Dołącz do czytelników
Brak wyników

Vademecum elektronizacji

12 lutego 2019

NR 171 (Luty 2019)

Składanie ofert

394

Od 18 października 2018 r. obowiązują przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych, z których wynika odejście od pisemnej formy składania ofert na rzecz formy elektronicznej – w postępowaniach powyżej progów unijnych.

Wprowadzenie elektronizacji zamówień publicznych, które jest efektem konieczności implementacji dyrektyw dotyczących zamówień publicznych, zakłada, że elektroniczne składanie ofert ma doprowadzić do ułatwień dla wykonawców, którzy ubiegają się o dostęp do zamówień publicznych. Elektronizacja ma umożliwiać szybszą i bardziej skuteczną komunikację między zmawiającym a wykonawcą. 

Komunikacja

Ustawodawca wprowadził obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Środki komunikacji elektronicznej w myśl art. 2 pkt 17 Pzp i w zw. z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 i z 2018 r., poz. 650) to: (…) rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztą elektroniczną. 

Ważne!

Środkami komunikacji elektronicznej będą zatem ePUAP, elektroniczna skrzynka podawcza, poczta elektroniczna, dedykowany system przeznaczony do komunikacji pomiędzy zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami i przez niego zarządzany. 

Składanie ofert

Do złożenia oferty w postępowaniach powyżej progów unijnych wykonawca musi posiadać niezbędne narzędzia umożliwiające czynności podpisywania dokumentów w formie elektronicznej, a zatem podpis kwalifikowany, posiadać dostęp do profilu zaufanego, a więc mieć również założone konto na platformie ePUAP. W celu składania ofert i wprowadzania zamówień przez zamawiających Urząd Zamówień Publicznych udostępnił platformę miniPortal. 
Jest to ogólnodostępne narzędzie do komunikacji elektronicznej, zapewniające aplikację do szyfrowania i deszyfrowania ofert. W planach jest również uruchomienie platformy centralnej e-Zamówienia, ma być ona dostępna w drugiej połowie 2019 r., w związku z czym elektronizację zamówień poniżej progów unijnych przesunięto na styczeń 2020 r. 
Na rynku działają również komercyjne portale, a niektóre podmioty dysponują własnym systemem, np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej.

Narzędzie składania ofert i komunikacji w postępowaniu – platforma ePUAP

Platforma ePUAP udostępnia obywatelom i przedsiębiorcom usługi w zakresie komunikacji elektronicznej z administracją publiczną. Dzięki ePUAP podmioty administracji publicznej oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne mogą bezpłatnie udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej, nie muszą budować własnego systemu informatycznego. 

Ważne!

Dzięki platformie możliwe jest szybkie i bezpieczne składanie ofert przez wykonawców w postępowaniach dotyczących zamówień publicznych wraz z uruchomioną platformą miniPortal. MiniPortal jest zintegrowany z platformą ePUAP, za pośrednictwem której można składać oferty i wnioski w postępowaniach.

Konieczne jest założenie konta na platformie ePUAP przez wykonawcę w celu uzyskania możliwości przesłania oferty za jej pośrednictwem.
Zadania ePUAP i miniPortalu:

  • ePUAP umożliwia złożenie, zmianę lub wycofanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jest odpowiedzialny za przechowywanie zaszyfrowanych ofert w skrzynce odbiorczej zamawiającego oraz wszelką komunikację pomiędzy zamawiającym a wykonawcami dotyczącą postępowania, która odbywać się będzie za pomocą formularzy dostępnych na platformie ePUAP;
  • miniPortal odpowiedzialny jest za generowanie i pilnowanie kluczy do szyfrowania i deszyfrowania ofert.

Podpis elektroniczny

Aby złożyć ważną ofertę w postępowaniu, należy ją opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Artykuł 10a pkt 5 Pzp: Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Ważne!

Aby zakupić certyfikat (elektroniczny podpis kwalifikowany), konieczne jest potwierdzenie tożsamości osoby kupującej, która będzie posługiwać się podpisem. 

W tym celu niezbędny jest dokument tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty lub paszport). W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej konieczne jest potwierdzenie prawa do reprezentacji jednostki. Po sprawdzeniu formalnym zostaje przygotowany certyfikat, który należy odebrać osobiście. Niezbędne jest bowiem potwierdzenie prawidłowości danych zawartych w certyfikacie. Po dokonaniu tych czynności można odebrać inne elementy urządzeń do składania podpisów, czyli kartę kryptograficzną z czytnikiem lub tokenem i oprogramowanie.

Podstawy prawne elektronizacji

Podstawami prawnymi elektronizacji zamówień publicznych są przepisy ustawy Pzp po nowelizacji, która weszła w życie w dniu 18 października 2018 r., oraz rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 października 2018 r.:

  1. rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych;
  2. rozporządzenie w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań;
  3. rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 

Powyższe rozporządzenia implementują postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych dotyczące elektronizacji zamówień publicznych do polskiego systemu prawnego.
Najważniejsze zmienione przepisy:

  • Wskazany poprzednio art. 10a pkt 5 Pzp: Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
  • Nowe brzmienie § 3 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, w którym zrezygnowano z określania wymogów w stosunku do użycia środków komunikacji elektronicznej innych niż wymagane do przekazywania dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2.
  • Nowe brzmienie § 5 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, który zapewnia, aby nie tylko dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, ale i oświadczenia, które nie zostały oryginalnie sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, natomiast w postaci dokumentu papierowego opatrzonego własnoręcznym podpisem, mogły być składane jako elektroniczna kopia takiego dokumentu lub oświadczenia, potwierdzona za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
  • Nowe brzmienie § 14 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym uchylono ust. 1 oraz zmieniono § 14 ust. 2. 

Postępowanie z użyciem miniPortalu UZP

W przypadku gdy zamawiający korzysta z miniPortalu UZP, zamieszcza informację o wszczęciu postępowania na tym publikatorze. Jest to rozpoczęcie czynności związanych z występowaniem w takim postępowaniu.

Ważne!

Podstawowym źródłem informacji o zamówieniach powyżej progów unijnych jest portal SIMAP z ogłoszeniami Urzędu Publikacji Unii Europejskiej...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy