Wstosunku do wykonawców z siedzibą w Polsce organem uprawnionym do wydawania zaświadczeń jest właściwa jednostka terenowa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Organy te są jedynymi, które mogą wydać przedmiotowe zaświadczenie. Wynika to wprost z przepisu § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
POLECAMY
Wymagania od wykonawców zagranicznych
Jeśli chodzi o wykonawców zagranicznych, zamawiający może żądać analogicznych zaświadczeń, wystawionych przez odpowiednie organy państwa, w którym siedzibę ma wykonawca. Kwestię tę regulują przepisy § 7 ust. 1 pkt 2 lit. b i ust. 3
zd. 2 przywołanego rozporządzenia.
Ważne!
Zarówno zaświadczenie składane przez wykonawcę polskiego, jak i zagranicznego, może zostać wystawione nie wcześniej niż trzy miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Niniejsze regulacje ustanowione zostały na podstawie polskiego systemu prawa ubezpieczeń społecznych, w którym występuje jeden państwowy organ wykonujący samodzielnie i wyłącznie, na terytorium całego kraju, zadania z zakresu ubezpieczenia społecznego (ZUS w przypadku pracowników i KRUS w przypadku rolników).
O ile obowiązek złożenia przedmiotowych zaświadczeń nie sprawia nadmiernych trudności wykonawcom z Polski, o tyle dla wykonawców pochodzących z państw, w którym system ubezpieczeń społecznych znacząco różni się od systemu polskiego, obowiązek złożenia takiego zaświadczenia może okazać się znaczną przeszkodą w uzyskaniu zamówienia. W tej kwestii na odrębny komentarz zasługuje sytuacja wykonawców mających swoją siedzibę w Niemczech, z uwagi na zdecentralizowanie systemu ubezpieczeń społecznych.
W 2018 r. polscy zamawiający podpisali 98 kontraktów z wykonawcami niemieckimi, co sprawia, że obok wykonawców brytyjskich i irlandzkich stanowią oni największą grupę podmiotów zagranicznych na polskim rynku zamówień publicznych.
System zabezpieczenia społecznego i zdrowotnego w Republice Federalnej Niemiec
Aby zrozumieć trudności związane ze złożeniem dokumentów poświadczających niezaleganie z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne przez wykonawców mających siedzibę w Niemczech, należy pokrótce przedstawić podstawowe założenia tamtejszego systemu zabezpieczenia społecznego.
W Niemczech nie wyróżnia się odrębnie ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego. Termin „ubezpieczenie społeczne” jest w Niemczech pojęciem szerszym niż w polskim systemie prawnym i obejmuje swoim zakresem również ubezpieczenie zdrowotne.
W odróżnieniu od Polski, w Niemczech nie istnieje jedna centralna instytucja pobierająca składki na ubezpieczenie zdrowotne, ale cały szereg kas chorych. Pracownik sam wybiera kasę chorych, do której chce należeć (np. AOK, Barmer/GEK,
DAK, BKK, IKK, Knappschaft-Bahn-See i wiele innych)1.
W związku z dużą liczbą podmiotów uprawnionych do pobierania składek na ubezpieczenie zdrowotne nie ma możliwości uzyskania przez wykonawcę kompletnego zaświadczenia o zakresie podobnym do zaświadczeń z ZUS-u. Należy również zauważyć, że pracownicy sami wybierają podmiot, który ich ubezpiecza. Jeden przedsiębiorca może zatem odprowadzać składki do kilku podmiotów (kas chorych).
Odniesienie do sytuacji prawnej w Polsce
Sytuacja ta może powodować wiele pytań w kontekście polskich przepisów o dokumentach, których może żądać zamawiający od wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Jako cechę charakterystyczną zaświadczenia z ZUS-u należy wskazać wyłączność i kompleksowość – zamawiający na podstawie jednego dokumentu może stwierdzić o wystąpieniu lub braku wystąpienia przesłanek do wykluczenia wykonawcy z postępowania.
Ważne!
W przypadku zaświadczeń wystawionych przez niemieckie kasy chorych sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Zaświadczenie wystawione przez jedną z kas jest dowodem na niezaleganie z opłaceniem składek wyłącznie w tej kasie. Zaświadczenie takie nie stanowi dowodu, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek w pozostałych kasach, w których mogą być ubezpieczeni jego pracownicy.
Nawet w przypadku złożenia przez wykonawcę dokumentów z kilku kas chorych nie sposób takich zaświadczeń potraktować tak samo jak zaświadczenie z ZUS-u, które poświadcza kompleksowo o zaleganiu bądź niezaleganiu wykonawcy z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wszystkich pracowników.
Jakie kroki w takiej sytuacji powinien podjąć zamawiający? Z zagadnieniem tym związany jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 6 grudnia 2010 r., sygn. akt: KIO 2493/10, KIO 2494/10, KIO 2496/10.
Zamawiający żądał od wykonawców złożenia odpowiednich dokumentów, które potwierdzają niezaleganie z płaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne. Wykonawca mający swoją siedzibę w RFN przedstawił jedynie zaświadczenie o niezaleganiu z opłaceniem składek na ubezpieczenie społeczne, nie złożył natomiast zaświadczenia, którego zakres obejmowałby składki na ubezpieczenie zdrowotne. Brak tego oświadczenia usprawiedliwiał tym,
że w Niemczech takich zaświadczeń się nie wydaje. Biorąc pod uwagę taki stan faktyczny, KIO wskazała: System prawny odnośnie do ubezpieczenia zdrowotnego w Niemczech zasadniczo nie był sporny. System ubezpieczeń społecznych jest zdecentralizowany, jest ok. 169 podmiotów, u których można uiścić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Rzeczywiście, w niektórych wnioskach znalazły się zaświadczenia z kas chorych – ale do żadnego wniosku nie załączono zaświadczeń ze wszystkich potencjalnych instytucji. Tymczasem aby uczynić zadość wymogowi przedłożenia właściwego zaświadczenia, zgodnie z tokiem rozumowania odwołujących, trzeba byłoby przedłożyć zaświadczenia od wszystkich instytucji mogących potencjalnie pobierać składki – dopiero wówczas zakres zaświadczenia pokrywałby się z zaświadczeniem z polskiego ZUS. Zaświadczenie pozytywne z jednej czy dwóch niemieckich kas chorych nie oznacza przecież, że wykonawca nie zalega z uiszczeniem składek w pozostałych kasach.
Ważne!
Gdyby uwzględnić zarzuty odwołania, wszyscy wykonawcy składający dokumenty dotyczące spółek niemieckich musieliby składać ok. 169 zaświadczeń ze wszystkich podmiotów, potencjalnie mogących wydać takie zaświadczenia, i to dla każdej spółki niemieckiej. Izba uznała, że taki wymóg byłby nadmierny i dyskryminował podmioty zagraniczne.
Mając na względzie treść powyższego wyroku, należy wskazać, że zamawiający powinni traktować zaświadczenia o niezaleganiu z opłaceniem składek na ubezpieczenie zdrowotne wystawiane przez poszczególne kasy chorych jako potwierdzające brak podstaw wykluczenia wykonawcy. Podejście takie jest praktyczne i nie wywołuje nadmiernych trudności po stronie wykonawców mających siedzibę w Niemczech.
Problematykę zaświadczeń z kas chorych i kwestii łączenia ich lub zastępowania przez oświadczenia poruszono również w postępowaniu odwoławczym w sprawie o sygn. akt: KIO 2785/10, KIO 2814/10, zakończonej 13 stycznia 2011 r., niemniej jednak był to wątek bardziej poboczny i w wyroku nie wskazano jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o kwestie składania oświadczeń przed notariuszem w zastępstwie zaświadczeń z kas chorych w RFN.
Podsumowanie
Zastępowanie zaświadczeń kas chorych oświadczeniami może być ryzykowne – mamy bowiem do czynienia z sytuacją, w której możliwe jest uzyskanie zaświadczenia. Zastąpienie zaświadczenia wydanego przez odpowiednią instytucję oświadczeniem własnym wykonawcy możliwe jest wyłącznie w sytuacji, kiedy w danym państwie odpowiednie instytucje w ogóle nie wydają zaświadczeń albo nie ma instytucji wydających wymagane zaświadczenia. W tej sytuacji oświadczenie wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne powinno być traktowane pomocniczo.
Wykonawcy działający na terenie Niemiec i zatrudniający tam pracowników mają obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie zdrowotne do jednej lub kilku kas chorych (w zależności od wyboru dokonanego przez pracownika). Zatem uzyskanie zaświadczenia będzie możliwe poprzez zwrócenie się do tego podmiotu (lub podmiotów), na rachunek którego wykonawca odprowadza składki na ubezpieczenie. Nie wyklucza to jednak złożenia przez wykonawcę – z ostrożności – obok zaświadczenia z kasy chorych – oświadczenia w postaci aktu notarialnego, z którego treści wynikałoby, że nie zalega z płatnościami w żadnej z kas chorych, w których ubezpieczeni są jego pracownicy.
