Klauzule społeczne w zamówieniach publicznych

Na podstawie raportu UZP opracowano dokument pn. Podsumowanie i wnioski wynikające z realizacji zaleceń w sprawie stosowania przez administrację rządową klauzul społecznych w zamówieniach publicznych, przyjęty przez Radę Ministrów w lipcu 2016 r. W raporcie stanowiącym podstawę rządowego dokumentu zostały zawarte wnioski i rekomendacje wynikające z doświadczeń po pierwszym roku stosowania zaleceń. Wskazano m.in. na konieczność aktualizacji tego dokumentu w związku z przyjęciem 22 czerwca 2016 r. ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, a także na potrzebę modyfikacji zasad i zakresu sprawozdawczości ze stosowania klauzul społecznych. Przypomnijmy, że regulacje związane z tą tematyką w znowelizowanej ustawie Pzp specjalnie wyodrębniono i usytuowano w rozdziale 6 działu III, zawierającego przepisy szczególne.

Uwzględniając te uwagi, Rada Ministrów w wydanym dokumencie zobowiązała Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych do opracowania i przedstawienia projektu zaktualizowanych Zaleceń w sprawie stosowania przez administrację rządową klauzul społecznych w zamówieniach publicznych. Prezesa UZP zobligowano również do opracowania projektu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu z udzielonych zamówień, jego wzoru oraz sposobu przekazywania informacji o stosowaniu klauzul społecznych przez wszystkie jednostki administracji rządowej. Ponadto zobowiązano go do podjęcia działań na rzecz popularyzacji wśród zamawiających efektywnych mechanizmów umożliwiających zamawiającym weryfikację realizacji przez wykonawców obowiązków wynikających z zastosowanych klauzul społecznych.

Zalecenia Rady Ministrów

Przypomnijmy pierwotną, dotychczas obowiązującą, treść zaleceń RM w sprawie stosowania przez administrację rządową klauzul społecznych w zamówieniach publicznych i okoliczności jej wdrożenia.

I. Wstęp

Rada Ministrów uznaje, że ograniczanie problemów społecznych oraz łączenie wzrostu gospodarczego z lepszymi warunkami życia należą do kluczowych zadań administracji rządowej. Istotna wielkość środków publicznych przeznaczanych corocznie przez administrację rządową na finansowanie zakupu towarów, usług i robót budowlanych może mieć wpływ na realizację celów społecznych i gospodarczych państwa. Uzasadnia ona również zintensyfikowanie działań na rzecz nowego podejścia do zamówień publicznych.

Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne służą uwzględnianiu przez zamawiających różnych aspektów społecznych, np. możliwości zatrudnienia i godnej pracy, integracji społecznej, wyrównywania szans. Wspiera to powstawanie rynków świadomych społecznie. Obowiązujące regulacje ustawowe uprawniają zamawiających do stosowania klauzul społecznych przez określanie dodatkowych wymagań związanych z realizacją zamówień publicznych, w tym zatrudnienia osób bezrobotnych lub młodocianych w celu przygotowania zawodowego oraz osób niepełnosprawnych.

Organy administracji rządowej, w tym szef kancelarii Prezesa Rady Ministrów, szef Służby Cywilnej, pełnomocnik rządu do spraw równego traktowania, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych podejmują działania promujące stosowanie klauzul społecznych w zamówieniach publicznych.

II. Zalecenia

III. Monitoring

1. Szef kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministrowie, kierownicy jednostek podległych i nadzorowanych w działach administracji rządowej, kierownicy jednostek podległych i nadzorowanych przez Prezesa Rady Ministrów, wojewodowie oraz kierownicy jednostek rządowej administracji zespolonej, dyrektorzy instytucji gospodarki budżetowej w administracji rządowej są zobowiązani do wzmocnienia działań na rzecz upowszechnienia stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych.
2. Kierownicy jednostek administracji rządowej są zobowiązani do analizowania możliwości zastosowania klauzul społecznych we wszystkich postępowaniach w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, a w szczególności w zakresie usług edukacyjnych i szkoleniowych, reklamowych, sprzątania budynków i zarządzania mieniem, ochroniarskich, publikowania i drukowania, komputerowych, konserwacyjnych i naprawczych, telekomunikacyjnych, restauracyjnych oraz cateringowych.
3.  Klauzule społeczne powinny być uwzględniane także w zamówieniach, do których nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych.
4. Kierownicy jednostek administracji rządowej powinni uwzględniać klauzule społeczne przy sporządzaniu planu zamówień publicznych na każdy rok budżetowy, w tym dokonywać obowiązkowej oceny na etapie planowania, które z zamówień publicznych mogą być udzielone z zastosowaniem klauzul społecznych.
5. Zaleca się dokonywanie obowiązkowej oceny możliwości zastosowania klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień publicznych poza planem zamówień publicznych.
6. W stosowaniu społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych aktywną rolę powinien odgrywać audyt wewnętrzny i kontrola instytucjonalna. Audyt wewnętrzny poprzez systematyczną ocenę systemu zamówień publicznych wspiera kierownika jednostki w efektywniejszym wykorzystaniu klauzul społecznych. Służby kontroli administracji rządowej są zobowiązane uwzględniać powyższe zalecenia podczas kontroli udzielania zamówień publicznych.
7. Zamawiający w celu wspierania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę powinni wymagać, aby osoby wykonujące czynności w trakcie realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, o ile tylko jest to uzasadnione przedmiotem lub charakterem czynności, były zatrudniane na podstawie umowy o pracę.
8. Kierownicy jednostek administracji rządowej zapewnią, aby umowy w sprawach zamówień publicznych, zawarte z zastosowaniem klauzul społecznych, zawierały postanowienia uprawniające zamawiającego do skutecznego egzekwowania realizacji klauzul społecznych.
9. W trakcie przygotowania i prowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego rekomenduje się stosowanie podręcznika Aspekty społeczne w zamówieniach publicznych przygotowanego przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
10. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych prowadzi monitoring realizacji zaleceń na podstawie corocznych informacji przygotowywanych przez jednostki administracji rządowej, a jego wyniki, w tym propozycje zmian legislacyjnych, przedstawia szefowi kancelarii Prezesa Rady Ministrów; prowadzi działania na rzecz zintensyfikowania promocji stosowania klauzul społecznych, w tym dokonuje aktualizacji podręcznika Aspekty społeczne w zamówieniach publicznych oraz prowadzi szkolenia dotyczące stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych. Ponadto upowszechnia dobre praktyki i wspiera jednostki administracji rządowej w prawidłowym stosowaniu uregulowań prawnych dotyczących stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych.
    III. Monitoring
11. Koordynację wykonania niniejszych zaleceń powierza się szefowi kancelarii Prezesa Rady Ministrów we współpracy z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych, szefem Służby Cywilnej oraz pełnomocnikiem rządu do spraw równego traktowania.
12. Członkowie Rady Ministrów w ramach kierowanych przez siebie działów administracji rządowej zapewniają nadzór nad realizacją zaleceń. Wojewodowie wspierają realizację zaleceń w województwach.
13. Minister finansów zleci w 2016 r. przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych oraz przedstawi wyniki Radzie Ministrów.
14. Kierownicy jednostek administracji rządowej przekazują Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych coroczną informację o stosowaniu klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień publicznych.
15. Szef kancelarii Prezesa Rady Ministrów w terminie do dnia 30 września 2015 r. określi zakres podmiotowy i przedmiotowy oraz terminy przygotowywania i przekazywania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informacji o stosowaniu klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień publicznych.
16. Szef kancelarii Prezesa Rady Ministrów w terminie do 30 czerwca każdego roku przedstawia Radzie Ministrów podsumowanie i wnioski wynikające z realizacji niniejszych zaleceń.

Dobry przykład: klauzule w windzie

Na stronach Urzędu Zamówień Publicznych można znaleźć przykłady prawidłowego zastosowania klauzul społecznych w konkretnych zamówieniach publicznych – w ramach tzw. zamówień zrównoważonych. Przekonajmy się, jak to było realizowane w zamówieniu, którego przedmiotem jest dostawa i wymiana trzech dźwigów (dwóch osobowych i jednego towarowo-osobowego) w siedzibie jednego z ministerstw.

Zamówienie realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego, w ramach programu funkcjonalno-użytkowego (PFU). W dokumentacji prawidłowo opracowanej specyfikacji istotnych warunków takiego zamówienia istotne miejsce zajmuje informacja o tzw. komponencie społecznym. W jego ramach w omawianym dokumencie zamówienia wyszczególniono:

Przedmiot zamówienia określają następujące oznakowania we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

• 42416100-6 – windy
• 45300000-0 – roboty instalacyjne w budynkach
• 45310000-3 – roboty instalacyjne elektryczne
• 45313100-5 – instalowanie wind
• 45000000-7 – roboty budowlane

Oto najistotniejsze zapisy SIWZ:

A. Część opisowa

1. Opis ogólny przedmiotu zamówienia

1.1. Cele zamówienia i zakres prac

Celami zamówienia jest wymiana dźwigów osobowych D2 (aktualny nr rej. 312703897), D3 (aktualny nr rej. 312703885) i D6 (aktualny nr rej. 312704239) wynikająca z potrzeby dostosowania tych urządzeń do obowiązujących przepisów normy dźwigowej PN-EN 81-1+A3:2010, przystosowanie ich do użytkowania przez osoby niepełnosprawne, poprawienie bezpieczeństwa, funkcjonalności i obniżenie kosztów eksploatacji.

1.4. Szczegółowe właściwości funkcjonalno-użytkowe

3.3. Szczególne uwarunkowania związane z wykonaniem zamówienia

4) Przy realizacji robót wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących w budynku i na placu budowy, a także przepisów z zakresu bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Jeżeli będzie to konieczne, wykonawca wyposaży plac budowy w sprzęt przeciwpożarowy oraz będzie zobowiązany do utrzymania tego sprzętu w gotowości, zgodnie z zaleceniami i odpowiednimi przepisami z zakresu bezpieczeństwa przeciw-
pożarowego.

3.9. Normy, akty prawne, aprobaty techniczne i inne dokumenty i ustalenia techniczne

Wykonawca jest zobowiązany znać wszystkie przepisy prawne wydawane zarówno przez władze państwowe, jak i lokalne, oraz inne regulacje prawne i wytyczne, które są w jakikolwiek sposób związane z prowadzonymi robotami, i jest w pełni odpowiedzialny za przestrzeganie tych reguł i wytycznych w trakcie realizacji robót. Najważniejsze z nich to: […]

1. Rozporządzenia:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650),
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych (Dz. U. z 2003 r.Nr 47, poz. 401),
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 23 czerwca 2003 r. w sprawie informacji dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia (Dz. U. z 2003 r. Nr 120, poz. 1126),
• rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz. U. z 2002 r. Nr 191, poz. 1596 z późn. zm.).
  […]

2. Normy i normatywy:

Wszystkie roboty należy wykonywać zgodnie z obowiązującymi w Polsce normami i normatywami, w szczególności zgodnie z normami zharmonizowanymi z dyrektywą dźwigową 95/16/WE:

• PN-EN 81-1+A3:2010 – Przepisy bezpieczeństwa dotyczące budowy i instalowania dźwigów – Część 1: Dźwigi elektryczne,
• PN-EN 81-70:2005 – Przepisy bezpieczeństwa dotyczące budowy i instalowania dźwigów – Szczególne zastosowania dźwigów osobowych i towarowych – Część 70: Dostępność dźwigów dla osób, w tym osób niepełnosprawnych.

Istotne postanowienia umowy
§ 2 Przedmiot umowy

§ 4 Obowiązki wykonawcy

2. Do obowiązków wykonawcy należy:

2.8. Prowadzenie prac zgodnie z przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409) oraz zasadami wiedzy technicznej i sztuki budowlanej, a także zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych (Dz. U. z 2003 r. nr 47 poz.401).

2.17. Przestrzeganie przepisów BHP, ppoż. i ochrony środowiska oraz ponoszenie pełnej odpowiedzialności za wszystkie następstwa wynikające z nieprzestrzegania tych przepisów.

§ 8 Wynagrodzenie

15. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty należnego wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, którego wierzytelność jest częścią składową wystawionej faktury VAT, w terminie do 7 dni od dnia wystawienia faktury VAT przez wykonawcę.

16. Wykonawca zobowiązuje się do złożenia zamawiającemu, w terminie do 7 dni od wystawienia faktury, pisemnego oświadczenia podwykonawcy i dalszego podwykonawcy, których wierzytelność jest częścią składową wystawionej faktury VAT, o otrzymaniu przez tego podwykonawcę i dalszego podwykonawcę zapłaty za wykonany zakres robót, usług lub dostaw, będących częścią składową zakresu zamówienia, za który została wystawiona faktura. W przypadku niedostarczenia przez wykonawcę powyższych oświadczeń zamawiający wstrzyma wypłatę wynagrodzenia wykonawcy do czasu ich otrzymania. Od zatrzymanej kwoty odsetki nie przysługują.

17. W przypadku braku zapłaty lub uchylania się od zapłaty należnego wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, o którym mowa w ust. 15, zamawiający potrąci z wystawionej przez wykonawcę faktury część wynagrodzenia odpowiadającą wartości robót, usług lub dostaw wykonanych przez podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę, którego wierzytelność jest częścią składową wystawionej faktury.

18. Potrącone wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 17, zostanie zapłacone bezpośrednio podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, którego wierzytelność stanowi część wystawionej przez wykonawcę faktury, bez odsetek należnych podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy.

19. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 17, dotyczy wyłącznie należności powstałych po zaakceptowaniu przez zamawiającego umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane oraz po przedłożeniu zamawiającemu zawartych umów o podwykonawstwo lub dalsze podwykonawstwo, których przedmiotem są dostawy i usługi. Zamawiający jest zobowiązany do pisemnego poinformowania wykonawcy o planowanym potrąceniu części wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 17, i zapłacie tego wynagrodzenia bezpośrednio podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy.

20. Wykonawcy przysługuje prawo do zgłoszenia uwag dotyczących zasadności bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy w terminie 7 dni od daty doręczenia informacji, o której mowa w ust. 19.

21. W przypadku zgłoszenia przez wykonawcę uwag, o których mowa w ust. 20, zamawiający ma prawo:

21.1. nie dokonać bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, jeżeli wykonawca wykaże niezasadność takiej zapłaty;

21.2. złożenia do depozytu sądowego kwoty potrzebnej na pokrycie wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy w przypadku istnienia zasadności wątpliwości zamawiającego co do wysokości należnej zapłaty lub podmiotu, któremu płatność się należy;

21.3. dokonać bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, jeżeli podwykonawca lub dalszy podwykonawca wykaże zasadność takiej zapłaty.