Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

10 czerwca 2019

NR 175 (Czerwiec 2019)

Nowe obowiązki i nowe uprawnienia

0 131

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U., poz. 2191), wdrażająca do polskiego porządku prawnego postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego 
i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, nakłada na zamawiających obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Nowe obowiązki wynikające z ww. ustawy dotyczą wszystkich zamawiających i wykonawców w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986) oraz wszystkich koncesjodawców i koncesjonariuszy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2015 r., poz. 113).


Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych


Wysyłanie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pośrednictwem udostępnionej przez Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach 
na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
(Dz. U., poz. 2191) obowiązuje lub będzie obowiązywać od: 

  • 18 kwietnia 2019 r. w stosunku do zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30 tys. euro netto, do udzielenia których mają zastosowanie przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych,
  • 1 sierpnia 2019 r. w stosunku do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30 tys. euro netto, o których mowa w art. 4 pkt 8 Pzp.

Od ww. dat zamawiający będzie miał obowiązek odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeżeli wykonawca zechce przesłać taką fakturę za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Zgodnie z dyspozycją art. 5 ustawy o e-fakturowaniu każdy zamawiający obowiązany jest do posiadania konta 
na platformie, które powinien założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

 

Ważne

Przepisy ustawy nie będą miały zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań.

 

Ustawa nie będzie miała także zastosowania do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 Pzp, oraz do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji. 
Będzie istniała możliwość wysyłania i odbierania za pośrednictwem platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, jeżeli obie strony wyrażą zgodę na taki sposób przekazania dokumentów (art. 4 ustawy).

 

Ważne

Zamawiający mają możliwość wyłączenia obowiązku elektronicznego fakturowania w stosunku do zamówień publicznych, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp, ustawa o umowie koncesji albo ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym pod warunkiem poinformowania o tym fakcie wykonawcy w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego. 

 

Do odbioru i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zamawiający i wykonawca mogą upoważnić także inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

 
Faktura ustrukturyzowana


Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174) spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy. 

Fakturą zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną zaś, zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 32 tej ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. 

Faktury elektroniczne są, co do zasady, traktowane na równi z fakturami papierowymi. Istotne regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych zawarte są m.in. w przepisach art. 106g ust. 3, art. 106h ust. 3, art. 106m i art. 106n wspomnianej ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wymieniono w art. 106e wspomnianej ustawy. 

 

Ważne

Należy pamiętać o tym, że elektroniczną fakturą nie jest plik PDF czy zdjęcie JPEG lub inny dokument przesłany w edytorze tekstu. Jest nią tylko i wyłącznie ustrukturyzowany kod, w języku XML, do odczytu przez program komputerowy (format XML).

 

Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych fakturą elektroniczną jest faktura, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870. 

Najważniejszą cechą, która odróżnia elektroniczne faktury ustrukturyzowane od powszechnie przyjętego rozumienia e-faktury, utożsamianej z plikami w formacie: .pdf, .jpg, .png, .gif, .tif, jest zatem możliwość jej elektronicznego przetwarzania. Z technicznego punktu widzenia fak-
tury w przywołanych wyżej formatach są jedynie kopiami – obrazami faktur – i przesyłane jako np. załączniki 
za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), nie dają możliwości ich automatycznego przetwarzania w systemach finansowo-księgowych, gdyż konieczne jest przepisanie danych zawartych w tych obrazach faktur.

 

Ważne

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna daje możliwość automatycznego wprowadzania danych w niej zawartych i skrócenia czasu obsługi dokumentu, eliminując konieczność przepisywania informacji, a tym samym ryzyko popełnienia błędu.

 

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2014/55/UE1 podstawowymi elementami faktury elektronicznej są m.in.:

  • identyfikatory procesu i faktury,
  • okres, którego faktura dotyczy,
  • informacje dotyczące sprzedawcy,
  • informacje dotyczące nabywcy,
  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy,
  • odniesienie do umowy,
  • szczegółowe informacje dotyczące dostawy,
  • instrukcje dotyczące płatności,
  • informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń,
  • informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury,
  • łączne kwoty faktury,
  • podział na stawki VAT.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy, składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:

  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest zatem fakturą, która pozwala na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka. 

Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości2 zwraca uwagę na następujące korzyści z elektronicznego fakturowania w formie ustrukturyzowanej:

  • zwiększenie szybkości i efektywności pracy,
  • minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,
  • kształtowanie wizerunku nowoczesnej administracji,
  • zmniejszenie kosztów transakcyjnych w obrocie gospodarczym, gdyż fakturę papierową trzeba wydrukować i przesłać pocztą, co zwiększa wydatki oraz podnosi koszty firm i zamawiających,
  • korzystne oddziaływanie na rozwój systemu płatności bezgotówkowych.

 

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)


Narzędziem do realizacji obowiązku przyjmowania oraz umożliwiającym wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest Platform...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy