Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru , Otwarty dostęp

1 października 2020

NR 186 (Październik 2020)

Przygotowanie do zamówienia IT

70

Zakup systemów IT wymaga od zamawiających szczególnego przygotowania. Istotny wpływ na powodzenie takiego zamierzenia inwestycyjnego ma wiele czynników, wśród których należy wymienić znajomość rozwiązań IT występujących na rynku, aktualność posiadanych przez zamawiającego w tym zakresie informacji, czy też świadomość co do możliwości własnych zamawiającego w zakresie prawidłowego i wyczerpującego przygotowania postępowania na zakup systemu IT.

Na stronach internetowych UZP opublikowano szczegółowe opracowanie pt. Czynności przygotowawcze przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na system informatyczny (oznaczone jako tom pierwszy całości dotyczącej postępowania w sprawie IT), które stanowi istotne wsparcie dla uczestników takiego procesu zamówieniowego.

Jak podkreślono w opracowaniu, przepisy ustawy Pzp z dnia 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. oraz z 2020 r. poz. 288) wymagają od zamawiającego, aby przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokonał szeregu czynności. Wśród nich można wyróżnić m.in. oszacowanie wartości zamówienia, sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie dokumentacji postępowania, czy też sporządzenie analizy potrzeb i wymagań w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Chociaż obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 ustawy Pzp, dotyczy tylko niektórych zamawiających i postępowań (tzn. nie dotyczy zamówień o wartościach nieprzekraczających progów unijnych oraz zamówień sektorowych), to jednak przeprowadzenie analogicznego procesu może być uzasadnione także w przypadkach, w których nie jest on obligatoryjny. Dokonanie oceny własnych zasobów i zakresu wiedzy czy narzędzi, które są konieczne do pozyskania w celu przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia, może pomóc uniknąć niepotrzebnych komplikacji, niezależnie od tego, czy chodzi o zamówienie klasyczne, sektorowe, o wartości poniżej czy powyżej progów unijnych.

POLECAMY

Zagadnienia rekomendowane 

Obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań, o którym mowa w art. 83 ustawy Pzp, nie dotyczy wszystkich zamówień, jednak przepis ten nie ogranicza możliwości wykonania wszystkich lub niektórych zadań przewidzianych w ramach analizy także w przypadkach, w których nie jest ona obligatoryjna. Przedstawione poniżej propozycje działań zamawiającego mają więc zastosowanie do analiz prowadzonych zgodnie z art. 83 ustawy Pzp, ale także do działań poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia na system informatyczny przez zamawiających, których przepis art. 83 ustawy Pzp nie dotyczy. 

Zagadnienie podstawowe odnosi się do ustalenia, czy zamawiający dysponuje odpowiednim personelem, aby samodzielnie zidentyfikować swoje potrzeby i opisać przedmiot zamówienia.

A także – aby samodzielnie zrealizować przedmiot zamówienia, którym jest wdrożenie systemu, czy też potrzebuje wsparcia ze strony doradcy. 

Weryfikacja kompetencji zespołu zamawiającego ma również na celu sprawdzenie, czy dysponuje on doświadczonymi ekspertami, którzy będą czuwać nad realizacją zamówienia w przyszłości. To z kolei wpływa również bezpośrednio na samą dokumentację postępowania zamówieniowego (opis przedmiotu zamówienia i postanowienia umowy). Przykładowo: czy zamawiający dokonał inwentaryzacji posiadanych zasobów i potrzeb? Przystępując do przygotowania zamówienia, zamawiający powinien zwłaszcza sprawdzić, czy posiada zasoby i infrastrukturę IT niezbędną do wdrożenia systemu (sprzęt, licencje, wsparcie producenta oprogramowania), czy też posiadane przez niego zasoby powinny zostać zaktualizowane lub rozbudowane. I czy możliwa będzie integracja tych systemów z nabywanym rozwiązaniem? 

Istotne jest ustalenie, czy zamawiający konsultował potrzebę zamówienia z innymi zamawiającymi, realizującymi podobne zamówienia lub z którymi działa wspólnie. 

Zamawiający może dojść do przekonania, że nie dysponuje samodzielnie wystarczającym potencjałem do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W takiej sytuacji może rozważyć skorzystanie z instrumentów ustawy Pzp, które umożliwiają współpracę zamawiających w procesach zakupowych, tj. może skorzystać ze wspólnego udzielenia zamówienia przez kilku zamawiających (art. 38 ustawy Pzp) – często się okazuje, że potrzeby różnych zamawiających są wspólne – podobne oczekiwania i potrzeby mają również inni zamawiający (także w przypadku, kiedy mają siedzibę w jednym regionie, np. kilka gmin w danym powiecie). 

W takiej sytuacji zamawiający przed wszczęciem postępowania powinien się zorientować, czy nie warto byłoby przygotować i przeprowadzić postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie z innymi zamawiającymi. Wybór takiego rozwiązania może doprowadzić do połączenia zasobów różnych zamawiających i w konsekwencji do rzetelnego przeprowadzenia procesu zakupowego, lub do nabycia zamówienia od centralnego zamawiającego (art. 44–51 ustawy Pzp). Przepisy normujące udzielanie zamówień publicznych dopuszczają ustalenie centralnego zamawiającego zarówno w odniesieniu do zamawiających rządowych, jak i samorządowych. W przypadku, gdy zamawiający ma taką możliwość, może rozważyć nabycie zamówienia od centralnego zamawiającego, który posiadałby wystarczające zasoby do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę systemów informatycznych. 

Ważne

Istotne jest też, by zamawiający sprawdził możliwość uzyskania dofinansowania na planowany zakup systemu informatycznego. Uzasadnione jest zweryfikowanie, czy możliwe jest pozyskanie dodatkowych środków na realizację zamówienia, np. w ramach dofinansowań z programów unijnych. Decyzja w tym zakresie powinna być podjęta zwłaszcza przy uwzględnieniu czasu potrzebnego na opracowanie wniosku o dofinansowanie i jego akceptację. Szczególnie ważne jest ustalenie, czy zamawiający ma wszystkie informacje, aby prawidłowo oszacować wartość zamówienia. Szacowanie wartości zamówienia ma fundamentalne znaczenie dla przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dopiero bowiem po wykonaniu czynności szacowania zamawiający jest w stanie określić, jaki reżim przepisów powinien zastosować.


Źródła i narzędzia pozyskania wiedzy 

Podstawowym źródłem pozyskania wiedzy niezbędnej do przeprowadzenia postępowania jest, jak już wskazano, własna organizacja zamawiającego, w szczególności wykwalifikowany personel odpowiadający za poszczególne obszary merytoryczne. Jest jednak oczywiste, że zamawiający nie zawsze będzie dysponował zasobami wystarczającymi do przeprowadzenia skomplikowanego projektu informatycznego. Często kluczem do udanego wdrożenia systemu informatycznego są kompetentne osoby wchodzące w skład struktur projektowych, a jedną z przyczyn nieudanych wdrożeń i sporów na tle kontraktów informatycznych jest nieefektywna współpraca pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, często wynikająca z braku odpowiednich kompetencji po jednej ze stron. Zamawiający musi więc dysponować kadrą o kwalifikacjach odpowiednich do danego projektu, a jeżeli nią nie dysponuje, to powinien pozyskać ją z rynku. 

Zamawiający ma w tym zakresie szereg możliwości. Po pierwsze – zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. 
Zamawiający ma w takim przypadku pełną swobodę w zakresie wyboru odpowiedniej osoby i oceny jej kwalifikacji. Z uwagi na fakt, iż zgodnie z art. 11 ust. 2 Pzp jej przepisów nie stosuje się do umów z zakresu prawa pracy, szczegóły dotyczące możliwej formuły prawnej zatrudnienia nie będą w tej publikacji omawiane. Trzeba jednak zauważyć, że zawarcie umowy o pracę z odpowiednio wykwalifikowanymi osobami nie zawsze jest możliwe. Wtedy zamawiający musi zdecydować się na inne metody pozyskania odpowiednich kompetencji. 

Na przykład – zakup usług doradczych. Decydując się na to, zamawiający musi, wziąć pod uwagę uwarunkowania wynikające z ustawy Pzp i dokonać takiego zakupu z uwzględnieniem jej przepisów. Możliwa jest sytuacja, w której wartość zakupu danej usługi nie przekracza progu 50 000 zł, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy Pzp, jednak w dużej części przypadków zamawiający musi założyć, że kwoty przeznaczone na pozyskanie profesjonalnego doradztwa w postępowaniu dotyczącym wdrożenia systemu informatycznego oraz przy realizacji takiego systemu, będą wyższe. Należy też zwrócić uwagę na fakt, iż w odniesieniu do zakupów usług doradczych dotyczących tego samego postępowania, szczególnie ostrożnie należy podchodzić do zakazu dzielenia zamówienia na części, jeżeli prowadziłoby to do niestosowania przepisów ustawy Pzp. 

Jeżeli więc konieczne jest nabycie usług doradczych w różnych obszarach merytorycznych, to może się okazać, że do prawidłowego zaplanowania i przeprowadzenia postępowania oraz realizacji zamówienia konieczne są kompetencje całego zespołu osób o różnych kwalifikacjach, jak np. inżynierów mających certyfikaty producentów sprzętu, członków zespołu posiadających certyfikaty w zakresie niezbędnych metodyk projektowych, programistów itp. Jeżeli łączna wartość usług świadczonych przez taki zespół przekroczyłaby np. próg 130 000 zł, o którym mowa w art. 2 ust, 1 pkt 1 ustawy Pzp, to udzielenie kilku podmiotom, udostępniającym osoby do zespołu, zamówień o wartościach jednostkowych niższych, niż wskazany wyżej próg, z dużym prawdopodobieństwem stanowiłoby niedozwolony podział zamówienia, o którym mowa w art. 29 ust. 2 ustawy Pzp. 

Należy pamiętać, że zamawiający ma do wyboru różne formuły nabycia zewnętrznego konsultingu, z których można wskazać dwa podstawowe modele: zakup konkretnej usługi doradczej oraz tzw. body leasing, czyli zakup kompetencji. Modele te różnią się konstrukcją prawną i biznesową, więc wybór pomiędzy nimi powinien być dokonany w sposób świadomy, z uwzględnieniem oczekiwań i możliwości organizacyjnych zamawiającego. 

Zakup usługi doradczej 

Wymaga on zdefiniowania jej przedmiotu i zakresu, ze wskazaniem oczekiwanych obszarów doradztwa, skali zaangażowania wykonawcy, jego odpowiedzialności za ewentualne rezultaty prac. Na marginesie należy podkreślić, że formuła usługowa, czyli umowy starannego działania, dominująca w tego rodzaju zamówieniach, wcale nie wyklucza zdefiniowania poszczególnych rezultatów usługi oraz przypisania wykonawcy odpowiedzialności za ich jakość. Jeżeli więc np. zamawiający prowadzi konkretne postępowanie na zakup i wdrożenie systemu informatycznego oraz ma w tym zakresie jasno zdefiniowane potrzeby co do kompleksowego wsparcia firmy doradczej od etapu szacowania przedmiotu zamówienia aż do wsparcia przy ocenie ofert i następnie przy realizacji zamówienia, to celowy może być zakup kompleksowej usługi doradczej. 

Ważne

W ramach warunków zakupu takiej usługi zamawiający powinien zdefiniować ogólnie przedmiot planowanego postępowania, oczekiwane cele biznesowe wdrożenia systemu, oczekiwane produkty i usługi firmy doradczej (np. ekspercki szacunek wartości przedmiotu zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, propozycje warunków udziału w postępowaniu adekwatnych do przedmiotu zamówienia i realiów rynkowych, propozycje kryteriów oceny ofert umożliwiających zachowanie zasady efektywności ekonomicznej itd.). W poszczególnych przypadkach może być uzasadnione sformułowanie przez zamawiającego oczekiwań co do trybu prac z firmą doradczą, w szczególności wskazać tzw. SLA (ang.: service level agreement), czyli parametry usługi doradczej, w szczególności dostępność i responsywność konsultantów, terminy opracowania poszczególnych produktów, poziom kompetencji osób oddelegowanych do realizacji zamówienia czy stałość zespołu konsultantów. 


Zaletą takiego modelu jest zapewnienie szerokiego wsparcia organizacji zamawiającego oraz przyjęcie przez wykonawcę części odpowiedzialności za powodzenie projektu, w szczególności za jakość dostarczanych produktów. Udział w postępowaniu firmy doradczej nie zdejmuje z zamawiającego odpowiedzialności za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w sposób zgodny z prawem i to zamawiający będzie ponosił konsekwencje ewentualnych nieprawidłowości w tym zakresie. Firma doradcza może jednak zostać zobowiązana do tego, by program przygotowany został z poszanowaniem zasad konkurencyjności i równego traktowania wykonawców, a w razie stwierdzenia naruszenia tego zobowiązania może ponieść zdefiniowane umową konsekwencje. 

Body leasing

Przedmiotem tej usługi jest zapewnienie udostępnienia zamawiającemu osób o zdefiniowanych kompetencjach i doświadczeniu. Od modelu usługi doradczej różni ją to, że wykonawca usługi body leasingu odpowiada wyłącznie za to, by określone osoby o zdefiniowanych „parametrach” w zakresie wykształcenia i doświadczenia, były oddane do dyspozycji zamawiającego. Wykonawca nie odpowiada tu za jakiekolwiek rezultaty prac poszczególnych osób, ani nawet za to, jakie prace osoby te będą wykonywać. To od zamawiającego zależy, do jakich zadań...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy