Składanie ofert

Wprowadzenie elektronizacji zamówień publicznych, które jest efektem konieczności implementacji dyrektyw dotyczących zamówień publicznych, zakłada, że elektroniczne składanie ofert ma doprowadzić do ułatwień dla wykonawców, którzy ubiegają się o dostęp do zamówień publicznych. Elektronizacja ma umożliwiać szybszą i bardziej skuteczną komunikację między zmawiającym a wykonawcą. 

Komunikacja

Ustawodawca wprowadził obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Środki komunikacji elektronicznej w myśl art. 2 pkt 17 Pzp i w zw. z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 i z 2018 r., poz. 650) to: (…) rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztą elektroniczną. 

Składanie ofert

Do złożenia oferty w postępowaniach powyżej progów unijnych wykonawca musi posiadać niezbędne narzędzia umożliwiające czynności podpisywania dokumentów w formie elektronicznej, a zatem podpis kwalifikowany, posiadać dostęp do profilu zaufanego, a więc mieć również założone konto na platformie ePUAP. W celu składania ofert i wprowadzania zamówień przez zamawiających Urząd Zamówień Publicznych udostępnił platformę miniPortal. 
Jest to ogólnodostępne narzędzie do komunikacji elektronicznej, zapewniające aplikację do szyfrowania i deszyfrowania ofert. W planach jest również uruchomienie platformy centralnej e-Zamówienia, ma być ona dostępna w drugiej połowie 2019 r., w związku z czym elektronizację zamówień poniżej progów unijnych przesunięto na styczeń 2020 r. 
Na rynku działają również komercyjne portale, a niektóre podmioty dysponują własnym systemem, np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej.

Narzędzie składania ofert i komunikacji w postępowaniu – platforma ePUAP

Platforma ePUAP udostępnia obywatelom i przedsiębiorcom usługi w zakresie komunikacji elektronicznej z administracją publiczną. Dzięki ePUAP podmioty administracji publicznej oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne mogą bezpłatnie udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej, nie muszą budować własnego systemu informatycznego. 

Konieczne jest założenie konta na platformie ePUAP przez wykonawcę w celu uzyskania możliwości przesłania oferty za jej pośrednictwem.
Zadania ePUAP i miniPortalu:

• ePUAP umożliwia złożenie, zmianę lub wycofanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jest odpowiedzialny za przechowywanie zaszyfrowanych ofert w skrzynce odbiorczej zamawiającego oraz wszelką komunikację pomiędzy zamawiającym a wykonawcami dotyczącą postępowania, która odbywać się będzie za pomocą formularzy dostępnych na platformie ePUAP;
• miniPortal odpowiedzialny jest za generowanie i pilnowanie kluczy do szyfrowania i deszyfrowania ofert.

Podpis elektroniczny

Aby złożyć ważną ofertę w postępowaniu, należy ją opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Artykuł 10a pkt 5 Pzp: Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

W tym celu niezbędny jest dokument tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty lub paszport). W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej konieczne jest potwierdzenie prawa do reprezentacji jednostki. Po sprawdzeniu formalnym zostaje przygotowany certyfikat, który należy odebrać osobiście. Niezbędne jest bowiem potwierdzenie prawidłowości danych zawartych w certyfikacie. Po dokonaniu tych czynności można odebrać inne elementy urządzeń do składania podpisów, czyli kartę kryptograficzną z czytnikiem lub tokenem i oprogramowanie.

Podstawy prawne elektronizacji

Podstawami prawnymi elektronizacji zamówień publicznych są przepisy ustawy Pzp po nowelizacji, która weszła w życie w dniu 18 października 2018 r., oraz rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 października 2018 r.:

1. rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych;
2. rozporządzenie w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań;
3. rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 

Powyższe rozporządzenia implementują postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych dotyczące elektronizacji zamówień publicznych do polskiego systemu prawnego.
Najważniejsze zmienione przepisy:

• Wskazany poprzednio art. 10a pkt 5 Pzp: Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
• Nowe brzmienie § 3 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, w którym zrezygnowano z określania wymogów w stosunku do użycia środków komunikacji elektronicznej innych niż wymagane do przekazywania dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2.
• Nowe brzmienie § 5 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, który zapewnia, aby nie tylko dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, ale i oświadczenia, które nie zostały oryginalnie sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, natomiast w postaci dokumentu papierowego opatrzonego własnoręcznym podpisem, mogły być składane jako elektroniczna kopia takiego dokumentu lub oświadczenia, potwierdzona za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
• Nowe brzmienie § 14 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym uchylono ust. 1 oraz zmieniono § 14 ust. 2. 

Postępowanie z użyciem miniPortalu UZP

W przypadku gdy zamawiający korzysta z miniPortalu UZP, zamieszcza informację o wszczęciu postępowania na tym publikatorze. Jest to rozpoczęcie czynności związanych z występowaniem w takim postępowaniu.

Komunikacja wykonawcy z zamawiającym za pośrednictwem miniPortalu

MiniPortal UZP przekierowuje do platformy ePUAP. Oprócz formularzy ofertowych na platformie ePUAP dostępne są formularze służące do komunikacji między wykonawcą a zamawiającym.

Możliwe jest również zwrócenie uwagi zamawiającemu na nieprawidłowość postanowień SIWZ czy wzoru umowy – bez konieczności wniesienia odwołania do KIO.

Oferta – formularz ofertowy/formularz cenowy

Na gruncie Pzp za ofertę uznaje się oświadczenie wykonawcy wyrażone w formularzu ofertowym, będące jednostronnym zobowiązaniem wykonawcy do wykonania oznaczonego świadczenia na rzecz zamawiającego, jeżeli oferta złożona przez wykonawcę wybrana została jako najkorzystniejsza i z wykonawcą tym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. W przepisach Pzp dokonuje się rozróżnienia na ofertę oraz dokumenty niebędące ofertą, składane wraz z ofertą. Dodatkowymi dokumentami będą zatem JEDZ i potwierdzenie wniesienia wadium.
Jako ofertę – w sensie ścisłym – uważa się formularz cenowy, który wypełniany jest przez wykonawcę. Formularz ten musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jednolity europejski dokument zamówienia

JEDZ odgrywa kluczową rolę już na początkowym etapie postępowania, czyli przy ustalaniu braku podstaw do wykluczenia wykonawcy w postępowaniu. Konieczne jest jego złożenie w zamówieniach, które przekraczają progi unijne (docelowo stosowany będzie we wszystkich rodzajach zamówień). Dzięki niemu wykonawcy unikną uciążliwego przedstawienia pełnej dokumentacji czy wypełniania szeregu innych formularzy. Jednolity europejski dokument zamówienia musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wadium

Zgodnie z art. 45 ust. 1 Pzp w postępowaniach przekraczających progi unijne zamawiający jest zobowiązany żądać od wykonawców wniesienia wadium. Nie musi być ono wniesione wraz z ofertą – ważne, aby było wniesione przed upływem terminu składania ofert. 
Różnie ocenia się spełnianie tego wymogu w zależności od formy wadium. Jeśli wadium ma postać dokumentu, np. gwarancji, powinno być złożone albo wraz z ofertą – konieczne jest zatem włączenie takiego wadium do zaszyfrowanego pliku wysłanego wraz z ofertą i innymi dokumentami zamawiającemu. Co istotne, dokument gwarancji powinien być oryginalnym dokumentem elektronicznym.
W przypadku wadium złożonego w formie pieniężnej decydujący jest moment wpływu środków na konto zamawiającego wskazane w SIWZ, który powinien być nie późniejszy niż dzień i godzina składania ofert. Warto również załączyć do oferty dowód wpłaty wadium, aby zamawiający nie musiał samodzielnie sprawdzać w swoim systemie księgowym, czy wadium wpłynęło.

Inne dokumenty składane wraz z ofertą

Wraz z ofertą składane są – w zależności od sytuacji – również inne dokumenty, takie jak pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, zobowiązanie oraz jednolity europejski dokument zamówienia podmiotu trzeciego (jeśli występuje). Te dokumenty również muszą być podpisane kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

Szyfrowanie

Aby zaszyfrować ofertę oraz dołączane do niej dokumenty, konieczne jest pobranie aplikacji do szyfrowania ze strony miniPortal Urzędu Zamówień Publicznych. Po instalacji programu należy go otworzyć i wybrać opcję „Wykonawca”, wówczas pojawi się okno, w którym należy uzupełnić identyfikator postępowania. Identyfikator ten podawany jest w miniPortalu. 
Z poziomu listy postępowań należy wejść na podstronę „Szczegóły postępowania” dotyczącą danego postępowania. Po uzupełnieniu identyfikatora należy wybrać opcję „Wybierz plik do szyfrowania”, a następnie wybrać wcześniej przygotowany plik z ofertą (może być w formacie PDF, a gdy na ofertę składa się więcej plików, należy przenieść do jednego folderu, a następnie folder skompresować do formatu .zip). 
Kolejna czynność to wybór klucza publicznego – dostępny jest on na stronie postępowania w miniPortalu. Należy go pobrać, a później wykorzystać w aplikacji. Po uzupełnieniu pola „Identyfikator postępowania” oraz wyborze pliku do zaszyfrowania oraz klucza publicznego – wybrać opcję „Szyfruj”. Zaszyfrowany plik można zapisać we wskazanej lokalizacji na dysku, a podczas składania oferty przez miniPortal dołączyć go do formularza ofertowego.

Złożenie oferty za pomocą miniPortalu i ePUAP

Do złożenia oferty za pośrednictwem portali ePUAP i miniPortal konieczne jest wcześniejsze założenie konta ePUAP. Po zalogowaniu się do miniPortalu należy wybrać „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku”. Następnie należy wypełnić otwarty formularz. Konieczne jest podanie identyfikatora TED zamówienia, którego dotyczy złożenie oferty – dostępny jest w miniPortalu w szczegółach postępowania, a także w dokumentach postępowania (np. w pliku ogłoszenia na stronie zamawiającego). Po wpisaniu identyfikatora pozostałe dane dotyczące podmiotu zamawiającego uzupełnią się automatycznie. 
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych dotyczących wykonawcy. W tym celu należy zaznaczyć, czy jest się podmiotem zagranicznym, czy krajowym. W przypadku podmiotów z Polski dane uzupełnią się automatycznie, tj. zostaną pobrane z naszego konta ePUAP. Następnie należy wybrać, jakie treści mają zostać wysłane – oferta czy wniosek – oraz uzupełnić adresata. 

Po złożeniu oferty

Wykonawca dysponuje potwierdzeniem jej złożenia. Wtedy powinien oczekiwać na upływ terminu do jej złożenia, a następnie na otwarcie ofert. 

CDN.