Nowy standard komunikacji

Takie rozwiązanie ma w szczególności ułatwić działanie wykonawcom, którzy w ramach całego, europejskiego rynku będą mogli składać oferty w czasie rzeczywistym, bez konieczności ich fizycznego przesyłania. Wyjaśnienia wymaga zatem, czy pod pojęciem elektronizacji za dopuszczalną należy uznać komunikację za pomocą poczty elektronicznej, czy też niezbędne jest posiadanie systemu teleinformatycznego zgodnego z wymogami technicznymi uwzględnionymi w stosownych aktach prawnych¹.

Wymogi unijne

Motyw 52 preambuły dyrektywy klasycznej² wskazuje, że elektroniczna komunikacja oznacza komunikację za pomocą środków elektronicznych na wszystkich etapach postępowania, łącznie z przekazywaniem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i w szczególności przekazywaniem ofert (elektroniczne składanie ofert). W tezie 53 preambuły dyrektywy klasycznej czytamy m.in. że elektroniczna forma komunikacji powinna być zorganizowana w sposób niedyskryminujący z wykorzystaniem sprzętu oraz formatów plików powszechnie dostępnych. W sytuacjach gdy konieczne byłoby zastosowanie nietypowych formatów lub sprzętu elektronicznego, traktat dopuszcza możliwość stosowania formy papierowej, ograniczonej jednak wyłącznie do niezbędnego minimum. Wykluczone jest stosowanie formy papierowej dla całej oferty.

Traktat dopuszcza również możliwość stosowania nietypowych formatów i narzędzi wszędzie tam, gdzie jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku gdy instytucja zamawiająca zapewnia dostęp wykonawców do dedykowanego, bezpiecznego środka komunikacji.

Z jednej strony należy zauważyć, że oferta dla swojej ważności powinna zostać podpisana, a przez podpis należy rozumieć albo podpis odręczny, albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Z drugiej strony zasadę pisemności postępowania można realizować również za pośrednictwem faksu. W tym kontekście jednakowo wiarygodny wydaje się zarówno podpis umieszczony na wydruku faksu, jak i podpis umieszczony na wskanowanym i wysłanym w formie załącznika dokumencie.

W przepisach krajowych

Ustawa Pzp nadaje rygor nieważności dla wybranych dokumentów i oświadczeń, które nie byłyby opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.