Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

24 maja 2021

NR 192 (Maj 2021)

Podstawowy z negocjacjami

22

W trybie podstawowym zamawiający może udzielić zamówienia w trzech wariantach: bez negocjacji, z negocjacjami i z negocjacjami w celu ulepszenia ofert.

Analiza postępowania o zamówienie publiczne w trybie podstawowym, w wariancie pierwszym, opublikowana została w MZP w lutym 2021 r. Poniżej przedstawiamy analizę przebiegu postępowania o zamówienie publiczne w trybie podstawowym z negocjacjami, czyli wariant drugi.

W wariancie 2 zamawiający:

POLECAMY

  1. wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 276 ust. 1 n. Pzp);
  2. jest obowiązany udokumentować zamieszczenie ogłoszenia w BZP i przechowywać dowód jego zamieszczenia (art. 267 ust. 3 n. Pzp);
  3. może, po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w BZP, bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi, dostawy lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia (art. 276 ust. 2 n. Pzp);
  4. może dodatkowo zamieścić ogłoszenie o zamówieniu w inny sposób niż w BZP (np. na swojej stronie internetowej) lub przekazać ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (art. 270 ust. 1 i ust. 2 n. Pzp).

Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego lub przekazane go do publikacji w Dz. U. UE, nie może nastąpić przed zamieszczeniem ogłoszenia o zamówieniu w BZP (art. 270 ust. 3 n. Pzp). Ogłoszenie nie może zawierać innych informacji, niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w BZP oraz musi wskazywać datę zamieszczenia ogłoszenia w BZP (art. 270 
ust. 4 n. Pzp).

Zmiana treści ogłoszenia

Zamawiający może zmienić ogłoszenie, zamieszczając w BZP ogłoszenie o zmianie ogłoszenia (art. 271 ust. 1 n. Pzp).
 

Ważne

Jeżeli zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie lub wprowadzenie zmian we wnioskach albo ofertach (art. 271 ust. 3 n. Pzp).


Niezwłocznie po zamieszczeniu zmiany treści ogłoszenia w BZP udostępnia ogłoszenie o zmianie ogłoszenia na swojej stronie internetowej lub przekazuje ogłoszenie o zmianie ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE, o ile zamieścił ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie internetowej lub przekazał je do publikacji w Dz. U. UE (art. 271 ust. 4 n. Pzp).

Udostępnienie specyfikacji warunków zamówienia

W wariancie 2 trybu podstawowego zamawiający sporządza SWZ. Treść obligatoryjną i fakultatywną SWZ określają przepisy art. 281 ust. 1 i 2 n. Pzp. Jeżeli zamawiający nie będzie mógł udostępnić części SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, z powodu jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 n. Pzp (odstąpienie od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej) lub z powodu ochrony poufnego charakteru informacji w nich zawartych – odpowiednio udostępnia je w inny sposób, określony w ogłoszeniu o zamówieniu lub określa w ogłoszeniu o zamówieniu sposób dostępu do tych informacji i wymagania związane z ochroną ich poufnego charakteru (art. 280 ust. 2 i 3 n. Pzp).

Problematyka wyjaśniania, zmiany treści SWZ oraz zebrania wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ została uregulowana w art. 284–286 n. Pzp. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. W takim przypadku zamawiający będzie obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.
 

Ważne

Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w ustawowym terminie, będzie obowiązany przedłużyć termin składania ofert o czas potrzebny do zapoznania się wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do przygotowania i złożenia ofert. W przypadku, gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynie w ustawowym terminie, zamawiający nie będzie obowiązany do udzielenia wyjaśnień.


Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Jeżeli nie będzie mógł udostępnić części SWZ z powodu odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej lub z powodu ochrony poufnego charakteru informacji w nich zawartych, treść zapytań wraz z wyjaśnieniami przekazuje, bez ujawniania źródła zapytania, wykonawcom, którym udostępnił SWZ.

Zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ. W takim przypadku informację o terminie zebrania oraz informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SWZ oraz odpowiedzi, bez wskazywania źródeł zapytań, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. 

W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. W przypadku, gdy zmiana treści SWZ będzie istotna dla sporządzenia oferty lub będzie wymagać od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający będzie obowiązany przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie. Informuje wówczas wykonawców o przedłużonym terminie składania ofert przez zamieszczenie jej na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na której została udostępniona SWZ. Informację o przedłużonym terminie składania ofert zamieszcza również w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia. Jeżeli zmiana będzie dotyczyć części SWZ, która nie została udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania, dokonaną zmianę przekazuje w inny sposób – wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu.

Składanie ofert w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu

Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten w przypadku dostaw i usług nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP, a w przypadku robót budowlanych nie może być krótszy niż 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie (art. 283 n. Pzp).

Do postępowania prowadzonego w wariancie 2 stosuje się przepisy art. 125 ust. 1, 3–4 oraz 5 n. Pzp. Wykonawca dołącza do oferty, składanej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (art. 273 ust. 2 n. Pzp), oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez zamawiającego. Stanowi ono dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. Tymczasowo zastępuje wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe (art. 125ust. 3 n. Pzp).

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez kilku wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składa każdy z wykonawców (art. 125 ust. 4 n. Pzp). W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wykonawca przedstawia, wraz z oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (art. 125a ust. 5 n. Pzp). Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 n. Pzp).
 

Ważne

Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert (art. 307 ust. 1 n. Pzp).


W przypadku, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w SWZ, zamawiający zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni (art. 307 ust. 2 n. Pzp). Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu na to zgody (art. 307 ust. 3 n. Pzp). W przypadku, gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą określone w SWZ następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie będzie to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą (art. 307 ust. 4 n. Pzp). Wykonawca składa ofertę dodatkową, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
 

Ważne

Najpóźniej przed otwarciem ofert, zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 222 ust. 4 n. Pzp).


