Dołącz do czytelników
Brak wyników

Jak skutecznie złożyć ofertę

1 września 2021

NR 195 (Wrzesień 2021)

Reasumpcja

0 42

W cyklu artykułów dotyczących skutecznego złożenia oferty przez wykonawcę przeanalizowaliśmy między innymi warunki udziału w postępowaniu, zarówno pozytywne, jak i negatywne, opis przedmiotu zamówienia, a także istotne postanowienia umowne, które winny być rozpatrywane pod kątem ryzyka wykonawcy.

Analiza ta miała (i ma) służyć wykonawcy przy podejmowaniu decyzji o tym, czy wziąć udział w danym postępowaniu. Aby skutecznie złożyć ofertę, należy jednak spełnić wymagania formalno-prawne i techniczne. Wymagania techniczne wiążą się ściśle z aspektem elektronizacji, aby więc doszło do skutecznego złożenia oferty, wykonawca musi zwrócić uwagę na nowe przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych regulujące tę materię.

POLECAMY

Nowe przepisy

Zgodnie z art. 61 ust.1 ustawy Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Zamawiający musi zatem określić konkretny środek elektroniczny, za którego pomocą wykonawcy będą się komunikować z zamawiającym. W świetle tego przepisu należy zwrócić uwagę, jaki środek został wskazany do składania ofert, a jaki do wymiany informacji.

Zamawiający jest ograniczony przepisem art. 64 ustawy Pzp, zgodnie z którym może korzystać z urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Takie stanowisko wyraziła też KIO w wyroku z dnia 10 grudnia 2019 r. (sygn. akt: KIO 2391/19): […] z ww. przepisów wynika, że:

Ważne

do obowiązków zamawiającego należy zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne nie ograniczały wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Narzędzia udostępnione przez zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do złożenia oferty i udziału w postępowaniu.

Z perspektywy wykonawcy bardzo istotny jest przepis art. 67 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkursu, a także w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia, informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy których użyciu będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Ważne

Wykonawcy, którzy chcą skutecznie złożyć ofertę, powinni w pierwszej kolejności dostosować się do wymagań zamawiającego, uważnie czytać dokumenty zamówienia, w których zamawiający będzie wskazywał swoje wymagania, co do komunikowania się z wykonawcami czy też złożenia oferty.

Uszczegółowienie wymagań

Obowiązkiem zamawiającego jest uszczegółowienie swoich wymagań. W jednym z wyroków Krajowa Izba Odwoławcza (KIO 1451/20) wskazała nawet, iż zamawiający powinien uszczegółowić w specyfikacji, które postanowienia instrukcji platformy zakupowej znajdą zastosowanie w jego postępowaniu, stwierdzając: Podkreślić należy, iż zamawiający nie może przerzucać na wykonawców obowiązku zapoznania się i przestrzegania postanowień instrukcji platformy zakupowej i wyciągać negatywne konsekwencje wobec wykonawcy, który zastosował się do wymogów zamawiającego (który odsyła do instrukcji platformy zakupowej), o ile zamawiający nie zamieścił w SIWZ niezbędnych wyłączeń co do stosowania określonych zapisów instrukcji.

Niedostosowanie się do wymagań zamawiającego skutkuje odrzuceniem oferty. W myśl przepisu art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeśli nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, określonymi przez zamawiającego. 

W zakresie złożenia ofert należy odwołać się także do § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej rspi).

W § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia wskazano, że oferty sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r., poz. 670), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Mowa oczywiście o rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247).

Biorąc pod uwagę wskazane powyżej przepisy – zamawiający określa w dokumentach postępowania wszelkie wymogi techniczne dotyczące wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej czy też sporządzenia i złożenia ofert, jednakże jest ograniczony między innymi przepisami w zakresie formatów danych, czyli załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.

Orzecznictwo KIO

Analizując powyższe przepisy, należy zwrócić uwagę na dwa wyroki Krajowej Izby Odwoławczej, które zostały wydane pod rządami starej ustawy. W wyroku z 3 sierpnia 2020 roku, sygn. akt: KIO 1451/20 osią sporu była sytuacja złożenia przez odwołującego oferty w formacie .rar (tworzonego za pomocą narzędzia WinRAR), tj. w formacie nieprzewidzianym w załączniku nr 2 RKRI. Izba wskazała:

Kluczowe w niniejszej sprawie było to, czy użycie przez odwołującego do kompresji oferty archiwum .rar było dopuszczalne w świetle przepisów ustawy Pzp, skoro format .rar można odczytać (rozpakować) za pomocą narzędzia 7-Zip, przewidzianego w załączniku nr 2 RKRI. Okoliczność, iż program 7-Zip otwiera nie tylko archiwa w formacie 7z, ale także w wielu innych formatach, w tym .rar wynika z przedłożonego przez odwołującego wyciągu z e-podręcznika Ministerstwa Cyfryzacji. Dodać należy, iż zamawiający nie twierdził, iż nie jest możliwe rozpakowanie pliku z archiwum .rar za pomocą narzędzia 7-Zip, a jedynie stał na stanowisku, że skoro oferta odwołującego została skompresowana w innym formacie niż wymienione w RKRI, powodowało to konieczność uznania, że oferta odwołującego została złożona w sposób nieprawidłowy i niezgodny z przepisami ustawy Pzp i aktów wykonawczych do niej.

Z powyższego uzasadnienia do projektu rozporządzenia KRI wynika zatem, iż ustawodawca nie wyłączył możliwości składania przez wykonawców dokumentów elektronicznych w innych formatach niż określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia oraz, że podmiot publiczny może określić inne typy plików, które mogą być do niego wysyłane, co też w okolicznościach niniejszej sprawy miało miejsce. Jest to spójne z treścią załącznika nr 2 RKRI (pkt 4 tabeli), który stanowi, że do kompresji (zmniejszania objętości) dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych: .zip, .tar, .gz (.gzip) oraz .7Z. W ocenie Izby nie można tracić z oczu celu, któremu służy złożenie oferty w postaci elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Ważne

Celem złożenia oferty skompresowanej w danym formacie przewidzianym w SIWZ, czy też wskazanym w załączniku nr 2 do RKRI jest zapoznanie się z jej treścią, co w przypadku ofert składanych w postaci elektronicznej, od strony praktycznej (technicznej) sprowadza się do zapewnienia zgodności narzędzi posiadanych przez zamawiającego z tymi, którymi posł...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy