W Polsce za realizację obowiązku sprawozdawczego odpowiedzialny jest Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, a narzędziem umożliwiającym jego realizację są coroczne sprawozdania składane przez zamawiających na podstawie art. 98 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 98 ust. 2 Pzp zamawiający są zobowiązani do przekazania rocznego sprawozdania do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. W celu realizacji obowiązku sprawozdawczego zamawiający wypełnia elektroniczny formularz zamieszczony na stronie portalu Urzędu Zamówień Publicznych (logowanie do Biuletynu Zamówień Publicznych). Formularz sprawozdania przesyłany jest drogą elektroniczną i nie zawiera podpisu zamawiającego. Dowodem złożenia sprawozdania rocznego jest dokument sporządzony za pośrednictwem portalu UZP, wydrukowany przez zamawiającego i zawierający numer referencyjny nadany sprawozdaniu.
POLECAMY
Podmiotem zobowiązanym do określenia zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzoru oraz sposobu jego przekazywania jest minister właściwy do spraw gospodarki. Na podstawie delegacji ustawowej, zawartej w art. 98 ust. 4 Pzp, w dniu 15 grudnia 2016 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie informacji zamieszczonych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania, które dostosowuje treść sprawozdania do regulacji zawartych w znowelizowanej ustawie Pzp, obowiązującej od dnia 28 lipca 2016 r.
Ważne!
Obowiązkiem sprawozdawczym objęty jest każdy zamawiający, który udzielił zamówienia publicznego, a więc zgodnie z art. 2 pkt 13 Pzp zawarł umowę odpłatną z wykonawcą, której przedmiotem była dostawa, usługa lub robota budowlana, i nie ma przy tym znaczenia sposób dokonania wydatku, źródło jego finansowania i jego wartość.
By prawidłowo zidentyfikować zamówienie publiczne, istotne jest zdefiniowanie pojęcia odpłatności. Regulacje Kodeksu cywilnego oraz poglądy doktryny wskazują, że o odpłatności umowy należy mówić wówczas, gdy obie strony stosunku zobowiązaniowego otrzymują w wyniku realizacji umowy pewną korzyść, a świadczenia obu stron są ekwiwalentne. Z powyższego wynika, iż odpłatność utożsamiana jest ze wszelkimi rodzajami korzyści, które przedstawiają wartość pieniężną, z zastrzeżeniem, że korzyść ta nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej.
By prawidłowo zidentyfikować zamówienie publiczne, istotne jest zdefiniowanie pojęcia odpłatności. Regulacje Kodeksu cywilnego oraz poglądy doktryny wskazują, że o odpłatności umowy należy mówić wówczas, gdy obie strony stosunku zobowiązaniowego otrzymują w wyniku realizacji umowy pewną korzyść, a świadczenia obu stron są ekwiwalentne.
Kto składa sprawozdanie
Obowiązek wypełniania i przesyłania rocznego sprawozdania dotyczy każdego zamawiającego, z wyjątkiem tych, którzy w roku objętym sprawozdaniem nie udzielili żadnego zamówienia. Zgodnie z treścią nowego rozporządzenia
Ważne!
sprawozdanie za rok 2016 zobowiązani są złożyć również zamawiający, którzy udzielili wyłącznie zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa na dostawy i usługi, których wartość jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, co stanowi novum w stosunku do uprzednio obowiązującego rozporządzenia.
Dodatkowo obowiązkiem w zakresie sprawozdawczości obciążone są:
- podmioty likwidowane lub podmioty przejmujące obowiązki sprawozdawcze po zlikwidowanym zamawiającym w związku z połączeniem, przekształceniem lub podzieleniem tego zamawiającego – w przypadku zmian organizacyjnych po stronie zamawiającego, skutkujących jego likwidacją; zamówienia udzielane przez zamawiającego podlegającego likwidacji podmiot przejmujący traktuje jako zamówienia własne i tym samym uwzględnia je we własnym sprawozdaniu;
- jednostki zamawiającego, w odniesieniu do których przeprowadzono likwidację upadłościową lub które zbyły swoje przedsiębiorstwo w rozumieniu art. 551 k.c., przekazują z chwilą zakończenia likwidacji bądź zbycia przedsiębiorstwa sprawozdanie z udzielonych przez nie zamówień w roku, w którym zdarzenie to następuje.
Ważne!
Obowiązkiem sprawozdawczym nie są natomiast obciążone podmioty, które nie będąc zamawiającymi w rozumieniu przepisów Pzp przy wyborze kontrahenta, z którym została zawarta odpłatna umowa cywilnoprawna, dobrowolnie korzystały z procedur określonych w tejże ustawie.
W związku z tym, że sprawozdanie jest wypełniane za pośrednictwem strony www.uzp.gov.pl, za pomocą formularza elektronicznego, kluczowe znaczenie dla prawidłowego zrealizowania obowiązku sprawozdawczego ma właściwe oznaczenie przez zamawiającego swojego rodzaju, w świetle treści art. 3 ust. 1 Pzp. Może się bowiem okazać, że zamawiający jest podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp na podstawie kilku przepisów prawnych, tym samym podczas sporządzania sprawozdania powinien podać zakres informacji właściwy dla więcej niż jednej kategorii zamawiających (np. gdy zamawiający klasyczny jest jednocześnie zamawiającym sektorowym). Pozostałe dane określające tożsamość zamawiającego, które powinny być zamieszczone w sprawozdaniu, to nazwa zamawiającego, adres, REGON i NIP, imię i nazwisko, numer telefonu i adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej do kontaktów, a także w przypadku zamawiających sektorowych – oznaczenie głównego przedmiotu lub przedmiotów działalności.
| Zakres informacji |
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania – nieaktualne |
Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania– aktualne |
| Zamówienia publiczne, tzw. klasyczne, o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. bZamówienia klasyczne to wszystkie zamówienia publiczne z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności |
– liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej, z podziałem na zastosowane tryby |
– liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej, z podziałem na zastosowane tryby i rodzaj zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane), – wartość zawartych umów/umów ramowych, bez podatku od towarów i usług, z podziałem na zastosowane tryby i rodzaj zamówienia |
| Zamówienia publiczne sektorowe, o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro i mniejszej od kwot kreślonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp |
– wartość zawartych umów, bez podatku od towarów i usług, w podziale na przedmioty działalności i na rodzaje zamówień |
– wartość zawartych umów, bez podatku od towarów i usług, w podziale na przedmioty działalności i na rodzaje zamówień |
| Zamówienia publiczne w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, których przedmiotem są roboty budowlane | – liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej, z podziałem na zastosowane tryby, – wartość zawartych umów/umów ramowych, bez podatku od towarów i usług, z podziałem na zastosowane tryby |
– liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej, z podziałem na zastosowane tryby, – wartość zawartych umów/umów ramowych, bez podatku od towarów i usług, z podziałem na zastosowane tryby |
|
Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. Począwszy od sprawozdania za rok 2016, rozszerzeniu ulega zakres informacji, które zamawiający jest zobowiązany przekazać.
• informacji, czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia, |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniu i w podziale na zamówienia klasyczne, zamówienia sektorowe oraz zamówienia |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniu i w podziale na zamówienia klasyczne, zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa |
| Zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro dla dostaw lub usług |
Sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro dla dostaw lub usług | Brak obowiązku przekazywania danych w tym zakresie |
| Zamówienia udzielane z wyłączeniem procedur określonych w ustawie | Zamawiający wskazuje liczbę i łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie. Podstawy wyłączenia obowiązku stosowania ustawy:
|
Zamawiający wskazuje liczbę i łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie.Podstawy wyłączenia obowiązku stosowania ustawy:
|
| Zamówienia udzielane z wyłączeniem procedur określonych w ustawie | Zamawiający wskazuje łączną wartość zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie. Podstawy wyłączenia obowiązku stosowania ustawy: art. 4 pkt 8 Pzp |
Zamawiający wskazuje łączną wartość zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie. Podstawy wyłączenia obowiązku stosowania ustawy: art. 4 pkt 8 Pzp |
|
Jeżeli w postępowaniu, do którego stosuje się przepisy ustawy, wystąpiła relacja określona w:
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem 28 lipca 2016 r., nie zawiera informacji w tym zakresie |
Brak wymagań w tym zakresie |
a) Wykaz postępowań z określeniem (Uwaga! Nie tylko postępowań zakończonych zawarciem umowy, ale wszystkich wszczętych postępowań):
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniu |
|
Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi niezależnie od ich wartości (jak zapisano w rozporządzeniu: (…) o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 oraz w art. 138o Pzp). Z zapisu o treści jw. można wywieść wniosek, że wszelkie zamówienia na usługi społeczne powinny zostać ujęte w wykazie. Zdrowy rozsądek podpowiada jednak, że prawodawca ma na myśli tylko te zamówienia na usługi społeczne, których wartość przekracza równowartość kwoty 30 000 euro. Zdaniem autora informacja dotycząca zastosowanej procedury powinna obejmować wskazanie przepisu ustawy Pzp, na podstawie którego zamówienie zostało udzielone – art. 138g i 138o Pzp. Jeżeli zamawiający zastosował art. 138o, Istotne trudności mogą pojawić się przy udzielaniu informacji o przynależności wykonawców do sektora małych i średnich przedsiębiorstw oraz informacji o podwykonawcach, z uwagi na brak regulacji obligujących zamawiających do weryfikacji danych w tym zakresie na etapie składania ofert. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem 28 lipca 2016 r., nie zawiera informacji w tym zakresie |
