Dołącz do czytelników
Brak wyników

Elektronizacja zamówień publicznych

25 maja 2018

NR 159 (Styczeń 2018)

Systemy elektroniczne – case study

0 237

Elektronizacja zamówień publicznych powoli staje się faktem. Niezależnie od skuteczności działań prowadzonych przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych w tym zakresie, od w dniu 18 października 2018 r., zgodnie z dyrektywą klasyczną (2014/24/UE) oraz znowelizowaną treścią ustawy – Prawo zamówień publicznych, zamówienia publiczne powinny „być elektroniczne”. 

Realnie oznacza to, iż komunikacja zamawiającego z wykonawcami musi być prowadzona w formie elektronicznej.

Ważne!

Przez komunikację należy rozumieć składanie ofert, wniosków lub oświadczeń, w tym również JEDZ (art. 10a ust. 5 Pzp). Elektroniczna forma JEDZ stanie się jednak dla zamawiających klasycznych obowiązkowa znacznie wcześniej, ponieważ już od 18 kwietnia 2018 r. (art. 17 nowelizacji Pzp z dnia 22 czerwca 2016 r.).

Z doświadczeń praktyka

W związku z ustawowym obowiązkiem elektronizacji jeden z zamawiających klasycznych postanowił wdrożyć system wspomagający udzielanie zamówień publicznych.

Historia wdrożenia wraz z harmonogramem:

  • Opracowanie wstępnych założeń wdrożenia systemu, oczekiwanych funkcjonalności. Zapadła decyzja o przeprowadzeniu dialogu technicznego w celu rzetelnego rozpoznania rynku – lipiec 2014 r.
  • Dialog techniczny – zgłosiło się 16 wykonawców, z czego do dialogu zaproszono sześciu, rozmowy przeprowadzono z pięcioma (jeden nie przystąpił do rozmów). Oczekiwaniem zamawiającego było prowadzenie dialogu z wykonawcami, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu oraz utrzymaniu systemu opartego na Pzp. Ze względu na specyfikę zamówień publicznych zamawiający w mniejszym stopniu oczekiwał wykazania się wdrożeniem systemów dla podmiotów komercyjnych (produkcyjnych), z powodu ich nieadekwatności do wymagań związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – październik–listopad 2014 r.
  • Wiedza uzyskana w dialogu technicznym:
    • na rynku istniało kilka gotowych rozwiązań, które można było dostosować do potrzeb zamawiającego;
    • budowa przeznaczonego dla zamawiającego systemu wiąże się z większymi kosztami w skali całego projektu – konieczność pozyskania dodatkowych zasobów sprzętowych oraz ludzkich wymagałaby około dziesięciokrotnie większych zasobów finansowych na etapie wdrożenia oraz trudne do jednoznacznego wyliczenia koszty utrzymania (stale rosnące koszty pozyskania usług programistycznych dla rozwijania systemu we własnym zakresie);
    • rozwiązanie gotowe, ale dostosowane do potrzeb zamawiającego jest efektywniejszym rozwiązaniem niż system dedykowany; ponadto jest to rozwiązanie bezpieczniejsze dla zamawiającego, ponieważ kupuje on system ustabilizowany i sprawdzony w praktycznym funkcjonowaniu;
    • przy powyższych założeniach możliwe okazało się ustalenie wartości zamówienia (kastomizacja i wdrożenia) poniżej progu 30 000 euro.
  • Negocjacje – wiążące negocjacje dotyczące konkretnych rozwiązań prowadzono z czterema wykonawcami. Każdy z nich złożył ofertę wstępną (zawierającą cenę oraz wstępne dane technologiczne), która była przedmiotem negocjacji. Negocjacje przeprowadzono w kilku turach (spotkaniach) negocjacyjnych i proszono o złożenie kolejnych ofert. W trakcie negocjacji, w wyniku doprecyzowania zweryfikowanych oczekiwań zamawiającego, wykonawcy znacznie obniżyli własne oczekiwania finansowe – styczeń–kwiecień 2015 r.
  • Negocjacje finalne – do drugiego etapu negocjacji zaproszono dwa podmioty; rekomendacja komisji przetargowej dla kierownika zamawiającego dla kontynuacji negocjacji z jednym wykonawcą. Negocjowanie postanowień umownych, w tym harmonogramu wdrożenia z jednym wykonawcą – maj–październik 2015 r.
  • Podpisanie umowy z wykonawcą – październik 2015 r. Założenia umowy:
    • opracowany harmonogram wdrożenia do lipca 2016 r.;
    • wartość wdrożenia – poniżej 30 000 euro (zgodnie z wnioskami z dialogu technicznego);
    • kastomizacja istniejącego produktu do potrzeb zamawiającego (zgodnie z wnioskami z dialogu technicznego i informacjami uzyskanymi podczas negocjacji);
    • zobowiązanie się wykonawcy do wprowadzania zmian w systemie w związku ze zmianami w prawie – na poziomie podstawowej zgo...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 11 wydań czasopisma "Monitor Zamówień Publicznych"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Roczny dostęp do filmów instruktażowych
  • Cykl szkoleń online
  • Indywidualne konsultacje
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy