Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru , Otwarty dostęp

6 lipca 2021

NR 194 (Lipiec 2021)

Przechowywanie dokumentacji przetargowej

0 135

Na skutek implementacji nowych dyrektyw Unii Europejskiej DLA polskiego systemu prawnego, od dnia 1 stycznia 2021 r., standardem jest stosowanie środków komunikacji elektronicznej między wykonawcą a zamawiającym w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych w trybie ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Takie rozwiązanie ma ułatwić wykonawcom składanie ofert w czasie rzeczywistym, bez konieczności ich fizycznego przesyłania, w ramach całego europejskiego rynku i umożliwić kontrolę czasu rzeczywistego składania ofert oraz dokumentów w postępowaniu1.

POLECAMY

Obowiązujące przepisy prawa

Pojęcie „środki komunikacji elektronicznej” zostało zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 z późn. zm.) – zwana dalej śude.

Ważne

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ww. ustawy środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Wymogi, jakie musi spełniać wykorzystany środek komunikacji elektronicznej, zostały zawarte w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych 
(Dz. U. poz. 1320 z późn. zm.) i powinny zapewnić co najmniej:

  • identyfikację podmiotów przekazujących, ustalenie dokładnego czasu i daty przekazania tych dokumentów oraz rejestrację innych działań podejmowanych przez podmioty przekazujące;
  • ochronę przed dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia;
  • ograniczenie tylko do osób uprawnionych możliwości ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia tych dokumentów;
  • podczas poszczególnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu możliwość udostępniania wyłącznie osobom uprawnionym całości lub części danych zawartych w tych dokumentach;
  • możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia wymogów, o których mowa w pkt 2–4;
  • możliwość usunięcia oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią – w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania;
  • użycie środków komunikacji elektronicznej służących do przekazywania dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, wymaga udostępnienia przez zamawiającego zainteresowanym wykonawcom informacji na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych.

Kolejny obowiązek zamawiającego w kontekście elektronizacji określa § 6 ust. 1 rozporządzenia o użyciu środków komunikacji elektronicznej, który stanowi, że zamawiający sporządza, przechowuje, przekazuje, udostępnia oraz usuwa dokumenty elektroniczne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania odpowiadające łącznie wymaganiom określonym w:

  • przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.2021.0.670 z dnia 17 lutego 2005 r.);
  • przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.).

Ważne

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje pełna elektronizacja procedury w odniesieniu do postępowań prowadzonych w trybie ustawy – Prawo zamówień publicznych, czyli takich, których łączna wartość szacunkowa jest równa lub wyższa od kwoty 130 000 PLN netto.

Dostępne narzędzia pracy

MiniPortal przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji jako rozwiązanie przejściowe do czasu całkowitego wdrożenia docelowego, bezpłatnego portalu e-usług, zapewnia elektronizację tylko w stopniu podstawowym. Z kolei główną funkcjonalnością Platformy e-Zamówienia, z punktu widzenia prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest przechowywanie zaszyfrowanych ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do upływu czasu przeznaczonego na ich składanie. Po tym terminie oferty/wnioski są przekazywane do zamawiających, a obowiązek archiwizacji ofert i dokumentów złożonych w postępowaniu obciąża zamawiającego.

Ważne

Na zamawiającym spoczywa także obowiązek zabezpieczenia treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Obowiązek zamawiającego w kontekście elektronizacji określa § 6 ust. 1 rozporządzenia o użyciu środków komunikacji elektronicznej, który stanowi, że zamawiający sporządza, przechowuje, przekazuje, udostępnia oraz usuwa dokumenty elektroniczne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Wobec powyższego większość zamawiających jest, w praktyce, zmuszona do stosowania komercyjnych platform zapewniających elektronizację zamówień w znacznie szerszym zakresie.

Platformy komercyjne

W odniesieniu do zamawiających prowadzących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w progu ustawowym wykupienie dostępu do platform komercyjnych wydaje się uzasadnione i niesie następujące korzyści:

  • ujednolica system przesyłu i archiwizacji dokumentów w poszczególnych postępowaniach;
  • standaryzuje i uwiarygodnia system śledzenia ścieżki dokumentów;
  • eliminuje problemy związane z archiwizacją dokumentów złożonych i wytworzonych w toku postępowania, za którą odpowiada zwykle dostawca platformy administrujący systemem oraz bazą danych umieszczoną w jego infrastrukturze;
  • zapewnia bezpieczeństwo obiegu dokumentów, co jest szczególnie istotne np. w odniesieniu do zarządzania dokumentami zastrzeżonymi przez wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa, której wystąpienia w postępowaniu nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć na etapie jego przygotowywania oraz ogłaszania;
  • korzystanie z dostępnych platform wydaje się nieodzowne, zwłaszcza dla zamawiających przeprowadzających znaczną liczbę postępowań, ze względu na konieczność zapewnienia ich transparentności, sprawności oraz uczynienia zadość istocie elektronizacji.

Archiwizacja dokumentacji postępowania

Wszystkie dostępne na rynku platformy komercyjne posiadają funkcjonalność polegającą na archiwizacji dokumentacji przez określoną liczbę lat lub do końca obowiązywania umowy. 

Po tym terminie operator platformy komercyjnej w większości przypadków (zależnie od oferowanych funkcjonalności oraz treści podpisanej umowy) będzie przekazywał skompresowane dane zamawiającemu, który będzie zobligowany do ich właściwego zarchiwizowania oraz zabezpieczenia.

Ważne

De facto problem samodzielnej archiwizacji będzie zatem dotyczył zamawiających korzystających z platform komercyjnych tylko w sytuacji rezygnacji z tej usługi lub zmiany operatora.

Jeśli umowa z operatorem zawiera ograniczenie co do okresu przechowywania dokumentów, to zazwyczaj długość gwarantowanej archiwizacji jest zgodna z wymogami PZP i/lub wymaganym terminem przecho-wywania dokumentacji archiwalnej.

Nawet jeśli umowa z takim operatorem zawiera ograniczenie co do czasookresu przechowywania dokumentów, to zazwyczaj długość gwarantowanej archiwizacji jest zgodna z wymogami Prawa zamówień publicznych i/lub wymaganym terminem przechowywania dokumentacji archiwalnej, wynikającym z obowiązku zachowania trwałości projektów unijnych. Po tym okresie dokumentację można zgodnie z przepisami zniszczyć – trwale usunąć z nośników cyfrowych. Odpada więc problem jej dalszego przechowywania przez zamawiającego. W tym przypadku problem archiwizacji dokumentacji elektronicznej znajduje się poza gestią zamawiającego, gdyż jest on cedowany na operatora platformy.

Usługę dostępu do platform komercyjnych powinni wykupić zwłaszcza więksi zamawiający przeprowadzający stosunkowo dużo postępowań w progach ustawowych. Dla takich jednostek ewentualna konieczność zarchiwizowania danych przesłanych przez operatora w związku z wygaśnięciem umowy nie powinna stanowić problemu, gdyż zwykle przetwarzają one (także elektronicznie) dużą liczbę danych poufnych, a ich działy IT posiadają wiedzę i doświadczenie oraz potencjał niezbędny do prawidłowego zarchiwizowania i udostępniania takich dokumentów.

Ważne

Zamawiający, przygotowując postępowanie w trybie ustawy lub zapytanie ofertowe na korzystanie z platformy komercyjnej, może postawić wymóg przejęcia plików archiwalnych przez nowego operatora platformy lub obowiązek archiwizacji postępowań przez określoną liczbę lat od ich zakończenia, co zdejmie z zamawiającego obowiązek archiwizowania postępowań prowadzonych poprzez platformę komercyjną.

Oczywiście zastosowanie takiego rozwiązania może wiązać się z większymi kosztami zakupu usługi u danego wykonawcy (platformy zamówieniowej). Koszt i zasadność takiego działania oraz rozważenie jego racjonalności będzie jednak zawsze uzależnione od sytuacji rynkowej (oferowanych cen) oraz ich porównania z nakładami, które musiałby ponieść zamawiający, aby dokonać takiej archiwizacji we własnym zakresie.

W nieco innej sytuacji będą zamawiający, którzy jedynie sporadycznie przeprowadzają postępowania w progach ustawowych. Tacy zamawiający będą, co do zasady, opierać się na rozwiązaniu przejściowym, czyli MiniPortalu udostępnionym przez Urząd Zamówień Publicznych, a docelowo na platformie e-Zamówienia. W konsekwencji w razie przeprowadzenia postępowania w progu ustawowym obowiązek archiwizacji jego dokumentacji będzie spoczywać na zamawiającym.

Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że będzie to dotyczyć głównie małych zamawiających, często zatrudniających od kilku do kilkunastu osób, nieposiadających działów IT, niedysponujących zazwyczaj zasobami i potencjałem technicznym wystarczającym do prawidłowego przechowywania dokumentacji elektronicznej postępowania. Dla takich jednostek konieczność archiwizacji elektronicznej dokumentacji postępowania będzie wiązała się z problemami logistyczno-organizacyjnymi, a być może również z koniecznością poniesienia wydatków finansowych na wykupienie stosownej usługi na rynku komercyjnym. Należy pamiętać, że tacy zamawiający zwykle podlegają podmiotom nadrzędnym, znacznie lepiej przygotowanym do prowadzenia i dokumentowania postępowań oraz archiwizowania wytworzonej dokumentacji. Warto zatem rozważyć możliwość przeprowadzania postępowań przez takie podmioty nadrzędne zwłaszcza wtedy, gdy liczba takich postępowań przeprowadzanych w skali roku jest niewielka. Wydaje się to racjonalne oraz uzasadnione z punktu widzenia praktycznego.

Dokumenty elektroniczne, mają definicję w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nią jest to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. 

Platformy komercyjne posiadają również funkcjonalność przeprowadzania postępowań „regulaminowych”, zapewniając jednocześnie ich archiwizację. W tym kontekście także mniejsi zamawiający mogą odnieść korzyści z zakupienia platformy.

Z pozycji zamawiającego do korzystania z MiniPortalu niezbędne jest posiadanie konta instytucji zamawiającego w skrzynce podawczej e-PUAP oraz loginu instytucji zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, za którego pośrednictwem następuje logowanie do MiniPortalu2.

Dokumenty elektroniczne

Omawiając kwestię archiwizacji dokumentacji zamówień publicznych, trzeba odnieść się do tego, czym jest dokument elektroniczny.

Ważne

Dokumenty elektroniczne funkcjonujące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych to oświadczenia, informacje, dokumenty podmiotowe i przedmiotowe, SWZ, ogłoszenie, zaproszenie do udziału w postępowaniu, oferta, wniosek kwalifikacyjny, inne załączniki do protokołu postępowania i sam protokół.

Wszystkie te dokumenty muszą być archiwizowane cyfrowo. Wśród pracowników komórek zamówień publicznych posiadających doświadczenie w archiwizowaniu postępowań prowadzonych papierowo nie powinno być zatem wątpliwości co do zakresu dokumentów, jakie należy zarchiwizować w danym postępowaniu. Nawet pod rządami nowej ustawy Pzp katalog ten pozostaje najczęściej stały, a zasadnicza zmiana dotyczy nośników, na których otrzymujemy oraz przechowujemy dokumenty.

Dokumenty elektroniczne, o których mowa we wspomnianym powyżej rozporządzeniu, mają definicję w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nią jest to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. 

Zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi

W związku z wejściem w życie przepisów wynikających z art. 5 ust. 2a, 2b i 2c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (unza) zostały określone zasady pos...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Szkoły"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy