Po złożeniu oferty wykonawca dysponuje potwierdzeniem jej złożenia i powinien oczekiwać na upływ terminu do jej złożenia, a następnie na otwarcie ofert.
POLECAMY
Obowiązki zamawiającego
Otwarcie ofert jest czynnością niezwykle ważną z punktu widzenia zamawiającego i wykonawców, dlatego tak istotna jest przejrzystość tej procedury oraz gwarancja, że zostanie przeprowadzona zgodnie z prawem oraz zasadami uczciwej konkurencji. Z art. 86 pkt 1 Pzp wynika, że z zawartością ofert złożonych przez wykonawców nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia, natomiast samo otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
Przepisy ustawy nie regulują kwestii komisji przetargowej otwierającej oferty – wiążący zatem w tym przypadku jest regulamin komisji, który może formułować szczegółowe zasady w odniesieniu do procedury otwarcia ofert.
Przed otwarciem ofert zamawiający ma obowiązek podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – obowiązek wynika z przepisu art. 86 pkt 3 Pzp.
Pobranie ofert
Aby otworzyć oferty, zamawiający korzystający z systemu opartego na miniPortalu UZP oraz platformie ePUAP musi zalogować się do elektronicznej skrzynki podawczej na platformie internetowej ePUAP. W celu zapoznania się z treścią ofert konieczne jest ich odszyfrowanie. W tym celu zamawiający pobiera wszystkie oferty, które wpłynęły od wykonawców.
Odszyfrowanie ofert
Odszyfrowanie jest możliwe dzięki pobraniu klucza prywatnego z miniPortalu. W aplikacji do szyfrowania i deszyfrowania ofert należy wpisać identyfikator postępowania, załączyć ofertę oraz pobrany klucz prywatny. Po zaznaczeniu pola „Odszyfruj ofertę” oferta zostaje odszyfrowana, a zamawiający może bez przeszkód otworzyć ją i zapoznać się ze wszystkimi plikami składającymi się na ofertę.
Niezwłocznie po otwarciu ofert
Artykuł 86 ust. 5 Pzp stanowi:
Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:
- kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
- firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;
- ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
Przepis ten jest gwarancją transparentności postępowania, wykonawcy mogą dzięki niemu wstępnie ocenić swoją ofertę na tle pozostałych złożonych. Przepis formułuje obowiązek niezwłocznego działania zamawiającego, dlatego warto zwrócić uwagę na interpretację terminu „niezwłocznie” użytego w dyspozycji tego przepisu.
W kwestii tej wypowiedział się Urząd Zamówień Publicznych: Na gruncie ustawy Pzp brak jest definicji legalnej pojęcia „niezwłocznie”. W tym zakresie zatem należy posłużyć się regułami prawa cywilnego i ich interpretacją na gruncie orzecznictwa (arg. z art. 14 Pzp). Sąd Naj-
wyższy w wyroku z 13 grudnia 2006 r. (sygn. akt: II CSK 293/06) stwierdził: „użytego w art. 455 k.c. terminu »niezwłocznie« nie należy utożsamiać z terminem natychmiastowym, termin »niezwłocznie« oznacza bowiem termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w art. 354 i art. 355 k.c.” (podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy np. w wyroku z 22 marca 2001 r., sygn. akt: V CKN 769/00, oraz wyroku z 28 kwietnia 2004 r., sygn. akt: V CK 461/03). Powyższe pozwala przyjąć, że termin »niezwłocznie« należy interpretować jako termin realny w okolicznościach danego miejsca i czasu, przy uwzględnieniu celu społeczno-gospodarczego i panujących w danym zakresie zwyczajów (arg. z art. 354 § 1 k.c.) oraz z uwzględnieniem staranności przyjętej w stosunkach danego rodzaju (arg. z art. 355 § 1 k.c.).
Tym samym termin „niezwłocznie”, którym ustawodawca posłużył się w art. 86 ust. 5 Pzp, należy interpretować w ten sposób, że po nastąpieniu momentu wskazanego w przywołanym przepisie, tj. otwarciu ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający zamieszcza na stronie internetowej ww. informacje bez zbędnej zwłoki.Powyższe oznacza, iż dokonanie tej czynności powinno nastąpić w możliwe najkrótszym terminie od czynności otwarcia ofert, tj. najczęściej jeszcze w tym samym dniu.
Komunikacja między zamawiającym a wykonawcą
Przy ustalaniu zasad komunikacji należy wziąć pod uwagę, że jednym z istotnym aspektów na etapie badania oferty przez zamawiającego jest kontakt między nim a wykonawcą. Elektronizacja zamówień dotknęła również tej kwestii – elektroniczne formy porozumiewania zostały przyjęte w samej ustawie Pzp.
Ważne
Oznacza to, co do zasady, że podstawową formą jest komunikacja elektroniczna, przy czym – w zależności od tego, czy dany zamawiający korzysta z miniPortalu UZP i platformy ePUAP, czy też z tzw. platform komercyjnych – może on w tym zakresie również ustalić, czy komunikacja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platform, czy też podaje adresy e-mail i dopuszcza składanie mu oświadczeń również na wskazane adresy e-mail.
Wyjaśnienia i dokumenty
Na komunikację między zamawiającym a wykonawcą składa się zarówno wzywanie do wyjaśnień, jak i składanie dokumentów oraz oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków. W tym zakresie należy wskazać na art. 26 ust. 3 Pzp oraz wezwanie do uzupełnienia dokumentów – art. 26 ust. 4 Pzp. Ustawodawca wprowadził zatem obowiązek dostarczania wezwań w postaci elektronicznej. Zamawiający natomiast może dookreślić, czy będzie porozumiewał się bezpośrednio, czy za pośrednictwem platformy ePUAP.
Ważne
Zamawiający powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określić, jakiej formy elektronicznej będzie używał do komunikacji z wykonawcami. Wykonawcy nie mogą na własną odpowiedzialność wybrać np. drogi e-mailowej, jako iż wybór środków komunikacji jest przywilejem tylko i wyłącznie zamawiającego.
Dla przykładu kwestię tę można ująć w SIWZ w sposób następujący: Prowadzenie postępowania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oznacza, iż cała procedura, w tym oferta, JEDZ i wszystkie oświadczenia oraz dokumenty, a także komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywa się w formie elektronicznej, poprzez miniPortal, ePUAP oraz pocztę elektroniczną zamawiającego: ….@....
Ważne
Jeśli zamawiający kieruje do wykonawcy wezwanie za pośrednictwem e-maila, wówczas powinien w treści e-maila zażądać potwierdzenia dostarczenia wezwania w postaci elektronicznej.
Już w poprzednim stanie prawnym w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej występuje pogląd, zgodnie z którym fakt otrzymania pisma w innej formie niż pisemna, powinien być niezwłocznie potwierdzony przez stronę otrzymującą (wyrok KIO 82/09).
Komunikacja ePUAP
Zamawiający może przyjąć komunikację za pośrednictwem platformy ePUAP. Może za pomocą dostępnych tam formularzy skierować do wykonawców:
- informacje,
- odpowiedź na pytania,
- zaproszenie do przystąpienia do przetargu,
- prośbę o wyjaśnienie/uzupełnienie.
Ważne
Zamawiający, aby skorzystać z tej drogi wezwania, musi wpisać adres skrzynki wykonawcy, pozostałe dane uzupełnią się automatycznie. Wezwanie może być dołączone w postaci załącznika – np. skanu wezwania z podpisem osoby uprawnionej. Następnie można tak wygenerowane wezwanie opatrzyć podpisem z certyfikatem kwalifikowanym. Potwierdzenie wysłania takiego formularza otrzyma na swoją skrzynkę ePUAP zarówno zamawiający, jak i wykonawca.
Również wykonawca może za pośrednictwem tej platformy skierować do zamawiającego odpowiedź zawierającą wyjaśnienia, uzupełnienia i dodatkowe dokumenty.
Składanie przez wykonawcę wyjaśnień i uzupełnień na podstawie art. 26 ust. 3 i 4 Pzp w zw. z art. 10a ust. 5 Pzp następuje w postaci elektronicznej i dokumenty takie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Za złożone odpowiednio wyjaśnienia należy uznać te, które będą podpisane elektronicznie podpisem kwalifikowanym.
Za zgodność z oryginałem
W rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, przewidziano, że dokumenty składane przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą mieć postać kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem:
3. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą.
4. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, o której mowa w ust. 2, następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. (…)
Rodzi się zatem pytanie, jak ma wyglądać w praktyce poświadczenie za zgodność z oryginałem dokumentów przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W istocie już sam podpis kwalifikowany będzie potwierdzeniem zgodności z oryginałem.
W praktyce przygotowanie elektronicznej formy dokumentu może polegać na zeskanowaniu oryginału dokumentu. Wygenerowany tak plik należy opatrzyć podpisem kwalifikowanym. Najlepszy w tym wypadku będzie plik PDF. Nie jest zatem konieczne generowanie kopii dokumentu, a następnie podpisanie jej fizycznym podpisem za zgodność z oryginałem, a następnie zeskanowanie dokumentu i w takiej formie wysłanie go. Oprogramowania dostępne na rynku pozwalają również na opatrzenie jednym podpisem większej liczby plików.
Możliwe jest złożenie podpisu zewnętrznego – wówczas podpis będzie odrębnym plikiem w stosunku do dokumentu podpisywanego (podpis zewnętrzny będzie możliwy do wykorzystania dla wszystkich rodzajów plików). Oprócz tego możliwe jest użycie podpisu otaczającego i otoczonego – są one dołączane do pliku pierwotnego, nie generują powstania oddzielnego pliku z podpisem.
Jeżeli pojawia się konieczność potwierdzenia zgodności z oryginałem więcej niż jednego dokumentu, wówczas należy zarchiwizować wszystkie dokumenty i przekonwertować je do formatu .zip lub .rar – taki skompresowany plik zawierający wszystkie dokumenty można bez problemu opatrzyć podpisem elektronicznym. Efektem takiego podpisu będzie poświadczenie za zgodność wszystkich elementów składających się na ten plik.
Ważne
Dokumenty podwykonawców czy innych podmiotów, z których zasobów korzysta wykonawca, muszą być poświadczone elektronicznie przez te podmioty lub na podstawie pełnomocnictwa tych podmiotów udzielonemu wykonawcy – oryginał tego pełnomocnictwa musi być wówczas złożony w formie elektronicznej.
Należy wskazać również na wątpliwości co do kwestii możliwości składania formularzy i oświadczeń (nie dokumentów urzędowych) w formie skanu, następnie podpisanego elektronicznie przez osoby podpisujące formę pisemną. Problem ten może skutkować nawet wykluczeniem z postępowania lub odrzuceniem oferty, gdyż jest możliwe, że zamawiający uznałby tak złożone oświadczenie wyłącznie za kopię, a nie za oryginalny dokument elektroniczny.
Podsumowanie
Etap badania i oceny ofert w kontekście komunikacji elektronicznej oznacza wzywanie do wyjaśnień i uzupełnień oraz składanie oświadczeń i dokumentów przez wykonawców. Wykonawcy powinni przede wszystkim szczegółowo analizować wymagania zamawiających postawione w SIWZ oraz w treści samych wezwań, a w razie wątpliwości – prosić zamawiających o wyjaśnienie, gdyż nowe formy porozumiewania się wynikające z ustawy – Prawo zamówień publicznych będą dookreślane w dokumentach zamówienia.
