Nowe obowiązki i nowe uprawnienia

Nowe obowiązki wynikające z ww. ustawy dotyczą wszystkich zamawiających i wykonawców w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986) oraz wszystkich koncesjodawców i koncesjonariuszy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2015 r., poz. 113).

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych

Wysyłanie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pośrednictwem udostępnionej przez Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach 
na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U., poz. 2191) obowiązuje lub będzie obowiązywać od: 

• 18 kwietnia 2019 r. w stosunku do zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30 tys. euro netto, do udzielenia których mają zastosowanie przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych,
• 1 sierpnia 2019 r. w stosunku do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30 tys. euro netto, o których mowa w art. 4 pkt 8 Pzp.

Od ww. dat zamawiający będzie miał obowiązek odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeżeli wykonawca zechce przesłać taką fakturę za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Zgodnie z dyspozycją art. 5 ustawy o e-fakturowaniu każdy zamawiający obowiązany jest do posiadania konta 
na platformie, które powinien założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Ustawa nie będzie miała także zastosowania do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 Pzp, oraz do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji. 
Będzie istniała możliwość wysyłania i odbierania za pośrednictwem platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, jeżeli obie strony wyrażą zgodę na taki sposób przekazania dokumentów (art. 4 ustawy).

Do odbioru i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zamawiający i wykonawca mogą upoważnić także inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

 
Faktura ustrukturyzowana

Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174) spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy. 

Fakturą zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną zaś, zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 32 tej ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. 

Faktury elektroniczne są, co do zasady, traktowane na równi z fakturami papierowymi. Istotne regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych zawarte są m.in. w przepisach art. 106g ust. 3, art. 106h ust. 3, art. 106m i art. 106n wspomnianej ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wymieniono w art. 106e wspomnianej ustawy. 

Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych fakturą elektroniczną jest faktura, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870. 

Najważniejszą cechą, która odróżnia elektroniczne faktury ustrukturyzowane od powszechnie przyjętego rozumienia e-faktury, utożsamianej z plikami w formacie: .pdf, .jpg, .png, .gif, .tif, jest zatem możliwość jej elektronicznego przetwarzania. Z technicznego punktu widzenia fak-
tury w przywołanych wyżej formatach są jedynie kopiami – obrazami faktur – i przesyłane jako np. załączniki 
za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), nie dają możliwości ich automatycznego przetwarzania w systemach finansowo-księgowych, gdyż konieczne jest przepisanie danych zawartych w tych obrazach faktur.

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2014/55/UE¹ podstawowymi elementami faktury elektronicznej są m.in.:

• identyfikatory procesu i faktury,
• okres, którego faktura dotyczy,
• informacje dotyczące sprzedawcy,
• informacje dotyczące nabywcy,
• informacje dotyczące odbiorcy płatności,
• informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy,
• odniesienie do umowy,
• szczegółowe informacje dotyczące dostawy,
• instrukcje dotyczące płatności,
• informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń,
• informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury,
• łączne kwoty faktury,
• podział na stawki VAT.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy, składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:

• informacje dotyczące odbiorcy płatności,
• wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest zatem fakturą, która pozwala na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka. 

Ministerstwo Technologii i Przedsiębiorczości² zwraca uwagę na następujące korzyści z elektronicznego fakturowania w formie ustrukturyzowanej:

• zwiększenie szybkości i efektywności pracy,
• minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,
• kształtowanie wizerunku nowoczesnej administracji,
• zmniejszenie kosztów transakcyjnych w obrocie gospodarczym, gdyż fakturę papierową trzeba wydrukować i przesłać pocztą, co zwiększa wydatki oraz podnosi koszty firm i zamawiających,
• korzystne oddziaływanie na rozwój systemu płatności bezgotówkowych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)

Narzędziem do realizacji obowiązku przyjmowania oraz umożliwiającym wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest Platforma Elektronicznego Fakturowania³. Wdrożenie platformy zrealizowane zostało przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu. Korzystanie z PEF jest bezpłatne dla wszystkich użytkowników.

Platforma Elektronicznego Fakturowania umożliwia także przesyłanie innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Rodzaje tych dokumentów określa rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie listy ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych⁴. Dokumentami, o których mowa w rozporządzeniu, są: zlecenie dostawy/zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura, faktura korygująca, nota księgowa.

Z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) można korzystać na trzy sposoby, poprzez:

1. aplikację webową (dostęp tylko online, z poziomu przeglądarki internetowej);
2. aplikację desktopową (oprogramowanie instalowane lokalnie na dysku komputera, na którym ma być uruchamiane); każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję aplikacji webowej i desktopowej; funkcjonalnie będą to jednak takie same rozwiązania, będą różnić się jedynie na poziomie wizualnym;
3. API – Application Programming Interface (specjalistyczny sposób komunikacji pomiędzy komputerami a programami).

Aplikacja webowa dostępna będzie dla każdego użytkownika w dowolnym miejscu i czasie za pośrednictwem strony WWW. Wymaga stałego dostępu do internetu. Konto w aplikacji webowej będzie dostępne dla każdego zarejestrowanego na platformie oraz dla użytkowników, którym zostanie nadany taki dostęp. Aplikacja webowa będzie uruchamiać się poprawnie pod kontrolą następujących przeglądarek internetowych: Firefox Quantum: wersja 58.0 lub nowsza, Google Chrome: wersja 63.0 lub nowsza, Microsoft Edge: wersja 38.14 lub nowsza, Microsoft Internet Explorer: wersja 11.0.96 i nowsza, Safari: wersja dla systemu iOS 11.2 lub nowsza.

Jak podkreśla MPiT, zaletą korzystania z tej aplikacji jest szybkość wdrożenia tego rozwiązania, mobilność oraz minimalne koszty dostosowania. Rozwiązanie zalecane jest dla tych instytucji, które spodziewają się małej liczby faktur i innych dokumentów elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem PEF. Aplikacja ta nie będzie miała możliwości zintegrowania jej z systemami informatycznymi funkcjonującymi w instytucji.

Aplikacja desktopowa to swego rodzaju program komputerowy pobrany i zainstalowany na dysku komputera. W momencie połączenia komputera z internetem program będzie aktualizowany (synchronizowany), a dokumenty będą dostępne na komputerze również w trybie offline.

Kolejną cechą odróżniającą aplikację desktopową od webowej jest brak możliwości zakładania kont użytkowników (nadawania dostępów do konta instytucji na PEF). Za pośrednictwem aplikacji desktopowej będzie można jedynie korzystać z utworzonego lub nadanego dostępu, a nie nadawać nowe dostępy. Aplikacja ta będzie kompatybilna z następującymi systemami operacyjnymi: Windows: 
wersja 7 i nowsza, Mac OS X: wersja 10.12 (Sierra) i nowsza, Linux: Ubuntu wersja 16.04 LTS i nowsza.

Zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności ciągłego bycia online, aby pracować z wysłanymi lub przygotowywanymi dokumentami. Jest to rozwiązanie, które może zostać szybko wdrożone. Jego wykorzystanie również jest rekomendowane dla instytucji o małej liczbie przetwarzanych dokumentów. 

Połączenie systemów – API – jest najbardziej skomplikowane, ale daje jednocześnie najwięcej możliwości technicznych. Wymaga dostosowania własnego systemu jednostki do odbioru i wysyłania komunikatów elektronicznych. Aby zastosować API, należy pobrać zestaw dokumentacji technicznej, której wykorzystanie umożliwi zintegrowanie systemu informatycznego instytucji bezpośrednio z Platformą Elektronicznego Fakturowania.

Rozwiązanie to pozwala na pełną automatyzację przesyłanych dokumentów elektronicznych z i do systemów zewnętrznych. Wymaga jednak większego zaangażowania we wdrożenie. Instytucja wdrażająca to rozwiązanie będzie zmuszona ponieść koszty związane z połączeniem systemów funkcjonujących w urzędzie z PEF, tak by przepływ dokumentów był automatyczny.

Decyzja o wykorzystaniu API przy przetwarzaniu faktur elektronicznych powinna być poprzedzona analizą wykorzystywanych systemów informatycznych i procesów, które uwzględniają pracę z tymi systemami i przepływem dokumentów dostarczanych za pośrednictwem PEF.

Prace związane z budową Platformy Elektronicznego Fakturowania nie zostały w pełni zakończone. Można testować aplikację webową przygotowaną przez dwóch brokerów (szczegóły na stronach: //demo.pef.cloud/ oraz //demo.pefexpert.pl/zaloguj).

W ramach działań upowszechniających wdrożenie PEF realizowane są bezpłatne szkolenia, spotkania i seminaria (szczegóły na stronie: //efaktura.gov.pl/szkolenia). 
Na podkreślenie zasługuje fakt, że Platforma Elektronicznego Fakturowania będzie umożliwiała przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale także za granicą, przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL⁵.