Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

18 listopada 2022

NR 207 (Listopad 2022)

Zmiana organizacji pracy

0 44

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r., poz. 1710) wprowadziła istotne zmiany w procedurach o udzielenie zamó- wienia publicznego. Modyfikacja sposobu komunikacji między zamawiającym a wykonawcą czy forma składanych dokumentów zmieniły całą organizację pracy przy przygotowaniu i prowadzeniu postępowań. Wymagało to wprowadzenia nowych obowiązków dla osób obsługujących proces udzielania zamówień publicznych w jednostkach sektora finansów publicznych.

Nowe obowiązki wynikające z ustawy – Prawo zamówień publicznych

Z dniem 1 stycznia 2021 roku ustawa Pzp wprowadziła nowe obowiązki w procesie udzielania zamówień publicznych – obowiązki, które wynikają ze zmian w procedurach udzielania zamówień publicznych, szczególnie procesu elektronicznej komunikacji między zamawiającym a wykonawcami (w tabeli 1 przedstawiono nowe zadania wynikające z procesu elektronizacji zamówień publicznych w ramach tzw. elektronizacji procesu komunikacji i składania ofert).

POLECAMY

Zmiany wprowadzone nową ustawą Pzp dotyczą nie tylko procedur udzielania zamówień publicznych, ale także procesu przygotowania postępowania oraz wykonania zamówienia. Zmiany w tym zakresie wiążą się z nowymi obowiązkami i wykonaniem dodatkowych czynności, które do wejścia w życie ustawy nie były konieczne do wykonania, a obecnie zajmują lwią cześć pracy formalnej, np. podczas procesu otwarcia ofert czy ich badania i oceny. Praca na „żywym organizmie”, przy krótkich terminach realizacji zamówienia, pilności i ważności ogłaszanych postępowań, stanowi istotne obciążenie i źródło stresu dla osób prowadzących procedury od strony zamówień publicznych. 

Wiele czynności, jak niedostępność platformy e-Zamówienia czy jej awarie lub prace serwisowe, problemy z odszyfrowaniem ofert, nieprawidłowo podpisane oferty i próby weryfikacji ważności ich podpisów, oznacza konieczność wykonania dodatkowych działań, jakie musieli i muszą realizować pracownicy zamawiającego prowadzący procedury zamówieniowe. Mowa o czynnościach, które w poprzednim stanie prawnym nie wymagały tak dużych nakładów pracy i złożonych narzędzi oraz obsługi jaką wykonuje się obecnie.

Analiza całego procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych od 1 stycznia 2021 roku wymagała zmiany organizacji pracy całej jednostki biorącej udział w procesach wskazanych ustawą Pzp, zrozumienia zaistniałych zmian i zagwarantowania dłuższego czasu na przeprowadzenie procedury, w tym na bieżącą sprawozdawczość z wykonanych zamówień. 

 

Ważne

Analiza całego procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych od 1 stycznia 2021 roku wymagała zmiany organizacji pracy całej jednostki biorącej udział w procesach wskazanych ustawą Pzp, zrozumienia zaistniałych zmian i zagwarantowania dłuższego czasu na przeprowadzenie procedury, w tym na bieżącą sprawozdawczość z wykonanych zamówień. 

 

Wszystkie te działania wymagają nakładów osobowych i czasowych, których nie można pominąć w całym procesie udzielania zamówień publicznych na każdym jego etapie.        

Czego się nauczyliśmy, stosując nową ustawę – Prawo zamówień publicznych

Proces udzielania zamówień publicznych, mimo że nazwa ustawy Pzp nie uległa zmianie, został istotnie zmieniony. Modyfikacja ta polega na wprowadzeniu:

  • zmian w trybach i procedurach dla zamówień unijnych i krajowych,
  • elektronizacji procesu komunikacji i składania wniosków o dopuszczenie do postępowania oraz ofert,
  • nowych rozwiązań technicznych – platforma e-Zamówienia,
  • nowych obowiązków i narzędzi określonych ustawą Pzp.
     

Ważne

Realizacja nowych obowiązków w ramach nowego systemu zamówień publicznych powinna uświadomić wszystkim stronom postępowania, że wraz z nową ustawą Pzp rozpoczęła się nowa era zamówień publicznych. Era wymagająca skupienia, dokładności, gdyż związana z:

  • cyfryzacją poszczególnych etapów procedury,
  • dostępnością do systemów,
  • ryzykami, jakie niesie cyfryzacja oraz zabezpieczenie przechowywania i przetwarzania danych, w tym ich archiwizowania,
  • dostępnością odpowiednio wyszkolonej kadry z zakresu nie tylko zamówień, ale także różnego rodzaju systemów, platform czy innych elektronicznych narzędzi wspierających procesy zakupowe w jednostce, prawidłowości weryfikacji podpisów elektronicznych.


    Drugi rok funkcjonowania ustawy Pzp i nowych przepisów wykonawczych pokazał mocne i słabe strony tych regulacji. Zapewne czas na przygotowanie i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego jest dłuższy niż w poprzednim stanie prawnym.

    Samo planowanie zamówień i sporządzanie aktualizacji planów oraz obsługa BZP przez platformę e-Zamówienia wymaga dodatkowego czasu na sporządzenie ogłoszeń czy informacji, w tym ich przekazanie i dokumentowanie momentu ich przekazania.

    Rozdzielenie procedur i ogłoszeń na zamówienia unijne i krajowe istotnie zmienia ich dokumentację i prowadzenie (dotychczas były identyczne). Jednocześnie wprowadzenie obowiązku sporządzania nowych ogłoszeń dla zamówień unijnych wiąże się z wydłużeniem procesu prowadzenia i zakończenia postępowania lub tzw. zamknięcia sprawy. 


    Tabela 1. Nowe zadania wynikające z ustawy Pzp w związku z elektronizacją procesu komunikacji i składania ofert

    Nowe zadania przy prowadzeniu procedury o udzielenie zamówienia publicznego Uwagi

    Obsługa platformy e-Zamówienia (e-zamowienia.gov.pl):

    • rejestracja zamawiających na platformie e-Zamówienia
    • tworzenie planów postępowań przez platformę e-Zamówienia
    • aktualizacja planów postępowań na platformie e-Zamówienia
    • rejestracja każdego postępowania na platformie e-Zamówienia
    • przekazywanie sprawozdań do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do postępowania lub o ofertach
    • tworzenie ogłoszeń na platformie e-Zamówienia

    Rejestracja zamawiających na platformie jest obowiązkowa. Jej brak uniemożliwia prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

    Obowiązek rejestracyjny wymaga załażenia konta superwizora i kont innych użytkowników, w tym zarządzania rolami dla poszczególnych użytkowników oddzielnie dla konkretnego konta i postępowania.

    W poprzednim stanie prawny zarządzanie kontem do obsługi postępowań założonym w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) było zadaniem Urzędu Zamówień Publicznych. Teraz zadanie to oraz inne związane z zarządzaniem kontami użytkowników zamawiającego zostało scedowane na zamawiających. 
     
    Zarządzanie kontami to dodatkowe obowiązki dla osoby, która jest superwizorem. Obowiązki nie wynikające z procedur, ale z zapewnienia funkcjonalności platformy, wymagają znajomości zagadnień z zakresu IT, zarządzania systemami oraz dodatkowej wiedzy i czasu na jej wdrożenie 
     

    Tworzenie planów postępowań przez platformę e-Zamówienia i ich aktualizacja przez tę platformę:

    • tworzenie planów jest realizowane przez specjalny formularz udostępniony na platformie e-Zamówienia
    • nie ma możliwości sporządzenia planów według własnych wzorów
    • niedostępność platformy z powodu awarii, przeciążeń lub innych problemów technicznych utrudnia pracę w procesie planowania i udzielania zamówień publicznych

    Dotychczasowy obowiązek tworzenia planów został zastąpiony nowym, bardziej sformalizowanym. 

    Plany postępowań muszą być tworzone za pośrednictwem formularza udostępnionego na platformie e-Zamówienia. Także ich aktualizacja wymaga wprowadzenia zmian przez platformę e-Zamówienia. Aktualizacja planu postępowań jest obowiązkowa w wypadku każdorazowej zmiany pierwotnego planu, np. wprowadzenie nowego zadania do budżetu jednostki bądź rezygnacja z istniejącego, zmiana orientacyjnej wartości zamówienia czy terminu wszczęcia postępowania.

    Powyższe wymaga przygotowania planów i ich aktualizacji na platformie e-Zamówienia, następnie publikacji na tej platformie oraz na stronie internetowej zamawiającego.

    Oznacza to, że osoby obsługujące zamówienia od strony proceduralnej muszą wykonać dodatkowe czynności przed uruchomieniem postępowania, co wymaga dodatkowego czasu i nakładów pracy, które w poprzednim stanie prawnym mogłyby być wykorzystane do zrealizowania innych zadań 

    Obsługa platform zakupowych, za pomocą których prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego:

    • konieczność zaznajomienia się z platformą i narzędziami dostępnymi w danej procedurze
    • konieczność bieżącego doszkalania w ramach wprowadzanych aktualizacji oprogramowania, wdrażania nowych modułów czy innych modyfikacji wynikających ze zmian przepisów prawa lub wprowadzania nowych funkcjonalności

    Nowe zadanie związane z elektroniczną formą komunikacji zamawiającego i wykonawcy, w tym składania ofert w formie elektronicznej, wymaga znajomości platformy wykorzystywanej przez zamawiającego w procesie udzielania zamówień publicznych. 

    Każda platforma ma swoje rozwiązania, wymaga znajomości poruszania się po niej oraz wiedzy z zakresu IT. Wszystkie te zadania wymagają czasu na zapoznanie się z nimi i produkcyjne ich wdrożenie. Jednocześnie wymagają bieżącego śledzenia zmian podczas aktualizacji oprogramowania czy innych wdrożeń nowych rozwiązań wynikających ze zmian przepisów prawa lub wdrożenia nowych rozwiązań technicznych albo dodania nowych modułów.

    Niezależnie od tego, czy zamawiający pracuje na platformie komercyjnej, czy udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP), zadania związane z obsługą programu spoczywają na osobach prowadzących proces udzielania zamówień publicznych. Wszelkie problemy związane z niedostępnością systemu czy awariami wymagają wyjaśnień, udokumentowania niedostępności systemu i podjęcia kolejnych prób rozpoczęcia procesu udzielania zamówień. To wszystko wymaga czasu i wielkiej cierpliwości, zwłaszcza w sytuacji niedostępności platform zakupowych, a głównie platformy e-Zamówienia, która przez cały czas wdrożenia wykazywała wiele awarii i niedostępności, a każda zmiana systemu powodowała wprowadzanie nowych funkcjonalności i wymagała szybkiego przyswojenia przy kolejnym ogłaszaniu postępowań przez jego użytkowników 

    Odszyfrowywanie ofert i sprawdzanie aktualności i poprawności złożonych podpisów:

    • konieczność posiadania odpowiedniego oprogramowania do walidacji podpisów elektronicznych
    • brak możliwości zapisywania raportów z walidacji podpisu zaufanego
    • pozyskanie umiejętności otwarcia ofert przy różnych rodzajach podpisów elektronicznych i umiejętność wypakowania dokumentów podpisanych podpisami elektronicznymi od różnych dostawców podpisu
    Konieczność obsługi kilku programów weryfikacyjnych podpisu elektronicznego i sprawdzenie ważności każdego podpisu złożonego na każdym z dokumentów załączonych do oferty. Oznacza to, że każdy podpis musi być sprawdzony, czy został złożony przez osobę upoważnioną i czy podczas podpisywania był ważny, tj. czy ważność certyfikatu nie wygasła. Sprawdzenie ważności podpisu odbywa się za pośrednictwem dostawców danego rodzaju podpisu, co wymaga znajomości działania systemów weryfikujących i sposobów ich wykorzystania. Wszystkie te czynności wymagają odpowiedniego czasu, który wielokrotnie jest dłuższy niż podczas weryfikacji tradycyjnych ofert, i zaangażowania nie tylko osób z komórek zamówień publicznych, ale także z działów IT. W tym wypadku dochodzą czynniki niezależne od ludzi, tj. rodzaj przeglądarki, kompatybilność oprogramowania zamawiającego z dostawcą danego rodzaju podpisu (kwalifikowany, zaufany, osobisty). Zidentyfikowanie przyczyny uniemożliwiającej weryfikacje i dalszą pracę wymaga pracy zespołu o różnych kwalifikacjach i wiedzy oraz czasu na właściwą diagnozę. W konsekwencji przesuwa termin oceny ofert i wybór wykonawcy, co skutkuje przesuwaniem w czasie terminu podpisania umowy i jej wykonania

    Obowiązek informacyjny z otwarcia ofert – art. 81 ustawy Pzp

    • informacja o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach
    • informacja składana tylko za pośrednictwem platformy e-Zamówienia

    Nowe zadanie wprowadzone ustawą Pzp. Ustawodawca zobowiązał zamawiających do przekazania informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych bądź ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania.

    Zamawiający są zobowiązani do przekazania powyższych informacji za pośrednictwem platformy e-Zamówienia w specjalnym formacie XML. Dane, które są wymagane, niestety, nie mogą być pobrane z materiałów już posiadanych, np. złożonych ofert. Każda część wymaga odrębnego wypełnienia bez możliwości powielania danych już wcześniej wpisanych do formularza i wymaga szczegółowych danych, np. NIP, REGON, województwo, z którego pochodzi wykonawca, czy rodzaj przedsiębiorcy: mikro, makro itp., co wydłuża czas na przygotowanie tych informacji.

    Powyższy obowiązek jest niezależny od dotychczas funkcjonującego, tj. informacji z otwarcia ofert, którą zamawiający jest zobowiązany zamieścić na stronie internetowej prowadzonego postępowania po otwarciu ofert. 
    Są to zatem dodatkowe zadania zależne od funkcjonowania i dostępności platformy e-Zamówienia. Niestety, nie można powyższych informacji przesłać mailem na adres UZP, a proces wypełniania formularza na platformie wymaga czasu, dokładności i cierpliwości. Czas poświęcony na wypełnianie formularza mógłby zostać przeznaczony na badanie i ocenę ofert, tym samy wydłuża proces otwarcia ofert i ich weryfikacji 

    Analiza potrzeb i wymagań – obowiązek przy procedurach unijnych Jest to nowe narzędzie, wprowadzone obowiązkowo dla zamawiających publicznych i dla procedur unijnych, z wyjątkami podanymi w art. 83 ust. 4 ustawy Pzp.
    Analiza powinna być przygotowana przed wszczęciem postępowania – ustawodawca co prawda nie przewidział jej formy i sposobu przygotowania, ale określił, jakie informacje ma obejmować i dla których zamówień musi zostać sporządzona. 
    Nowy obowiązek – dotychczas niewprowadzony żadnymi przepisami. Wymaga czasu na sporządzenie analizy w zależności od rodzaju zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana) oraz dogłębnego sprawdzenia danych wymaganych w art. 83 ust. 2 ustawy Pzp. Dodatkowo analiza powinna być sporządzona w sposób, który rzeczywiście dawałby zamawiającemu narzędzie zarządcze, a nie tylko był formalną reali...

    Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

    Co zyskasz, kupując prenumeratę?
    • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
    • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
    • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
    • ...i wiele więcej!
    Sprawdź

    Przypisy