Zasada jawności i ograniczenia w udostępnianiu dokumentacji postępowania (zapomniane przepisy ustawy)

Zasada generalna – udostępnienia dokumentacji postępowania 

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej – zgodnie z jej art. 8 ust. 1 – jest najwyższym prawem Rzeczypospolitej Polskiej, a art. 61 ust. 1 ustawy zasadniczej stanowi, że każdy obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej. 

Obowiązująca od 1 stycznia 2021 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych podtrzymała zasadę prowadzenia postępowania w wersji pisemnej. Wprowadziła jednak pełną elektronizację komunikacji między zamawiającym a wykonawcą (art. 61 ust. 1 ustawy Pzp). Zamawiający zobowiązani są do korzystania przy prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne – w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – z produktami powszechnie używanymi, służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. 

Zgodnie z przepisem art. 18 ustawy Pzp, który statuuje zasadę jawności (a właściwie zasadę względnej jawności), zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Artykuł 74 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp stanowią, że oferty wraz z załącznikami składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny zostać udostępnione, na wniosek, przez zamawiającego niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie trzech dni od dnia, w którym nastąpiło otwarcie ofert. Obowiązek niezwłocznego udostępniania ofert, o którym mowa w ww. przepisie, należy rozumieć jako konieczność podjęcia przez zamawiającego czynności w najkrótszym możliwym terminie (po wpłynięciu wniosku o udostępnienie), mając na uwadze okoliczności związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia. Oznacza to, co do zasady, że udostępnienie ofert powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki w terminie nie dłuższym niż trzy dni od daty ich otwarcia. Ustawodawca wprowadził jednak ograniczenia w zakresie momentu udostępnienia załączników do protokołu postępowania. Wskazać bowiem należy, że załączniki do protokołu postępowania udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania, z tym, że:
1)    oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert (art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp), z uwzględnieniem art. 166 ust. 3 ustawy Pzp (w przypadku ofert wstępnych i ofert składanych w trakcie negocjacji – oferty te udostępnia się dopiero od dnia otwarcia ofert ostatecznych, a jeżeli zamawiający udziela zamówienia na podstawie ofert wstępnych – od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej) lub art. 291 ust. 2 zd. 2 ustawy Pzp (w przypadku zamówień podprogowych udzielanych w trybie podstawowym, zgodnie z art. 275 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający udostępnia oferty podlegające negocjacjom od dnia otwarcia ofert ostatecznych),
2)    wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami udostępnia się od dnia poinformowania o wynikach oceny tych wniosków, przy czym nie udostępnia się informacji, które mają charakter poufny, w tym informacji przekazywanych w toku negocjacji lub dialogu. 

Z analizy przepisów Prawa zamówień publicznych (szczególnie art. 72–73 ustawy Pzp) wywnioskować można, że załącznikami do protokołu postępowania są zwłaszcza:
1)     dokument stwierdzający umocowanie (przez kierownika zamawiającego) do poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentacji postępowania, jeżeli kierownik zamawiającego upoważnił do dokonania tej czynności pracownika zamawiającego lub inną osobę; 
2)     w przypadku zamawiających działających w formie spółki prawa handlowego – dokument określający kierownika zamawiającego (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego); 
3)     dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej; 
4)     wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach albo okresowe ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach sektorowych, jeśli zostało zamieszczone; 
5)     ogłoszenie o zamówieniu a...