Otwarcie ofert

Następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert (art. 222 ust. 1 n. Pzp). Jeżeli następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku jego awarii, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie następuje niezwłocznie po usunięciu awarii (art. 222 ust. 2 n. Pzp). Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 222 ust. 3 n. Pzp).

Zgodnie z art. 222 ust. 5 n. Pzp zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

  • nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
  • cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Badanie oświadczeń i ofert

W wariancie 2 trybu podstawowego nie stosuje się uprzedniej oceny ofert, o której mowa w art. 139 n. Pzp (tzw. procedury odwróconej), dlatego w pierwszej kolejności, zamawiający bada oświadczenia pod kątem braku podstaw wykluczenia i spełniania warunków udziału w postępowaniu. Odrzuca ofertę, jeżeli została złożona po terminie składania ofert (art. 226 ust. 1 pkt 1 n. Pzp) lub jeżeli wykonawca nie wniósł wadium, lub wniósł je w sposób nieprawidłowy (art. 214 ust. 1 pkt 14 n. Pzp).

Jeżeli którykolwiek z wykonawców nie złoży oświadczenia o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub złożone oświadczenia będą niekompletne albo zawierać będą błędy, zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 n. Pzp wzywa wykonawcę do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że oferta wykonawcy będzie podlegać odrzuceniu bez względu na złożenie tego oświadczenia, uzupełnienie lub poprawienie lub będą zachodzić przesłanki unieważnienia postępowania.

Jeżeli wykonawca na wezwanie, o którym mowa w art. 128 ust. 1n. Pzp, nie złoży, nie uzupełni lub nie poprawi oświadczenia o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c n. Pzp.

Przedmiotowe środki dowodowe

Są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Zdefiniowane zostały w art. 7 pkt 20 n. Pzp.

Przedmiotowe środki dowodowe, które na żądanie zamawiającego wykonawca składa wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 n. Pzp) będą analizowane w toku badania ofert. Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający będzie wzywać do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Jeżeli przedmiotowe środki dowodowe będą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia – podstawą wyjaśniania ich treści będzie art. 107 ust. 4 n. Pzp. Jeżeli będą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, będą stanowić treść oferty, – podstawą wyjaśniania ich treści będzie art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze n. Pzp.

Zaproszenie do negocjacji

Jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, jest mniejsza niż 3, zamawiający kontynuuje postępowanie (art. 289 ust. 3 n. Pzp). Jeżeli zamawiający zdecyduje się na negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, po dokonaniu badania ofert zaprasza wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, do negocjacji. 

Zamawiający może zaprosić wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu, jeśli informację, że przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji zamieścił w SWZ (art. 281 ust. 1 pkt 4 n. Pzp). Ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą (art. 289 ust. 2 n. Pzp). Negocjacje treści ofert nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ i dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert (art. 278 n. Pzp).

Ograniczenie liczby wykonawców

Na podstawie art. 288 ust. 1 n. Pzp zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, o ile liczba ta będzie wystarczająca, aby zapewnić konkurencję i nie będzie mniejsza niż 3. W takim przypadku zamawiający wskazuje, w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji oraz podaje maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert (art. 288 ust. 2 n. Pzp).

W SWZ wskazuje również informację, że przewiduje możliwość ograniczenia liczby wykonawców, których zaprosi do negocjacji, stosując kryteria oceny ofert (art. 281 ust. 3 n. Pzp). Jeżeli zamawiający ustalił kryteria, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, dokonuje kwalifikacji wykonawców na podstawie tych kryteriów, a następnie kieruje zaproszenie do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, do tych wykonawców, których oferty spełniają w najwyższym stopniu te kryteria wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ (art. 289 ust. 1 n. Pzp).

Po dokonaniu kwalifikacji, w celu ograniczenia liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji ofert, zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, o wykonawcach:

  • których oferty nie zostały odrzucone oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji;
  • których oferty zostały odrzucone – którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji oraz punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji, w przypadku, gdy zamawiający dokonał kwalifikacji wykonawców w celu ograniczenia liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Zamawiający w zaproszeniu do negocjacji wskazuje miejsce, termin i sposób prowadzenia negocjacji oraz kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert (art. 289 ust. 5 n. Pzp).

Negocjacje

Mogą wyłącznie dotyczyć tych elementów, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert (art. 278 n. Pzp). Nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ. Jeżeli cena będzie jedynym kryterium oceny ofert, negocjacje będą dotyczyć ceny. Jeżeli kryteriami oceny ofert będą cena, okres gwarancji i warunki serwisu posprzedażnego – negocjacje będą dotyczyć tylko tych problemów.

Zasady prowadzenia negocjacji określają przepisy art. 290–291 n. Pzp. Zamawiający zapewnia równe traktowanie wszystkich wykonawców. Negocjacje mają charakter poufny. Zamawiający udostępnia oferty wraz z załącznikami złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu niezwłocznie po otwarciu tych ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich otwarcia. Żadna ze stron negocjacji nie może, bez zgody drugiej strony, ujawniać informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Powinna być udzielana zgoda w odniesieniu do konkretnych informacji i przed ich ujawnieniem. 

Po zakończeniu negocjacji zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert dodatkowych (art. 293 ust. 1 n. Pzp). Wyznacza termin na złożenie ofert dodatkowych z uwzględnieniem czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dodatkowych (art. 296 ust. 1 n. Pzp).

Składanie, otwarcie i badanie ofert dodatkowych

Zasady składania ofert dodatkowych zostały określone w art. 296 ust. 2 n. Pzp. Wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która nie może być mniej korzystna niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Oferta dodatkowa, która będzie mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłos...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy