Systemy elektroniczne – case study

Realnie oznacza to, iż komunikacja zamawiającego z wykonawcami musi być prowadzona w formie elektronicznej.

Z doświadczeń praktyka

W związku z ustawowym obowiązkiem elektronizacji jeden z zamawiających klasycznych postanowił wdrożyć system wspomagający udzielanie zamówień publicznych.

Historia wdrożenia wraz z harmonogramem:

• Opracowanie wstępnych założeń wdrożenia systemu, oczekiwanych funkcjonalności. Zapadła decyzja o przeprowadzeniu dialogu technicznego w celu rzetelnego rozpoznania rynku – lipiec 2014 r.
• Dialog techniczny – zgłosiło się 16 wykonawców, z czego do dialogu zaproszono sześciu, rozmowy przeprowadzono z pięcioma (jeden nie przystąpił do rozmów). Oczekiwaniem zamawiającego było prowadzenie dialogu z wykonawcami, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu oraz utrzymaniu systemu opartego na Pzp. Ze względu na specyfikę zamówień publicznych zamawiający w mniejszym stopniu oczekiwał wykazania się wdrożeniem systemów dla podmiotów komercyjnych (produkcyjnych), z powodu ich nieadekwatności do wymagań związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – październik–listopad 2014 r.
• Wiedza uzyskana w dialogu technicznym:
  • na rynku istniało kilka gotowych rozwiązań, które można było dostosować do potrzeb zamawiającego;
  • budowa przeznaczonego dla zamawiającego systemu wiąże się z większymi kosztami w skali całego projektu – konieczność pozyskania dodatkowych zasobów sprzętowych oraz ludzkich wymagałaby około dziesięciokrotnie większych zasobów finansowych na etapie wdrożenia oraz trudne do jednoznacznego wyliczenia koszty utrzymania (stale rosnące koszty pozyskania usług programistycznych dla rozwijania systemu we własnym zakresie);
  • rozwiązanie gotowe, ale dostosowane do potrzeb zamawiającego jest efektywniejszym rozwiązaniem niż system dedykowany; ponadto jest to rozwiązanie bezpieczniejsze dla zamawiającego, ponieważ kupuje on system ustabilizowany i sprawdzony w praktycznym funkcjonowaniu;
  • przy powyższych założeniach możliwe okazało się ustalenie wartości zamówienia (kastomizacja i wdrożenia) poniżej progu 30 000 euro.
• Negocjacje – wiążące negocjacje dotyczące konkretnych rozwiązań prowadzono z czterema wykonawcami. Każdy z nich złożył ofertę wstępną (zawierającą cenę oraz wstępne dane technologiczne), która była przedmiotem negocjacji. Negocjacje przeprowadzono w kilku turach (spotkaniach) negocjacyjnych i proszono o złożenie kolejnych ofert. W trakcie negocjacji, w wyniku doprecyzowania zweryfikowanych oczekiwań zamawiającego, wykonawcy znacznie obniżyli własne oczekiwania finansowe – styczeń–kwiecień 2015 r.
• Negocjacje finalne – do drugiego etapu negocjacji zaproszono dwa podmioty; rekomendacja komisji przetargowej dla kierownika zamawiającego dla kontynuacji negocjacji z jednym wykonawcą. Negocjowanie postanowień umownych, w tym harmonogramu wdrożenia z jednym wykonawcą – maj–październik 2015 r.
• Podpisanie umowy z wykonawcą – październik 2015 r. Założenia umowy:
  • opracowany harmonogram wdrożenia do lipca 2016 r.;
  • wartość wdrożenia – poniżej 30 000 euro (zgodnie z wnioskami z dialogu technicznego);
  • kastomizacja istniejącego produktu do potrzeb zamawiającego (zgodnie z wnioskami z dialogu technicznego i informacjami uzyskanymi podczas negocjacji);
  • zobowiązanie się wykonawcy do wprowadzania zmian w systemie w związku ze zmianami w prawie – na poziomie podstawowej zgodności z przepisami;
  • pełny dostęp do bazy wykonawców posiadanej przez wykonawcę systemu;
  • składanie ofert przez system – bezpłatne na poziomie podstawowym, choć wykonawca we własnym zakresie może wprowadzać dodatkowe, odpłatne funkcjonalności.

Opracowanie koncepcji wdrożenia

To podstawowy krok – wykonawca ściśle współpracuje z zamawiającym.

Opracowanie oraz odbiór koncepcji wdrożenia (kilkusetstronicowy dokument) umożliwiły rozpoczęcie technologicznego (programistycznego) etapu wdrożenia.

Etapy wdrożenia:

• dostosowanie i konfiguracja narzędzia – luty–kwiecień 2016 r.,
• testy konfiguracyjne – maj 2016 r.,
• szkolenia administratorów oraz użytkowników systemu – czerwiec 2016 r.,
• go live (przedstawienie do odbiorów wersji produkcyjnej) – czerwiec 2016 r.,
• przekazanie przez wykonawcę oraz akceptacja przez zamawiającego dokumentacji powykonawczej – lipiec 2016 r.

Jednym z najważniejszych elementów etapu finalizacji wdrożenia jest przeprowadzenie testów systemu – i to zarówno w związku z samymi funkcjonalnościami, jak i współpracą z innymi systemami IT używanymi przez zamawiającego, w szczególności antywirusowymi i zabezpieczającymi.

Z punktu widzenia codziennej praktyki zamówieniowej wdrożone rozwiązanie zawiera moduły w istotny sposób wspomagające udzielanie zamówień publicznych, w tym m.in.:

• moduł planowania,
• moduł wnioskowania w zakresie zamówień realizowanych zgodnie z Pzp oraz zamówień wyłączonych, w tym również o wartości do 30 000 euro,
• moduł postępowań,
• moduł elektronicznych zapytań ofertowych,
• moduł elektronicznych akcji,
• moduł umów,
• moduł raportów,
• bazę wykonawców,
• moduł administratora wewnętrznego.

Wykonawcy mogą składać oferty po zalogowaniu się do systemu, bez konieczności zabezpieczania certyfikowanym, bezpiecznym podpisem (do 18 października 2018 r.) – w postępowaniach wyłączonych spod ustawy – Prawo zamówień publicznych. W postępowaniach realizowanych zgodnie z przepisami Pzp składanie ofert oraz komunikacja z wykonawcami – również do wskazanej daty – odbywać się będzie w tradycyjnej formie pisemnej.