Specyfika i rodzaje przedmiotowych środków dowodowych

Zgodnie z art. 7 pkt 20 ustawy Pzp przedmiotowymi środkami dowodowymi są środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych robót budowlanych, dostaw lub usług z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Celem złożenia przedmiotowych środków dowodowych jest potwierdzenie, że oferowany produkt (przedmiot świadczenia) jest zgodny z ustalonymi wymaganiami i że taki właśnie produkt zamawiający otrzyma w ramach realizacji zamówienia. Katalog przedmiotowych środków dowodowych jest katalogiem otwartym, o czym świadczy treść art. 106 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający może żądać innych niż wskazane w art. 104–105 ustawy Pzp przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy bądź kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania. 

Przedmiotowym środkiem dowodowym może być dokument wystawiony przez producenta produktu (np. karta charakterystyki produktu zawierająca informacje o parametrach i właściwościach produktu, specyfikacja techniczna urządzenia, deklaracja właściwości użytkowych wyrobu budowlanego, karta techniczna wyrobu budowlanego), certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę […] wykonującą działania z zakresu oceny zgodności, w tym kalibrację, testy, certyfikację i kontrolę, akredytowaną zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. ustanawiającym wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku odnoszące się do warunków wprowadzania produktów do obrotu i uchylającym rozporządzenie (EWG) nr 339/93 (Dz. Urz. UE L 218 z 13.08.2008, str. 30).

Przedmiotowym środkiem dowodowym może być próbka. Uprawnienie do żądania próbki jest ograniczone przez art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, co oznacza, że takie żądnie nie może wykonawcy utrudniać ubiegania się o udzielenie zamówienia. Zamawiający może żądać próbki, jeżeli jest to uzasadnione potrzebą badania właściwości próbki. Zakres żądania próbki musi być również niezbędny dla przeprowadzenia postępowania (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 22 listopada 2013 r. [sygn. akt: KIO 2600/13, KIO 2609/13]). Próbka może potwierdzać właściwość całego zamówienia lub jego części. W wyroku z dnia 13 lutego 2008 r. (sygn. akt: KIO/UZP 70/08) Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że: Próbką może być jeden egzemplarz towaru produkowany w większych ilościach np. cegła. Celem takiej próbki jest zapoznanie się zamawiającego z tym co ma być przedmiotem wykonania zamówienia. 

Co do zasady próbka ma charakter materialny (fizyczny, namacalny). W wyroku z dnia 25 marca 2015 r. (sygn. akt: KIO 506/15) Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że: […] próbka stanowi pewną materializację przedmiotu oferty, która ma służyć namacalnemu, empirycznemu zbadaniu cech i właściwości przedmiotu oferty lub nawet jego działania w formule opisanego w SWZ (SIWZ) eksperymentu (jako tzw. prezentacja próbki, demonstracja jej działania, testowanie czy nawet zbadanie umiejętności osób). Prezentacja próbki może więc przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, działania mechanizmów, test...