Próbka w zamówieniu publicznym

Pojęcie próbki i cel jej złożenia 

Próbka w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego może przyjąć dwojaki charakter. W pierwszej kolejności może być ona traktowana jako przedmiotowy środek dowodowy w rozumieniu art. 7 pkt 20 ustawy Pzp. Zgodnie z definicją legalną przez przedmiotowe środki dowodowe należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. W tym miejscu należy wskazać, że przedmiotowe środki dowodowe zgodnie z treścią art. 107 ust. 3 ustawy Pzp i wolą zamawiającego mogą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanego przez wykonawcę dobra z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. 

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 25 marca 2015 r. (sygn. akt: KIO 506/15) wyjaśniła to zagadnienie następująco: Należy przyjąć, że próbka stanowi pewną materializację przedmiotu oferty, która ma służyć namacalnemu, empirycznemu zbadaniu cech i właściwości przedmiotu oferty lub nawet jego działania w formule opisanego w SIWZ eksperymentu (jako tzw. prezentacja próbki, demonstracja jej działania, testowanie czy nawet zbadanie umiejętności osób). Prezentacja próbki może więc przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, działania mechanizmów, testowania sprzętu komputerowego, zbadania działania systemu informatycznego oraz przewidzianych w jego ramach wymaganych lub deklarowanych przez wykonawcę funkcjonalności czy nawet zbadania umiejętności osób, które mają osobiście świadczyć usługę stanowiąca przedmiot zamówienia. Tego rodzaju próbka będzie więc miała charakter oferty, czy to wprost, czy też jako tzw. dokument mający potwierdzać spełnienie przez oferowany przedmiot wymagań postawionych przez zamawiającego, finalnie rozpatrywany przecież przez pryzmat spełnienia wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia. Próbka, a w konsekwencji – przeprowadzenie prezentacji jej cech i właściwości oraz działania, może służyć ustaleniu zgodności przedmiotu oferty z SIWZ (art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp2004), sprawdzeniu jego szczegółowych parametrów, zwartościowaniu cechy tego przedmiotu według przyjętych kryteriów pozacenowych, a wreszcie – zbadaniu, czy oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. 

Ponadto próbka może zostać zaszeregowana jako podmiotowy środek dowodowy w rozumieniu art. 7 ust. 17 ustawy Pzp, tj. środek służący potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.
Zgodnie bowiem z § 9 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r.
w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych d...