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub ofertach”, przekazywanej Prezesowi UZP, określa § 2 rozporządzenia dotyczącego informacji o ofertach. Wbrew pozorom nie jest on niewielki, a można nawet pokusić się o stwierdzenie, że dość szczegółowy, jak na charakter takiej informacji.

Informacja zawiera bowiem nie tylko dane związane z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofertami wstępnymi, ofertami lub ofertami dodatkowymi, ostatecznymi czy też ofertami obejmującymi prace badawczo-rozwojowe (np. ich liczbę, kto je złożył, jaka została zaoferowana cena lub koszt w ofercie), ale także dane dotyczące daty wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo umowy ramowej, numeru ogłoszenia (jeżeli dotyczy) oraz dane dotyczące kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub umowy ramowej.

W przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych zamawiający podaje dane o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – oddzielnie dla każdej części, jeżeli przewidział kwoty na sfinansowanie zamówienia/umowy ramowej odrębnie dla każdej części.  

W skrajnych przypadkach sporządzenie informacji może być więc niemałym wyzwaniem dla zamawiającego, czego przykładem mogą być szpitale dokonujące niejednokrotnie zakupów wszelkiego rodzaju asortymentu medycznego z podziałem na kilkanaście, a niekiedy kilkadziesiąt części (pakietów).

Wśród danych, które mają zostać przekazane Prezesowi UZP w „Informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub ofertach” wymieniono ponadto dane dotyczące zamawiającego lub zamawiających wspólnie prowadzących postępowanie, a w przypadku powierzenia przez zamawiającego lub zamawiających przeprowadzenia postępowania, dane podmiotu, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania. Należy przekazać także dane identyfikujące postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (m.in. o rodzaju zamówienia, przedmiocie zamówienia, czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, a jeżeli dotyczy – wraz z nazwą projektu lub programu). Niezbędne jest też podanie danych identyfikujących określonych wykonawców (np. tych, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, oferty dodatkowe itd.) oraz ich rodzaju poprzez wybranie z listy, czy jest to: mikroprzedsiębiorstwo, małe przedsiębiorstwo, średnie przedsiębiorstwo, jednoosobowa działalność gospodarcza, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej czy też inny rodzaj wykonawcy.

Termin przekazania informacji Prezesowi UZP

Termin przekazania Prezesowi UZP informacji określono w sposób ogólny w art. 81 u...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy