| Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów |
Wszelkie nowe regulacje w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosuje się w odniesieniu do postępowań w sprawie udzielenia zamówienia publicznego prowadzonych przez centralnego zamawiającego od dnia 18 kwietnia 2017 r. oraz przez innych zamawiających niż centralny zamawiający od dnia 18 października 2018 r. Do tego czasu wytyczne, w jaki sposób powinna zostać przygotowana oferta, nie muszą podlegać drastycznym zmianom. Zgodnie bowiem z art. 18 ustawy o zmianie ustawy Pzp – w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych POLECAMY
Zasadą jest, że wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w postępowaniu (art. 82 ust. 1 Pzp). Wyjątek stanowi dopuszczenie lub wymaganie przez zamawiającego, by wykonawcy złożyli oferty wariantowe. Zamawiający, który przewiduje możliwość lub obowiązek złożenia ofert wariantowych, przewiduje w SIWZ minimalne wymagania, które owe oferty muszą spełniać. |
| Opis sposobu przygotowywania ofert | |
| Wymagania dotyczące wadium | Zamawiający obligatoryjnie żąda wniesienia wadium, jeżeli postępowanie prowadzone jest w procedurze podstawowej (unijnej). W procedurze uproszczonej (krajowej) decyzja należy do zamawiającego. Nowelizacja nie przewiduje żadnych istotnych zmian w zakresie instytucji wadium, w tym żądania wadium, zwrotu czy zatrzymania wadium. |
| Termin związania ofertą | Zgodnie z art. 85 Pzp wynosi on maksymalnie 30, 60 lub 90 dni i jest uzależniony od wartości przedmiotu zamówienia. Istnieje możliwość wydłużenia terminu związania ofertą o maksymalnie 60 dni. O długości terminu decyduje zamawiający, który jest zobowiązany ustalić termin nie dłuższy, niż wynika to z ustawowych wartości granicznych. |
| Opis sposobu obliczenia ceny | Zgodnie z art. 91 ust. 2 Pzp zamawiający może dokonać wyboru obligato- ryjnego kryterium oceny ofert spośród ceny i kosztu. W związku z powyż- szym niezależnie od nazewnictwa zamawiający, którzy deklarują wybór oferty najkorzystniejszej na podstawie kryterium kosztu, powinni opisać sposób jego obliczenia albo wskazać dane, które mają zostać uwzględnione przy określeniu kosztu. |
| Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert | Otwarcie ofert jest nadal jawne, podczas otwarcia zamawiający podaje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Zamawiający nie jest zobowiązany do podania kosztu ani danych podanych przez wykonawcę, które posłużą do obliczenia kosztów cyklu życia, jeżeli zamawiający postanowił oceniać nie cenę, ale koszt. Zgodnie z art. 86 ust. 5 Pzp zamawiający jest zobligowany do zamieszczenia na stronie internetowej informacji dotyczących: 1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 2) firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; 3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach – niezwłocznie po otwarciu ofert. |
| Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty |
| Kryteriami oceny ofert będzie cena lub koszt oraz inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Zgodnie z art. 91 ust. 2c Pzp związek kryterium z przedmiotem zamówienia następuje wówczas, gdy dotyczy świadczeń, które mają być zrealizowane w ramach zamówienia we wszystkich aspektach oraz na każdym etapie ich cyklu życia, nawet jeśli nie są istotną cechą przedmiotu zamówienia. Zamawiający będący jednostkami sektora finansów publicznych oraz inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej są zobowiązane do stosowania kryterium ceny lub kosztu o wadze nieprzekraczającej 60%. Istnieje możliwość stosowania kryterium ceny o wadze wyższej niż 60%, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki (art. 91 ust. 2a Pzp): – zamawiający określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz – wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie koszty cyklu życia. Jeżeli zamawiający decyduje się na ocenę ofert z zastosowaniem kryterium kosztu rozumianego jako rachunek kosztów cyklu życia, zobowiązany jest do określenia w SIWZ: – danych, jakie mają zostać przedstawione przez wykonawców oraz – metod, jakie zostaną zastosowane do określenia kosztów cyklu życia na podstawie tych danych. Kryterium kosztu można określić z wykorzystaniem rachunku kosztów cyklu życia. Rachunek kosztów cyklu życia może obejmować w szczególności koszty poniesione przez zamawiającego lub innych użytkowników (nabycie, użytkowanie, utrzymanie oraz wycofanie z eksploatacji) oraz koszty przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym, jeżeli: – ich wartość pieniężna jest możliwa do określenia i zweryfikowania; – metoda określenia kosztów jest oparta na kryteriach obiektywnych, możliwych do zweryfikowania i niedyskryminacyjnych; – metoda określenia kosztów dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych stron; – dostarczenie danych do obliczenia kosztów nie jest nadmiernie uciążliwe dla wykonawców działających z należytą starannością. Ważne! Jeżeli jedynym kryterium jest koszt rozumiany jako rachunek kosztów cyklu życia, zamawiający powinien pamiętać o wskazaniu, który koszt będzie decydował o wyborze oferty jako najkorzystniejszej, w sytuacji gdy zostaną zaoferowane dwie oferty z równym i najniższym kosztem. Ustawodawca w art. 91 ust. 2 Pzp określił katalog otwarty innych kryteriów, które są związane z przedmiotem zamówienia. Jeżeli zatem zamawiający zastosują kryterium, które zostało wymienione przez ustawodawcę, nie powinien mieć obaw, że zostanie ono uznane za niezwiązane z przedmiotem zamówienia. Kryteriami takimi są – zdaniem prawodawcy – w szczególności: jakość, aspekty społeczne, aspekty środowiskowe, aspekty innowacyjne, kwalifikacje i doświadczenie osób, które będą realizować zamówienie, o ile mają one wpływ na jakość wykonania zamówienia oraz serwis posprzedażny, pomoc techniczna oraz warunki dostawy. Ważne! Kryteria muszą być opisane w sposób jednoznaczny i zrozumiały, umożliwiający sprawdzenie informacji przedstawionych przez wykonawców. |
| Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy |
| Jeżeli zamawiający żąda, by wykonawca przed podpisaniem umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zobowiązany jest do określenia wymagań w tym zakresie w SIWZ. Po dniu 28 lipca 2016 r. wysokość zabezpieczenia może wynieść do 10% całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. Kolejnym novum jest postanowienie art. 150 ust. 7–9 Pzp, zgodnie z którym, jeżeli zabezpieczenie wnoszone jest na dłużej niż pięć lat, to: – zabezpieczenie w pieniądzu wnosi się na cały wymagany okres; – zabezpieczenie w innej formie wnosi się na okres minimum pięciu lat, z jednoczesnym zobowiązaniem się wykonawcy do przedłużenia zabezpieczenia lub wniesienia nowego zabezpieczenia na kolejne okresy. |
| Istotne dla stron postanowienia umowy |
| Zamawiający ma obowiązek poinformowania wykonawców na etapie prowadzonego postępowania o kształcie przyszłego zobowiązania umownego. Czyni to w dowolnie wybrany sposób, tj. poprzez określenie istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści umowy, określenie ogólnych warunków umowy albo załączenie do SIWZ wzoru umowy. Niezależnie od tego, które rozwiązanie zostanie wybrane, zamawiający nie będzie miał możliwości wprowadzania zmian w postanowieniach nakreślonych w SIWZ – takie zachowanie prowadziłoby bowiem do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Ważne! Zamawiający jest zobowiązany do wprowadzenia do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego, zawieranej na okres przekraczający 12 miesięcy, tzw. klauzul waloryzacyjnych. Zgodnie z art. 142 ust. 5 Pzp umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy zawiera postanowienia o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Zamawiający określa w szczególności: a) wymagania dotyczące umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, których niespełnienie spowoduje zgłoszenie przez zamawiającego odpowiednio zastrzeżeń lub sprzeciwu, jeżeli zamawiający określa takie wymagania, b) informacje o umowach o podwykonawstwo, których przedmiotem są dostawy lub usługi, które z uwagi na wartość lub przedmiot tych dostaw lub usług nie podlegają obowiązkowi przedkładania zamawiającemu, jeżeli zamawiający określa takie informacje; c) procentową wartość ostatniej części wynagrodzenia za wykonanie umowy w sprawie zamówienia na roboty budowlane, jeżeli zamawiający określa taką wartość, zgodnie z art. 143a ust. 3 Pzp. Ważne! Zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 1 Pzp, jeżeli na etapie realizacji umowy zamawiający przewiduje wprowadzanie zmian do jej treści, powinien określić w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ, w postaci jednoznacznych postanowień umownych, zakres przewidywanych zmian, ich charakter oraz warunki wprowadzenia. Na podstawie przytoczonej regulacji zamawiający ma prawo wprowadzić do zawartej już umowy wszelkie zmiany, które były dookreślone, doprecyzowane i należycie opisane w formie jednoznacznych postanowień umownych, a których możliwość wprowadzenia była znana wszystkim wykonawcom na etapie prowadzonego postępowania. Zamawiający nie jest upoważniony do wprowadzania zmian do treści zawartej umowy, jeżeli: – nie określił ich zakresu, charakteru i warunków ich wprowadzenia za pomocą jednoznacznych postanowień umownych lub – możliwość ich wprowadzenia nie wynika wprost z art. 144 ust. 1 pkt 2–6 Pzp. Ważne! Zmiany umowy realizowane na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 2–6 Pzp nie są zależne od jakichkolwiek postanowień SIWZ, a ograniczeniem ich wprowadzania są ustawowe przesłanki. Zgodnie z art. 145a Pzp zamawiającemu przysługuje prawo do rozwiązania umowy w sprawie zamówienia publicznego w trzech enumeratywnie wymienionych sytuacjach: – niezgodne z przepisami ustawy modyfikacje umowy; – podleganie przez wykonawcę wykluczeniu w czasie podpisywania umowy; – wyrok TSUE. Jeżeli zamawiający uzna, że zmiana umowy została wprowadzona z naruszeniem przepisów regulujących możliwość wprowadzania zmian do umowy, tj. art. 144 ust. 1–1b, 1d i 1e Pzp, będzie mógł podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy w myśl art. 145a pkt 1 Pzp, nawet jeśli naruszenie to nie zostało stwierdzone orzeczeniem sądu lub organu administracyjnego. Zamawiający jest upoważniony do rozwiązania umowy z wykonawcą (art. 145a pkt 2 Pzp) w sytuacji, w której okoliczności uzasadniające wykluczenie wykonawcy wyjdą na jaw po zawarciu umowy. Wykonawca bowiem nie może podlegać wykluczeniu przez cały okres trwania postępowania, co wynika wprost z art. 24 ust. 12 Pzp, w myśl którego zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania, a końcem postępowania jest moment zawarcia umowy. Potwierdza to treść art. 26 ust. 2f Pzp, z którego wynika, że zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń bądź dokumentów potwierdzających m.in. że nie podlegają wykluczeniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne – do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania. |
| Pouczenie o środkach ochrony prawnej |
| Po nowelizacji ustawy Pzp z dnia 22 czerwca 2016 r. w postępowaniach w sprawie udzielenia zamówienia, którego wartość jest mniejsza niż kwoty ustalone na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, tj. w postępowaniach prowadzonych z zastosowaniem procedury uproszczonej (krajowej), odwołanie przysługuje wobec następujących czynności zamawiającego: – wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę, – określenia warunków udziału w postępowaniu, – wykluczenia odwołującego z postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, – odrzucenia oferty odwołującego, – opisu przedmiotu zamówienia, – wyboru najkorzystniejszej oferty. |
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia może ponadto zawierać:
- opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych;
- maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej;
- informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6pkt 3, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień, w tym zakres usług lub robót budowlanych, których udzielenie przewiduje zamawiający oraz warunki, na jakich zamówienia te zostaną udzielone (art. 67 ust. 1a Pzp);
- opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie;
- adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego;
- informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych;
- informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych oraz informację, które spośród kryteriów oceny ofert będą stosowane w toku aukcji elektronicznej, jeżeli zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną;
- wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot;
- w przypadku gdy zamawiający przewiduje wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 4 Pzp dotyczące tzw. klauzuli społecznej, jest zobowiązany do określenia w SIWZ przynajmniej liczby i okresu wymaganego zatrudnienia osób, których dotyczą te wymagania oraz uprawnień zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę przedmiotowych wymagań oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań;
- informację o obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia, jeżeli zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia zgodnie z art. 36a ust. 2;
- wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 10a ust. 2.
Udostępnianie SIWZ
SIWZ udostępnia się na stronie internetowej w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego oraz w innych trybach niż podstawowe. SIWZ udostępnia się od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub od dnia wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania, jeżeli postępowanie prowadzone jest w procedurze podstawowej (unijnej) lub od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, jeżeli postępowanie jest prowadzone w procedurze uproszczonej (krajowej).
Podsumowanie
Specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy przypisać szczególną rangę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Prawidłowe skonstruowanie jej zapisów ma decydujące znaczenie przy wyborze odpowiedniego i rzetelnego kontrahenta, który zagwarantuje realizację powierzonych mu zadań na satysfakcjonującym poziomie.
