Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

18 listopada 2022

NR 207 (Listopad 2022)

Maraton niewykorzystanych możliwości

0 31

Rozważając kwestię problemów, jakie występują w Prawie zamówień publicznych, nie można poprzestać tylko na czystej analizie prawa. Warto zwrócić także uwagę na występujący przy jego realizacji czynnik ludzki. Nie można bowiem zapominać o tym, że za procesem wytworzenia dokumentacji postępowania zawsze stoją ludzie, którzy werbalizują potrzeby zamawiającego i komunikują je ze światem, wkładając sporo wysiłku w przygotowanie dokumentacji i nadzorowanie całego procesu. Mimo ogromu pracy, wkładanej w przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powstała pewna przestrzeń niewykorzystanych możliwości, którą roboczo nazywam „straconymi postępowaniami”.

Rozważając kwestię problemów, jakie występują w Prawie zamówień publicznych, nie można poprzestać tylko na czystej analizie prawa. Warto zwrócić także uwagę na występujący przy jego realizacji czynnik ludzki. Nie można bowiem zapominać o tym, że za procesem wytworzenia dokumentacji postępowania zawsze stoją ludzie, którzy werbalizują potrzeby zamawiającego i komunikują je ze światem, wkładając sporo wysiłku w przygotowanie dokumentacji i nadzorowanie całego procesu. Mimo ogromu pracy, wkładanej w przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powstała pewna przestrzeń niewykorzystanych możliwości, którą roboczo nazywam „straconymi postępowaniami”.

POLECAMY

Stracone postępowania

Czym są stracone postępowania? To postępowania, w których zabrakło wykorzystania instrumentów przewidzianych w ustawie Pzp, które wychodzą poza pewien standardowy sposób myślenia o zamówieniach publicznych i poznane ścieżki udzielania zamówień. 

Jednym ze standardów jest poleganie przez zamawiających na zasobach własnych, tzn. wyłącznie na wiedzy posiadanej przez osoby pracujące w dziale zamówień publicznych. Pytanie brzmi: czy takie osoby muszą znać się na każdym zagadnieniu związanym z funkcjonowaniem zamawiającego? Oczywista jest odpowiedź „nie”. Czy jest to problem, który można rozwiązać? Tak, a służy do tego…

Instytucja biegłego

Wielu zamawiających zaczyna już podchodzić do udzielanych zamówień całościowo, a powołując komisję przetargową, bierze pod uwagę posiadane zasoby merytoryczne. U takich zamawiających poza osobami odpowiedzialnymi za część merytoryczną dotyczącą przebiegu postępowania i aspektów prawno-organizacyjnych w komisji zasiadają także osoby posiadające wiedzę merytoryczną z zakresu objętego przedmiotem zamówienia, np. techniczną, informatyczną czy z zakresu architektury.

 

Ważne

Ustawa Pzp w art. 55 ust. 4 wskazuje, że jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. 

 

Myśląc o instytucji biegłego, pierwsze skojarzenia kieruje się w stronę biegłego sądowego. Nie jest to jednak do końca ta droga. Przez pojęcie biegłego, na gruncie ustawy Pzp, należy postrzegać osobę lub podmiot, który w zakresie posiadanej przez siebie specjalistycznej wiedzy będzie wspierał zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Biegłym w rozumieniu przepisów ustawy Pzp może być każda osoba posiadające wiadomości specjalne, niezbędne z punktu widzenia prawidłowości przygotowania i przeprowadzenia danego postępowania, która zostaje wyznaczona do pełnienia tej funkcji przez kierownika zamawiającego. 

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że biegłym może być zarówno pracownik zamawiającego, jak i inna osoba, która wyrazi zgodę na uczestniczenie w pracach przy postępowaniu o zamówienie publiczne. Co więcej, biegłym może być specjalista powołany w skład komisji przetargowej, który również może służyć swoimi wiadomościami bez włączania go w skład komisji[1].

Wykorzystanie instytucji biegłego w procesie udzielania zamówienia publicznego może nieść różne skutki. Osoba taka może być wykorzystana na wielu płaszczyznach i poziomach przygotowywania i przeprowadzania postępowania. 

Powołanie biegłego na etapie przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia wydaje się szczególnie istotne pod kątem weryfikacji rzeczywistych potrzeb zamawiającego na podstawie dotychczasowego funkcjonowania. Z kolei biegły na etapie oceny ofert będzie w stanie podjąć merytoryczną polemikę z tym, co zostało zaoferowane. Przekładając rozważania abstrakcyjne na kwestie czysto praktyczne: biegły np. z zakresu funkcjonowania systemów informatycznych w księgowości pomoże zidentyfikować, jakie funkcje i właściwości programów są przez księgowość u danego zamawiającego wykorzystywane, a także pomoże zidentyfikować te funkcje, których być może brakuje, a wpłynęłyby na zwiększenie efektywności pracy.

Wiedza biegłego z zakresu praw autorskich i pokrewnych może okazać się bardzo przydatna w wypadku zamówień obejmujących elementy tych praw. Często klauzule umowne w tym zakresie są klauzulami ogólnymi, obejmującymi wszystkie możliwe elementy, co, niestety, niesie za sobą zwiększenie wynagrodzenia płaconego wykonawcy. W ostatecznym rozrachunku może się okazać, że zamiast przeniesienia całości praw autorskich zamawiającemu wystarczy licencja, która w całości zaspokoi jego potrzeby. Rezultatem będzie niższy koszt ponoszony z tytułu wynagrodzenia płaconego wykonawcy. Wykonawca natomiast zupełnie inaczej wyceni przeniesienie całości praw autorskich, inaczej zaś wyceni licencję na pięć lat. 

Rola biegłych wydaje się nieoceniona także w związku z rozwojem regulacji dotyczących cyberbezpieczeństwa, które będą miały wpływ na funkcjonalności zamawianych systemów informatycznych czy stosowanych zabezpieczeń. Jak już zostało wcześniej wspomniane, biegły może być także powołany z zasobów własnych zamawiającego. 

Na rynku zamówień publicznych funkcjonuje wielu zamawiających, którzy wykorzystują wiedzę osób już dla nich pracujących czy wykonujących usługi. Obrazując to przykładem: może remontując salę wykorzystywaną do zajęć baletu czy innych form tańca, warto zapytać osoby, które prowadziły takie zajęcia, jaka np. podłoga będzie odpowiednia do tego typu zajęć. Może się okazać, że to pracownik, który będzie ostatecznym odbiorcą/użytkownikiem przedmiotu zamówienia, będzie w stanie wskazać określone cechy przedmiotu zamówienia. Wielu zamawiających ma do czynienia ze specjalistami, osobami posiadającymi wiedzę merytoryczną, w ramach swojej struktury organizacyjnej, których wiedza nie jest wykorzystywana, a wymaga się tej wiedzy od osób, które z oczywistych względów nie będą jej posiadać. 
 

Ustawa Pzp nie stawia szczególnych wymagań co do zasad powoływania biegłych czy wymogów formalnych, np. wpisu na określoną listę osób posiadających uprawnienia zawodowe w danej dziedzinie. Stawia jedynie wobec takiej osoby wymóg posiadania wiadomości specjalnych, pozostawiając zmawiającemu swobodę oceny kompetencji danej osoby. 


Instytucja wstępnych konsultacji rynkowych

Wśród osób zajmujących się problematyką zamówień publicznych mówi się także o straconych postępowaniach pod kątem rozwoju i innowacji, jakie są wprowadzane w różnych dziedzinach, a często pomijane przez zamawiających, którzy tworząc opis przedmiotu zamówienia, opierają się tylko na własnym doświadczeniu czy dokumentacji postępowań sprzed kilku lat. Takim krokiem ku innowacyjności i rozwojowi wydaje się instytucja wstępnych konsultacji rynkowych. Instytucja ta została uregulowana w art. 84–85 ustawy Pzp. Ma ona umożliwić zamawiającemu skorzystanie szczególnie z doradztwa ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców, które to doradztwo może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia.  

Jakie szanse niesie ze sobą skorzystanie ze wstępnych konsultacji rynkowych? Przede wszystkim umożliwi zamawiającemu zapoznanie się z najnowszymi rozwiązaniami funkcjonującymi na rynku danego przedmiotu zamówienia. W obecnych czasach rozwój technologii jest na tyle szybki i intensywny, że skupienie się na ponownym zamówieniu systemu informatycznego, który funkcjonuje w znany zamawiającemu sposób, może się okazać nieefektywne. 

Wstępne konsultacje rynkowe to dobry moment na skonfrontowanie swoich oczekiwań z rzeczywistością i sprawdzenie, jakie rozwiązania oferuje rynek. Zamawiający ma możliwość pozyskania informacji m.in. w zakresie warunków, jakie należy zapewnić, aby możliwe było wdrożenie nowego oprogramowania, o jakich elementach w planowanej umowie należy pamiętać – mogą to być np. dodatkowe etapy wdrożeniowe. 

Warto podkreślić, że takie konsultacje będą dobrą okazją do rozeznania się w rynku, nie tylko pod kątem planowanego przedmiotu zamówienia, ale także pod kątem tego, jakie podmioty na nim występują czy jakie są realia funkcjonowania podmiotów. Może to stanowić dobrą wskazówkę, w jaki sposób ukształtować np. warunki udziału, które otworzą dane zamówienia na konkurencję. 

 

Ważne

Nie można jednak zapominać o tym, że przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych nie może powodować zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości. 

 

Jak wskazywał Urząd Zamówień Pub...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy