Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

17 lipca 2018

NR 165 (Lipiec 2018)

Na każdym etapie postępowania

0 232

Od 25 maja 2018 r. zaczęły obowiązywać przepisy RODO, które mają także zastosowanie do udzielania zamówień publicznych, konkursów oraz do zawierania umów koncesji na roboty budowlane i usługi.

Uczestnicy rynku zamówień publicznych mają wprawdzie świadomość, że trzeba na zmienionych, bardziej rygorystycznych zasadach chronić dane osobowe, ale co do tego, kiedy i jak to zrobić, wiedza jest już znacznie mniejsza. 
Przetwarzanie danych osobowych występuje praktycznie na każdym etapie procesu udzielania zamówienia publicznego (konkursu), korzystania ze środków ochrony prawnej, zawarcia oraz wykonywania umowy, w tym weryfikacji zatrudnienia osób skierowanych do realizacji zamówienia, podczas udostępniania przez zamawiających dokumentacji postępowania (jak również po zakończeniu postępowania w związku z przetwarzaniem i udostępnianiem dokumentacji archiwalnej). Z uwagi na to, że jest to ściśle powiązane z wymaganiami określonymi w przepisach Prawa zamówień publicznych, zamawiający nie tylko w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, ale również po jego zakończeniu, są zobowiązani do przetwarzania danych osobowych, w tym ich udostępniania, w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
W celu „przełożenia” przepisów RODO na uprawnienia i obowiązki w zamówieniach publicznych pomocne powinny być udostępnione na stronie internetowej UZP wskazówki i przykładowe klauzule do stosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego związane z RODO. 

Ważne!

Dodatkowym elementem, który zwiększa poziom zrozumienia, jak stosować RODO w zamówieniach publicznych, są zmiany do Pzp, przewidziane w projekcie ustawy, przygotowywanym do skierowania do Sejmu,  o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. 

Zakres zastosowania RODO 

Przepisy RODO mają zastosowanie – w świetle komunikatu UZP – zarówno do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych po 25 maja 2018 r., jak i do postępowań, które zostały wszczęte przed tą datą i pozostają nadal w toku, do każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od zastosowanego trybu udzielania zamówienia, a także do innych, szczególnych procedur przewidzianych w ustawie Pzp, jak np. procedura udzielania zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi. 

Obowiązki zamawiającego związane z RODO

Z uwagi na to, że przekazywanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przez wykonawców będących osobami fizycznym łączy się z udostępnianiem danych osobowych, po stronie zamawiającego powstaje obowiązek informacyjny wobec tych wykonawców. Aby uniknąć konieczności kierowania informacji związanych z ochroną danych osobowych do poszczególnych wykonawców, obowiązek indywidualnego informowania wykonawców może być zapewniony przez zamieszczenie stosownych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu albo ogłoszeniu o konkursie, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dokumentacji postępowania albo w regulaminie konkursu.
Alternatywnie, zwłaszcza w przypadku postępowań lub konkursów będących w toku, informacja ta powinna być podana w korespondencji kierowanej bezpośrednio do takich wykonawców po otwarciu ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ewentualnie w przypadku postępowań lub konkursów w toku – niezwłocznie. 
Dla zamawiających jedną z kluczowych klauzul informacyjnych jest przygotowana przez UZP przykładowa klauzula związana z art. 13 RODO, do zamieszczenia zwłaszcza w SIWZ (źródło www.uzp.gov.pl)

Przykład

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L. 119 z 4 maja 2016 r., 
str. 1), dalej RODO, informuję, że: 

  • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ......... (nazwa i adres oraz dane kontaktowe zamawiającego);
  • inspektorem ochrony danych osobowych w /nazwa zamawiającego/ jest Pani/Pan ........... (imię i nazwisko, kontakt: adres e-mail, telefon)
    Uwaga: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych;
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego .......... (dane identyfikujące postępowanie, np. nazwa, numer) prowadzonym w trybie ………………….; 
  • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Pzp; 
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp, przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza cztery lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; 
  • obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp; 
  • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO; 
  • posiada Pani/Pan:
    • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, 
    • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników), 
    • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego), 
    • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 
  • nie przysługuje Pani/Panu:
    • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, 
    • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
    • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

Obowiązki dotyczące danych osób trzecich 

Podobnie jak w przypadku pozyskiwania danych osobowych bezpośrednio od wykonawców obowiązek informacyjny powstaje, gdy zamawiający uzyska od wykonawcy dane oso-
bowe dotyczące innych osób (np. osób, których dane służą do wykazania spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, osób kierowanych do realizacji zamówienia, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawcy). 

Ważne!

Zamawiający może odstąpić od obowiązku indywidualnego informowania każdej z takich osób w przypadkach, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO (np. w sytuacji gdy osoba ta dysponuje już tymi informacjami albo gdy wymagałoby to ze strony zamawiającego niewspółmiernie dużego wysiłku).

Obowiązki wykonawcy – oświadczenie

Należy pamiętać, że obowiązek informacyjny określony przepisami RODO spoczywa także – o czym UZP przypomina w ww. komunikacie – na wykonawcach, którzy pozyskują pośrednio dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich zamawiającym w ofertach. Zaleca się więc zobowiązanie wykonawcy do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Oświadczenie takie, wymagane przez zamawiającego w SIWZ, ma być składane w ofercie, a konkretnie UZP proponuje, aby jego treść została zamieszczona przez zamawiającego we wzorze formularza ofertowego. 

Przykład oświadczenia

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
Uwaga: w przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO wykonawca nie składa oświadczenia (należy wtedy 
usunąć treść oświadczenia, np. przez jego wykreślenie).

RODO a zasada jawności 

Zgodnie z art. 8 Pzp postępowanie o zamówienie publiczne jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji z nim związanych tylko w przypadkach określonych w ustawie. Nasuwa się więc pytanie, jak pogodzić tę zasadę jawności z przepisami RODO. Nowe przepisy Pzp, w tym art. 8 ust. 5 Pzp, wprowadzają regulacje ograniczające zasadę jawności w zamówieniach publicznych w przypadku przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO. Kwestie te pojawiają się przede wszystkim przy oświadczeniach lub dokumentach składanych przez wykonawców ubiegających się o zamówienie publiczne w celu wykazania braku podstaw wykluczenia (np. informacji z KRK).
Istotne jest to, że RODO zezwala na przetwarzanie danych we wskazanym z...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy