Termin związania ofertą pzp
Termin związania ofertą jest uzależniony w przepisach Pzpod wartości zamówienia. Zgodnie z art. 307 ust. 1 Pzp w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne (np. w trybie podstawowym) wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Natomiast w postępowaniu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne (np. prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego) na mocy art. 220 ust. 1 Pzp wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni albo 120 dni (jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro). W każdym z postępowań termin ten biegnie od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.
POLECAMY
Termin związania ofertą - maksymalny czas
Zarówno w postępowaniu krajowym (art. 307 ust. 1 Pzp), jak i unijnym (art. 220 ust. 2 Pzp), to zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą przez wskazanie daty. Warto zwrócić uwagę na to, że:
Przepisy Pzp ograniczają możliwość swobodnego określenia przez zamawiającego terminu związania ofertą. Dopuszczalny okres związania wykonawcy ofertą to – jak wskazano – maksymalnie (nie dłużej niż) 30 dni, 90 dni albo 120 dni w zależności od wartości zamówienia. Okres ten jest wyznaczany przez zamawiającego, począwszy od dnia upływu terminu składania ofert do konkretnej, wskazywanej przez niego daty końca tego okresu. Brak jest tym samym uprawnienia do określania przez zamawiającego dłuższego terminu oraz wymagania, aby wykonawcy byli związani ofertą dłużej niż na to pozwalają przepisy Pzp.
Ważne
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 3 Pzp – dokumentem zamówienia jest np. SWZ, a nie jest nim ogłoszenie o zamówieniu. To powoduje, że w przypadku zmiany terminu składania ofert niezbędne jest dokonanie także zmiany daty związania ofertą przede wszystkim w SWZ.
Przykład
Zamawiający wyznaczył w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego upływ termin składania ofert na dzień 28 czerwca 2021 r. W postanowieniach SWZ i ogłoszeniu o zamówieniu określił datą termin związania ofertą na dzień 25 sierpnia 2021 r., co oznaczało, że zamawiający wyznaczył termin krótszy niż określony w Pzp dla zamówień od progów unijnych, który to wynosi maksymalnie 90 dni. Taka sytuacja (choć rzadka) jest dopuszczalna w świetle przepisów Pzp, ponieważ wymienione w ustawie terminy są terminami maksymalnymi.
Prawo zamówień publicznych - liczenie terminu
W praktyce nadal wywołuje wątpliwości sposób liczenia terminu związania ofertą. Jest on bowiem odmienny niż „tradycyjne” ustalanie terminu poprzez odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego. Pierwszym dniem, od którego zaczyna się bowiem okres związania wykonawcy złożoną przez niego ofertą, nie jest (tak jak w przepisach Kodeksu cywilnego) dzień następny po dniu będącym ostatnim dniem terminu składania ofert, ale dzień, w którym upływa termin składania ofert. Wynika to wprost z przepisów Pzp, tj. art. 307 ust. 1 i art. 220 ust. 2 Pzp.
Przykład
W postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 Pzp termin składania ofert został wyznaczony na dzień 4 listopada 2021 r. Dopuszczalny do wyznaczenia termin związania ofertą, tj. maksymalnie 30 dni, to 3 grudnia 2021 r. Jeżeli zamawiający poda w SWZ dzień 4 grudnia 2021 r. jako termin związania ofertą, to zostanie on określony z naruszeniem przepisów Pzp.
Termin związania ofertą - przedłużenie przez zamawiającego
Do przedłużenia terminu związania ofertą może dojść wyłącznie wtedy, gdy czynność taką zainicjuje zamawiający, do czego uprawniony jest on jednokrotnie w określonym ustawą terminie, tj. przed upływem terminu związania ofertą. Wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą kierowane jest do wszystkich wykonawców.
Warto zwrócić w tym aspekcie uwagę na wyrok KIO z dnia 2 sierpnia 2021 r., sygn. akt: KIO 1905/21. W rozpoznawanej sprawie zamawiający skierował wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą tylko do jednego wykonawcy, co zostało ocenione przez KIO jako stanowiące naruszenie Pzp. Zdaniem KIO taka okoliczność została zakwalifikowana przez zamawiającego prawidłowo, jako wada niemożliwa do usunięcia, skutkująca brakiem możliwości zawarcia ważnej umowy, albowiem ustalenie tej okoliczności nastąpiło po upływie terminu związania ofertą. Podkreślono przy tym, że upływu terminu związania ofertą nie da się w żaden sposób przywrócić w stosunku do pozostałych wykonawców, którzy nie zostali wezwani do wyrażenia zgody na jego przedłużenie.
Termin związania ofertą - oświadczenie o przedłużeniu terminu
Wezwanie zamawiającego do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą rodzi po stronie wykonawcy obowiązek określonego zachowania. Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, zgodnie z własnym uznaniem, może taką zgodę wyrazić bądź takiej zgody odmówić. Decyzja w zakresie związania się ofertą na przedłużony okres należy do wykonawcy.
W przypadku gdy wykonawca podejmuje decyzję o wyrażeniu zgody na przedłużenie, jej konsekwencją musi być złożenie zamawiającemu pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.
Ważne
Wymagane jest, aby oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą zostało złożone w taki sposób, aby było jednoznaczne, że dokonały tego osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy (na podstawie dokumentów rejestrowych lub pełnomocnictwa).
Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (zob. art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 3 Pzp). Warto wskazać, że określenie „pisemnie” należy rozumieć przez pryzmat definicji legalnej zawartej w tzw. słowniczku ustawowym w art. 7 pkt 16 Pzp, a zatem jako sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Określenie, że takie oświadczenie ma być „pisemne”, nie oznacza więc, że miałoby być opatrzone własnoręcznym podpisem.
W doktrynie prezentowane jest stanowisko, że dla skuteczności takiego oświadczenia wymagane jest złożenie go przez osobę umocowaną do działania w imieniu wykonawcy, ale przepisy Pzp (w tym rozporządzenie wydane na podstawie art. 70 Pzp) nie wymagają żadnej szczególnej formy dla złożenia takiego oświadczenia, ani tym bardziej nie zastrzegają rygoru dla niedochowania takiej formy (tj. nie wymaga się formy pisemnej ani formy elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego). Niemniej złożenie takiego oświadczenia powinno umożliwiać zamawiającemu identyfikację składającego oświadczenie i wolę wywołania przez to oświadczenie skutku prawnego w postaci związania się wykonawcy ofertą na przedłużony okres. Szczegółowy sposób złożenia oświadczenia wynikać będzie ze sposobu komunikacji przyjętego dla danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (zob. np. „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, red. H. Nowak, M. Winiarz, www.uzp.gov.pl, s. 693).
Przykładowo, jeżeli oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą jest podpisane przez jedną osobę, a na mocy KRS wymagane jest działanie dwóch osób łącznie, to aby uznać, że oświadczenie jest skutecznie złożone, niezbędny jest dokument (pełnomocnictwo), z którego będzie wynikać, że osoba podpisująca była upoważniona do złożenia ww. oświadczenia. Co do zasady zamawiający powinien w takiej sytuacji wezwać wykonawcę na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp do uzupełnienia pełnomocnictwa dla osoby, która dokonała czynności podpisania oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Należy przy tym pamiętać, że uzupełnione w ten sposób pełnomocnictwo w swojej treści powinno obejmować czynność już dokonaną w pierwotnym terminie związania ofertą. W przeciwnym razie oferta podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp, tj. ze względu na to, że wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.
Wykonawca powinien zatem w określonej przez zamawiającego formie oraz we wskazanym terminie wyrazić powyższą zgodę bądź jej odmówić. Tym samym wykonawca, o ile chce wyrazić zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą na wezwanie zamawiającego, stosowne oświadczenie obowiązany jest przesłać właśnie w tym terminie, tj. do końca dnia, w którym upływa termin związania ofertą.
Przykład
Wykonawca przesłał oświadczenie, które w swej treści zawierało datę 12 kwietnia 2021 r., lecz zostało podpisane – czego dowodzi złożony przez zamawiającego dowód (raport z weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego) w dniu 13 kwietnia 2021 r. i w tym dniu przesłane do zamawiającego, tj. dnia 13 kwietnia 2021 r.
Ostatnim dniem złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą był 12 kwietnia 2021 r. Wykonawca w tym terminie nie podjął żadnego działania, co oznacza, że doszło do odmowy wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Zamawiający odrzucił więc ofertę na podstawie art. 226 ust. 1pkt 12 Pzp.
Zauważenia wymaga, że brak wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w czasie jego trwania należy poczytywać za niewyrażenie zgody. Aktualizuje się wówczas ustawowa przesłanka odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp. Oświadczenie o wyrażeniu zgody, jakie dociera do zamawiającego, np. dwa dni po upływie terminu związania ofertą, można co najwyżej poczytywać za reaktywację lub przywrócenie terminu, które nie są znane przepisom Pzp.
Ważne
W przypadku gdy zamawiający żądał wniesienia przez wykonawcę wadium, przedłużenie terminu związania ofertą następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
Termin związania ofertą a jego upływ przed zawarciem umowy - prawo zamówień publicznych
W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia (np. w SWZ), zamawiający – na mocy art. 307 ust. 2 Pzp – przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni. Podobnie jest w postępowaniu o wartości zamówienia równej lub przekraczającej progi unijne, z tym że – jak wynika z art. 220 ust. 3 Pzp – zamawiający może wnioskować wtedy o przedłużenie terminu związania ofertą o okres nie dłuższy niż 60 dni.
W praktyce nierzadko pojawiają się pytania (wątpliwości), jak powinien postąpić zamawiający w sytuacji, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nastąpił w terminie związania ofertą, ale umowa może zostać zawarta dopiero po upływie tego terminu, a w konsekwencji, czy zamawiający jest uprawniony do tego, aby po wyborze oferty najkorzystniejszej zwrócić się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą.
Ważne
Przepisy Pzp nie przewidują uprawnienia zamawiającego do tego, aby po wyborze oferty najkorzystniejszej dokonanym w terminie związania ofertą, w sytuacji – gdy następnie przed zawarciem umowy upłynie termin związania ofertą – zwrócić się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą. Nie eliminuje to jednakże możliwości zawarcia umowy z wykonawcą.
Zgodnie z art. 252 ust. 1 Pzp (mającym zastosowanie na mocy art. 266 Pzp także w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne) zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w dokumentach zamówienia. Nie można pomijać przy tym faktu, że przepisy art. 220 ust. 3 i art. 307 ust. 2 Pzp odnoszą się jedynie do sytuacji, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą. Wówczas zamawiający jeszcze w okresie związania ofertą ma obowiązek zwrócenia się do wykonawców tylko raz o wyrażenie przez nich zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez zamawiającego okres reglamentowany ustawowo. Zamawiający nie jest natomiast uprawniony, aby po wyborze oferty najkorzystniejszej zwrócić się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą.
Niezależnie od powyższego, w sytuacji, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nastąpił w terminie związania ofertą, ale umowa może zostać zawarta dopiero po upływie tego terminu, nie stanowi to przeszkody do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli wybrany wykonawca, który już nie jest związany ofertą, nadal podtrzymuje jej warunki i nie odmawia podpisania umowy, to możliwe jest jej zawarcie bez narażania się na zarzut naruszenia przepisów Pzp.
Termin związania ofertą - wybór po teminie
Szczególną uwagę należy zwrócić na przepis art. 252 ust. 2 Pzp odnoszący się do sytuacji, w której termin związania ofertą upłynął przed wyborem najkorzystniejszej oferty. W takich okolicznościach zamawiający ma obowiązek wezwania, ale już tylko wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty. Takie wezwanie kieruje się do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, a ocena jest dokonywana w ramach ofert „ważnych” (niepodlegających odrzuceniu).
W przypadku oświadczenia o braku wyrażenia zgody na wybór jego oferty po terminie związania ofertą, jak i w przypadku niezłożenia oświadczenia o takiej zgodzie skutek jest podobny – oferta wykonawcy jest odrzucana na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 13 Pzp. Zamawiający musi jednak podjąć w takiej sytuacji kolejne kroki, a mianowicie zwrócić się o wyrażenie zgody na wybór oferty po terminie związania do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
Ważne
Upływ terminu związania ofertą nie stanowi podstawy do odrzucenia oferty wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, o ile wykonawca ten wyrazi pisemną zgodę na wybór jego oferty w okolicznościach upływu terminu związania ofertą.
W sensie cywilistycznym wyrażenie zgody przez wykonawcę będzie równoznaczne ze złożeniem przez niego nowej oferty o tożsamej treści jak oferta, którą wykonawca był dotychczas związany (zob. A. Gawrońska-Baran w: A. Gawrońska-Baran, E. Wiktorowska, A. Wiktorowski, P. Wójcik „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, Warszawa 2021, s. 647).
Termin związania ofertą a wadium
Podkreślić należy, że stosownie do art. 97 ust. 5 Pzp wadium utrzymuje się niezerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Pzp. Trzeba mieć także na uwadze art. 98 ust. 1 pkt 1 Pzp, z którego wynika, że zamawiający powinien zwrócić (z tzw. urzędu) wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, jaką jest upływ terminu związania ofertą.
Ważne
Nawet gdy zamawiający nie zawarł jeszcze umowy z wybranym wykonawcą, zwraca wadium z urzędu, jeżeli upłynął termin związania ofertą.
Wprawdzie wniesienie wadium zabezpiecza ciążący na wykonawcy obowiązek zawarcia umowy, ale czas jego wniesienia nie może być dłuższy niż okres związania wykonawcy ofertą (zob. np. „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, red. H. Nowak, M. Winiarz, www.uzp.gov.pl, s. 334). Oznacza to, że jeżeli wykonawca nie jest już związany ofertą, a odmówi podpisania umowy, zamawiający nie ma podstawy do zatrzymania wadium. Zamawiający powinien bowiem zwrócić wykonawcy wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia upływu terminu związania ofertą.
