Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak udzielać zamówień

10 czerwca 2019

NR 175 (Czerwiec 2019)

Wydatkowanie środków unijnych w praktyce

0 212

Realizując projekty współfinansowane ze środków unijnych należy mieć świadomość, że wymagane jest przestrzeganie nie tylko zawartych umów o dofinansowanie, lecz także przepisów prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej.

Zasady dotyczące udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków unijnych do polskiego porządku prawnego przeniosła ustawa wdrożeniowa, tj. ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.). Na jej podstawie Minister Rozwoju i Finansów wydał tzw. wytyczne horyzontalne1, które określają m.in. sposób udzielania zamówień oraz sposób wydatkowania środków finansowych w ramach projektów. Instytucje zarządzające krajowym programem operacyjnym wydały natomiast wytyczne dotyczące kwestii szczegółowych dla poszczególnych programów operacyjnych, zwane wytycznymi programowymi.


Ustalenie wartości zamówienia


Pierwszym i najważniejszym krokiem przy udzielaniu zamówienia ze środków unijnych jest ustalenie jego wartości szacunkowej, wyrażonej w kwocie netto. Od tej wartości bowiem uzależniony jest wybór procedury, jaką należy zastosować przy dokonywaniu wydatku.

Zamówienia szacowane są na różnych poziomach:

  • w odniesieniu do danego projektu – w przypadku beneficjentów niezobligowanych do stosowania Pzp, nawet jeśli podobne zamówienia beneficjenci realizują jednocześnie w kilku innych projektach finansowanych z EFS czy też innych środków publicznych;
  • w odniesieniu do danego projektu – w przypadku beneficjentów zobligowanych do stosowania Pzp, ale tylko po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia na poziomie zamawiającego nie przekracza 30 tys. euro netto; w praktyce oznacza to, że każdy zamawiający w rozumieniu Pzp najpierw dokonuje sumowania zgodnie z tą ustawą, a dopiero dla zamówień o wartości poniżej 30 tys. euro netto dokonuje sumowania na poziomie projektu w celu weryfikacji, czy zamówienie podlega zasadzie konkurencyjności, czy rozeznaniu rynku.
     

Wytyczne obligują beneficjentów do dokumentowania faktu przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia. Czynności te powinny zostać wykonane w sposób umożliwiający audyt. W praktyce oznacza to obowiązek sporządzenia notatki z szacowania wartości zamówienia przed dokonaniem wyboru właściwego trybu prowadzenia postępowania. Należy zatem zgromadzić dowody świadczące o poprawności przeprowadzenia tego etapu. Mogą nimi być w szczególności: oferty wstępne pozyskane od potencjalnych wykonawców, wydruki z cenników czy katalogów.


Zasada konkurencyjności


Środki finansowe wydatkowane w ramach realizacji projektów unijnych, pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych2 są środkami publicznymi.

Beneficjenci realizujący projekt współfinansowany ze środków UE zobowiązani są do zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a wszystkie wydatki muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.

Dokonując wyboru wykonawcy usługi, roboty budowlanej lub dostawcy towaru, należy zastosować wytyczne dotyczące sposobu udzielania zamówień, w tym zasadę konkurencyjności lub zasady i tryby zawarte w ustawie Pzp3, w zależności od wartości przedmiotu zamówienia.

Zasada konkurencyjności to procedura udzielania określonych zamówień w ramach projektu w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Celem prowadzenia tej procedury jest zapewnienie przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. umożliwienie skorzystania z zamówienia szerokiemu kręgowi potencjalnych wykonawców.

Ważne

Jeżeli beneficjenci na podstawie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie są pewni konieczności stosowania zasady konkurencyjności (a więc najbardziej restrykcyjnego w ich przypadku trybu), nie muszą sporządzać odrębnych notatek dotyczących szacowania wartości przedmiotu zamówienia. W takiej sytuacji zapisy wniosku o dofinansowanie w zakresie planowanej wartości zamówień są wystarczające, a ścieżka audytu jest zapewniona.

Zasada konkurencyjności opisana została w punkcie 6.5.2 wytycznych horyzontalnych. Obowiązek jej stosowania dotyczy dwóch grup beneficjentów:

  • niebędących zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp w przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. zł netto,
  • będących zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp w przypadku zamówień o wartości równej kwocie określonej w art. 4 pkt 8 Pzp lub niższej, lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto. 

Ważne

Zgodnie z brzmieniem wytycznych w przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Pzp.


Przytoczony powyżej zapis ma ogromne znaczenie w obecnej sytuacji prawnej, w której do systemu zamówień publicznych wprowadzono możliwość udzielenia zamówień na tzw. usługi społeczne. Tego typu zamówienie, mimo że realizowane jest zgodnie z ustawą Pzp, niestety, nie wypełnia dyspozycji, o której mowa powyżej. Udzielenie zamówienia na podstawie przepisów zawartych w dziale III, rozdziale 6,w tym opartym na art. 138o Pzp oznacza, że de facto dla
zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł netto obowiązują uregulowania bardziej restrykcyjne niż dla zamówień, których wartość przekracza 30 tys. euro netto. Biorąc powyższe pod uwagę, radzę w ww. przypadkach publikowanie ogłoszeń tego typu także w bazie konkurencyjności, zgodnie z omawianą w niniejszym artykule zasadą.

W celu wypełnienia obowiązków dotyczących zasady konkurencyjności należy: upublicznić zapytanie ofertowe poprzez umieszczenie go w bazie konkurencyjności4. W praktyce publikacja polega na wypełnieniu ujednoliconego elektronicznego formularza. Do rejestracji i umieszczania zapytań w bazie konkurencyjności uprawnieni są jedynie beneficjenci, którzy podpisali umowę o dofinansowanie.

Ważne

Korekty finansowe za brak publikacji zapytania lub jego niewłaściwą publikację mogą sięgać 25%, a nawet 100% wartości dofinansowania. O finansowych konsekwencjach naruszenia zasady konkurencyjności mówi rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (Dz. U. z 2018 r., poz. 971), potocznie zwane taryfikatorem. 

 

Opracowanie zapytania ofertowego


Powinno  zawierać co najmniej wymienione poniżej elementy, poczynając od opisu przedmiotu zamówienia, który opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Opis nie może odnosić się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i dopuszczono rozwiązania równoważne. W przypadku dopuszczenia rozwiązań równoważnych, w celu spełnienia wymogu opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, powinien zostać określony zakres równoważności. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego.

Ważne

Równoważność, o której mowa powyżej, musi być realna, nie zaś pozorna. Nie można utożsamiać równoważności z koniecznością posiadania przez równoważnik wszystkich cech (funkcji), jakie posiada produkt zidentyfikowany nazwą.

Do opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) należy stosować nazwy i kody określone we wspólnym słowniku zamówień (CPV)5. Właściwie przygotowany OPZ jest gwarantem realizacji zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.


Warunki udziału w postępowaniu – sposób dokonywania oceny ich spełniania


Stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, jednak powinny być one określone w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie zasad, o których mowa powyżej. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia będącego przedmiotem postępowania.

Kryteria oceny oferty muszą odnosić się do danego przedmiotu zamówienia, być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany oferent, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób. Ich wagi (znaczenie) powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty. Nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia.

Zakaz ten nie dotyczy zamówień na usługi społeczne i innych szczególnych usług oraz zamówień o charakterze niepriorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Cena może być jedynym kryterium oceny ofert. Poza wymaganiami dotyczącymi ceny wskazane jest jednak stosowanie, jako kryterium oceny ofert, innych wymagań odnoszących się do przedmiotu zamówienia, takich jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji oraz organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia.


Informację o wagach punktowych lub procentowych – opis sposobu przyznawania punktacji 


Termin składania ofert powinien wynosić:

  • co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług,
  • co najmniej 14 dni w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp,
  • co najmniej 30 dni w przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 mln euro dla zamówień na roboty budowlane, 209 tys. euro dla zamówień na dostawy i usługi.


Wskazane powyżej terminy to terminy minimalne określone dla prostych zamówień. Każdorazowym obowiązkiem beneficjenta jest jednak dostosowanie tych terminów do stopnia skomplikowania zamówienia będącego przedmiotem postępowania, a tym samym do czasu niezbędnego na przygotowanie oferty.

Ważne

Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy