Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

10 czerwca 2019

NR 175 (Czerwiec 2019)

Nowe obowiązki i nowe uprawnienia

399

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U., poz. 2191), wdrażająca do polskiego porządku prawnego postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego 
i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, nakłada na zamawiających obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Nowe obowiązki wynikające z ww. ustawy dotyczą wszystkich zamawiających i wykonawców w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986) oraz wszystkich koncesjodawców i koncesjonariuszy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2015 r., poz. 113).

POLECAMY


Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych


Wysyłanie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pośrednictwem udostępnionej przez Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach 
na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
(Dz. U., poz. 2191) obowiązuje lub będzie obowiązywać od: 

  • 18 kwietnia 2019 r. w stosunku do zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30 tys. euro netto, do udzielenia których mają zastosowanie przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych,
  • 1 sierpnia 2019 r. w stosunku do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30 tys. euro netto, o których mowa w art. 4 pkt 8 Pzp.

Od ww. dat zamawiający będzie miał obowiązek odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeżeli wykonawca zechce przesłać taką fakturę za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Zgodnie z dyspozycją art. 5 ustawy o e-fakturowaniu każdy zamawiający obowiązany jest do posiadania konta 
na platformie, które powinien założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

 

Ważne

Przepisy ustawy nie będą miały zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań.

 

Ustawa nie będzie miała także zastosowania do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 Pzp, oraz do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji. 
Będzie istniała możliwość wysyłania i odbierania za pośrednictwem platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, jeżeli obie strony wyrażą zgodę na taki sposób przekazania dokumentów (art. 4 ustawy).

 

Ważne

Zamawiający mają możliwość wyłączenia obowiązku elektronicznego fakturowania w stosunku do zamówień publicznych, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp, ustawa o umowie koncesji albo ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym pod warunkiem poinformowania o tym fakcie wykonawcy w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego. 

 

Do odbioru i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zamawiający i wykonawca mogą upoważnić także inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

 
Faktura ustrukturyzowana


Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174) spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy. 

Fakturą zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną zaś, zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 32 tej ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. 

Faktury elektroniczne są, co do zasady, traktowane na równi z fakturami papierowymi. Istotne regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych zawarte są m.in. w przepisach art. 106g ust. 3, art. 106h ust. 3, art. 106m i art. 106n wspomnianej ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wymieniono w art. 106e wspomnianej ustawy. 

 

Ważne

Należy pamiętać o tym, że elektroniczną fakturą nie jest plik PDF czy zdjęcie JPEG lub inny dokument przesłany w edytorze tekstu. Jest nią tylko i wyłącznie ustrukturyzowany kod, w języku XML, do odczytu przez program komputerowy (format XML).

 

Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych fakturą elektroniczną jest faktura, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870. 

Najważniejszą cechą, która odróżnia elektroniczne faktury ustrukturyzowane od powszechnie przyjętego rozumienia e-faktury, utożsamianej z plikami w formacie: .pdf, .jpg, .png, .gif, .tif, jest zatem możliwość jej elektronicznego przetwarzania. Z technicznego punktu widzenia fak-
tury w przywołanych wyżej formatach są jedynie kopiami – obrazami faktur – i przesyłane jako np. załączniki 
za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), nie dają możliwości ich automatycznego przetwarzania w systemach finansowo-księgowych, gdyż konieczne jest przepisanie danych zawartych w tych obrazach faktur.

 

Ważne

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna daje możliwość automatycznego wprowadzania danych w niej zawartych i skrócenia czasu obsługi dokumentu, eliminując konieczność przepisywania informacji, a tym samym ryzyko popełnienia błędu.

 

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2014/55/UE1 podstawowymi elementami faktury elektronicznej są m.in.:

  • identyfikatory procesu i faktury,
  • okres, którego faktura dotyczy,
  • informacje dotyczące sprzedawcy,
  • informacje dotyczące nabywcy,
  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy,
  • odniesienie do umowy,
  • szczegółowe informacje dotyczące dostawy,
  • instrukcje dotyczące płatności,
  • informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń,
  • informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury,
  • łączne kwoty faktury,
  • podział na stawki VAT.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy, składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:

  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest zatem fakturą, która pozwala na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka. 

Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości2 zwraca uwagę na następujące korzyści z elektronicznego fakturowania w formie ustrukturyzowanej:

  • zwiększenie szybkości i efektywności pracy,
  • minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,
  • kształtowanie wizerunku nowoczesnej administracji,
  • zmniejszenie kosztów transakcyjnych w obrocie gospodarczym, gdyż fakturę papierową trzeba wydrukować i przesłać pocztą, co zwiększa wydatki oraz podnosi koszty firm i zamawiających,
  • korzystne oddziaływanie na rozwój systemu płatności bezgotówkowych.

 

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)


Narzędziem do realizacji obowiązku przyjmowania oraz umożliwiającym wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest Platforma Elektronicznego Fakturowania3. Wdrożenie platformy zrealizowane zostało przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu. Korzystanie z PEF jest bezpłatne dla wszystkich użytkowników.

 

Ważne

Każdy zamawiający ma obowiązek założenia konta na PEF, aby mieć możliwość odebrania faktury ustrukturyzowanej w dniu wejścia w życie ustawy. Ustawodawca daje wykonawcom dobrowolność w korzystaniu z PEF. Nie mają oni obowiązku wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. 

 

Platforma Elektronicznego Fakturowania umożliwia także przesyłanie innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Rodzaje tych dokumentów określa rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie listy ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy