Przetarg na usługę ubezpieczenia

Usługa ubezpieczenia jest na tyle specyficzna, że uzyskanie właściwej ochrony ubezpieczeniowej i zawarcie prawidłowej umowy ubezpieczenia jest wyzwaniem dla każdego zamawiającego. 

Przed przetargiem 

Kompilacja dwóch trudnych materii – Prawa zamówień publicznych i realizacji zgodnie z wymogami tego prawa usługi ubezpieczenia – powoduje, że zanim zamawiający przystąpi do prac zmierzających do zawarcia umowy ubezpieczenia w drodze przetargu, w pierwszej kolejności powinien rozważyć korzystanie z usług fachowego doradcy, który będzie posiadał profesjonalną wiedzę w zakresie ubezpieczeń. Jest nim broker ubezpieczeniowy. 

Poleganie na specjaliście w zakresie ubezpieczeń to pierwsza ważna decyzja zmierzająca do prawidłowego udzielenia zamówienia. Z jednej strony można liczyć na zakup ochrony ubezpieczeniowej, dopasowanej do potrzeb zamawiającego i właściwie skalkulowanej na etapie szacowania wartości zamówienia, z drugiej – zamówienie odpowiadać będzie merytorycznie naturze ubezpieczeń oraz przepisom ustawy Pzp. 
Są dwa wyzwania, z którymi muszą mierzyć się zamawiający, a które mają decydujący wpływ zarówno na zawarcie umowy ubezpieczenia, jak i jej przebieg. Właściwe „wpasowanie” ubezpieczeń w tryby, mechanizmy i narzędzia ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz właściwa ich interpretacja w obszarze ubezpieczeń. 
Do tych wyzwań należy przede wszystkim kwestia prawidłowej wyceny usługi ubezpieczenia, zarządzanie stale zmieniającymi się sumami ubezpieczenia, doubezpieczenie nowego mienia, a także rozszerzenie działalności w trakcie trwania okresu ubezpieczenia, np. zabezpieczenie nowej aktywności w ramach odpowiedzialności cywilnej czy zakup specjalistycznego mienia. 
Wspomniane obszary rodzą jednak różne problemy administracyjne oraz interpretacyjne, szczególnie gdy nowe okoliczności powstają w tracie trwania umowy ubezpieczenia. A praktyka dowodzi, że wynikają one z ograniczonej świadomości ubezpieczeniowej zamawiającego bądź z niepełnej lub nieprofesjonalnej współpracy z doradcami zewnętrznymi.

Szacowanie wartości 

Kluczowym elementem każdego przetargu na ubezpieczenie jest właściwe szacowanie zamówienia, czyli wzięcie pod uwagę tych wszystkich ryzyk, w zakresie których zamawiający decydują się asekurować. Uzupełnieniem tego jest odpowiedni okres trwania umowy ubezpieczenia, jaki powinien być wzięty pod uwagę w całym procesie szacowania wartości zamówienia, w tym konieczność uwzględnienia zwiększenia zakresu zamówienia, np. w trybie prawa opcji (art. 34 ust. 5 Pzp) czy powtórzenia zamówienia (art. 67 ust. 1 pkt 6 Pzp).

W odniesieniu do zamówienia na realizację usługi ubezpieczenia przez całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy rozumie się składkę ubezpieczeniową, jaką zamawiający przewiduje ponieść z tytułu zawarcia jednej bądź kilku umów ubezpieczenia na wybrane produkty ochrony (art. 34 ust. 4 pkt 2 Pzp). Oznacza to, że wartość zamówienia powinna przewidywać wszystkie elementy zmienne, jakie towarzyszą specyfice ubezpieczenia oraz indywidualnej ocenie ryzyka danego zamawiającego (zmiana sum ubezpieczenia in plus, in minus, potencjalne zakupy, zmiana rodzajowa mienia, dodatkowe produkty ubezpieczeniowe, takie jak np. ubezpieczenie maszyn od awarii i uszkodzeń, ubezpieczenie utraty zysku). 
Zamawiający bardzo często zapominają, iż prawidłowa wycena powinna zostać skorygowana o:

• zmiany zakresu dotychczasowej umowy (nowe produkty ubezpieczeniowe, zwiększenie sum gwarancyjnych w ubezpieczeniach odpowiedzialności cywilnej itp.),
• poziom szkodowości w ostatnich umowach ubezpieczenia (trzy lata lub pięć lat), czyli analiza wartości szkód versus łączna składka płacona za poszczególne umowy ubezpieczenia w danym okresie,
• potencjalne zmiany w zakresie działalności prowadzonej przez zamawiającego (szczególnie przy umowach wieloletnich),
• zmiany na rynku ubezpieczeniowym (zarówno w skali lokalnej, jak i globalnej) mające wpływ na zachowanie się potencjalnego kręgu zainteresowanych wykonawców (np. szkody na świecie, zmiana podejścia reasekuratorów do wycenianego ryzyka i w tym kontekście zwyżka cen w określonym segmencie ubezpieczeń albo branży czy rodzaju mienia, skala szkodowości w danej branży itp., zmiany legislacyjne). 

Taka kalkulacja powinna być również zgodna z przyjętymi rozwiązaniami umownymi – mechanizmem/sposobem doubezpieczenia mienia, mechanizmem przedłużenia ubezpieczenia w trybie opcji. W praktyce zdarza się, że na zamówienie usługi ubezpieczenia zamawiający przeznaczają jedynie ustalony procent wzrostu rok do roku, często odnoszony jedynie do inflacji, i okazuje się, że kwoty te mocno weryfikują oferty wykonawców, skalkulowane na podstawie wszystkich ww. parametrów. 

W praktyce zamówieniowej

Dzielenie zamówienia na części oraz wzięcie pod uwagę wszystkich ubezpieczeń ekspirujących w danym, przyjętym okresie to kolejny element nietraktowany przez zamawiających z należytą starannością. Znowelizowane przepisy ustawy Pzp nie tylko nie pozwalają zaniżać wartości zamówienia, lecz stosownie do transpozycji normy art. 46 ust. 1 dyrektywy 2014/24/UE obligują do zapewnienia udziału w zamówieniu małych i średnich przedsiębiorców, poprzez konieczność podzielenia go na części. W praktyce przetargowej kwestia ta jest sporym wyzwaniem dla zamawiających. 

Dotyczy to np. kwestii prawidłowego wydzielenia ubezpieczeń osobowych (życiowych, następstw nieszczęśliwych wypadków), obowiązkowych czy wreszcie przeznaczonych dla osobnej lub specyficznej grupy mienia (jak np. pojazdy, maszyny o wysokim stopniu zaawansowania technologicznego itp.).
Aby prawidłowo podzielić zamówienie na części i właściwe zakwalifikować poszczególne typy ubezpieczenia do danego postępowania lub szeregu postępowań, zamawiający powinien kierować się: 

• tożsamością przedmiotową i podmiotową zamówienia (czy mamy do czynienia z produktami ubezpieczeniowymi przeznaczonych dla osób, czy mienia, czy są lub mogą być oferowane przez tych samych wykonawców);
• tożsamością celowościową zamówienia (czy jest możliwe połączenie produktów o tym samym typie ubezpieczenia, ale przeznaczonych dla dwóch różnych reżimów pokrycia, np. odpowiedzialność cywilna dobrowolna i obowiązkowa, czy na pewno podział rodzajowy ubezpieczeń w danym, konkretnym przypadku nie będzie prowadził do nadmiernych kosztów po stronie zamawiającego albo nieuzasadnionego zwiększenia nakładów pracy, albo czy rozdział ubezpieczeń nie przyniesie efektu odwrotnego do zamierzonego, skutkując brakiem ofert na wydzielony do odrębnego zadania produkt);
• tożsamością czasową (w przypadku ubezpieczeń należałoby wziąć pod uwagę te ubezpieczenia, które ekspirują w danym okresie, np. rok kalendarzowy lub budżetowy, szczególnie w przypadku podmiotów zobligowanych do stosowania ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).Niewłaściwe podejście do tożsamości czasowej prowadzi również do błędnych szacowań wartości danego zamówienia, a decydujących o uruchomieniu – bądź nie – konkretnych przepisów ustawy Pzp na podstawie art. 11 ust. 8 (tzw. zamówienia podprogowe i ponadprogowe). Najczęstszym błędem jest tu brak sumowania wartości wszystkich ubezpieczeń rozproszonych w danym roku (np. kalendarzowym), a przez to brak realizacji zamówienia we właściwym trybie Pzp. Źródła tych błędów leżą zarówno w różnych terminach ekspiracji poszczególnych ubezpieczeń w ciągu roku, niewłaściwym podejściu do rozróżniania przedmiotowości, jak i podmiotowości zakresu ubezpieczenia oraz w braku wiedzy nt. podejścia wykonawców do poszczególnych ubezpieczeń. Zamawiający bez wsparcia profesjonalistów nie mogą znać preferencji wykonawców dotyczących ubezpieczenia konkretnych przedmiotów lub ryzyk. Efekt jest taki, że nie umieją zarządzać podziałem zamówienia, mierząc się z brakiem ofert, mimo istnienia danych produktów w portfelach potencjalnych wykonawców. Dlatego też fachowe podejście do wykładni tożsamościowej pozwoli uniknąć zarówno niewłaściwego podziału zamówienia na części, jak i problemów będących konsekwencją takiej pochopnej dywersyfikacji, takich jak:
• brak uzyskania ochrony na dane ryzyko/rodzaj mienia,
• zbyt droga oferta na skutek tzw. negatywnej selekcji ubezpieczenia poprzez wydzielenie osobnej części zamówienia na bardziej szkodowy rodzaj ubezpieczenia, np. odpowiedzialność cywilna, zamiast połączenie go w jednym zadaniu z bardziej bezpiecznymi produktami ubezpieczeń mienia.