Dla zamawiających z sektora finansów publicznych jest to ponadto jeden z fundamentów kontroli zarządczej. Należy bowiem mieć na uwadze, że planowanie w zamówieniach publicznych, samo w sobie, jest środkiem wiodącym do celu, jakim jest właściwe inwestowanie – a nie celem. Realizacja planu nie powinna być kolejnym wskaźnikiem (albo KPI – Key Performance Indicators w zakupach komercyjnych), za pomocą którego kolejne instytucje kontrolne rozliczają zamawiających. Korzystniej jest wykonać sensownie 30% planu niż bezsensownie 100%.
POLECAMY
Sporządzanie planu
Plany w zamówieniach publicznych zawsze powinny mieć charakter wtórny (wykonawczy) w stosunku do innych dokumentów planistycznych, w tym w szczególności planu inwestycji – o ile dany zamawiający taki dokument sporządza. Sporządzenie planu niesie kilka istotnych, pozytywnych skutków. Po pierwsze od strony operacyjnej pozwala zamawiającemu właściwie zaplanować zasoby niezbędne do obsługi poszczególnych postępowań oraz rozłożyć je w danym roku budżetowym. Po drugie daje określony wgląd w kwestię łączenia/dzielenia zamówień, jakże istotną z punktu widzenia przestrzegania Pzp.
Ważne!
Ustawodawca dostrzega jednak w planowaniu zamówień (a przynajmniej taką motywację prezentuje) zupełnie inną wartość, z punktu widzenia zamawiającego drugorzędną. Mianowicie plan zamówień, uregulowany w art. 13a Pzp, ma służyć raczej wykonawcy niż zamawiającemu. Dla zamawiającego wartość planu, który zawiera informacje wskazane w art. 13a ust. 2 Pzp, jest niewielka.
Planowanie po zmianach Pzp
Koncepcja nowego Prawa zamówień publicznych podtrzymuje dotychczasowy kierunek użyteczności planu, choć wydaje się oczekiwać od corocznego planu zamówień również wartości dodanej dla strony publicznej, ale niekoniecznie zamawiającego.
Zgodnie z treścią Koncepcji (s. 26): Jako jedna z wad organizacji procesu udzielania zamówień publicznych wymieniane jest wąskie spojrzenie na planowanie zamówień. Powinny więc zostać wprowadzone mechanizmy, które zainicjują strategiczne podejście do udzielania zamówień, co wpisuje się w założenie uczynienia zamówień publicznych narzędziem polityki państwa.
Ważne!
Proponuje się wprowadzenie dla centralnych organów administracji rządowej obowiązku określenia strategii zarządzania dla poszczególnych kategorii zakupowych (drzewo kategorii zakupowych) oraz wskazania zamówień stanowiących realizację polityki państwa (informacja o zamówieniach strategicznych).
Dla takich zamówień powinny zostać opracowane strategie zakupowe, skorelowane z postanowieniami dokumentów strategicznych – przede wszystkim z polityką zakupową państwa i SOR (Strategia Odpowiedzialnego Rozwoju). Wskazany obowiązek powinien stanowić ramy dla rocznych planów postępowań, o których mowa w art. 13a obowiązującej ustawy Pzp.
W tak zarysowanej formule plany sporządzane przez poszczególnych zamawiających nie będą stanowiły wytworów wyłącznie ich procesu planistycznego, lecz będą częścią (ostatnim ogniwem) szerokiego procesu planowania w skali całego kraju (podmiotów administracji rządowej).
Plan zamówień byłby w związku z tym opracowywany nie jak dotychczas – samodzielnie przez zamawiających, lecz zgodnie z wytycznymi w uzgodnieniu z zamawiającym centralnym, w znacznie szerszym zakresie, niż to się dzieje obecnie. Ta formuła koordynacji nie dotyczyłaby jednakże zamawiających innych niż należących do administracji rządowej.
Aktualizacja planu
Poza wskazanym aspektem strategicznym Koncepcja proponuje jedną zmianę w zakresie planu, mianowicie ich kwartalną aktualizację. Aktualizacja ta jednak ma zgoła odmienny cel strategiczny niż wskazany powyżej. Kwartalne uaktualnianie ma służyć wyłącznie wykonawcom,
co Koncepcja wprost zaznacza: Utrzymany zostanie obowiązek publikacji planów postępowań wprowadzony nowelizacją ustawy Pzp z dnia 22 czerwca 2016 r. Celem wprowadzenia obowiązku publikacji planów zamówień, o których mowa w art. 13a obowiązującej ustawy, było m.in. zwiększenie dostępności wykonawców do informacji na temat planowanych zamówień, a tym samym umożliwienie lepszego przygotowania się do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ważne jest jednak, aby informacja na temat planowanych zamówień była aktualna. Jedynie aktualne informacje stanowią realną wartość dodaną
w kontekście ułatwień dla wykonawców. Obowiązek publikacji planów postępowań o udzielenie zamówień w ujęciu rocznym powinien zatem zostać uzupełniony o obowiązek ich kwartalnej aktualizacji.
Podsumowanie
Zamiar zwiększonej transparentności jest godzien pochwały, jednak należy poddać go analizie. Efekty tej analizy budzą już istotne wątpliwości. Wbrew pierwszemu wrażeniu wcale nie jest oczywiste, co znaczy informacja aktualna. Informacja aktualna, na kiedy – na początek kwartału, czy w czasie jego trwania? W trakcie kwartału mogą zaistnieć nowe okoliczności powodujące konieczność zmiany planu/działań zamawiającego. Aktualne – z jakim wyprzedzeniem – czy jeżeli zamawiający dysponuje wiedzą, że np. drugiego dnia danego kwartału będzie wszczynał postępowanie, to powinien to zawrzeć w aktualizacji umieszczanej pierwszego dnia kwartału? Z uwagi na krótki termin ta informacja będzie aktualna, choć całkowicie bezużyteczna dla wykonawców.
Użyteczność planu dla wykonawców, nawet z jego aktualizacjami, można osiągnąć wyłącznie wówczas, gdy drobiazgowo ureguluje się poszczególne aspekty, w tym terminy planowania. Sam obowiązek aktualizacji niczego nie zmieni w zakresie transparentności, natomiast przysporzy zamawiającym dodatkowej biurokratycznej mitręgi.
Jako podsumowanie powyższych uwag niech posłuży zdanie człowieka, który o planowaniu i strategii wiedział naprawdę dużo: Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne (D. Eisenhower).
