Wymaga to z jednej strony uwzględnienia przez wykonawców nowych przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz zmienionych aktów wykonawczych do niej, z drugiej zaś strony – od zamawiającego odpowiedniego przygotowania dokumentacji postępowania i zmiany wieloletniego przyzwyczajenia „do papieru”.
W zakresie dotyczącym elektronizacji kluczowe znaczenie ma zmieniony od 18 października 2018 r. przepis art. 10a ust. 5 Pzp, który pozwala na to, aby nie wszystkie oświadczenia były sporządzone, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a jedynie oświadczenia z art. 25a Pzp, w tym JEDZ (z uwzględnieniem faktu, że w postępowaniach o wartości mniejszej od progów unijnych oświadczenie w takiej formie będzie obowiązywało dopiero od dnia 1 stycznia 2020 r.).
Z kolei art. 10a ust. 1 Pzp określa, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert, oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że w postępowaniach o wartości równej progom unijnym lub większej, wszczętych od dnia 18 października 2018 r., zaczynają obok przepisów Pzp obowiązywać jednocześnie przepisy zmienionych „w ostatniej chwili” trzech rozporządzeń.
Chodzi o zmiany w rozporządzeniach:
POLECAMY
- Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U., poz. 1320, dalej: rozporządzenie o elektronizacji),
- Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U., poz. 1126, dalej: rozporządzenie o dokumentach),
- Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz. U. z 2018 r., poz. 1092, dalej: rozporządzenie w sprawie regulaminu odwołań).
Należy podkreślić, że środkiem komunikacji elektronicznej – na skutek zmiany od dnia 18 października 2018 r. definicji w art. 2 pkt 17 Pzp – nie jest już faks, a w związku z tym nie może być on wykorzystany do komunikacji przez żadną ze stron w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej progom unijnym lub większej.
Poczta elektroniczna
Obowiązujące od dnia 18 października 2018 r. zmiany rozporządzenia o elektronizacji wpływają w szczególności na zakres uprawnień oraz obowiązków zamawiającego. W § 3 ust. 2 rozporządzenia o elektronizacji zrezygnowano bowiem z określenia wymogów w stosunku do użycia środków komunikacji elektronicznej innych niż wymagane do przekazywania dokumentów elektronicznych wymienionych w § 3 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia (tj. oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wniosku z art. 134c Pzp, oświadczenia z art. 25a Pzp, w tym JEDZ, prac konkursowych). Oznacza to, że w przypadku pozo-
stałych dokumentów, oświadczeń lub informacji nie jest wymagane zachowanie tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa przekazywania informacji. Ich przesłanie może odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej ogólnie dostępnych, np. poczty elektronicznej, jeżeli taką drogę dopuści zamawiający.
Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego – zgodnie z art. 26 ust. 1 Pzp – dokonane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. formularza do komunikacji na e-PUAP w ramach miniportalu czy Portalu e-Usług) powinien przesłać żądane oświadczenia lub dokumenty w formie elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ).
Zmiany w formie oświadczeń i dokumentów
W postępowaniach o udzielenie zamówienia, wszczętych od 18 października 2018 r., zmianie uległa funkcjonująca od lat reguła – wynikająca z § 14 rozporządzenia o dokumentach – zgodnie z którą wszystkie oświadczenia wymienione w tym rozporządzeniu musiały być składane w oryginale, a tylko dokumenty inne niż oświadczenia można było przekazać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Obecnie zarówno dokumenty (np. informację z Krajowego Rejestru Karnego), jak i oświadczenia (np. oświadczenie o przynależności bądź braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej z innymi wykonawcami, którzy złożyli oferty czy wykaz zamówień), o których mowa w rozporządzeniu o dokumentach, wykonawca może przekazać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Jeżeli zamawiający prowadzi postępowanie w pełni elektronicznie, oryginał oświadczenia lub dokumentu przybiera w związku z tym postać dokumentu elektronicznego, a kopia dokumentu lub oświadczenia, np. formę jego skanu, czyli elektronicznego odwzorowania oryginalnego oświadczenia lub dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej.
Ważne!
Decyzja odnośnie do tego, czy wykonawca przekaże zamawiającemu oryginalny dokument elektroniczny czy też elektroniczną kopię dokumentu lub oświadczenia, którego oryginał powstał w formie pisemnej, należy do wykonawcy, a nie do zamawiającego.
Powyższe zmiany w rozporządzeniu o dokumentach należy powiązać z przepisami § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia o elektronizacji (także w zmienionej wersji obowiązującej od dnia 18 października 2018 r.). Wynika z nich, że oryginał oświadczenia lub dokumentu, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp (tj. potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw wykluczenia lub potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania zamawiającego), lub inne dokumenty i oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.
Jak potwierdzić za zgodność z oryginałem kopię dokumentu elektronicznego
Dotychczas potwierdzenie kopii dokumentu odbywało się poprzez przystawienie na jej kserokopii pieczęci o treści „za zgodność z oryginałem” (ewentualnie odręcznie napisanej takiej treści), a pod nią własnoręcznego podpisu odpowiedniej osoby. Obecnie kopię oświadczenia lub dokumentu elektronicznego trzeba – stosownie do nowego § 14 ust. 4 rozporządzenia o dokumentach – potwierdzić w formie elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jak w praktyce poświadczyć za zgodność z oryginałem elektroniczną kopię oświadczenia lub dokumentu, dodatkowo określa wprost ust. 2 rozporządzenia o elektronizacji. Wskazuje się w nim jednoznacznie, że opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii oświadczenia lub dokumentu za zgodność z oryginałem.
Przykład
Wykonawca posiada aktualne zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego, wystawione w wymaganym terminie przez ten urząd w oryginale, w formie papierowej. Nie pozyskał zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami z właściwego urzędu skarbowego w formie dokumentu elektronicznego. W postępowaniu o wartości równej progom unijnym lub większej, wszczętym od 18 października 2018 r., wykonawca może zatem przesłać zamawiającemu skan wydanego w formie papierowej zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami, opatrzony przez niego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to równoznaczne z potwierdzeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii zaświadczenia z urzędu skarbowego.
Warto dodatkowo zwrócić uwagę na zawartą już nie w samej treści rozporządzenia o dokumentach, lecz w uzasadnieniu do niego (przedstawionym na etapie projektu), wskazówkę dotyczącą możliwości skorzystania przez wykonawcę z § 10 ust. 2 rozporządzenia o dokumentach, także w postępowaniu prowadzonym wyłącznie elektronicznie od dnia 18 października 2018 r. Otóż prawodawcy podkreślili, że elektroniczna forma oświadczeń lub dokumentów oraz ich przekazywanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej nie eliminuje możliwości powołania się przez wykonawcę na ten przepis, tj. skorzystania przez zamawiającego w celu jego weryfikacji podmiotowej z przekazanych uprzednio przez wykonawcę w tradycyjnej (papierowej) formie oświadczeń lub dokumentów (o ile są jeszcze aktualne).
Zmiany w zamówieniach o wartości mniejszej od progów unijnych
Zmiany w rozporządzeniu o dokumentach dotyczą nie tylko postępowań o wartości równej progom unijnym lub większej. Odnoszą się także do postępowań o wartości mniejszej od progów unijnych, wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie zmiany rozporządzenia (tj. od dnia 18 października 2018 r.) do 31 grudnia 2019 r., w których zgodnie z wyborem zamawiającego nie zostanie dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
W takich postępowaniach przepisy rozporządzenia o dokumentach są stosowane w brzmieniu nadanym zmienionym rozporządzeniem, z tym że:
- dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu o dokumentach, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (czyli pełna możliwość korzystania przez wykonawcę z kopii),
- poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie pisemnej własnoręcznym podpisem.
Ważne!
Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie zmienionego rozporządzenia o dokumentach zastosowanie mają przepisy dotychczasowe.
Zmiany w rozporządzeniu w sprawie regulaminu odwołań
Szeroko rozumiana elektronizacja komunikacji przy udzielaniu zamówień publicznych spowodowała także zmiany w rozporządzeniu w sprawie regulaminu odwołań, zwłaszcza w odniesieniu do zamówień o wartości równej progom unijnym lub większej. Ma to związek z obowiązującą w takich postępowaniach elektroniczną postacią dokumentów i wyłączną – co do zasady – komunikacją przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Informacje w treści odwołania oraz przekazywanie kopii odwołania
Prawodawca – poprzez zmiany w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie regulaminu odwołań – zrezygnował z wymogu podawania w treści odwołania dotyczącego postępowań o udzielenie zamówienia lub konkursów wszczętych od 18 października 2018 r. numeru faksu odwołującego oraz numeru faksu zamawiającego. Stanowi to konsekwencję wykreślenia faksu z definicji środków komunikacji elektronicznej.
Przywołana rezygnacja z faksu, jako środka komunikacji elektronicznej, ma znaczenie w komunikacji prowadzonej także w ramach postępowania odwoławczego przed KIO, niezależnie od wartości zamówienia publicznego.
Ważne!
Wykreślenie faksu z definicji środków komunikacji elektronicznej wpływa m.in. na sposób przekazywania przez odwołującego kopii odwołania zamawiającemu. W postępowaniach o udzielenie zamówienia lub konkursach, nawet o wartości zamówienia mniejszej od progów unijnych, wszczętych od 18 października 2018 r.,
skuteczne doręczenie kopii odwołania następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a więc z wyłączeniem faksu.
Forma przekazania dokumentacji postępowania do KIO
W postępowaniach o udzielenie zamówienia lub konkursach, wszczętych od 18 października 2018 r., w związku z niejednolitymi zasadami komunikacji między zamawiającym a wykonawcami, zamawiający może dysponować dokumentacją postępowania (w tym ofertami lub wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) w postaci papierowej (dotychczas powszechnej) albo w postaci elektronicznej, w zależności od wartości czy rodzaju zamówienia (np. zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa).
Należy przy tym zauważyć, że nawet w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia lub konkursów o wartości zamówienia równej progom unijnym lub większej, które zasadniczo powinny być prowadzone wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, może zaistnieć sytuacja, że zamawiający otrzyma ofertę lub część oferty w postaci papierowej w związku ze skorzystaniem z odstępstwa na podstawie art. 10c Pzp.
W takiej sytuacji zamawiający powinien złożyć do KIO dokumentację zarówno w postaci elektronicznej, jak i w postaci papierowej.
Z niejednorodną postacią dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne możemy mieć również do czynienia w postępowaniach o wartości zamówienia mniejszej od progów unijnych w sytuacji, w której zgodnie z wyborem zamawiającego została dopuszczona również możliwość składania dokumentacji w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (zob. np. art. 18a pkt 1, 2 i 4 przepisów przejściowych Pzp z 2016 r.). Podobnie może być w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (art. 131bc Pzp).
W związku z powyższym za konieczne uznano wprowadzenie do rozporządzenia w sprawie regulaminu odwołań przepisów uwzględniających prowadzenie postępowania wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i posiadanie przez zamawiającego oryginału dokumentacji w postaci elektronicznej, a jednocześnie pozostawienie regulacji uwzględniających możliwość posiadania przez zamawiającego dokumentacji postępowania również albo wyłącznie w postaci papierowej.
Nośniki do złożenia elektronicznej dokumentacji
W nowym § 10 ust. 1a rozporządzenia w sprawie regulaminu odwołań uregulowano kwestię technicznego sposobu złożenia do KIO dokumentacji postępowania prowadzonego wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Otóż Prezes KIO wzywa w takim przypadku zamawiającego do złożenia elektronicznej dokumentacji postępowania, zapisanej na informatycznym nośniku danych. O rodzajach takich nośników Prezes KIO informuje na stronie internetowej UZP. W komunikacie z 23 października 2018 r. wskazano, że są to nośniki typu: płyta CD, płyta DVD, pamięć USB oraz dysk przenośny USB. Jednocześnie wskazano, że ma to nastąpić w sposób zapewniający odczyt danych w strukturze folderów oraz dokumentów elektronicznych i informacji opisanych i uporządkowanych zgodnie ze strukturą i metodyką nazewnictwa katalogu i dokumentów elektronicznych, który umożliwia identyfikację poszczególnych dokumentów postępowania. Konieczne jest przy tym wyodrębnienie przez zamawiającego w przesyłanej do KIO dokumentacji postępowania informacji niejawnych lub tajemnic ustawowo chronionych, w szczególności tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ważne!
Oryginał dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertami złożonymi w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający składa do KIO nie później niż przed otwarciem rozprawy, z wyjątkiem przypadku, w którym całość dokumentacji postępowania zostanie złożona w sposób określony w przywołanym wyżej § 10 ust. 1a rozporządzenia.
Sformułowanie z wyjątkiem przypadku, w którym całość dokumentacji postępowania została złożona w sposób określony w ust. 1a ma na celu ułatwienie zamawiającym przekazywania elektronicznej dokumentacji postępowania. Jeżeli zatem zamawiający na wezwanie Prezesa KIO przekaże całość elektronicznej dokumentacji postępowania, a nie jedynie jej ograniczony zakres, o którym mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie regulaminu odwołań (tj. bez wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert wykonawców, których nie dotyczą zarzuty zawarte w odwołaniu), wówczas nie musi ponownie przekazywać oryginalnej elektronicznej dokumentacji postępowania.
Ważne!
Do odwołań dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie zmiany rozporządzenia, tj. przed 18 października 2018 r., zastosowanie mają przepisy dotychczasowe.
Podsumowanie
Zmiany w przepisach Pzp oraz rozporządzeń, które zaczęły obowiązywać od dnia 18 października 2018 r. wraz z pełną elektronizacją zamówień publicznych, choć wprowadzone rzutem na taśmę, otworzyły nowy rozdział w historii zamówień publicznych. Zakończył się bowiem w znacznym stopniu okres „papierowych” zamówień, w tym odnośnie do obowiązków dokumentacyjnych. Mamy zatem nowe elektroniczne podejście, czy lepsze i stwarzające większe możliwości – czas pokaże.
