Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

17 lipca 2018

NR 165 (Lipiec 2018)

Na każdym etapie postępowania

411

Od 25 maja 2018 r. zaczęły obowiązywać przepisy RODO, które mają także zastosowanie do udzielania zamówień publicznych, konkursów oraz do zawierania umów koncesji na roboty budowlane i usługi.

Uczestnicy rynku zamówień publicznych mają wprawdzie świadomość, że trzeba na zmienionych, bardziej rygorystycznych zasadach chronić dane osobowe, ale co do tego, kiedy i jak to zrobić, wiedza jest już znacznie mniejsza. 
Przetwarzanie danych osobowych występuje praktycznie na każdym etapie procesu udzielania zamówienia publicznego (konkursu), korzystania ze środków ochrony prawnej, zawarcia oraz wykonywania umowy, w tym weryfikacji zatrudnienia osób skierowanych do realizacji zamówienia, podczas udostępniania przez zamawiających dokumentacji postępowania (jak również po zakończeniu postępowania w związku z przetwarzaniem i udostępnianiem dokumentacji archiwalnej). Z uwagi na to, że jest to ściśle powiązane z wymaganiami określonymi w przepisach Prawa zamówień publicznych, zamawiający nie tylko w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, ale również po jego zakończeniu, są zobowiązani do przetwarzania danych osobowych, w tym ich udostępniania, w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
W celu „przełożenia” przepisów RODO na uprawnienia i obowiązki w zamówieniach publicznych pomocne powinny być udostępnione na stronie internetowej UZP wskazówki i przykładowe klauzule do stosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego związane z RODO. 

POLECAMY

Ważne!

Dodatkowym elementem, który zwiększa poziom zrozumienia, jak stosować RODO w zamówieniach publicznych, są zmiany do Pzp, przewidziane w projekcie ustawy, przygotowywanym do skierowania do Sejmu,  o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. 

Zakres zastosowania RODO 

Przepisy RODO mają zastosowanie – w świetle komunikatu UZP – zarówno do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych po 25 maja 2018 r., jak i do postępowań, które zostały wszczęte przed tą datą i pozostają nadal w toku, do każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od zastosowanego trybu udzielania zamówienia, a także do innych, szczególnych procedur przewidzianych w ustawie Pzp, jak np. procedura udzielania zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi. 

Obowiązki zamawiającego związane z RODO

Z uwagi na to, że przekazywanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przez wykonawców będących osobami fizycznym łączy się z udostępnianiem danych osobowych, po stronie zamawiającego powstaje obowiązek informacyjny wobec tych wykonawców. Aby uniknąć konieczności kierowania informacji związanych z ochroną danych osobowych do poszczególnych wykonawców, obowiązek indywidualnego informowania wykonawców może być zapewniony przez zamieszczenie stosownych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu albo ogłoszeniu o konkursie, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dokumentacji postępowania albo w regulaminie konkursu.
Alternatywnie, zwłaszcza w przypadku postępowań lub konkursów będących w toku, informacja ta powinna być podana w korespondencji kierowanej bezpośrednio do takich wykonawców po otwarciu ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ewentualnie w przypadku postępowań lub konkursów w toku – niezwłocznie. 
Dla zamawiających jedną z kluczowych klauzul informacyjnych jest przygotowana przez UZP przykładowa klauzula związana z art. 13 RODO, do zamieszczenia zwłaszcza w SIWZ (źródło www.uzp.gov.pl)

Przykład

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L. 119 z 4 maja 2016 r., 
str. 1), dalej RODO, informuję, że: 

  • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ......... (nazwa i adres oraz dane kontaktowe zamawiającego);
  • inspektorem ochrony danych osobowych w /nazwa zamawiającego/ jest Pani/Pan ........... (imię i nazwisko, kontakt: adres e-mail, telefon)
    Uwaga: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych;
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego .......... (dane identyfikujące postępowanie, np. nazwa, numer) prowadzonym w trybie ………………….; 
  • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Pzp; 
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp, przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza cztery lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; 
  • obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp; 
  • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO; 
  • posiada Pani/Pan:
    • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, 
    • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników), 
    • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego), 
    • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 
  • nie przysługuje Pani/Panu:
    • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, 
    • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
    • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

Obowiązki dotyczące danych osób trzecich 

Podobnie jak w przypadku pozyskiwania danych osobowych bezpośrednio od wykonawców obowiązek informacyjny powstaje, gdy zamawiający uzyska od wykonawcy dane oso-
bowe dotyczące innych osób (np. osób, których dane służą do wykazania spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, osób kierowanych do realizacji zamówienia, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawcy). 

Ważne!

Zamawiający może odstąpić od obowiązku indywidualnego informowania każdej z takich osób w przypadkach, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO (np. w sytuacji gdy osoba ta dysponuje już tymi informacjami albo gdy wymagałoby to ze strony zamawiającego niewspółmiernie dużego wysiłku).

Obowiązki wykonawcy – oświadczenie

Należy pamiętać, że obowiązek informacyjny określony przepisami RODO spoczywa także – o czym UZP przypomina w ww. komunikacie – na wykonawcach, którzy pozyskują pośrednio dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich zamawiającym w ofertach. Zaleca się więc zobowiązanie wykonawcy do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Oświadczenie takie, wymagane przez zamawiającego w SIWZ, ma być składane w ofercie, a konkretnie UZP proponuje, aby jego treść została zamieszczona przez zamawiającego we wzorze formularza ofertowego. 

Przykład oświadczenia

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
Uwaga: w przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO wykonawca nie składa oświadczenia (należy wtedy 
usunąć treść oświadczenia, np. przez jego wykreślenie).

RODO a zasada jawności 

Zgodnie z art. 8 Pzp postępowanie o zamówienie publiczne jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji z nim związanych tylko w przypadkach określonych w ustawie. Nasuwa się więc pytanie, jak pogodzić tę zasadę jawności z przepisami RODO. Nowe przepisy Pzp, w tym art. 8 ust. 5 Pzp, wprowadzają regulacje ograniczające zasadę jawności w zamówieniach publicznych w przypadku przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO. Kwestie te pojawiają się przede wszystkim przy oświadczeniach lub dokumentach składanych przez wykonawców ubiegających się o zamówienie publiczne w celu wykazania braku podstaw wykluczenia (np. informacji z KRK).
Istotne jest to, że RODO zezwala na przetwarzanie danych we wskazanym zakresie, jeżeli przetwarzanie to jest dozwolone prawem państwa członkowskiego, które przewiduje odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Dotychczas przepisy Pzp nie wyznaczały wprost, jaki jest dopuszczalny zakres przetwarzania danych dotyczących karalności (a więc szczególnej kategorii danych), kto ma do nich dostęp, na jakich zasadach i jak długo są one przechowywane. Zmieni się to na skutek przewidzianych, w przywołanym na wstępie projekcie ustawy, zmian.
Kwestie powyższe ma regulować art. 8 ust. 5 Pzp, zgodnie z którym zamawiający udostępnia dokumentację postępowania zawierającą dane osobowe dotyczącą wyroków skazujących i naruszeń prawa, wyłącznie w celu korzystania ze środków ochrony prawnej, a więc tylko podmiotom uprawnionym (zgodnie z art. 179 Pzp) oraz tylko w terminie na wniesienie środków ochrony prawnej.
 Po upływie terminu na skorzystanie ze środków ochrony prawnej albo w przypadku, gdy o dostęp do dokumentów zawierających informacje o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa ubiegają się podmioty, którym nie przysługuje prawo do korzystania ze środków ochrony prawnej, zamawiający będzie udostępniał dane osobowe zawarte w tych dokumentach po ich od...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy