Rejestr umów

Stan obecny. Typy rejestrów  

Wiele jednostek, które udzielają i realizują zamówienia publiczne, bez ustawowego obowiązku prowadzi w swoich jednostkach różnego rodzaju rejestry, m.in. rejestry wniosków poniżej 170 000 zł, rejestr wniosków „przetargowych”, których wartość jest równa kwocie 170 000 zł lub przekracza tę kwotę, rejestr postępowań oraz rejestry umów. Czasem jest to wiele plików, a czasem jeden rozbudowany arkusz kalkulacyjny. Każda instytucja zamawiająca, która zdecyduje się na tego rodzaju działania, robi to w ramach pełnienia funkcji zarządczej w danej instytucji. Dlatego zakres zbieranych danych jest zróżnicowany, czasem bardzo uproszczony, a czasem bardzo rozbudowany – wszystko zależy od rzeczywistych potrzeb danego zamawiającego. 

Najmniej skompilowany rejestr występuje dla umów zawartych w wyniku prowadzonego postępowania przetargowego, zamówieniowego (niezależnie od trybu), ponieważ taki rejestr stanowi wynik prowadzonej procedury i zawiera w sobie nazwę wykonawcy lub wykonawców realizujących zamówienie, czas trwania umowy oraz oczywiście wartość umowy. Czasem zostają te informacje rozszerzone o takie dane, jak realizacja umowy z aspektami społecznymi lub notatkami, czy realizacja zamówienia dotyczy „zielonych zamówień”, lecz – co bardziej powszechne – rozszerzony rejestr umów zawiera dane niezbędne do wypełnienie ustawowego obowiązku, tj. wysłania ogłoszenia z wykonanej umowy. W większości przypadków rejestr prowadzą komórki zamówień publicznych, opierając się na danych od komórek merytorycznych, które realizują dane zamówienie. Komórki merytoryczne podczas realizacji zamówienia wskazują potrzebę zmiany zamówienia (zawarcia aneksu), a także konieczność naliczenia kar umownych, ostatecznie wskazując po zakończeniu umowy, czy została ona wykonania należycie. 

Sam rejestr opisany powyżej sprawdzi się przy realizacji prostych dostaw, usług lub robót budowlanych. Z kolei nadzór nad prawidłową realizacją umowy na dostawy chociażby leków, gdy jedna umowa zawiera kilkanaście części (pakietów), a każda z tych części po kilkadziesiąt pozycji asortymentu, bez specjalistycznego oprogramowania zwyczajnie nie ma szans powodzenia. 

Sprawozdawczość 

Niemniej ustawodawca, tworząc prawo zamówień publicznych w proce...