Brak wymagań w tym zakresie |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniu i w podziale na zamówienia klasyczne oraz zamówienia sektorowe |
|
Zamówienia, do których stosuje się przepisy Pzp uwzględniające aspekty społeczne, tj.:
Uwaga! Stosowanie wytycznych z art. 29 ust. 3a oraz art. 29 ust. 5 Pzp jest obligatoryjne, jeżeli:
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem 28 lipca 2016 r., nie zawiera informacji w tym zakresie |
Brak wymagań w tym zakresie |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem (Uwaga! Zamawiający musi określić m.in. czy postępowanie zostało unieważnione, pojawia się zatem rozbieżność co do zakresu informacji, do udzielenia których zobowiązany jest zamawiający):
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniui w podziale na zamówienia klasyczne, zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa |
|
Zamówienia, do których stosuje się przepisy Pzp uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne, tj. w których zamawiający:
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem 28 lipca 2016 r., nie zawiera informacji |
Brak wymagań w tym zakresie |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem (Uwaga! Zamawiający musi określić m.in. czy postępowanie zostało unieważnione, pojawia się zatem rozbieżność co do zakresu informacji, do udzielenia których zobowiązany jest zamawiający):
Wszystkie informacje podawane są w odniesieniu i w podziale na zamówienia klasyczne, zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa |
|
Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, jeżeli:
Informacji należy udzielić w tabeli dotyczącej zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Pzp |
Brak wymagań w tym zakresie |
Łączna wartość udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług z podziałem na dostawy i usługi |
Kwoty wartości umów, jakie zamawiający przyjmuje w celu wypełnienia sprawozdania, odnoszą się do wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w umowie tzw. zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia nie ma zatem wpływu na przyjmowaną wartość.
Jeżeli zamówienie z podziałem na części zostało udzielone przez kilku zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzili postępowanie, wówczas każdy zamawiający podaje informacje o części zamówienia, na realizację której podpisał umowę, z zastrzeżeniem, że wartością każdej z części jest wartość całego zamówienia.
Zasady sporządzania sprawozdań – podsumowanie
- W sprawozdaniu zamawiający jest zobowiązany zamieścić informację o zamówieniach publicznych (tj. umowach zawartych w roku 2016), niezależnie od tego, czy umowa została sfinalizowana w 2016 r., oraz niezależnie od tego, czy postępowanie było przeprowadzone i rozstrzygnięte w roku 2015 – tj. w sprawozdaniu zamawiający zamieszcza wszystkie umowy zawarte między dniem 1 stycznia 2016 r. a dniem 31 grudnia 2016 r.
- W przypadku gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia.
- Kwoty wartości umów, jakie zamawiający przyjmuje w celu wypełnienia sprawozdania, odnoszą się do wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w umowie tzw. zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia nie ma zatem wpływu na przyjmowaną wartość.
- Przy umowach ramowych należy podać wartość umowy ramowej bez uwzględniania wartości zamówień udzielonych na jej podstawie – szacunkowa wartość umowy ramowej.
- Jeżeli w umowie zostały określone jedynie ceny jednostkowe, wówczas za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług oraz cen jednostkowych określonych w umowie.
- Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, to wszystkie umowy zawarte w ramach jednego postępowania należy traktować jako jedno zamówienie, którego wartość stanowią zsumowane ceny netto, określone w zawartych umowach częściowych.
- Jeżeli zamówienie z podziałem na części zostało udzielone przez kilku zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzili postępowanie, wówczas każdy zamawiający podaje informacje o części zamówienia, na realizację której podpisał umowę, z zastrzeżeniem, że wartością każdej z części jest wartość całego zamówienia, tym samym powinny zostać wypełnione tabele właściwe dla pełnej wartości zamówienia. Zasada ta będzie dotyczyła również przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych przez jednego zamawiającego.
- Jeżeli wynagrodzenie wykonawcy zostało określone w walucie obcej, wartość zamówienia określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
- Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż 30 000 euro, a zamawiający udzielił zamówienia bez zastosowania przepisów ustawy Pzp, powołując się przy tym na inną przesłankę wyłączającą obowiązek stosowania ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia to zamówienie w części sprawozdania dotyczącej zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp.
- W sprawozdaniu zamawiający zamieszcza informacje wyłącznie o zamówieniach obowiązkowych, tj. jeżeli zamówienie o wartości poniżej 30 000 euro zostało udzielone z zastosowaniem procedur zawartych w Pzp, to zamawiający zamieszcza o nim informację w rubryce dotyczącej zwolnień ze stosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp.
- Za datę zawarcia umowy ustnej przyjmuje się termin otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilę przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani termin wystawienia faktury VAT, ani dzień dokonania zapłaty nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy.
