Praktyczne zastosowanie trybu podstawowego z możliwością negocjacji

Już na wstępie należy rozważyć dowolność decyzyjną zamawiającego w zakresie podjęcia przyszłych negocjacji. Z przepisu wynika, że jest ona bezsprzeczna, a co za tym idzie – zamawiający po przeprowadzeniu badania i oceny złożonych ofert podejmie decyzję o tym, czy negocjować z wykonawcami, czy nie. 

Mam z tym faktem kilka problemów, ponieważ stawiam się w roli wykonawcy, który nie zawsze ma szerszą swobodę negocjowania (poprawienia) warunków swojej oferty, gdyż będzie opierał się jedynie na marży. W takim przypadku przed złożeniem oferty wykonawca zakłada, że negocjacje się odbędą, i podnosi cenę tylko po to, aby w ofercie ostatecznej osiągnąć opłacalny zysk. I tu rodzą się dwa problemy.

Pierwszy, że wykonawca znający zamawiającego (obecnie wykonujący zamówienie) z doświadczenia wie, że zamawiający zawsze pisze, że będzie negocjował, a nigdy tego nie robi, więc daje cenę ostateczną, a nowy wykonawca (po raz pierwszy startujący u tego zamawiającego) składa ofertę z ceną nie do końca skalkulowaną, z nadzieją, że jednak negocjacje się odbędą i ostatecznie zaoferuje kwotę już ostateczną. Innym przykładem – dla mnie niezrozumiałym – była sytuacja, gdy zamawiający otrzymał dwie oferty przekraczające jego budżet i zamiast podjąć negocjacje, które sam przewidział, zwiększył kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia. Takie zachowania, nie tylko w mojej ocenie, powodują kontrowersje wokół realizacji zasady uczciwej konkurencji, są również nielogiczne w przypadku gdy oceniamy oferty pod względem innych kryteriów niż tylko cena. Wówczas zawsze można ulepszyć ofertę, nawet gdy jest tylko jedna. Dlatego zakładanie z góry, że jak mam tylko jedną ofertę, to nie będę negocjował, uważam również za błąd, ponieważ nie wiemy, czy wykonawca nie zechce w ramach dobrej współpracy polepszyć pierwotnie złożonej oferty. Dlatego, moim zdaniem, jeśli zamawiający prowadzi postępowanie w tym trybie, powinien zawsze dążyć do polepszenia otrzymanych ofert przez negocjacje z wykonawcami.

Samą procedurę związaną z realizacją postępowania o udzielenie zamawiania publicznego w takim trybie można podzielić na kilka etapów.

Etap 1. Wszczęcie postępowania

Wszczęcie postępowania w tym wariancie niczym nie 
różni się od wariantu podstawowego (bez negocjacji), a co za tym idzie – stosujemy m.in. przepisy dotyczące:
a)    wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych – art. 276 ust. 1 ustawy Pzp, 
b)    sporządzenia specyfikacji warunków zamówienia (minimalny zakres specyfikacji określa art. 281 ustawy Pzp),
c)    wyznaczony przez zamawiającego termin składania ofert powinien uwzględniać treść art. 283 ustawy Pzp, 
d)    wykonawca składa wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia w trybie art. 284 ust. 1 ustawy Pzp, reguły dotyczące udzielenia odpowiedzi na pytania skierowane do zamawiającego określa art. 284 ust. 2–6 ustawy Pzp, 
e)    zmiany treści specyfikacji warunków zamówienia przed upływem terminu składania ofert określa art. 286 
ust. 1 ustawy Pzp (do zmiany specyfikacji zastosowanie znajdą zasady określone w art. 286 ust. 3 i ust. 7–8 ustawy Pzp).

Etap 2. Składanie i otwarcie ofert

Na tym etapie postępowania zastosowanie mają następujące przepisy Prawa zamówień publicznych:
a)    art. 219 ust. 1 ustawy Pzp – oferta...