Tożsamość definicji zamawiającego w regulaminie1 i w art. 2 pkt 12 ustawy – Prawo zamówień publicznych pozwala uznać, że w zakres podmiotów uprawnionych do korzystania z platformy wchodzą wszystkie osoby fizyczne, prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej obowiązane do stosowania Pzp. Korzystanie z eKatalogów jest w pełni dobrowolne i uzależnione wyłącznie od woli zamawiającego. Jednak możliwość korzystania z tego narzędzia, zarówno w przypadku zamawiających, jak i wykonawców, uwarunkowana jest przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego i założeniem odpowiednich kont użytkownika. Na platformie eKatalogi można zarejestrować się za pomocą:
POLECAMY
- rejestracji z wykorzystaniem profilu zaufanego lub
- rejestracji lokalnej – bezpośrednio na platformie eKatalogi2.
Kategorie zamówień objęte eKatalogami
Zgodnie z definicją zawartą w regulaminie wykorzystanie platformy eKatalogi może nastąpić w celu udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza progu stosowania przepisów, o których mowa w art. 4 pkt 8 Pzp. Są więc nim objęte zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Ze względu na tę okoliczność w regulaminach udzielania zamówień podprogowych zamawiający często dopuszczają stosowanie tego narzędzia. Dla przykładu – na dokonywanie zakupów za pośrednictwem platformy eKatalogi pozwalają regulaminy Centralnego Biura Antykorupcyjnego3 czy Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska4. Również Prezes UZP we wzorcowym regulaminie udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 Pzp5 wprowadził zapisy dotyczące stosowania platformy eKatalogi.
Na ogólnodostępnej stronie eKatalogów (www.ekatalogi.uzp.gov.pl) UZP wskazuje, że eKatalogi umożliwiają: sprzedaż i kupno towarów oraz usług do kwoty 418 000 euro w przypadku zamawiających sektorowych i 30 000 euro w odniesieniu do pozostałych zamawiających. Kwota 418 000 euro wyznacza próg stosowania Pzp w przypadku zamówień sektorowych na dostawy lub usługi (art. 133 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 8 Pzp i § 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej). Powyższa informacja nie pozostaje zatem w zgodności z literalnie odczytywanymi postanowieniami regulaminu, co rodzi pytanie, czy również udzielenie zamówień innych niż wskazane w art. 4 pkt 8 Pzp, ewentualnie art. 133 ust. 1 Pzp, do których nie stosuje się przepisów Pzp, umożliwia wykorzystanie eKatalogów.
Ważne!
Dokumentem, którego treści zobowiązują się przestrzegać użytkownicy platformy (zarówno zamawiający, jak i wykonawcy), jest regulamin kształtujący stosunki prawne łączące ich z podmiotem udostępniającym (UZP). Korzystanie z eKatalogów wymaga wyraźnego zaakceptowania regulaminu w trakcie rejestracji. Dodatkowo w regulaminie został zamieszczony zapis: korzystanie z Platformy eKatalogi jest równoznaczne z zaakceptowaniem zmian Regulaminu wskazujących, że korzystanie z tego narzędzia stanowi dorozumianą jego akceptację.
Niezmodyfikowanie regulaminu, pomimo zagwarantowania przez podmiot udostępniający takiego prawa, może wywoływać wątpliwości, czy informacja przekazana na stronie nie jest błędna. Z drugiej strony można odczytywać ją jako oświadczenie tego podmiotu, w świetle którego należy interpretować postanowienia regulaminu. Zważając na powyższe, jeżeli intencją podmiotu udostępniającego eKatalogi jest rozszerzenie zakresu dozwolonego wykorzystania tego narzędzia elektronicznego, powinien w stosownym zakresie zmodyfikować regulamin.
Należy podkreślić, że zachowania sprzeczne z regulaminem wywołują konsekwencje w zakresie relacji łączącej użytkownika z podmiotem udostępniającym platformę i jednoczesnym jej administratorem (UZP). Tym samym udzielenie zamówienia, którego wartość będzie wyższa niż wskazana w art. 4 pkt 8 Pzp, przy wykorzystaniu eKatalogów nie będzie mieć wpływu na ważność umowy i relacje łączące zamawiającego z wykonawcą.
Towary i usługi oferowane w eKatalogach
W sposób pośredni zakres, w jakim istnieje możliwość posłużenia się platformą eKatalogi w celu udzielenia zamówienia publicznego, uzależniony jest od towarów i usług w jego ramach oferowanych. Przy wykorzystaniu tego narzędzia istnieje możliwość nabycia zarówno dostaw, jak i usług. Jego specyfika skutkuje jednak tym, że są to dobra o cechach dających się usystematyzować i ustrukturyzować. Co do zasady, są to zatem zunifikowane towary lub usługi niewymagające znacznego stopnia spersonalizowania przy uwzględnieniu indywidualnych potrzeb zamawiającego. Powyższe wynika z okoliczności, iż oferty wykonawców publikowane są w formie kart produktów, które stanowią ujednolicone propozycje kontraktowe kierowane do wszystkich aktualnych i przyszłych użytkowników platformy eKatalogi (formularzy elektronicznych umożliwiających prezentację produktów lub usług).
Zakres dostępności towarów lub usług na platformie eKatalogi uzależniony jest od dwóch czynników:
- przeprowadzenia naboru w danej kategorii,
- poziomu zainteresowania uczestników rynku przeprowadzanym naborem.
Przeprowadzenie naboru inicjowane jest przez administratora platformy (UZP) poprzez publiczne zaproszenie do zamieszczania ofert. Treść ogłoszenia o naborze zawiera informacje dotyczące warunków prowadzonego naboru oraz terminów jego rozpoczęcia i zakończenia. W 2015 r. na platformie eKatalogi uruchomiono 38 naborów ofert6, w 2016 r. już 215 naborów7. Aktualnie wykonawcy mogą zamieszczać swoje produkty i usługi w ponad 200 naborach.
Ważne!
Drugi z wymienionych aspektów – zainteresowanie potencjalnych wykonawców – w praktyce odgrywa bardzo istotną rolę. Wyłącznie uzyskanie odpowiednio wysokiego poziomu konkurencji w ramach danej kategorii pozwala na osiągnięcie zakładanego celu, którym jest umożliwienie zamawiającym korzystania z łatwego, darmowego i powszechnie dostępnego narzędzia, będącego skutecznym środkiem udzielania zamówień podprogowych w sposób oszczędny, generujący oczekiwane korzyści, w tym ekonomiczne, przy jednoczesnym respektowaniu zasad Prawa zamówień publicznych i regulacji aktów normatywnych, w tym ustawy o finansach publicznych.
Obecnie zainteresowanie uczestników rynku korzystaniem z możliwości zaoferowania swoich towarów lub usług na platformie eKatalogi wydaje się mniejsze niż oczekiwane i w rezultacie ogranicza skuteczność zaproponowanego zamawiającym narzędzia. Dla przykładu w zakresie kategorii:
- usługi prawne – widnieją trzy pozycje, przy czym dwie tego samego podmiotu,
- usługi księgowe, audytorskie, podatkowe – jedna pozycja,
- drobny sprzęt AGD – nie widnieje żadna pozycja,
- artykuły biurowe – dziesięć pozycji, przy czym każda zawiera odmienny rodzaj produktu i wszystkie zostały przedstawione przez jednego wykonawcę,
- oprogramowanie, komputery, sprzęt związany z komputerami – aż 129 pozycji, jednakże z tego 127 od jednego wykonawcy i dwie oferty innych podmiotów.
Uzupełniająco należy wskazać na dane liczbowe ukazujące tendencje wzrostowe liczby użytkowników oraz wygenerowanych przez wykonawców kart produktów. W 2015 r. na platformie eKatalogi zarejestrowało się 132 zamawiających i 245 wykonawców, którzy w sumie wygenerowali 223 karty produktów8. W 2016 r. natomiast zarejestrowało się 184 zamawiających i 281 wykonawców, którzy złożyli w sumie ok. 4000 ofert9. Nie należy jednak zapominać, że podaż jest sprzężona z popytem i zapewne wraz ze wzrostem zainteresowania zamawiających tym narzędziem, wzrośnie liczba oferowanych na platformie towarów lub usług.
Metody zakupowe
Platforma eKatalogi została wykreowana również w celu standaryzacji i ujednolicenia procedur udzielania zamówień o wartości podprogowej. W tym celu przewidziano w niej dwa zbliżone do siebie warianty proceduralne oparte na ofertowym modelu kontraktowania:
- zakup bezpośredni (złożenie zamówienia),
- zapytanie o produkt (zapytanie ofertowe).
Pierwszy z wymienionych wariantów nakierowany jest na proste nabycie towarów lub usług o precyzyjnie określonych cechach i na warunkach zaoferowanych przez wykonawców korzystających z platformy eKatalogi. Każda karta produktu powinna zawierać m.in. informacje o: nazwie oferenta, nazwie producenta, nazwie handlowej, numerze seryjnym, cechach charakterystycznych, warunkach gwarancji, realizacji zamówienia, w tym o cenie czy czasie i koszcie dostawy. Omawiany model zakupowy zbliżony jest – zarówno w warstwie prawnej, jak i technicznej (np. dodawanie towarów do wirtualnego koszyka) – do zakupów prowadzonych w sklepie internetowym, gdzie modyfikowanym przez klienta parametrem jest liczba zamawianych towarów.
Drugi ma natomiast umożliwić zamawiającemu:
- modyfikację pewnych elementów oferty (zaprezentowanej w karcie produktu) albo
- uzyskanie ofert dotychczas niezaprezentowanych przez wykonawców (np. obejmujących inny przedmiot transakcji).
Platforma eKatalogi umożliwia złożenie zapytania ofertowego poprzez zapytanie tekstowe, przy wykorzystaniu wbudowanego komunikatora albo poprzez zapytanie składane za pomocą udostępnionej karty produktu.
Ważne!
Zapytanie ofertowe może zostać skierowane do wszystkich bądź niektórych wykonawców oferujących towary lub usługi w danej kategorii. Niemniej jednak należy zauważyć, że istnieje w tym zakresie ograniczenie podmiotowe – zapytanie kierowane jest wyłącznie do użytkowników platformy eKatalogi. Jeżeli zatem w danej kategorii zaobserwować można niski poziom konkurencji, zdecydowanie niższy niż na rynku powszechnym, działanie takie może kolidować nie tylko z zasadami Prawa zamówień publicznych, regulacjami ustawy o finansach publicznych, ale również z aspektami ekonomicznymi udzielania zamówień publicznych.
Przebieg procedury zakupowej
W zależności od wybranej przez zamawiającego metody proces nabywczy będzie przebiegał według schematu przedstawionego w tabeli poniżej.
Czynności użytkowników dokonywane za pośrednictwem platformy, takie jak składanie zamówień czy potwierdzanie przyjęcia zamówienia, możliwe są:
- za pomocą uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
- podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, lub
- dokonaniem czynności w systemie elektronicznym bez użycia podpisu.
Umowa, referencje, dokumentowanie postępowania
Na podstawie regulaminu zmodyfikowana została reguła wynikająca z art. 661 § 3 k.c., zgodnie z którą umowa w trybie ofertowym zostaje zawarta poprzez przyjęcie oferty przez adresata (oblata). Niezależnie od zastosowanej metody zakupowej terminem zawarcia umowy jest moment potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez wykonawcę do realizacji. Jeżeli skuteczność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań określonych przepisami powszechnie obowiązującego prawa lub regulacji wewnętrznych użytkowników, zarówno zamawiający, jak i wykonawca, mogą domagać się dokonania określonych czynności, poza platformą eKatalogi.
Platforma eKatalogi umożliwia wystawienie referencji po zakończeniu procesu zakupowego (w formie tekstowej i graficznej). Treść opinii może być pozytywna albo negatywna. W przypadku wystawienia opinii negatywnej zamawiający ma obowiązek przedstawienia uzasadnienia.
Istotnym udogodnieniem dla zamawiających jest automatyczne dokumentowanie przebiegu postępowania przez platformę eKatalogi. Panel zarządzania zamówieniem umożliwia proste wygenerowanie raportu z przebiegu postępowania, który oprócz danych identyfikujących strony zamówienia zawiera również informacje dotyczące produktu określone w karcie produktu oraz informacje na temat zamówienia. Ponadto system dokumentuje również proces wyszukiwania i porównania produktów dostępnych na platformie wraz z opisem. W przypadku udzielenia przez zamawiającego zamówienia w drodze zapytania o produkt, raport uzupełniony jest informacjami dotyczącymi przebiegu tej procedury. Raport jest przechowywany na platformie eKatalogi i może być również wygenerowany jako dokument w formacie PDF.
| Zakup bezpośredni | Zapytanie o produkt |
| Wyszukanie produktu lub usługi za pomocą wbudowanej w platformę eKatalogi wyszukiwarki. Funkcja wyszukiwania umożliwia znalezienie produktów na podstawie różnorodnych kryteriów, np. numeru seryjnego, nazwy produktu, wykonawcy, producenta, rodzaju naboru, kodu CPV | |
| Wstępne zapoznanie się z produktami lub usługami | |
| Porównanie wybranych produktów lub usług. Istnieje możliwość porównania produktów obok siebie | Skierowanie zapytania ofertowego |
| Oczekiwanie na oferty wykonawców aż do upłynięcia terminu na składanie odpowiedzi określonego przez zamawiającego |
|
| Porównanie otrzymanych ofert | |
| Wybór oferty najbardziej odpowiadającej potrzebom zamawiającego. Platforma nie wybiera automatycznie oferty najkorzystniejszej. Zamawiający dokonuje wyboru samodzielnie, na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert | |
| Przygotowanie zamówienia dla jednego albo kilku wykonawców | |
| Podpisanie przygotowanego zamówienia | |
| Wysłanie podpisanego zamówienia do wykonawcy albo wykonawców | |
| Oczekiwanie na potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez wykonawcę albo wykonawców. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez wykonawcę do realizacji następuje poprzez wysłanie elektronicznego potwierdzenia przyjęcia zamówienia. Wykonawca ma zagwarantowane regulaminem uprawnienie do odrzucenia zamówienia. Wykonawca może odmówić realizacji zamówienia i nie zaakceptować formularza zamówienia tylko w wyjątkowych okolicznościach, w szczególności w przypadku działania siły wyższej. Wówczas wykonawca zobowiązany jest podać uzasadnienie odmowy realizacji transakcji |
|
Podsumowanie
Platformę eKatalogi z całą pewnością należy uznać za intuicyjną oraz przyjazną dla użytkowników. Wbudowano w nią najistotniejsze narzędzia, które w sposób szybki i bezproblemowy pozwalają na przeprowadzenie procesu zakupowego, jednocześnie uchroniono ją przed dodawaniem elementów zbędnych. Korzystanie z platformy eKatalogi jest równie proste jak nabywanie towarów na stronach popularnych sklepów internetowych, jednak przyjemniejsze, gdyż nie wiąże się z wyświetlaniem wielu banerów z każdego kąta ekranu. Również w aspekcie prawnym korzystanie z platformy nie niesie ze sobą większego ryzyka niż udzielanie zamówień podprogowych przy wykorzystaniu tradycyjnych narzędzi zakupowych. Aktualnie największym mankamentem platformy jest ograniczona liczba użytkowników oraz oferowanych towarów i usług.
