Sejm RP w dniu 9 listopada 2018 r. uchwalił ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym1.
POLECAMY
Zodnie z art. 3 ustawy przepisy stosuje się do przesyłania pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.
Podstawa prawna
Polska ustawa jest wynikiem transpozycji dyrektywy 2014/55/UE z nia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, która zobowiązuje państwa członkowskie do przyjęcia, opublikowania i stosowania przepisów ustawowych niezbędnych do jej wykonania do 27 listopada 2018 r.
Unijny akt prawny określa definicję faktury elektronicznej, jej podstawowe elementy oraz zakres stosowania. Jego zadaniem jest usunięcie lub ograniczenie przeszkód wdrożenia fakturowania elektronicznego oraz określenie, jakie elementy musi zawierać faktura, aby jej wysyłka i odbiór były łatwiejsze. Celem dyrektywy unijnej jest także upowszechnienie fakturowania elektronicznego.
Polski ustawodawca przygotował krajowe przepisy w terminie wyznaczonym przez dyrektywę unijną. Wejdą one w życie, zgodnie z nowymi przepisami, z dniem 18 kwietnia 2019 r. Zamawiający będą mieli obowiązek odbierania e-faktur od wykonawców w zamówieniach publicznych o wartości powyżej 30 000 euro. Natomiast od 1 sierpnia 2019 r. obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich zamówień publicznych.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna
Elektroniczna faktura to nie jest plik PDF czy zdjęcie JPEG ani dokument w edytorze tekstu. Jest nią wyłącznie ustrukturyzowany kod (w języku XML) do odczytu przez program komputerowy – tak jak JEDZ.
Podstawowymi elementami ustrukturyzowanej faktury elektronicznej są m.in.:
- identyfikatory procesu i faktury,
- okres, którego faktura dotyczy,
- informacje dotyczące sprzedawcy,
- informacje dotyczące nabywcy,
- informacje dotyczące odbiorcy płatności,
- informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy,
- odniesienie do umowy,
- szczegółowe informacje dotyczące dostawy,
- instrukcje dotyczące płatności,
- informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń,
- informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury,
- łączne kwoty faktury,
- podział na stawki VAT.
W zakresie treści ustrukturyzowanej faktury elektronicznej została opracowana norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego EN 16931-1: 2017, Fakturowanie elektroniczne – część 1: Semantyczny model danych podstawowych elementów faktury elektronicznej. Powyższa norma została wskazana w decyzji wykonawczej komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r. w wykonaniu dyrektywy 2014/55/UE.
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
Platforma służy do przesyłania i odbierania pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Pozwala też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją zamówień.
Spośród innych ustrukturyzowanych dokumentów, możliwych do przesłania za pomocą platformy, wymienić należy: zamówienie dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca, nota księgowa.
Zamawiający jest zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy. Jest zatem zobowiązany do posiadania konta na PEF. Wykonawca ma prawo do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy. Korzystanie z PEF jest bezpłatne.
Efektem wykorzystania platformy ma być powszechne stosowanie elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych. Dla przedsiębiorców (wykonawców zamówień publicznych) oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności.
Warto podkreślić, iż Platforma Elektronicznego Fakturowania umożliwia przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale także – za pomocą systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL – za granicę.
OpenPEPPOL to międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych.
Platforma połączona z systemem OpenPEPPOL stanowi rozwiązanie, które ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.
Korzyści z elektronicznego fakturowania
Platforma Elektronicznego Fakturowania ma być alternatywnym sposobem odbioru faktury od wykonawcy. Może zastąpić obecnie obowiązujące faktury papierowe i elektroniczne w rozumieniu ustawy VAT2.
Nie można zapominać, że PEF ma zagwarantować oszczędności również dla sektora publicznego, chociażby przez zautomatyzowanie procesu przetwarzania faktury. Ma także ułatwiać merytoryczne opisanie faktury, sprawdzenie poprawności ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i jej integralności, uzyskanie akceptacji odpowiednich komórek oraz dokonanie zapłaty. Ustawa nie reguluje takiego zautomatyzowania, niemniej sama platforma umożliwi takie procedowanie.
Budowa PEF
Budowana Platforma Elektronicznego Fakturowania daje możliwość integracji z systemem finansowo-księgowym.
Powstają zatem istotne pytania:
- Czy wszyscy uczestnicy rynku zamówień publicznych wiedzą już o elektronicznym fakturowaniu?
- Czy zamawiający wdrażają już wewnętrzną obsługę ustrukturyzowanych faktur elektronicznych?
- Czy zamawiający będą przygotowani na wewnętrzną obsługę ustrukturyzowanych dokumentów składanych za pomocą PEF?
- Czy wykonawcy szykują się na składanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych?
- Czy PEF będzie gotowa 18 kwietnia 2019 r.?
- Czy wykonawcy będą korzystać z PEF do składania ustrukturyzowanych dokumentów?
Twierdzące odpowiedzi na powyższe pytania będą świadczyć o skutecznym wdrożeniu elektronicznego fakturowania.
Można podnieść śmiałą tezę, iż w interesie wykonawców zamówień publicznych będzie korzystanie z PEF, zarówno w zakresie faktur, jak i dokumentów. Platforma bowiem pozwoli na gromadzenie wszystkich dokumentów dotyczących postępowania w jednym miejscu. Łatwiej będzie obliczyć termin dostawy, termin na wystawienie faktury czy termin płatności. Dobrowolne korzystanie z platformy przez wykonawców będzie świadczyć o tym, że system ten zdaje egzamin i jest korzystny dla rynku zamówień publicznych. Widząc w PEF udogodnienie w komunikacji pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami, osobiście życzę powodzenia w skutecznym wdrażaniu tego rozwiązania.
