Zmiana organizacji pracy

Nowe obowiązki wynikające z ustawy – Prawo zamówień publicznych

Z dniem 1 stycznia 2021 roku ustawa Pzp wprowadziła nowe obowiązki w procesie udzielania zamówień publicznych – obowiązki, które wynikają ze zmian w procedurach udzielania zamówień publicznych, szczególnie procesu elektronicznej komunikacji między zamawiającym a wykonawcami (w tabeli 1 przedstawiono nowe zadania wynikające z procesu elektronizacji zamówień publicznych w ramach tzw. elektronizacji procesu komunikacji i składania ofert).

Zmiany wprowadzone nową ustawą Pzp dotyczą nie tylko procedur udzielania zamówień publicznych, ale także procesu przygotowania postępowania oraz wykonania zamówienia. Zmiany w tym zakresie wiążą się z nowymi obowiązkami i wykonaniem dodatkowych czynności, które do wejścia w życie ustawy nie były konieczne do wykonania, a obecnie zajmują lwią cześć pracy formalnej, np. podczas procesu otwarcia ofert czy ich badania i oceny. Praca na „żywym organizmie”, przy krótkich terminach realizacji zamówienia, pilności i ważności ogłaszanych postępowań, stanowi istotne obciążenie i źródło stresu dla osób prowadzących procedury od strony zamówień publicznych. 

Wiele czynności, jak niedostępność platformy e-Zamówienia czy jej awarie lub prace serwisowe, problemy z odszyfrowaniem ofert, nieprawidłowo podpisane oferty i próby weryfikacji ważności ich podpisów, oznacza konieczność wykonania dodatkowych działań, jakie musieli i muszą realizować pracownicy zamawiającego prowadzący procedury zamówieniowe. Mowa o czynnościach, które w poprzednim stanie prawnym nie wymagały tak dużych nakładów pracy i złożonych narzędzi oraz obsługi jaką wykonuje się obecnie.

Analiza całego procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych od 1 stycznia 2021 roku wymagała zmiany organizacji pracy całej jednostki biorącej udział w procesach wskazanych ustawą Pzp, zrozumienia zaistniałych zmian i zagwarantowania dłuższego czasu na przeprowadzenie procedury, w tym na bieżącą sprawozdawczość z wykonanych zamówień. 

Wszystkie te działania wymagają nakładów osobowych i czasowych, których nie można pominąć w całym procesie udzielania zamówień publicznych na każdym jego etapie.        

Czego się nauczyliśmy, stosując nową ustawę – Prawo zamówień publicznych

Proces udzielania zamówień publicznych, mimo że nazwa ustawy Pzp nie uległa zmianie, został istotnie zmieniony. Modyfikacja...